资源简介 (共48张PPT)会计信息系统4.1 自动化会计信息系统的分析和概要设计4.2 财务处理子系统分析与设计4.3 通用报表子系统分析与设计概述4.4 应收账款与应付账款核算子系统分析与设计第4章自动化会计信息系统分析与设计4.1 自动化会计信息系统的分析和概要设计4.1.1 自动化会计信息系统定义和特点4.1.2 自动化会计信息系统的目标具体到自动化会计信息系统的应用,其总目标是完成会计核算,提供组织管理和决策所需的财务信息。这一总目标可以分解成如下子目标(1)及时、准确、可靠地采集和录入各种凭证;(2)正确、有效地完成明细账、日记账、总账的登记工作;(3)及时、正确地完成各项业务核算工作;(4)及时、准确、完整地提供组织所需的财务信息,比如各种证、账、表的查询和输出(5)全面、有效地实现会计数据的及时传递和共享4.1.3 自动化会计信息系统的分析和概要设计能实现以上目标的自动化会计信息系统应当具有什么样的数据流程,执行哪些功能呢?由于自动化系统基本上照搬了手工的会计处理方式和方法,因此,自动化系统的一般数据处理流程如图4-1所示:1)账务处理子系统2)应收账款和应付账款子系统3)工资核算子系统4)存货核算子系统5)固定资产核算子系统6)成本核算子系统各子系统间的数据联系如表4-1所示:工资核算应收应付核算报表编制和分析存货核算账务处理成本核算固定资产核算工资核算转账凭证固定资产转账凭证存货核算转账凭证应收应付凭证费用分配数据成本核算转账凭证会计数据成本核算数据图4-1 自动化会计信息系统的数据流程图自动化会计信息系统账务处理子系统应收账款子系统应付账款子系统工资核算子系统存货核算子系统固定资产核算子系统成本核算子系统图4-2 自动化会计信息系统的功能结构(1)(以制造业为例)自动化会计信息系统账务处理子系统应收账款子系统应付账款子系统工资核算子系统存货核算子系统固定资产核算子系统成本核算子系统通用报表子系统图4-3 自动化会计信息系统的功能结构(2)自动化会计信息系统账务处理子系统销售核算子系统采购核算子系统工资核算子系统存货核算子系统固定资产核算子系统成本核算子系统图4-4 自动化会计信息系统的功能结构(3)表4-1 各子系统间的数据联系接收数的子系统输出数据的子系统 ①工资核算子系统 ②固定资产核算子系统 ③存货核算子系统④账务处理子系统⑤成本核算子系统⑥销售核算子系统 ⑦应收、应付账款核算子系统⑧报表子系统①工资核算子系统 工资费用分配结转凭证,职工福利费分配结转凭证工资费用分配表 工资费用分配表-销售费用②固定资产核算子系统 固定资产增减变动凭证,折旧费用计提分配凭证折旧费用分配表③存货核算子系统 材料费用分配凭证,差异分配凭证,燃料费用分配凭证等 材料费用汇总分配表,燃料费用分配表,材料差异汇总分配表销售费用④账务处理子系统费用科目归集的费用发生额等销售费用,预收货款等 各科目的余额、发生额、累计发生额,凭证⑤成本核算子系统各种费用分配凭证,成品入库凭证产品的单位成本和总成本 产品的实际单位成本和总成本,定额成本,各成本项目的成本⑥销售核算子系统 利润分配与结转凭证,成本转销凭证,应收账款凭证等 产品赊销凭证,货款收回凭证 主营业务收入,主营业务成本,各种税金⑦应收、应付核算子系统应收、应付账款的发生和清偿凭证 赊销、赊购业务的余额、发生额⑧报表子系统4.2 账务处理子系统与设计4.2.1 账务处理子系统的特点1)代码的设置较为规范,会计制度对各行业的一级科目做了统一的编码,而其他子系统在代码设置上没有法定的要求。2)是组织账务处理的集中地,所有其他业务核算子系统的信息最终都要汇集到账务处理子系统中,经过加工后形成账表,从而综合地反映组织的全部财务状况和经营成果。而其他子系统只反映组织经济业务的局部信息。3)是组织会计信息交换的桥梁。