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第5章 日常业务处理
教学目的及要求
系统学习会计电算化日常经济业务的处理方法。
了解日常经济业务的内容，掌握凭证填制、修改、删除、审核等业务处理的基本要求和方法。
掌握出纳管理的基本内容与方法。
掌握固定资产增、减、变动处理的基本方式与要求。
掌握工资变动处理的基本内容、要求与方法。
掌握采购业务与销售业务基本处理要求及发票录入、收付款单据填制、收付款结算及票据管理的基本内容。
章节内容
5.1 凭证处理
5.2 出纳管理
5.3 固定资产增减变动
5.4 工资变动
5.5 应收/应付款日常业务处理
5.5 应收/应付款日常业务处理
第5章 日常业务处理
学习要求
掌握采购业务与销售业务基本处理要求及发票录入、收付款单据填制、收付款结算及票据管理的基本内容。
教学内容
5.5.1单据处理
5.5.2单据核销
5.5.3坏账发生与回收
5.5.4转账处理
5.5.5应收制单处理
5.5 应收/应付款日常业务处理
应收/应付款日常业务处理是应收款/应付款管理系统的重要组成部分，是经常性的应收/应付业务处理工作，主要完成企业日常的应收（付）/收（付）款业务录入、应收（付）/收（付）款业务核销、应收（付）并账、汇兑损益以及坏账的处理，及时记录应收（付）、收（付）款业务的发生，为查询和分析往来业务提供完整、正确的资料，加强对往来款项的监督管理，提高工作效率。
在电算化会计信息系统中，应收款管理和应付款管理日常业务处理的内容、要求、方式基本相似，本节以应收款管理为例进行阐述往来款项的日常业务处理。
5.5.1 单据处理
单据处理是应收款管理系统业务处理的起点，可以录入销售业务中各类发票以及销售业务之外的应收单据。
若与销售管理系统集成，则销售发票及代垫费用产生的其他应收单不在应收款管理系统中录入，而由销售管理系统传递，除此之外的应收单在应收款管理系统中录入；
若不与销售系统集成，则可以录入销售业务中的各类发票，以及销售业务之外的应收单。
5.5.1 单据处理
1）应收单据处理
（1）应收单据录入
应收单录入是对未收款项的单据进行录入，录入时首先用代码录入客户名称、与客户相关的内容由系统自动填列。其次进行货物名称、数量、金额等内容的录入。
[例5-32] 9日，销售部销售给振华车行独轮杂技车50辆，收入40000.00元，销项税6800.00元。
5.5.1 单据处理
操作步骤：
①在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】︱【应收单据处理】︱【应收单据录入】双击，弹出【单据类别】选择对话框。
5.5.1 单据处理
②在【单据类别】选择对话框中，选择单据名称“销售发票”、单据类型“销售专用发票”和方向“正向”，然后单击【确定】按钮，进入【销售发票】录入界面，如图所示。
5.5.1 单据处理
③单击工具栏上的【增加】按钮，录入发票相关信息，然后单击工具栏上的保存按钮对填制的发票进行保存，然后关闭【销售发票】录入窗口。
5.5.1 单据处理
（2）应收单据审核
应收单审核是在单据保存后对单据正确性进一步审核确认。
审核人和制单人可以是同一操作员，但必须具有审核权限。
单据审核后，将从单据处理功能中消失，审核后的单据可以通过单据查询功能查看。
应收单据审核分手工审核、自动批量审核两种审核方式，其中手工审核又分为单张审核与批量审核两种方式。
5.5.1 单据处理
操作步骤：
①在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】︱【应收单据处理】︱【应收单据审核】双击，弹出【应收单过滤条件】设置对话框。
5.5.1 单据处理
②设置过滤条件或保持默认，然后单击【确定】按钮，进入【单据处理】窗口，如图所示。
5.5.1 单据处理
③在【选择】栏双击添加审核标志“Y”选中要审核的单据，然后单击工具栏上的【审核】按钮，系统开始审核，并弹出审核信息对话框。
