第4章 自动化会计信息系统分析与设计 课件(共48张PPT)- 《会计信息系统(第四版)》同步教学(东北财大)

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第4章 自动化会计信息系统分析与设计 课件(共48张PPT)- 《会计信息系统(第四版)》同步教学(东北财大)

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会计信息系统
4.1 自动化会计信息系统的分析和概要设计
4.2 财务处理子系统分析与设计
4.3 通用报表子系统分析与设计概述
4.4 应收账款与应付账款核算子系统分析与设计
第4章
自动化会计信息系统分析与设计
4.1 自动化会计信息系统的分析和概要设计
4.1.1 自动化会计信息系统定义和特点
4.1.2 自动化会计信息系统的目标
具体到自动化会计信息系统的应用,其总目标是完成会计核算,提供组织管理和决策所需的财务信息。这一总目标可以分解成如下子目标
(1)及时、准确、可靠地采集和录入各种凭证;
(2)正确、有效地完成明细账、日记账、总账的登记工作;
(3)及时、正确地完成各项业务核算工作;
(4)及时、准确、完整地提供组织所需的财务信息,比如各种证、账、表的查询和输出
(5)全面、有效地实现会计数据的及时传递和共享
4.1.3 自动化会计信息系统的分析和概要设计
能实现以上目标的自动化会计信息系统应当具有什么样的数据流程,执行哪些功能呢?由于自动化系统基本上照搬了手工的会计处理方式和方法,因此,自动化系统的一般数据处理流程如图4-1所示:
1)账务处理子系统
2)应收账款和应付账款子系统
3)工资核算子系统
4)存货核算子系统
5)固定资产核算子系统
6)成本核算子系统
各子系统间的数据联系如表4-1所示:
工资
核算
应收应
付核算
报表编制
和分析
存货
核算
账务
处理
成本
核算
固定资
产核算
工资核算
转账凭证
固定资产
转账凭证
存货核算
转账凭证
应收应
付凭证
费用分配数据
成本核算
转账凭证
会计
数据
成本核
算数据
图4-1 自动化会计信息系统的数据流程图
自动化会计信息系统
账务处理子系统
应收账款子系统
应付账款子系统
工资核算子系统
存货核算子系统
固定资产核算子系统
成本核算子系统
图4-2 自动化会计信息系统的功能结构(1)(以制造业为例)
自动化会计信息系统
账务处理子系统
应收账款子系统
应付账款子系统
工资核算子系统
存货核算子系统
固定资产核算子系统
成本核算子系统
通用报表子系统
图4-3 自动化会计信息系统的功能结构(2)
自动化会计信息系统
账务处理子系统
销售核算子系统
采购核算子系统
工资核算子系统
存货核算子系统
固定资产核算子系统
成本核算子系统
图4-4 自动化会计信息系统的功能结构(3)
表4-1 各子系统间的数据联系
接收数的
子系统输出数据
的子系统 ①工
资核
算子
系统 ②固定资产核
算子系统 ③存
货核
算子
系统
④账务处理
子系统
⑤成本核算子系统
⑥销售核算子系统 ⑦应收、应付账
款核算
子系统
⑧报表
子系统
①工资核
算子系统 工资费用分配结转凭证,职工福利费分配结转凭证
工资费用分
配表 工资费用分配表-销售费用
②固定资产
核算子系统 固定资产增减变动凭证,折旧费用计提分配凭证
折旧费用分
配表
③存货核算
子系统 材料费用分配凭证,差异分配凭证,燃料费用分配凭证等 材料费用汇总分配表,燃料费用分配表,材料差异汇总分配表
销售费用
④账务处理
子系统
费用科目归集的费用发生额等
销售费用,预收货款等 各科目的余额、发生额、累计发生额,凭证
⑤成本核
算子系统
各种费用分配凭证,成品入库凭证
产品的单位成本和总成本 产品的实际单位成本和总成本,定额成本,各成本项目的成本
⑥销售核
算子系统 利润分配与结转凭证,成本转销凭证,应收账款凭证等 产品赊销凭证,货款收回凭证 主营业务收入,主营业务成本,各种税金
⑦应收、
应付核算
子系统
应收、应付账款的发生和清偿凭证 赊销、赊购业务的余额、发生额
⑧报表子
系统
4.2 账务处理子系统与设计
4.2.1 账务处理子系统的特点
1)代码的设置较为规范,会计制度对各行业的一级科目做了统一的编码,而其他子系统在代码设置上没有法定的要求。
