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会计信息系统
7.1 销售及收款业务过程概述
7.2 手工环境中的销售及收款业务过程
7.3 传统自动化环境中的销售及收款业务过程
7.4 事件驱动系统环境中的销售/收款业务过程
及其分析和设计
7.5 支持销售/收款业务过程的事件驱动系统分
析和设计实例
第7章
销售及收款业务过程分析和设计
7.1 销售及收款业务过程概述
7.1.1 销售及收款业务过程
销售/收款业务过程是指组织向客户销售和交付商品及服务,并收取货款的业务过程。
尽管销售的商品和服务有所不同，多数组织的销售/收款业务过程涉及三类典型的业务活动：
（1）销售商品和服务，
（2）收取商品和服务款项，
（3）顾客退货及退款。
具体来说，一般包括下列业务事件：营销，客户订货，选择和准备交付商品和服务，装运 /交付商品和服务，收款，接受客户退货等。
7.1.2 销售及收款业务过程的特点和目标
(1)取得的收入应能使组织在弥补成本的同时，得到适当的回报；
(2)利用各种营销手段和收款方式（如折扣、折让等），吸引客户，以增加销售额或加速货款的回笼；
(3)帮助客户选择满足客户需求的商品和服务；
(4)及时交付商品和服务；
(5)准确、及时地收款，尽量减少应收账款的数额；
(6)缩短选择产品/服务与收取现金事件之间的时间间隔；
(7)准确、适当地确定产品的质量和价格。
7.2 手工环境中的销售及收款业务过程
了解手工环境中的销售/收款业务过程主要通过两个方面：
（1）过程所涉及的主要凭证、会计记录和报告，
（2）本过程的主要业务活动及其数据处理过程。
1)收受客户定单
2)信用核查
3)供应及装运商品
4)给客户开票
5)信息记录和会计处理（记录收入和应收账款）
6)收款和记录现金收入
7)坏账处理
表7-1 销售/收款过程中涉及的主要单据、会计记录和报告
客户定单。由客户提出的书面购货请求。组织可以通过销售人员或其他途径，如电话访问、信函或向现有的及潜在的客户发送订货单等方式接受订货，取得客户定单。典型的客户定单应包括客户信息、装运地点、定货期限和条件、所定商品、支付条件等信息。客户定单可用来建立销售定单。
销售定单。作为销售方内部处理客户定单的依据，用来记录一项定货及定货的核准。销售定单上的数据项通常与客户定单的相同。销售定单的各联用来向销售涉及的各个部门或岗位传递授权核准信息。有时，销售定单中的两联还可用作提货单及装箱单。
提货单。通常是销售定单的一联，应交给仓库，用来授权将客户所定商品由仓储地移送到装运地。在提货单上应注明缺货等事项。
装箱单。随同商品一起送交客户的单据。通常列有装运的商品信息。
提单/货运通知单。该单据描述了装运的商品、运货人、运输线路及客户信息。
商品价目表。列示已经授权的、可供销售的各种商品的价格清单。
销售发票。用来表明已销售商品的规格、数量、销售金额、运费和保险费、开票日期、付款条件等内容的凭证。销售发票的一联交给客户，其余联由组织保留，它是对已供应的商品或服务的欠款的声明，也是在会计账簿中登记销售业务的基本凭证。
汇款通知书。与销售发票一起寄给客户，由客户在付款时再寄回销售方的凭证。其上注明客户姓名、销售发票号、销售方开户银行账号、金额等内容。如果客户没有将汇款通知书随同货款一并寄回，一般应有收受邮件的人员在开拆邮件时代编一份汇款通知书。
贷项通知单。用来表示由于销货退回或经批准的折让而引起的应收销货款的减少。其格式通常与销售发票的格式相同，用来说明应收账款的减少。
记账凭证。包括转账凭证和收款凭证（包括现收和银收）。
现金日记账和银行存款日记账。
应收账款明细表（账）。
主营业务收入明细表（账）。
折扣与折让明细表（账）。
坏账审批表。一种用来批准将某些应收账款注销为坏账的、仅在组织内部使用的凭证。
客户月末对账单。一种定期寄给客户的用于购销双方定期核对账目的凭证。其上应注明应收账款的月初余额、本月各项销货业务的金额、本月已收到的货款、各贷项通知单的数额以及月末余额等信息。
