资源简介

《会计信息化》电子教案
《会计信息化》电子教案
课 题 采购业务单据及凭证处理 课 次 23-26
授课类型 理实一体 学 时 数 8
授课班级 授课日期
教学目标 掌握采购业务的处理流程和处理方法
教学内容 采购业务的处理流程；业务环节主要处理事项，财务环节主要处理事项。
重点难点 采购业务的处理流程；业务环节主要处理事项，财务环节主要处理事项。
教学场景 会计信息化实训室，用友软件之供应链系统
教学过程设计
项目一 课题引入 采购业务基本流程
教学主要内容 采购业务处理的起点是企业内部向采购部门提出采购申请，填写请购单，再由采购部门向供应商发出采购询价单，与供应商之间签订采购合同、购销协议后填写采购订单。这里介绍的采购业务基本流程是执行采购订单后货物及单据到达企业的不同情况下业务处理及财务处理的基本做法。（一）单货同到业务1.业务处理采购管理系统填制并审核到货单；库存管理系统对照到货单生成采购入库单并审核；采购管理系统对照采购入库单生成采购发票(若付现还应办理现结手续)，办理采购结算。2.财务处理财务处理方法分为结算制单和单货分别制单两种。（1）结算制单。这种方法的特点是购进货物不通过“材料采购”或“在途物资”科目核算。应付款管理系统进行应付单据审核（不制单），存货核算系统办理正常单据记账，然后生成凭证，选择采购入库单(报销记账)，在未生成凭证单据一览表界面，在“已结算采购入库单自动选择全部结算单上单据（包括入库单、发票、付款单），非本月采购入库单按蓝字报销单制单”选项前打勾，选中需制单的结算单生成凭证；付款时在应付款管理系统填制付款单，审核后进行制单处理，生成付款结算凭证。（2）单货分别制单。这种方法的特点是固定对应关系，购进货物均通过“材料采购”或“在途物资”科目核算。应付款管理系统进行应付单据审核并制单，若货款未付选择发票制单，若货款已付则选择现结制单，生成购货付款凭证；存货核算系统办理正常单据记账，然后生成凭证，选择采购入库单(报销记账)，生成存货入库凭证；付款时在应付款管理系统填制付款单，审核后进行制单处理，生成付款结算凭证。（二）货先到单后到业务1.货到时的业务处理在采购管理系统填制并审核到货单；在库存管理系统生成并审核采购入库单。货到时不进行财务处理。2.单到时的业务处理在采购管理系统生成采购发票，办理采购结算。3.单到时的财务处理与单货同到业务的处理方法相同。若到月末尚未收到采购发票，需要办理暂估入库手续。在存货核算系统办理结算成本处理、正常单据记账，然后生成凭证，选择采购入库单(暂估记账)，生成存货暂估入库凭证。（三）单先到货后到业务1.单到时的业务处理在采购管理系统填制并复核采购发票。2.货到时的业务处理在采购管理系统填制到货单；在库存管理系统生成并审核采购入库单；在采购管理系统办理采购结算。3.货到时的财务处理与单货同到业务的处理方法相同。若到月末尚未到货，在应付款管理系统审核应付单据后，选择发票制单，生成购货凭证，借记“材料采购（在途物资）”科目和“应交税费”科目，贷记“应付账款”科目。
项目二 课题引入 采购业务环节主要处理事项
教学主要内容 1.填制并审核请购单采购请购是指企业内部向采购部门提出采购申请，或采购部门汇总企业内部采购需求提出采购清单。请购是采购业务处理的起点，用于描述和生成采购的需求，如采购什么货物、采购多少、何时使用、谁用等内容；同时，也可为采购订单提供建议内容，如建议供应商、建议订货日期等。采购请购单是可选单据，用户可以根据业务需要选用。2.填制/参照生成并审核采购订单采购订单可以手工录入，也可以参照请购单、销售订单、采购计划、采购合同、出口订单生成；直运采购订单必须参照直运销售订单生成。