2)是组织账务处理的集中地,所有其他业务核算子系统的信息最终都要汇集到账务处理子系统中,经过加工后形成账表,从而综合地反映组织的全部财务状况和经营成果。而其他子系统只反映组织经济业务的局部信息。
3)是组织会计信息交换的桥梁。
4)在会计方法上,采用复式记账作为账务处理的基本依据,会计核算形式或记账程序的不同对账务处理没有影响
4.2.2 自动化账务处理系统分析
1)系统目标
2)手工账务处理业务流程分析
3)账务处理子系统的逻辑模型:数据流程图
(1) 自动化系统采用任何一种账务处理流程都可满足组织记账编表的要求
(2) 自动化账务处理子系统数据处理的起点是记账凭证,原始凭证的整理、审核仍然由手工完成
(3) 登记账簿不再是手工条件下一系列分工结算、结转、汇总、试算等工作量很大的步骤的集合,自动化系统只需通过执行“记账”功能这一个步骤,根据已经审核的凭证数据更新相应的数据库文件即可,记账后的凭证不再允许被直接修改
(4) 无须对账
(5) 在数据结构方面,规范化了科目代码的设置和管理,数据文件也经过重新设计,以减少数据的重复存储
(6) 在大部分自动化账务处理子系统中,账簿是输出视图而不是物理存储
原始凭证
收 付 转
款 款 账
记账凭证
总分类账
日记账




明细分类账
现 银 行
金 存 款







图4-5 手工账务处理数据流程图
图4-6 自动化账务处理数据流程图
4.2.3 账务处理子系统的系统概要设计
1)自动化账务处理子系统的总体结构设计
(1)模块划分的基本依据是数据流程图
(2)在根据DFD图导出初始的系统功能模块图之后,还需对模块图进行进一步的优化
2)自动化环境中会计核算的业务处理过程
3)自动化账务处理系统中主要功能的设计
4)代码设计
5)数据库设计
6)输入/输出设计
账 务 处 理 子 系 统
系统初始化管理
凭证
输入
凭证
审核
记账
结账
证、账、表输出
银行
对账
系统
服务
操作人员权限管理
会计科
目管理
初始余
额装入
凭证类
型设置
自动转账分录设置
其他设
置功能
凭证
输入
凭证
修改
查询.打印.汇总
自动
转账
审核
签章
查询、打印、汇总
结账
记账
各类账
簿输出
凭证查
询、打
印、汇总
综合
查询
报表编制和输出
手工核销未达账项
自动
对账
输入对
账单
初始化
日记账
输出银
行余额
调节表
修改操作员口令
重建
索引
数据
恢复
数据
备份
帮助
图4-7 自动化账务处理子系统的系统结构图例
建立核算单位(账套)
系统初始化
输入/编制记账凭证
建立会计科目体系
审核凭证
记账
证、账、表输出
转账、对账
结账
报表管理
装入初始余额
其他初始化设置
图4-8 自动化环境中的账务处理业务过程示例
在实践中,设计科目代码及其结构时,往往还会考虑对每个会计科目设计一个助记码。助记码可以根据会计科目的发音、含义、英语缩写和会计人员的使用习惯等容易记忆的方法编制,不要求与会计科目一一对应,也无须反映科目之间的控制关系,其目的主要在于帮助操作人员迅速找到所需的会计科目和代码,提高输入速度。
1211原材料
121101
甲类
121103
丙类
121102
乙类
12110301
玻璃
12110202
黑色金属
12110201
有色金属
12110103
生铁
12110102
铁矿石
12110101
焦炭
图4-9 科目代码结构图例
表4-2 凭证文件数据结构例
序号 字段名称 类型 宽度 小数位
1 凭证号 C 4
2 凭证类型 C 2
3 日期 D 8
4 附件张数 C 2
5 摘要 C 30
6 科目代码 C 10
7 借贷方向 C 1
8 金额 N 15 2
9 原始凭证号 C 10
10 输入人员 C 8
11 审核人员 C 8
表4-3 科目余额、发生额文件数据结构例
序号 字段名称 类型 宽度 小数位
1 科目代码 C 10
2 科目名称 C 30
3 科目类别 C 1
4 科目性质 C 1
5 借贷方向 C 1
6 期初余额 N 15 2
7 借方发生额 N 15 2
8 贷方发生额 N 15 2
9 本年借方累计 N 15 2
10 本年贷方累计 N 15 2
表4-4 银行日记账未达账项文件表结构例
序号 字段 说明
1 科目代码 科目性质为“银行”的科目
2 记账凭证号 与凭证文件相同
3 原始凭证号 支票号等
4 日期 与凭证文件相同
5 摘要
