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6.2 总账期末自动转账处理
第6章 期末业务处理
学习要求
1.掌握期末自动转账设置的基本要求与方法。
2.掌握各类型自动转账凭证的定义与生成处理。
教学内容
6.2.1自动转账业务设置
6.2.2自动转账生成
6.2 总账期末自动转账处理
转账是把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计科目中。
总账系统的期末自动转账处理分两个阶段处理，一是定义自动转账凭证，二是进行转账生成。
6.2.1自动转账业务设置
自动转账设置就是定义自动转账的规则，即告诉计算机此类凭证的摘要、借贷方会计科目、金额计算公式等，并将定义的转账分录存放在自动转账分录文件中。
6.2.1自动转账业务设置
1）自动转账取数函数
期末自动转账分录金额基本来源于账务系统或凭证自身，因而计算公式设置过程中主要应用到运用账务函数来从账务系统中获取数据。
6.2.1自动转账业务设置
（1）常用账务取数函数
6.2.1自动转账业务设置
（2）账务取数函数的基本格式
取数函数的基本格式为：函数名(科目编码，会计期间，方向，辅助项1，辅助项2)
6.2.1自动转账业务设置
（3）特殊取数函数
①结果函数
②通用转账公式
③UFO函数
④借贷差额函数
6.2.1自动转账业务设置
（3）应用举例
【案例1】期末将技改办的制造费用科目余额按生产车间分摊，将“制造费用—技改办”科目期末余额的33%分摊给一车间、33%分摊给二车间、34%分摊给三车间。
6.2.1自动转账业务设置
【案例2】期末将技改办的制造费用科目余额按生产车间分摊，假定使用了部门辅助核算，即生产成本和制造费用科目的账类被设为部门核算，假如会计科目结构设置如表所示。
6.2.1自动转账业务设置
6.2.1自动转账业务设置
2）自动转账定义设置
转账凭证的定义方式分为自定义转账凭证、对应结转、按加权平均计价结转销售成本、按售价（计划价）销售成本结转、汇况损益结转、期间损益结转和自定义比例转账等几种。
6.2.1自动转账业务设置
（1）自定义转账设置
自定义结转是系统中最具灵活性的自动结转设置方式，任何期末摊、提、结转业务均可通过自定义结转方式进行定义。
自定义转账设置还适用于从系统提取数计算凭证分录金额的业务，如采用移动加权平均法计算发出材料成本的业务、按应收余额百分比计提坏账准备的业务等。从此种业务的角度分析，自动转账业务不仅适用期末转账业务，也适合于日常业务处理。
[例6-1] 假如山东彬彬童车厂采用加权平均法计算材料发出成本。
6.2.1自动转账业务设置
操作步骤：
①以操作员“李哲”的身份注册登录企业应用平台，在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【总账】︱【期末】︱【转账定义】︱【自定义转账】双击，进入【自定义转账设置】窗口，如图所示。
6.2.1自动转账业务设置
②单击工具栏上的【增加】按钮，弹出新增转账凭证【转账目录】对话框。
6.2.1自动转账业务设置
③录入转账序号“0001”、转账说明“车轮总成领用材料”，选择凭证类别“转 转账凭证”，然后单击【确定】按钮，进入【自定义转账设置】设置窗口。
6.2.1自动转账业务设置
④单击工具栏上的【增行】按钮增加一分录，直接录入或参照录入科目编码“500101（生产成本/基本生产成本）”，选择辅助核算项目“车轮总成”，选择方向为“借”，在“金额公式”栏双击直接录入公式或参照输入公式“CE（）”。
⑤同样方式，定义其他转账分录。
⑥所有转账分录定义完毕后，单击工具栏上的保存按钮，对自动转账凭证进行保存。
⑦单击【增加】按钮继续定义自动转账凭证，单击【退出】按钮结束定义操作。
6.2.1自动转账业务设置
（2）对应转账设置
对应结转不仅可进行两个科目一对一结转，还提供科目的一对多结转功能，对应结转的科目可为上级科目，但其下级科目的结构必须一致，即具有相同的明细科目且必须能一一对应，如有辅助核算核算，则两个科目的辅助核算类型也必须一一对应。
[例6-2] 定义788账套山东彬彬童车厂本期所得税费用结转的自动转账凭证。
6.2.1自动转账业务设置
操作步骤：
①以操作员“李哲”的身份注册登录企业应用平台，在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【总账】︱【期末】︱【转账定义】︱【对应结转】双击，进入【对应结转设置】窗口，如图所示。
6.2.1自动转账业务设置
②在【对应结转设置】窗口输入编号“0007”，选择凭证类别“转 转账凭证”，录入摘要“结转企业所得税费用”、输入转出科目编码“680101”，单击工具栏上【增行】按钮，增加一条空记录，输入转入科目编码“4103”和结转系数“1”，然后单击工具栏的保存按钮对设置进行存储。
③重复第②步，定义其他对应结转凭证。