4)在会计方法上,采用复式记账作为账务处理的基本依据,会计核算形式或记账程序的不同对账务处理没有影响4.2.2 自动化账务处理系统分析1)系统目标2)手工账务处理业务流程分析3)账务处理子系统的逻辑模型:数据流程图(1) 自动化系统采用任何一种账务处理流程都可满足组织记账编表的要求(2) 自动化账务处理子系统数据处理的起点是记账凭证,原始凭证的整理、审核仍然由手工完成(3) 登记账簿不再是手工条件下一系列分工结算、结转、汇总、试算等工作量很大的步骤的集合,自动化系统只需通过执行“记账”功能这一个步骤,根据已经审核的凭证数据更新相应的数据库文件即可,记账后的凭证不再允许被直接修改(4) 无须对账(5) 在数据结构方面,规范化了科目代码的设置和管理,数据文件也经过重新设计,以减少数据的重复存储(6) 在大部分自动化账务处理子系统中,账簿是输出视图而不是物理存储原始凭证收 付 转款 款 账记账凭证总分类账日记账会计报表明细分类账现 银 行金 存 款①②③④⑤⑤⑥图4-5 手工账务处理数据流程图图4-6 自动化账务处理数据流程图4.2.3 账务处理子系统的系统概要设计1)自动化账务处理子系统的总体结构设计(1)模块划分的基本依据是数据流程图(2)在根据DFD图导出初始的系统功能模块图之后,还需对模块图进行进一步的优化2)自动化环境中会计核算的业务处理过程3)自动化账务处理系统中主要功能的设计4)代码设计5)数据库设计6)输入/输出设计账 务 处 理 子 系 统系统初始化管理凭证输入凭证审核记账结账证、账、表输出银行对账系统服务操作人员权限管理会计科目管理初始余额装入凭证类型设置自动转账分录设置其他设置功能凭证输入凭证修改查询.打印.汇总自动转账审核签章查询、打印、汇总结账记账各类账簿输出凭证查询、打印、汇总综合查询报表编制和输出手工核销未达账项自动对账输入对账单初始化日记账输出银行余额调节表修改操作员口令重建索引数据恢复数据备份帮助图4-7 自动化账务处理子系统的系统结构图例建立核算单位(账套)系统初始化输入/编制记账凭证建立会计科目体系审核凭证记账证、账、表输出转账、对账结账报表管理装入初始余额其他初始化设置图4-8 自动化环境中的账务处理业务过程示例在实践中,设计科目代码及其结构时,往往还会考虑对每个会计科目设计一个助记码。助记码可以根据会计科目的发音、含义、英语缩写和会计人员的使用习惯等容易记忆的方法编制,不要求与会计科目一一对应,也无须反映科目之间的控制关系,其目的主要在于帮助操作人员迅速找到所需的会计科目和代码,提高输入速度。1211原材料121101甲类121103丙类121102乙类12110301玻璃12110202黑色金属12110201有色金属12110103生铁12110102铁矿石12110101焦炭图4-9 科目代码结构图例表4-2 凭证文件数据结构例序号 字段名称 类型 宽度 小数位1 凭证号 C 42 凭证类型 C 23 日期 D 84 附件张数 C 25 摘要 C 306 科目代码 C 107 借贷方向 C 18 金额 N 15 29 原始凭证号 C 1010 输入人员 C 811 审核人员 C 8表4-3 科目余额、发生额文件数据结构例序号 字段名称 类型 宽度 小数位1 科目代码 C 102 科目名称 C 303 科目类别 C 14 科目性质 C 15 借贷方向 C 16 期初余额 N 15 27 借方发生额 N 15 28 贷方发生额 N 15 29 本年借方累计 N 15 210 本年贷方累计 N 15 2表4-4 银行日记账未达账项文件表结构例序号 字段 说明1 科目代码 科目性质为“银行”的科目2 记账凭证号 与凭证文件相同3 原始凭证号 支票号等4 日期 与凭证文件相同5 摘要6 借贷方向7 金额8 对账标志 表明是否对上账表4-5 对账单文件表结构例序号 字段 说明1 银行账号2 原始凭证号 支票号等3 日期4 借贷方向5 金额6 对账标志 表明是否对上账一般来说,自动化账务处理子系统常见的凭证输入屏幕格式有以下三种:①借贷金额式(如图4-10所示);②借贷科目式(如图4-11所示);③借贷标志式(如图4-12所示)。