6 借贷方向
7 金额
8 对账标志 表明是否对上账
表4-5 对账单文件表结构例
序号 字段 说明
1 银行账号
2 原始凭证号 支票号等
3 日期
4 借贷方向
5 金额
6 对账标志 表明是否对上账
一般来说,自动化账务处理子系统常见的凭证输入屏幕格式有以下三种:
①借贷金额式(如图4-10所示);
②借贷科目式(如图4-11所示);
③借贷标志式(如图4-12所示)。
其中,借贷标志式通过一个借 /贷标志栏标识借贷方,因此,显示同样的凭证内容时,所需的显示宽度是这三种格式中最小的。至于凭证的输入控制,在前面的功能设计中已有较详细的说明,在此不再赘述。
XX企业
记账凭证
凭证号:收款25 200X年1月15日 附件1张
摘要 科目 借方金额 贷方金额
收到光明厂、精良厂前欠货款 100201 50,000.00
收到光明厂前欠货款 11310101 30,000.00
收到精良厂前欠货款 11310102 20,000.00
合计金额 50,000.00 50,000.00
图4-10 凭证输入屏幕格式图例(1)——借贷金额式
XX企业
记账凭证
凭证号:收款25 200X年1月15日 附件1张
摘要 借方科目 贷方科目 金额
收到光明厂、精良厂前欠货款 100201 50,000.00
收到光明厂前欠货款 11310101 30,000.00
收到精良厂前欠货款 11310102 20,000.00
合计金额 50,000.00
图4-11 凭证输入屏幕格式图例(2)——借贷科目式
XX企业
记账凭证
凭证号:收款25 200X年1月15 附件1张
摘要 借/贷 会计科目 金额
收到光明厂、精良厂前欠货款 借 100201 50,000.00
收到光明厂前欠货款 贷 11310101 30,000.00
收到精良厂前欠货款 贷 11310102 20,000.00
合计金额 50,000.00
图4-12 凭证输入屏幕格式图例(3)——借贷标志式
XX企业
现金日记账
科目:1001现金 第1页
200X年 凭证号 摘要 对方科目 借方 贷方 借/贷 余额
月 日
1 1 上年结转/承上页 借 200.00
1 付款1 (略) 5502 150.00
1 收款1 (略) 1133 3,000.00
1 付款2 (略) 5502 90.00
当日小计 3,000.00 240.00 借 2,960.00
1 31 本月合计 15,000.00 10,900.00 借 4,300.00
本年累计 15,000.00 10,900.00
2 1 付款1 (略) 5502,4105 3,000.00
1 付款2 (略) 5502 200.00
1 收款9 (略) 100201 500.00
转下页 500.00 3,200.00
图4-13 账簿输出格式图例(1)——日记账
XX企业
应付账款明细账
单位名称:光明厂
科目:1131应收账款
200X年 凭证 摘要 借方 贷方 借/贷 余额
月 日 种类 凭证号
7 1 月初余额 贷 3,000
10 转 15 购料欠款 1,500 贷 4,500
18 银付 14 还款 3,500 贷 1,000
7 31 本月发生额及余额 3,500 1,500 贷 1,000
图4-14 账簿输出格式图例(2)——三栏式明细账
XX企业
本年利润明细账
单位名称:光明厂
科目:3131本年利润
200X年 凭证号 摘要 借方 贷方 借
/
贷 余额
产品销售成本 管理费用 财务费用 产品销售费用 其他业务支出 产品销售税金及附加 合计 产品销售收入 其他业务收入 营业外收入 投资收益 合计
月 日
图4-15 账簿输出格式图例(3)——多栏式明细账
XX企业
总账科目汇总表
200X年1月
单位名称:光明厂
科目
代码 科目名称 期初借
方余额 期初贷
方余额 借方发
生额 贷方发
生额 期末借
方余额 期末贷
方余额 借方累计
发生额 贷方累计
发生额
1001 现金
1002 银行存款
1101 短期投资
1111 应收票据
1131 应收账款
1133 其他应收款
1201 物资采购
1211 原材料
1232 材料成本差异
1243 库存商品
1251 委托加工物资
… …
合计
图4-16 账簿输出格式图例(4)——总账/科目汇总表形式
4.3 通用报表子系统分析与设计概述