④单击【退出】按钮结束对应结转凭证定义。
6.2.1自动转账业务设置
（3）销售成本结转设置
销售成本结转，是将月末商品（或产成品）销售数量乘以库存商品（或产成品）的平均单价计算各类商品销售成本并进行结转。
销售成本结转涉及三个会计科目“库存商品”、“主营业务收入”和“主营业务成本”，采用这种方式结转销售成本，要求将这三个科目及其下级明细科目结构设置必须相同且一一对应，同时要求将其设置为数量核算，但不能设置为往来辅助账，否则将不能采用全月平均销售成本结转方法进行定义。
6.2.1自动转账业务设置
采用销售成本结转，必须满足以下要求：
①库存商品、商品销售收入、商品销售成本科目的账簿格式必须是数量金额式，且一一对应。
②库存商品科目、销售收入科目、销售成本科目可以有部门、项目核算，但不能有往来核算。
③当库存商品科目的期末数量余额小于商品销售收入科目的贷方数量发生额，若不希望结转后造成库存商品科目余额为负数，可选择按库存商品科目的期末数量余额结转。
6.2.1自动转账业务设置
[例6-3] 788账套山东彬彬童车厂“库存商品”、“主营业务收入”、“主营业务成本”三个会计科目结构相同，均设置为存货辅助核算，定义期末销售成本结转自动转账凭证。
6.2.1自动转账业务设置
操作步骤：
①以操作员“李哲”的身份注册登录企业应用平台，在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【总账】︱【期末】︱【转账定义】︱【销售成本结转】双击，进入【销售成本结转设置】窗口，如图所示。
6.2.1自动转账业务设置
②在【销售成本结转设置】窗口，选择凭证类别“转 转账凭证”，直接输入或参照输入库存商品科目编码“140502”、商品销售收入科目编码“600102”和商品销售成本科目编码“640102”，然而单击【确定】按钮完成定义操作。
6.2.1自动转账业务设置
（4）按售价（计划价）销售成本结转设置
有的企业在结转销售成本时，是按售价（计划价）结转销售成本，期末统一调整差异额，其处理方式分按售价（计划价）结转销售成本或调整月末成本。
6.2.1自动转账业务设置
（5）期间损益结转设置
用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目的结转。
[例6-4] 定义788账套山东彬彬童车厂的期间损益自动结转凭证。
6.2.1自动转账业务设置
操作步骤：
①以操作员“李哲”的身份注册登录企业应用平台，在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【总账】︱【期末】︱【转账定义】︱【期间损益】双击，进入【期间损益结转设置】窗口，如图所示。
6.2.1自动转账业务设置
②选择凭证类别“转 转账凭证”，直接录入或参照录入本年利润科目“4103”，回车系统自动刷新界面，显示每一损益科目对应的结转入账科目“本年利润”。
③由于“680101当期所得税费用”需要在本年利润计算完毕后，才能进行计算，因此选择“680101当期所得税费用”所在行的“本年利润编码”栏，删除本年利润会计科目编码。
④单击【确定】按钮对设置进行保存。
6.2.1自动转账业务设置
（6）自定义比例转账
当两个或多个科目及辅助项有一一对应关系时，可进行将其余额按一定比例系数进行对应结转，可一对一结转，也可多对多结转和多对一结转。在转账生成时显示生成的转账明细数据表，根据转账明细数据表显示信息结合实际结转要求定义结转的金额和比率。
6.2.1自动转账业务设置
操作步骤：
①企业应用平台，在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【总账】︱【期末】︱【转账定义】︱【自定义比例转账】双击，进入【自定义比例转账设置】窗口，如图所示。
6.2.1自动转账业务设置
②在【自定义比例结转设置】窗口输入转账编号、选择凭证类别、录入摘要信息、选择项目大类和项目分类、设置转出（转入）科目生成凭证方向后，单击工具栏上【增行】按钮，增加一条空记录，输入转出科目和转入科目。
③继续单击工具栏上【增行】按钮，录入其他结转科目。所有转入转出科目设置完毕后，单击工具栏的上的 按钮对设置内容进行保存。
6.2.1自动转账业务设置
6.2.2自动转账生成
在定义完转账凭证后，每月月末只需执行转账生成即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去了，需要引起注意的是一定要按期末结转的顺序来执行自动转账生成功能。
6.2.2自动转账生成
1）自动转账生成的基本要求
在进行自动转账生成时，必须注意以下几方面的要求：
①期末自动转账凭证每月只能生成一次，需要严格控制。
②严格按照业务先后顺序进行。
③生成的转账凭证仍需进行审核后，才能记账。
6.2.2自动转账生成
2）自动转账生成的基本处理过程