其中,借贷标志式通过一个借 /贷标志栏标识借贷方,因此,显示同样的凭证内容时,所需的显示宽度是这三种格式中最小的。至于凭证的输入控制,在前面的功能设计中已有较详细的说明,在此不再赘述。XX企业记账凭证凭证号:收款25 200X年1月15日 附件1张摘要 科目 借方金额 贷方金额收到光明厂、精良厂前欠货款 100201 50,000.00收到光明厂前欠货款 11310101 30,000.00收到精良厂前欠货款 11310102 20,000.00合计金额 50,000.00 50,000.00图4-10 凭证输入屏幕格式图例(1)——借贷金额式XX企业记账凭证凭证号:收款25 200X年1月15日 附件1张摘要 借方科目 贷方科目 金额收到光明厂、精良厂前欠货款 100201 50,000.00收到光明厂前欠货款 11310101 30,000.00收到精良厂前欠货款 11310102 20,000.00合计金额 50,000.00图4-11 凭证输入屏幕格式图例(2)——借贷科目式XX企业记账凭证凭证号:收款25 200X年1月15 附件1张摘要 借/贷 会计科目 金额收到光明厂、精良厂前欠货款 借 100201 50,000.00收到光明厂前欠货款 贷 11310101 30,000.00收到精良厂前欠货款 贷 11310102 20,000.00合计金额 50,000.00图4-12 凭证输入屏幕格式图例(3)——借贷标志式XX企业现金日记账科目:1001现金 第1页200X年 凭证号 摘要 对方科目 借方 贷方 借/贷 余额月 日1 1 上年结转/承上页 借 200.001 付款1 (略) 5502 150.001 收款1 (略) 1133 3,000.001 付款2 (略) 5502 90.00当日小计 3,000.00 240.00 借 2,960.001 31 本月合计 15,000.00 10,900.00 借 4,300.00本年累计 15,000.00 10,900.002 1 付款1 (略) 5502,4105 3,000.001 付款2 (略) 5502 200.001 收款9 (略) 100201 500.00转下页 500.00 3,200.00图4-13 账簿输出格式图例(1)——日记账XX企业应付账款明细账单位名称:光明厂科目:1131应收账款200X年 凭证 摘要 借方 贷方 借/贷 余额月 日 种类 凭证号7 1 月初余额 贷 3,00010 转 15 购料欠款 1,500 贷 4,50018 银付 14 还款 3,500 贷 1,0007 31 本月发生额及余额 3,500 1,500 贷 1,000图4-14 账簿输出格式图例(2)——三栏式明细账XX企业本年利润明细账单位名称:光明厂科目:3131本年利润200X年 凭证号 摘要 借方 贷方 借/贷 余额产品销售成本 管理费用 财务费用 产品销售费用 其他业务支出 产品销售税金及附加 合计 产品销售收入 其他业务收入 营业外收入 投资收益 合计月 日图4-15 账簿输出格式图例(3)——多栏式明细账XX企业总账科目汇总表200X年1月单位名称:光明厂科目代码 科目名称 期初借方余额 期初贷方余额 借方发生额 贷方发生额 期末借方余额 期末贷方余额 借方累计发生额 贷方累计发生额1001 现金1002 银行存款1101 短期投资1111 应收票据1131 应收账款1133 其他应收款1201 物资采购1211 原材料1232 材料成本差异1243 库存商品1251 委托加工物资… …合计图4-16 账簿输出格式图例(4)——总账/科目汇总表形式4.3 通用报表子系统分析与设计概述4.3.1 通用报表子系统及其目标组织常用的会计报表按其使用对象一般可以分为对外会计报表和对内会计报表两大类。