资源简介

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会计信息系统
8.1 获取/支付业务过程及其目标
8.2 手工获取/支付业务过程
8.3 自动化系统环境中的获取/支付业务过程
8.4 事件驱动系统环境中的获取/支付业务过程
第8章 获取/支付业务过程
8.1 获取/支付业务过程及其目标
8.1.1 获取/支付业务过程定义
获取/支付过程是指一个组织获取、维护和支付该组织所需资源（包括各类存货、固定资产、各种财务资源、人力资源等）的业务过程。
8.1.2 获取/支付过程的目标
获取 /支付过程的总目标是获取、维护和支付组织所需的资源，也就是为组织的转换过程提供必须的资源。该目标可分为以下子目标： (1)从可靠的供应商处购买商品和服务 (2)应保证购买的商品和服务达到组织要求的质量；(3)应保证购买的商品和服务能满足组织的需求；(4)应保证以最合理的价格获取满足需要的商品和服务；(5)应确保购买经过适当授权的商品和服务；(6)应保证资源供应的及时性和可用性，即要确保组织在需要的时点得到可用的资源；(7)只接受经过订购的商品和服务，并应接受订购的全部商品和服务； (8)控制已获取的资源，以防止其丢失、被盗或损坏；(9)对已验收的商品货服务存货，应及时、正确地付款
8.2 手工获取/支付业务过程
获取 /支付业务过程通常经过请购——订购——验收——付款这样的程序。
图8-1举出了一个手工条件下获取/支付过程的例子——手工存货采购系统数据流程图，该过程中涉及的主要单据、会计记录和报告如表8-1所示
1)提出购货请求
2)订购
3)收货和验收
4)信息记录和会计处理
5)付款
图8-1 手工条件下存货采购流程图例（局部）
表8-1 获取/支付过程中涉及的主要单据、会计记录和报告
请购单。是由商品制造、资产使用等部门的有关人员发出（填写），送交采购部门，申请购买商品、劳务或其他资产的书面凭据。
采购定单（订购单）。是由采购部门填写，正式发给供应商，要求供应商以指定价格销售和交付特定商品或服务的书面凭据。
验收单。由验收部门在每次运到商品的收据的基础上编制的单据,其上列示了来自供应商的商品、资产的数量、种类等内容。
装箱单。由供应商开出，与商品一起装运给客户的凭据。
提单。由接受运输商品的运输人给出的书面票据。交付或运输商品的运输人通常将提单交给要求装运商品的供应商。提单应与被装运的商品联系在一起，但它对装运人（供应商）比对接收人（采购人）更有用。
供应商发票（卖方发票）。是由供应商开具，交给买方以载明发运的商品或提供的劳务、应付款金额和付款条件等事项的凭证。它是对已供应的商品或服务的欠款账单。供应商将发票交给购买者作为对已交付商品或已提供服务的一种支付请求。
付款凭单（支付凭单）。是由采购方企业的应付凭单部门编制的，载明已收到商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。是企业内部记录和支付负债的授权证明文件。
支票。用于将货币从某个银行账户中取出，转到另一个实体的凭据。通常由财务部门（出纳）开出，用来支付采购的商品和劳务。
未实现请购单。尚未被确认为采购定单的请购单。
未实现采购定单。已交给供应商的采购定单，但所定商品或劳务尚未验收且未确认负债。在商品或服务验收之前，未实现采购定单的一联放在未实现采购定单文件中由应付账款部门维护。
采购部门对收到的请购单进行复查，如果请求得到批准，应根据供应商的产品或服务的价格、产品质量及以往履约情况挑选合适的供货商。
未付发票或未付应付票据。与某一已得到批准进行支付的采购相对应，但是尚未支付的票据。
记账凭证。有转账记账凭证和付款记账凭证，而付款记账凭证又包括现金付款凭证和银行存款付款凭证。
应付账款明细账。
现金、银行存款日记账。
卖方对账单。是由供货方按月编制的，标明期初余额、本期购买、本期支付给卖方的款项和期末余额的凭证，是供货方对买方采购业务的陈述。