④单击【确定】按钮，系统完成审核处理，并在【审核人】栏添加审核人姓名。
5.5.1 单据处理
2）收款单据处理
收款单据处理主要是对收款单据（收款单、红字收款单）进行管理
包括收款单、红字收款单的录入、审核。
5.5.1 单据处理
（1）收款单据录入
收款单据录入，是将已收回的款项，作为收款单录入到应收款管理系统中。
[例5-33] 9日，在销售商品同时，收到振华车行银行转账支票一张，票号ZZ2188，金额46800.00元，送存工商银行。
5.5.1 单据处理
操作步骤：
①在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】︱【收款单据处理】︱【收款单据录入】双击，进入【收付款单录入】窗口，如图所示。
5.5.1 单据处理
②单击【增加】按钮，然后选择客户“振华车行”、结算方式“转账支票”、结算科目“10020101工行存款/人民币户”、输入结算金额“46800”、输入票据号如“ZZ2188”、输入其他信息，选择输入完毕后，单击工具栏上的保存按钮对录入的收款单进行保存。
5.5.1 单据处理
（2）收款单据审核
主要完成收款单的自动审核、批量审核。它是对收款单信息的再确认，目的是保证录入信息的准确性。
5.5.1 单据处理
操作步骤：
①在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】︱【收款单据处理】︱【收款单据审核】双击，弹出【收款单过滤条件】设置对话框。
5.5.1 单据处理
②设置过滤条件或保持默认，然后单击【确定】按钮，进入【收付款单列表】窗口，如图5-44所示。
③在【选择】栏双击添加审核标志“Y”选中此张单据，然后单击工具栏上的【审核】按钮，系统开始审核，并弹出审核结果信息对话框，单击【确定】按钮，完成该收款单的审核处理。
5.5.2单据核销
单据核销也称为单据结算，指用户日常进行的收款核销应收款、付款核销应付款的工作。
单据核销的作用是解决收回客户款项核销该客户应收款以及支付供应商款项核销企业应付款的处理，通过建立核销记录，监督应收（付）款及时核销，加强往来款项的管理。
单据核销处理有两种处理方式：手工核销与自动核销。
5.5.2单据核销
手工核销指由用户手工确定收（付）款单核销与它们对应的应收（付）单的工作。首先根据查询条件选择需要核销的单据，然后手工核销，加强了往来款项核销的灵活性。
自动核销指用户确定收（付）款单核销与它们对应的应收（付）单的工作。首先可以根据查询条件选择需要核销的单据，然后系统自动核销，加强了往来款项核销的效率性。
5.5.2单据核销
1）手工核销
（1）手工核销信息设置
手工核算处理需要用户设置核销处理方式，需要设置的基本信息有：客户、币种、部门、业务员、单据类型过滤条件、单据过滤条件等。
（2）手工核销规则
手工核销时，需要注意以下规则：
①手工核销时一次只能显示一个客户（或供应商）的单据记录，且一次只能对一种收（付）款单类型进行核销，即手工核销的情况下需要将收款单和付款单分开核销。
②若发票中同时存在红蓝记录，则核销时必须先进行单据的内部对冲。
5.5.2单据核销
2）自动核销
自动核销记账的规则是一个客户（或供应商）+一张收（付）款单给一个处理号。
自动核销完成后系统显示一份核销报告，内容有：客户（或供应商）编码、客户（或供应商）名称、核销币种、原币金额、对冲本币金额。
5.5.2单据核销
自动核销按下列顺序进行核销处理：
（1）第一步：用收（付）款单核销蓝字应收（付）单和发票，此时的发票需要先进行单据内部冲销。
（2）第二步：用收（付）款单核销红字预收（付）款。
（3）第三步：预收（付）款冲销蓝字应收（付）单和发票，此时的发票也需要先进行单据内部冲销，此种情况是在过滤条件中包含了预收（付）款时进行的。
（4）最后核销的是单据中的预收（付）款记录。
5.5.2单据核销
3）应收款核销业务类型