4.3.1 通用报表子系统及其目标
组织常用的会计报表按其使用对象一般可以分为对外会计报表和对内会计报表两大类。
1)系统的目标是按组织内外部用户的要求编制所需的报表,并在此基础上完成有关的会计报表分析
2)通用性和灵活性
3)与自动化会计信息系统的其他子系统相比,通用报表子系统需要手工输入的数据量少
4)合法性
5)编制的报表应满足一定的报表勾稽关系,自动化系统应能根据事先的定义自动完成勾稽关系的检验和核对
6)可对会计报表数据进行多方面的综合分析,包括对各项经济或财务指标的变动分析,以及对各个指标之间关系及其变动的分析。
4.3.2 通用报表子系统分析
1)通用报表结构分析
(1)标题
(2)表头
(3)表体
(4)表尾
2)通用报表子系统的系统分析
(1)报表定义
(2)报表编制
(3)报表审核
(4)报表管理
(5)报表分析
资产负债表
编制单位:XX公司 2000年12月31日 单位:元
资产 行
次 年初数 期末数 负债和所有者权益
(或股东权益) 行
次 年初数 期末数
流动资产: 流动负债:
货币资金 1 1,406,300 820,745 短期借款 42 300,000 50,000
短期投资 2 15,000 应付票据 43 200,000 100,000
减:短期投资跌价
准备 3 0 应付账款 44 953,800 953800
短期投资净额 4 15,000 预收账款 45 0 0
(表单元) … (表单元) (表单元) (表单元) … (表单元) (表单元)
应收账款 8 300,000 600,000 应付股利 49 0 32,215.85
减:坏账准备 9 900 1,800 应交税金 50 30,000 205,344
应收账款净额 10 299,100 598,200 其他应交款 51 6,600 6,600
(固定表单元) … … … … … (变动表单元)
流动资产合计 21 4,751400 4,144,645 流动负债合计 56 2,651,400 1,577,959.85
… … … … … … … …
无形资产及其他
资产: 资本公积 65 0
无形资产 35 600,000 540,000 盈余公积 66 100,000 135,685.15
开办费 36 0 0 其中:公益金 67 11,895.05
… … … … … … … …
无形资产及其他资
产合计 39 800,000 740,000
递延税项:
递延税款借项 40 0 0 所有者权益(股东
权益)合计 69 5,150,000 5,355,685.15
资产总计 41 8,401,400 8,093,645 负债和所有者权益
(或股东权益)总计 70 8,401,400 8,093,645
补充资料:1.已贴现的商业承兑汇票 元;
2.融资租入固定资产原价 元。
图4-17 报表结构图例
标题
表头
表体
表尾
账务处理系统
新表
登记
报表注册文件
定义报
表标题
定义报
表栏目
定义
表体
报表
编制
报表标题描述文件
报表勾稽关系描述文件
报表数据文件
报表栏目描述文件
报表固定表单元文件
变动表单元文件
报表
审核
工资核算系统
存货核算系统
资产负债表
利润表
现金流量表
报表
分析
报表
输出
其他来源数据
图4-18 通用报表子系统数据流程图例
4.3.3 通用报表子系统的概要设计
根据上述系统分析的内容得到的通用报表子系统总体功能结构如图4-19所示。
1)新表登记
2)报表定义
3)报表编制
4)报表审核
5)报表输出和管理
6)报表分析
(1) 报表注册文件
(2) 报表标题描述文件
(3) 报表栏目描述文件
(4)报表固定表单元描述文件
(5) 报表变动表单元计算公式描述文件
(6) 报表审核公式描述文件
(7) 报表数据文件
通用报表系统
报表分析
报表输出和管理
报表审核
报表编制
报表定义
定义固定表单元
定义标题
定义报表栏目
定义表体
定义分析表格
分析指标定义
分析方法定义
报表传输
报表打印
报表查询
生成分析数据
报表维护
新表登记
定义变动表单元
分析结果输出
报表分析管理
图4-19 通用报表子系统功能结构图例
4.4 应收账款与应付账款核算子系统分析与设计
4.4.1 应收账款与应付账款核算子系统及其目标
1)应收账款与应付账款子系统的定义
(1)应收账款子系统