未实现销售定单。指已经核准但尚未实现的销售定单。在手工环境中，往往是开出销售发票后该销售定单才算实现。
未结清销售发票。已经开出但货款尚未得到支付的销售发票。
自动化销售/收款过程的输入和处理可以采用批处理，也可采用联机处理。具体的处理过程是：
1)录入定单
2)仓储/装运
3)开票及记录销售
4)收到货款（汇款）和记录收入
7.3 传统自动化环境中的销售及收款业务过程
7.4.1 自动化系统存在的问题及其改进
1）组织内部的信息孤岛
2)不能及时记录和处理会计数据
3)自动化系统只能采集业务事件的有限特性
4)自动化会计信息系统只能提供汇总数据
5)自动化系统使得信息用户只能局限在一种视角
7.4 事件驱动系统环境中的销售/收款业务过程及其分析
图7-1、图7-2、图7-3顺次说明了随着IT应用的深入，销售/收款过程的某些改进。
图7-1 手工销售/收款过程例（局部）
图7-2 自动化销售系统例（局部——定单录入）
图7-3 利用EDI或WEB技术重组后的销售/收款过程例（局部）
7.4.2 事件驱动系统环境中的销售/收款业务过程分析和设计
1)营销
事件
事件风险
事件驱动系统应记录的事件数据
与本事件相关的资源、参与者、地点数据的维
可能的信息输出
2)接受客户订货
3）所销商品出库
4）装运商品/提供服务
5)收款
6)批准折让或接受销货退回
7）坏账处理
7.4.3 事件驱动系统可以满足的决策和管理的信息需求
该过程的典型用户及其信息需求如下：
1)高层管理者
2)销售人员
3)人力资源部门
4)生产部门
5)财务人员
6)会计人员
应用于销售 /收款过程的事件驱动系统还可为以下管理和决策活动提供需要的信息：
(1)制订组织关键战略问题和发展方向，如在市场、行业、文化或环境竞争中取得成功所需的关键因素；
(2)评价销售/收款过程对组织整个业绩的贡献；
(3)评价销售/收款过程中的各个活动对组织战略及战术目标的贡献；
(4)在行业内或与竞争对手比较销售/收款过程的成本；
(5)确定和计量影响业绩的财务上和业务上的关键动因；
(6) 分析比较与竞争对手的业绩，以及比较实际业绩与计划业绩；
(7)进行趋势和比率分析
业务事件
编辑并存储数据
业务处理
控制规则
原始业务单据
统计分析
编辑并存储数据
会计凭证和报表
统计分析
管理会计
数学模型
会计准则/制度
反馈控制
会计信息系统（财务部门）
反馈控制
业务执行处理系统（业务职能部门）
图7-4 自动化系统的数据处理和会计信息取得的过程
业务事件
编辑并存储数据
业务事件数据库
统计分析
信息提取规则（包括业务报告内容格式、会计准则/制度、管理会计数学模型等）
业务处理控制规则
业务执行处理系统+会计信息系统（业务过程相关环节）
反馈控制
图7-5 事件驱动系统的数据处理和会计信息取得的过程
我们以Christopher公司为例来说明支持销售/收款业务过程的事件驱动系统分析和设计。Christopher公司销售/收款业务如下文所述：
Christopher 公司是夜光棒球帽的特许制造及供应商。棒球大联盟授予Christopher公司许可，使所有大联盟球队从Chr
istopher的代理那里购买球帽。这些纪念性的球帽只能由大联盟球队在棒球大联盟球场出售。 Christopher 雇用了六名销售人员，负责拜访和服务各自分销区的球队，销售人员的报酬是销售佣金。
大联盟球队的代理可以通过电话、邮件、传真等方式或直接从销售人员那里定货。销售人员对定单进行确认和批准后，将棒球帽从 Christopher的仓库取出，包装。然后由装运人员将包装好的商品交给联合包裹服务或联邦快运等运货商快运
在记录装运时，Christopher 的信息系统会自动生成对应的销售发票，并将其中的一联传真给球队办公室。这样，就在商品装运的同时确认了一笔销售。所有球队都通过电子资金转账方式支付货款，然后由一个出纳员监控及核实电子付款。这些付款将贷记到一张或几张特殊的发票上。