1)系统的目标是按组织内外部用户的要求编制所需的报表,并在此基础上完成有关的会计报表分析2)通用性和灵活性3)与自动化会计信息系统的其他子系统相比,通用报表子系统需要手工输入的数据量少4)合法性5)编制的报表应满足一定的报表勾稽关系,自动化系统应能根据事先的定义自动完成勾稽关系的检验和核对6)可对会计报表数据进行多方面的综合分析,包括对各项经济或财务指标的变动分析,以及对各个指标之间关系及其变动的分析。4.3.2 通用报表子系统分析1)通用报表结构分析(1)标题(2)表头(3)表体(4)表尾2)通用报表子系统的系统分析(1)报表定义(2)报表编制(3)报表审核(4)报表管理(5)报表分析资产负债表编制单位:XX公司 2000年12月31日 单位:元资产 行次 年初数 期末数 负债和所有者权益(或股东权益) 行次 年初数 期末数流动资产: 流动负债:货币资金 1 1,406,300 820,745 短期借款 42 300,000 50,000短期投资 2 15,000 应付票据 43 200,000 100,000减:短期投资跌价准备 3 0 应付账款 44 953,800 953800短期投资净额 4 15,000 预收账款 45 0 0(表单元) … (表单元) (表单元) (表单元) … (表单元) (表单元)应收账款 8 300,000 600,000 应付股利 49 0 32,215.85减:坏账准备 9 900 1,800 应交税金 50 30,000 205,344应收账款净额 10 299,100 598,200 其他应交款 51 6,600 6,600(固定表单元) … … … … … (变动表单元)流动资产合计 21 4,751400 4,144,645 流动负债合计 56 2,651,400 1,577,959.85… … … … … … … …无形资产及其他资产: 资本公积 65 0无形资产 35 600,000 540,000 盈余公积 66 100,000 135,685.15开办费 36 0 0 其中:公益金 67 11,895.05… … … … … … … …无形资产及其他资产合计 39 800,000 740,000递延税项:递延税款借项 40 0 0 所有者权益(股东权益)合计 69 5,150,000 5,355,685.15资产总计 41 8,401,400 8,093,645 负债和所有者权益(或股东权益)总计 70 8,401,400 8,093,645补充资料:1.已贴现的商业承兑汇票 元;2.融资租入固定资产原价 元。图4-17 报表结构图例标题表头表体表尾账务处理系统新表登记报表注册文件定义报表标题定义报表栏目定义表体报表编制报表标题描述文件报表勾稽关系描述文件报表数据文件报表栏目描述文件报表固定表单元文件变动表单元文件报表审核工资核算系统存货核算系统资产负债表利润表现金流量表报表分析报表输出其他来源数据图4-18 通用报表子系统数据流程图例4.3.3 通用报表子系统的概要设计根据上述系统分析的内容得到的通用报表子系统总体功能结构如图4-19所示。1)新表登记2)报表定义3)报表编制4)报表审核5)报表输出和管理6)报表分析(1) 报表注册文件(2) 报表标题描述文件(3) 报表栏目描述文件(4)报表固定表单元描述文件(5) 报表变动表单元计算公式描述文件(6) 报表审核公式描述文件(7) 报表数据文件通用报表系统报表分析报表输出和管理报表审核报表编制报表定义定义固定表单元定义标题定义报表栏目定义表体定义分析表格分析指标定义分析方法定义报表传输报表打印报表查询生成分析数据报表维护新表登记定义变动表单元分析结果输出报表分析管理图4-19 通用报表子系统功能结构图例4.4 应收账款与应付账款核算子系统分析与设计4.4.1 应收账款与应付账款核算子系统及其目标1)应收账款与应付账款子系统的定义(1)应收账款子系统应收账款核算子系统是指专门处理组织因赊销商品或劳务而发生的与其他组织之间的往来业务核算的系统。