（1）收款单与应收单据全额核销
当收款单的数额等于原有单据的核销数额时，收款单与原有单据可进行全额核销。
业务处理过程如下：
①销售货物时，填制应收单。
②收到货款时，填制收款单。
③对应收单和收款单进行核销。
5.5.2单据核销
（2）使用预收款进行核销
如果客户在购货前预付了一部分订货款，在购货后又付清了剩余的款项，并且要求这两笔款项同时结算，则在核销时需要使用预收款。
业务处理过程如下：
①收到第一笔款项时，录入一张收款单，形成预收款。
②发送货物时，根据发票填制应收单据。
③收到第二笔款项后，录入一张收款单，收款单据记录科目为“1122应收账款”。
④将两张收款单与应收单进行核销。
5.5.2单据核销
（3）收款单与应收单部分核销
当收款单的数额小于原有单据的数额时，可对应收单据进行部分核销。
业务处理过程如下：
①销售货物时，填制应收单。
②收到货款时，填制收款单。
③对应收单和收款单按收款单金额进行核销。
5.5.2单据核销
（4）收款单的数额部分核销以前的单据，部分形成预收款
和当前结算的客户有往来款，但是收到的款项大于原有单据的数额，收到的货款一部分核销原来的单据，一部分形成预收款。
业务处理过程如下：
①销售货物时，填制应收单。
②收到货款时，填制收款单。
③对应收单和收款单进行核销，余额形成预收款。
5.5.2单据核销
（5）预收款项大于实际结算货款，退付多余预收款
业务处理过程如下：
①收到订货款项时，录入收款单，形成预收款。
②销售货物时，填制应收单。
③将差额款项退回，填制付款单。
④将收款单、付款单、应收单据三者进行结算。
5.5.3坏账发生与回收
坏账是指企业无法收回或收回的可能性极小的应收款项，由于发生坏账而产生的损失称为坏账损失。
1）坏账发生
坏账发生指用户确定某些应收款为坏账的工作。
通过坏账发生功能用户可选定发生坏账的应收业务单据，确定一定期间内应收款发生的坏账，便于及时用坏账准备进行冲销，避免应收款长期呆滞的现象。
5.5.3坏账发生与回收
操作步骤：
①在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】︱【坏账处理】︱【坏账发生】双击，弹出【坏账发生】对话框。
5.5.3坏账发生与回收
②在【坏账发生】对话框中，选择发生坏账的客户，然后单击【确定】按钮，进入【发生坏账损失】对话框。
5.5.3坏账发生与回收
③在【本次发生坏账金额】栏单击，并修改其金额，然后选定单据类型，单击工具栏上的【确认】按钮，系统弹出【是否立即制单】信息提示对话框，单击【是】按钮，立即生成凭证；单击【否】按钮，可在系统集中制单模块进行凭证的生成。
5.5.3坏账发生与回收
2）坏账收回
坏账收回指系统提供的对应收款已确定为坏账后又被收回的业务处理功能。
通过坏账收回功能可以对一定期间发生的坏账收回业务进行处理，反映应收账款的真实情况，便于对应收款的管理。
5.5.3坏账发生与回收
操作步骤：
①先进入【收付款单录入】窗口，录入收款单，录入时注意与发生坏账时的业务金额一一对应，并注意不要进行审核处理。
②在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】 ︱【坏账处理】︱【坏账收回】 双击，弹出【坏账收回】对话框。
5.5.3坏账发生与回收
③在【坏账收回】对话框中，选择客户、部门、业务员，并参照选择与之对应的收款单，金额自动显示。
④单击【确定】按钮，系统弹出【是否立即制单】信息提示对话框，单击【是】按钮，立即生成凭证；单击【否】按钮，可在系统集中制单模块进行凭证的生成。
5.5.4转账处理
应收/应付款管理系统提到的转账处理则是指应收账户、预收账户、应付账户、预付账户间的款项划转处理。
应收款管理转账处理包括预收款冲抵应收账款、应收款冲抵应付账款、应收款冲抵应收款、红字单据冲抵正向单据等方式。
应付款管理转账处理包括预付款冲抵应付账款、应付款冲抵应收账款、应付款冲抵应付款、红字单据冲抵正向单据等方式。