应收账款核算子系统是指专门处理组织因赊销商品或劳务而发生的与其他组织之间的往来业务核算的系统。
(2)应付账款子系统
应付账款核算子系统是指专门处理组织因赊购商品或劳务而发生的往来账款核算业务的系统
(3)应收账款子系统及应付账款子系统的特点
开 始
新表登记
报表格式定义
报表分析
报表编制
报表审核
报表输出
报表公式定义
是否利用
报表模板


保存模板
利用或修改模板


模板文件
图4-20 利用通用报表子系统编制报表的基本工作流程
4.4.2 应收账款子系统与应付账款子系统的系统分析
1)手工应收账款与应付账款子系统核算业务流程分析
(1)应收账款业务
(2)应付账款业务
2)应收账款子系统的逻辑模型:数据流程图
发票
登记
收款凭证
应收账款明细账
应收账款发票
收款凭证信息
应收账款信息
图4-21 手工应收账款核算业务的数据流程图
应付账款发生凭证
登记
应付账款支付凭证
应付账款明细账
应付账款发
生凭证信息
支付信息
应付账款信息
图4-22 手工应付账款业务的数据流程图
图4-23 自动化应收账款子系统数据流程图例
4.4.3 自动化应收账款子系统的系统概要设计
1)系统功能结构
根据前述自动化应收账款子系统的数据流程图建立的应收账款子系统的系统结构图(功能模块图)如图4-24所示。
应收账款子系统
客户档案管理
凭证输入
凭证审核
过账
证、账、表输出
系统服务
建立客
户档案
客户档案
维护(修
改、删除)
客户信息查询
系统初始化设置
发票信
息输入
收款凭
证输入
查询、
打印
审核签章
查询、打印、汇总
发票信
息查询
客户欠款、还款信息查询
明细账
输出
凭证查
询、打
印、汇总
综合查询
统计信
息查询
修改操作员口令
重建索引
数据恢复
数据备份
帮助
图4-24 自动化应收账款子系统的功能结构图例
4.4.3 自动化应收账款子系统的系统概要设计
2)代码设计
3)数据库设计
(1)凭证临时文件
(2)凭证文件
(3)应收账款主文件
(4)客户文件
4)输入/输出设计
(1)输入设计
(2)输出设计
一张凭证对应一条数据文件记录。文件结构可以设计为如表4-5所示:
表4-5 凭证临时文件库结构例
序号 字段名称 类型 宽度 小数位
1 凭证类型 C 2
2 凭证号 C 4
3 发票号 C 10
4 日期 D 8
5 摘要 C 30
6 对方科目代码 C 10
7 客户代码 C 9
8 借贷方向 C 1
9 金额 N 15 2
10 输入人员 C 8
11 审核人员 C 8
表4-6 应收账款主文件库结构例
序号 字段名称 类型 宽度 小数位
1 客户代码 C 9
2 客户名称 C 30
3 发票号 C 10
4 日期 D 8
5 摘要 C 30
6 期初余额 N 15 2
7 本期借方金额 N 15 2
8 本期贷方金额 N 15 2
9 余额 N 15 2
表4-7 客户文件库结构例
序号 字段名称 类型 宽度 小数位
1 客户代码 C 9
2 客户名称 C 30
3 地址 C 30
4 电话 C 15
5 联系人 C 8
6 纳税人登记号 C 10
7 开户银行 C 20
8 信用级别代码 C 1
9 偿债能力级别代码 C 1
10 应收金额 N 15 2
11 已收金额 N 15 2
12 应收余额 N 15 2
XX公司应收账款明细账
20XX年XX月
客户代码:XXXX 客户名称:XXXX
20XX年 凭证类型 凭证号 摘要 借方 贷方 余额
月 日
合计
图4-27 应收账款明细账图例(1)
XX公司应收账款明细账
20XX年XX
20XX年 凭证
类型 凭证
号 摘要 客户
代码 客户
名称 借方 贷方 借/贷 余额
月 日
合计
图4-28 应收账款明细账图例(2)
XX企业
应收账款账龄分析表
制表日期:
客户
代码 客户名称 应收总额 信誉期内 过 期
1—30天 31—60天 61—90天 90天以上
… … … … … … … …
百分比
XX企业
坏账损失估算表
制表日期:
收账款类别 应收账款金额 坏账百分比 坏账损失
信誉期内
过期1——30天
过期31——60天
过期61——90天
过期90天以上
总额
图4-29 账龄分析表和坏账损失估算表图例

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