库存状态报告。有关企业使用或销售的每一存货项目的报告，包括脱销（无存货）项目信息、低于最低存货水平的存货项目信息以及存货周转分析。该报告一般由存货控制人员使用，主要用来识别需要发出请购单的存货项目。
供应商履约情况报告。综合了某段确定时期供应商履约情况的报告。报告上的项目可以包括：定货与交货之间的时间间隔，出现延迟交货的次数，已验收的存货的数量，购货量。该报告一般由采购部门使用，以便为每次定货选择最好的供应商。
请购单
存货控制部门
编制采购定单
采购定单
验收部门
应收账款部门
采购部门存档
供应商
图8-2 采购定单的编制和传递过程
采购定单未加说明联
商品
编制验收单
采购定单
采购部门
应收账款部门
验收部门存档
存货控制部门
图8-3 验收单的编制和传递过程
8.3 自动化系统环境中的获取/支付业务过程
自动化系统基本上模拟手工的处理方法和处理流程。主要的处理步骤是：
1)提出采购请求
2)采购
3)验收
4)信息处理
5)付款
付款后的结果是：生成一个到期支付文件；已经付款的发票从未付凭单文件中移出存入对应的供应商历史文件；更新应付账款主文件，并编制和录入付款记账凭证以便更新现金或银行存款及应付账款总账科目；生成支票登记簿和支付汇总表。最后，现金支付人员比较付款活动前后的批控制数以验证该活动处理的准确性。
8.4 事件驱动系统环境中的获取/支付业务
过程及其分析
8.4.1 自动化系统存在的问题及其改进
图8-4 描述的是一个模仿手工业务的自动化系统，有关采购定单的信息保存在未实现采购定单文件中，需要时打印出来,交给采购部门复查和确认，然后再传递给验收和应收账款部门。
图8-5 描述的是经过业务重组后使用的信息系统如何支持存货采购业务，存货的请购信息可以由有权限的部门（如存货控制部门）查询产生，也可以根据预先设定的规则由信息系统自动生成。之后采购部门查询有关的供应商，检查并确认采购信息，由系统打印采购定单或电子信息交给供应商
采购部门
验收部门
数据处理部门
应付账款部门
编制采购定单
请购单文件
未实现采购
定单文件
供应商
文件
打印输出
采购定单
存根联
验收联
应付账款联
采购定单
存根联
验收联
应付账款联
复查和
确认
采购定单
存根联
验收联
应付账款联
供应商
存档
验收单（未
加说明联）
记账联（应收账款联）
图8-4 自动化系统环境中的存货采购流程例
采购部门
验收部门
数据处理部门
应付账款部门
形成采购信息
存货文件
采购文件
供应商
文件
查询
收到商品和装箱单
支票
采购定单
供应商
存货控制部门
请购文件
到期支付
查询、复查
和确认
编辑、更新
付款文件
检查
验收文件
检查、更新
图8-5 IT应用改进后的存货采购流程例
8.4.2 事件驱动系统环境中的获取/支付业务过程分析
事件驱动的信息系统的基本特点是：
将IT融入业务过程，即在每个业务事件发生时，记录业务事件数据，同时履行业务事件/过程规则。
在事件驱动系统中，信息过程的触发贯穿着整个获取 /支付过程：
业务过程中的每个业务事件都会触发一个记录相应信息的过程，以便收集有关该事件的数据；某一资源、参与者或地点状态的改变也会触发一个维护过程，以修改相应的资源、参与者或地点数据；在记录和维护信息过程中收集和维护的数据，将通过信息的报告过程产生输出结果，而此报告过程也是由某个对信息的请求触发的。
1）主要业务事件分析
(1)发出商品/服务请求（或需求监控）事件
(2)授权采购事件
(3)购买商品/服务事件
(4)验收商品/服务事件
(5)付款事件
(6)购货退回事件
2）事件驱动系统应满足的组织决策和管理的信息需求
(1)高层管理人员
(2)采购人员
(3)验收商品/服务人员
(4)出纳/财务人员
(5)会计
3）获取/支付业务过程的REAL模型
发出请购
供应商
采购人员
验收商品
存货
（原材料）
购买商品
请购核准人员
存货控制人员
付款
出纳
现金
银行
验收人员
应付账款工作人员
仓储人员
核准、预算
和授权采购
承运人
图8-7 无关系基数的获取/支付过程的REAL模型

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