①在企业应用平台【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【总账】︱【期末】︱【转账生成】双击，进入【转账生成】窗口。
②在【转账生成】窗口，选择要进行的转账工作，如自定义转账、对应结转等，选择要进行结转的月份和要结转的凭证。
③单击【确定】按钮，系统自动生成相关的转账凭证，若凭证类别、制单日期和附单据数与实际有出入，可在凭证上直接修改；若生成的转账凭证无误，则单击凭证窗口工具栏上保存按钮将当前凭证追加到未记账凭证中。
6.2.2自动转账生成
3）各类自动转账凭证生成处理
（1）自定义转账凭证的生成
[例6-5] 由制单操作员“李哲”身份登录企业应用平台，完成788账套的辅助生产成本分配的业务处理。
6.2.2自动转账生成
操作步骤：
①以操作员“李哲”的身份注册登录企业应用平台，在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【总账】︱【期末】︱【转账生成】双击，进入【转账生成】窗口。
6.2.2自动转账生成
②选择转账月份“2009.04”、选择转账工作【自定义转账】、选择分配辅助生产成本所对应的转账编号“0004”，在【是否结转】栏双击添加结转标记“Y”。
③单击【确定】按钮，生成转账凭证。
④在【转账】窗口，对生成的凭证信息进行补充完善后，单击工具栏上的保存按钮，系统自动调用数据生成凭证，并添加“已生成”标记。
⑤单击【退出】按钮返回【转账生成】窗口。
6.2.2自动转账生成
（2）对应结转凭证生成
[例6-6] 由制单操作员“李哲”身份登录企业应用平台，完成788账套本期所得税费用的结转处理。
6.2.2自动转账生成
操作步骤：
①以操作员“李哲”的身份注册登录企业应用平台，在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【总账】︱【期末】︱【转账生成】双击，进入【转账生成】窗口。
6.2.2自动转账生成
②选择转账月份“2009.04”、选择转账工作【对应对转】，选择所得税费用结转对应的转账编号“0007”，在【是否结转】栏双击添加结转标记“Y”，然后单击【确定】按钮，系统生成自动转账凭证，对生成的凭证进行保存后，再返回到【转账生成】窗口，单击【取消】按钮返回【UFIDA ERP-U8】窗口。
6.2.2自动转账生成
③在【UFIDA ERP-U8】窗口，单击工具栏上的【重注册】按钮，以审核员“赵玲”身份注册登录企业应用平台，完成对自动生成凭证的审核操作。
④在【UFIDA ERP-U8】窗口，单击工具栏上的【重注册】按钮，以账套主管“赵玲”身份注册登录企业应用平台，完成对自动生成凭证的进行主管签字。
⑤在【UFIDA ERP-U8】窗口，单击工具栏上的【重注册】按钮，以记账操作员“赵玲”身份注册登录企业应用平台，完成对自动生成凭证的记账操作。
6.2.2自动转账生成
（3）销售成本结转
[例6-7] 由制单操作员“李哲”身份登录企业应用平台，完成788账套的已销产品成本的结转处理。
6.2.2自动转账生成
操作步骤：
①以操作员“李哲”的身份注册登录企业应用平台，在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【总账】︱【期末】︱【转账生成】双击，进入【转账生成】窗口。
6.2.2自动转账生成
②选择转账工作【销售成本结转】，选择转账开始月份“2009.04”和结束月份“2009.04”，单击【确定】按钮，进入【销售成本结转一览表】对话框，如图所示。
③单击【确定】按钮，系统自动计算生成结转凭证。
6.2.2自动转账生成
（4）期间损益结转凭证的生成
在期间损益结转前应将所有未记账凭证审核记账后，再进行期间损益的结转。
[例6-8] 由制单操作员“李哲”身份登录企业应用平台，完成788账套的期间损益的处理。
6.2.2自动转账生成
操作步骤：
①以操作员“李哲”的身份注册登录企业应用平台，在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【总账】︱【期末】︱【转账生成】双击，进入【转账生成】窗口。
6.2.2自动转账生成
②选择转账工作【期间损益结转】，选择转账月份“2009.04”，选择类型“全部”、“收入”、“支出”中的一项，选择要进行结转的期间损益科目，即在【是否结转】栏双击添加结转标记“Y”或单击【全选】按钮选择所有期间损益科目，如图所示。
6.2.2自动转账生成
③单击【确定】按钮，系统自动计算相关数据生成转账凭证，对生成的凭证进行保存。
④更换操作员完成凭证的审核、记账操作。
练习思考题
1、若企业材料发出采用移动平均法进行成本核算，请简述在账务处理系统如何实现？
2、如果企业坏账准备按应收账款余额的5‰计提，请定义自动转账凭证的取数公式？

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