5.5.4转账处理
1）预收款冲抵应收款
预收款冲抵应收款是指用客户的预收款核销该客户的应收欠款。
[例5-34] 用宏远商厦的80000.00元预收货款，冲抵其应收货款。
5.5.4转账处理
操作步骤：
①在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】︱【转账】︱【预收冲应收】双击，进入【预收冲应收】对话框，如图所示。
5.5.4转账处理
②在【预收冲应收】对话框中，选择【预收款】选项卡，参照选择录入客户“宏远商厦”，然后单击【过滤】按钮，将宏远商厦的预付款分笔显示在列表框。
③切换到【应收款】选项卡，单击【过滤】按钮，将宏远商厦的应收账款分笔显示在列表框。
④在【转账总金额】文本框中录入对冲金额“80000.00”，然后单击【分摊】按钮，系统根据对冲金额分别填列【预收款】选项卡和【应收款】选项卡的【转账金额】栏。
⑤单击【自动转账】按钮，系统自动完成对冲处理，并弹出【是否立即制单】信息提示对话框，单击【是】按钮，立即生成凭证；单击【否】按钮，可在系统集中制单模块进行凭证的生成。
5.5.4转账处理
2）应收款冲抵应付款
应收款冲抵应付款是指用某客户的应收账款，冲抵某供应商的应付款项。
[例5-35] 经协商用振华车行的32760.00元应收账款冲抵青岛轮胎厂的部分应付账款。
5.5.4转账处理
操作步骤：
①在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】︱【转账】︱【应收冲应付】双击，进入【应收冲应付】对话框，如图所示。
5.5.4转账处理
②在【应收冲应付】对话框中，选择【应收冲应付】选项后，单击【应收】选项卡，参照选择录入客户“振华车行”，然后单击【过滤】按钮，将振华车行的应收账款分笔显示在列表框。
③切换到【应付】选项卡，参照选择录入供应商“青岛轮胎厂”，然后单击【过滤】按钮，将青岛轮胎厂的的应付账款分笔显示在列表框。
④在【转账总金额】文本框中录入对冲金额“32760.00”，然后单击【分摊】按钮，系统根据对冲金额分别填列【应收】选项卡和【应付】选项卡的【转账金额】栏。
⑤单击【自动转账】按钮，弹出【是否进行自动转账】信息提示框，单击【是】按钮，系统自动完成对冲处理，并弹出【是否立即制单】信息提示对话框，单击【是】按钮，立即生成凭证；单击【否】按钮，可在系统集中制单模块进行凭证的生成。
5.5.4转账处理
3）应收款冲抵应收款
应收款冲抵应收款是指将一家客户的应收款转到另一家客户中。
通过该功能将应收款业务在客户之间进行转入、转出，实现应收业务的调整，解决应收款业务在不同客户间入错户或合并户问题。
5.5.4转账处理
操作步骤：
①在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】︱【转账】︱【应收冲应收】双击，进入【应收冲应收】对话框，如图所示。
5.5.4转账处理
②选择转出户、转入户，然后单击【过滤】按钮，显示转出户的应收款单据信息。
③在【并账金额】栏录入并账金额，然后单击【确定】按钮，系统进行转账处理，并弹出【是否立即制单】信息提示对话框，单击【是】按钮，立即生成凭证；单击【否】按钮，可在系统集中制单模块进行凭证的生成。
5.5.4转账处理
4）红票对冲
红票对冲是指用红字发票与其蓝字发票进行冲抵，该功能可以进行红字单据冲销正向单据的处理。
红票对冲有自动冲销和手工冲销两种处理方式。
5.5.4转账处理
（1）自动对冲
在进行自动红票对冲业务处理时应遵循如下规则：
①自动对冲的过滤条件只可以输入客户的范围。
②币种、汇率根据自动对冲时输入的内容确认记账，记账日期为当前处理的注册日期。
③自动对冲的顺序：
第一步，当单据本身存在有红蓝表体记录的情况时，先进行单据的内部对冲。
第二步，红字单据中有对应蓝字单据编码的红票。
第三步，根据当前查询出来的红蓝单据顺序对冲。