7.5 支持销售/收款业务过程的事件驱动系统
分析和设计实例
采用REAL方法分析和设计的步骤如下：
第一步，考虑Christopher公司销售/收款业务的环境和目标
第二步，分析业务过程，识别主要的业务事件
第三步，分析各业务事件，识别涉及的资源、参与者、地点以及相应的特征
第四步，根据有关的业务规则分析各业务事件、资源、参与者、地点之间的关系，并绘制REAL模型图
（1）拜访客户
（2）收到客户订单
（3）包装商品
（4）装运和交付商品
（5）收款
第五步，在REAL模型基础上设计支持销售收款业务的事件驱动系统的数据表
第六步，编写支持该过程的计算机程序，主要功能包括
各业务事件所遵循的业务规则总结如下：
表7-2 Christopher公司销售/收款过程矩阵工作表
业务事件 内部参与者 外部参与者 资源 地点 业务目标 事件触发器
拜访客户
（营销） 销售人员 客户 存货 未指明 未说明 需要
销售商品
收到
客户订单 销售人员
（确认和
批准订单） 客户 存货 Christopher
公司 同上 客户
包装商品 销售人员
（仓储） 存货 Christopher
公司 同上 收到
客户订单
装运和
交付商品 装运人员 客户
运货商 存货 未指明 同上 包装商品
收到
客户付款 出纳 客户 现金 银行 同上 装运和
交付商品
图7-6 Christopher公司销售/收款过程的REAL模型
表7-3 根据Christopher公司销售收款过程REAL模型设计的关系表例
事件表及其辅表：（用于存储有关事件的数据）
表名 属性例
营销 营销单号，[销售雇员号]，[客户号]，日期，开始时间，结束时间，约见地点，
所需费用，约见细节
收到客户定单 销售定单号，[销售雇员号]，[客户号]，[定货雇员号]，日期，时间，装运指令， 定单截止日期，定货地点，定货方式（如，电话、传真或邮件）
包装商品 提货单号，[销售定单号]，[包装雇员号]，日期，开始时间，完成时间，到达装
运地点所需时间
装运和交付商品 装运证号，发票号，[提货单号]，[装运雇员号]，[客户号],[运货商号],日期，
时间，运输路线号，包装信息，装运成本，销售税金，销售人员佣金
收款 现金收入号，[现金账户号]，[出纳员号]，[客户号]，日期，时间，收到金额
营销/存货 [营销单号]，[货号]，预计数量
定单/存货 [销售定单号]，[货号]，定购数量
包装/存货 [提货单号]，[货号]，[提货数量]
装运和支付/存货 [装运证号]，[发票号]，[货号]，装运数量，单价
装运和支付/收款 [装运证号]，[发票号]，[现金收入号]，本张发票金额
表名 属性例
存货 货号，类别，产品规格说明，再订货点，现价，期初数量，期初数量所在日期
现金 现金账户号（电子资金转账号），[银行代码]，账户类型（如，支票，存单），期
初余额，期初余额所在日期
参与者及地点表：（用于存储与事件有关的参与者和地点的数据）
雇员 雇员号，姓名，街道，城市，州，邮编电话号码，出生日期，婚姻状况，工号
（如，销售人员号，仓储人员号，装运职员号，出纳员号等），开始工作时间，薪
金，备注
客户 客户号，[销售雇员号]，姓名，街道，城市，省，国家，邮编，电话号码，信用
评级，信用额度
运货商 运货商号，姓名，街道，城市，省，国家邮编，电话号码，联系人，费、率信息
银行 银行代码，银行名称，联系人，街道，城市，省，国家，邮编，电话号码
资源表：（用于存储与事件有关的资源的数据）
表名 属性例
除此之外，这些程序中还应包括执行业务处理规则和完成业务控制和信息系统控制的程序，以防止或检测以下风险：
未经适当的信用复查即批准客户定货；
定单录入人员未经授权；
装运了未经授权的定货；
装运的商品与定单不符；
商品发运给某个非大联盟球队；
商品发运给并未定购此商品的客户；
尚未收到现金就借记客户一笔现金收入，等等。

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