(2)应付账款子系统应付账款核算子系统是指专门处理组织因赊购商品或劳务而发生的往来账款核算业务的系统(3)应收账款子系统及应付账款子系统的特点开 始新表登记报表格式定义报表分析报表编制报表审核报表输出报表公式定义是否利用报表模板是否保存模板利用或修改模板是否模板文件图4-20 利用通用报表子系统编制报表的基本工作流程4.4.2 应收账款子系统与应付账款子系统的系统分析1)手工应收账款与应付账款子系统核算业务流程分析(1)应收账款业务(2)应付账款业务2)应收账款子系统的逻辑模型:数据流程图发票登记收款凭证应收账款明细账应收账款发票收款凭证信息应收账款信息图4-21 手工应收账款核算业务的数据流程图应付账款发生凭证登记应付账款支付凭证应付账款明细账应付账款发生凭证信息支付信息应付账款信息图4-22 手工应付账款业务的数据流程图图4-23 自动化应收账款子系统数据流程图例4.4.3 自动化应收账款子系统的系统概要设计1)系统功能结构根据前述自动化应收账款子系统的数据流程图建立的应收账款子系统的系统结构图(功能模块图)如图4-24所示。应收账款子系统客户档案管理凭证输入凭证审核过账证、账、表输出系统服务建立客户档案客户档案维护(修改、删除)客户信息查询系统初始化设置发票信息输入收款凭证输入查询、打印审核签章查询、打印、汇总发票信息查询客户欠款、还款信息查询明细账输出凭证查询、打印、汇总综合查询统计信息查询修改操作员口令重建索引数据恢复数据备份帮助图4-24 自动化应收账款子系统的功能结构图例4.4.3 自动化应收账款子系统的系统概要设计2)代码设计3)数据库设计(1)凭证临时文件(2)凭证文件(3)应收账款主文件(4)客户文件4)输入/输出设计(1)输入设计(2)输出设计一张凭证对应一条数据文件记录。文件结构可以设计为如表4-5所示:表4-5 凭证临时文件库结构例序号 字段名称 类型 宽度 小数位 1 凭证类型 C 22 凭证号 C 43 发票号 C 104 日期 D 85 摘要 C 306 对方科目代码 C 107 客户代码 C 98 借贷方向 C 19 金额 N 15 210 输入人员 C 811 审核人员 C 8表4-6 应收账款主文件库结构例序号 字段名称 类型 宽度 小数位1 客户代码 C 9 2 客户名称 C 30 3 发票号 C 10 4 日期 D 8 5 摘要 C 30 6 期初余额 N 15 2 7 本期借方金额 N 15 2 8 本期贷方金额 N 15 2 9 余额 N 15 2 表4-7 客户文件库结构例序号 字段名称 类型 宽度 小数位1 客户代码 C 92 客户名称 C 303 地址 C 304 电话 C 155 联系人 C 86 纳税人登记号 C 107 开户银行 C 208 信用级别代码 C 19 偿债能力级别代码 C 110 应收金额 N 15 211 已收金额 N 15 212 应收余额 N 15 2XX公司应收账款明细账20XX年XX月客户代码:XXXX 客户名称:XXXX20XX年 凭证类型 凭证号 摘要 借方 贷方 余额月 日合计图4-27 应收账款明细账图例(1)XX公司应收账款明细账20XX年XX20XX年 凭证类型 凭证号 摘要 客户代码 客户名称 借方 贷方 借/贷 余额月 日合计图4-28 应收账款明细账图例(2)XX企业应收账款账龄分析表制表日期:客户代码 客户名称 应收总额 信誉期内 过 期1—30天 31—60天 61—90天 90天以上… … … … … … … …百分比XX企业坏账损失估算表制表日期:收账款类别 应收账款金额 坏账百分比 坏账损失信誉期内过期1——30天过期31——60天过期61——90天过期90天以上总额图4-29 账龄分析表和坏账损失估算表图例 展开更多...... 收起↑ 资源预览