5.5.4转账处理
④在每一步实现过程中均根据单据的到期日从前往后顺序进行对冲。对冲金额应该是MIN（|红票对冲总金额|，蓝票对冲总金额）
⑤在自动对冲记账时，一个往来单位记一个处理号，在取消操作中可以根据往来单位来取消相应的红票对冲处理。
⑥自动对冲完成后应显示一份对冲报告：客户编码、客户名称、对冲原币金额、对冲本币金额。
5.5.4转账处理
⑦根据当前输入的对冲总金额自动分摊到当前列示的红蓝单据列表中，对冲总金额只能输入正数。
⑧自动根据单据当前显示的顺序进行分摊，可分摊的最大金额为MIN（|红字单据总余额|，蓝字单据总余额，输入的对冲总金额）。
5.5.4转账处理
（2）手工红票对冲
在进行手工红票对冲业务处理时应遵循如下规则：
①保存之前，用户可以任意输入各单据的对冲金额，输入的原则是对冲金额不能大于该单据的余额。
②对冲的顺序：
第一步，当单据本身存在有红蓝表体记录的情况时，先进行单据的内部对冲。
第二步，红字单据中有对应蓝字单据编码的红票。
第三步，根据当前红蓝单据排列顺序对冲。
5.5.4转账处理
③最后可对冲的总金额为MIN（|输入的红票对冲总金额|，输入的蓝票对冲总金额），即当输入的红蓝票对冲金额不相等时，最后只能按两者中的绝对值小值进行确认记账。
④保存对冲记录时一次处理给一个处理号，允许在取消操作中按红冲次数进行反向处理。
⑤红票对冲的记账日期为当前处理的注册日期，记账汇率使用当前输入的汇率。
5.5.4转账处理
⑥根据当前输入的对冲总金额自动分摊到当前列示的红蓝单据列表中，对冲总金额只能输入正数。
⑦自动根据单据当前显示的顺序进行分摊，可分摊的最大金额为MIN（|红字单据总余额|，蓝字单据总余额，输入的对冲总金额）。
⑧可以对分摊好的对冲金额进行手工修改，修改的原则是对冲金额不能大于该单据的余额。
5.5.5应收制单处理
应收制单分实时制单和集中制单两种方式。
实时制单是指在应收单据审核后即由系统自动编制凭证。
集中制单则是由系统提供的制单处理功能模块完成凭证的集中生成处理。
在应收款管理系统中生成的凭证由系统自动传递到账务处理系统中，并由相关人员在账务处理系统中进行审核、记账。
5.5.5应收制单处理
制单科目规则
在制单处理即生成凭证时，应遵循分录形成规则。
（1）应收发票制单
（2）应收单制单
（3）收款单制单
（4）核销制单
（5）票据处理制单
（6）汇兑损益制单
（7）转账制单
（8）现结制单
（9）坏账处理制单
5.5.5应收制单处理
操作步骤：
①在【UFIDA ERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】︱【制单处理】双击，进入【制单查询】设置对话框，如图所示。
5.5.5应收制单处理
②选择查询条件，将【发票制单】、【应收单制单】和【收付款单制单】三者同时选择，然后单击【确定】按钮，进入【制单】窗口，如图所示。
5.5.5应收制单处理
③在要生成凭证的记录上双击，系统根据选择的顺序用1、2、……数字来表示该记录已被选择，再次双击将取消选择；也可通过单击工具栏上的【全选】或【全消】按钮进行选择或取消选择。
④完成选择后，单击工具栏上的【制单】按钮，系统根据制单规则和选择标志数字，生成凭证，对凭证类型和其他信息进行修改后，单击保存按钮对凭证进行保存并传输到账务处理系统。如果单击工具栏上的【合并】按钮，系统会自动将所有记录添加选择标志为“1”，单击【制单】按钮，将所有记录合并生成一张凭证。
练习思考题
1、如果对原始单据进行了审核，对对账单进行了核销，或进行了其他操作后，发现操作失误，可取消这些操作以便恢复到操作前的状态，进行数据修改。在应收款管理系统中提供了哪些恢复操作前状态的类型？
2、单据的处理内容有哪些？方法有哪些？如何处理？
3、转账处理有哪几种方式，简要叙述转账处理的基本过程？

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