采购订单可以修改、删除、审核、弃审、变更、关闭、打开、锁定、解锁。已审核未关闭的采购订单可以参照生成采购到货单、采购入库单、采购发票。采购订单是可选单据，但必有订单时，采购订单必有。3. 填制/参照生成并审核到货单采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。采购到货单是可选单据，用户可以根据业务需要选用。4.填制/参照生成采购发票采购发票按业务性质分为：蓝字发票、红字发票。采购发票按发票类型分为：增值税专用发票、普通发票、运费发票。采购发票可以手工新增，也可以参照采购订单、采购入库单（普通采购）填制；采购发票也可以拷贝其他采购发票填制；直运业务可以参照直运销售发票；受托代销结算后生成受托发票。必有订单时，采购发票（专用、普通）不可手工新增，只能参照生成。采购发票可以修改、删除、现付、弃付。采购发票与采购入库单可以进行采购结算。在应付款管理系统审核采购发票时，同时回填采购发票的审核人。5.办理采购结算采购结算是针对“一般采购”业务类型的入库单，根据发票确认其采购成本。采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式。自动结算功能中有三种结算模式：入库单和发票、红蓝入库单、红蓝发票。是由计算机系统自动将相同供货单位的，存货相同且数量相等采购入库单和采购发票进行结算。使用“手工结算”功能可以进行正数入库单与负数入库单结算，正数发票与负数发票结算，正数入库单与正数发票结算，费用发票单独结算。手工结算时可以结算入库单中部分货物，未结算的货物可以在今后取得发票后再结算。可以同时对多张入库单和多张发票进行报账结算。手工结算操作要点：1.在业务工作导航目录中选择“供应链→采购管理→采购结算→手工结算”项，进入“手工结算”界面，单击“选单”按钮，系统弹出“结算选单”对话框，单击“过滤”按钮，系统把满足条件的入库单和发票过滤出来。在需要结算的入库单和发票所在行打上选择标记“√”，单击“确认”按钮返回“手工结算”窗口。2.在手工结算窗口选择运费分摊方式“按金额”并单击“分摊”按钮，系统提示：“选择按金额分摊，是否开始计算？”，选择“是”，系统提示：“费用分摊（按金额）完毕，请检查”。单击“确认”按钮返回手工结算界面。3.单击“结算”按钮，系统把已结算的单据数据从屏幕上清除，并提示：“完成结算！”。回退操作功能：如何取消采购结算在“采购”菜单中选择“采购结算”下的“结算单明细列表”，进入列表功能。利用“定位”或“过滤”功能找到要取消的结算单。将光标停留在该结算单列表行，双击鼠标左键或在工具栏按“单据”按钮将该结算单以单据格式显示出来，按工具栏上的“删除”按钮，就可以取消该项采购结算。取消后原入库单、发票、费用发票可以继续结算。按工具栏上的“刷新”按钮，可以看到本次取消的结算单已不在结算单列表中。
需掌握的回退操作技能 取消采购结算
课堂实训 教材所附实训9
项目三 课题引入 财务环节主要处理事项
教学主要内容 （一）采购发票审核采购管理系统开出的采购发票传递到应付款管理系统后需要经财务人员审核后才能进入制单入账环节。操作要点：在业务工作导航目录中选择“财务会计→应付款管理→应付单据处理→应付单据审核”项，在应付单据列表界面，双击单据记录或单击“单据”按钮，则进入单据卡片界面进行单张审核，单击“审核”按钮将当前单据审核。当审核的发票是已经作过现付处理，则系统在审核记账的同时，后台还将自动进行相应的核销处理。对于发票有剩余的部分，作应付账款处理。审核后，系统会询问是否需要立即制单。若选择是，则立即显示当前应付单据的凭证界面；如果不想立即制单，则可以在“制单处理”功能中集中处理。（二）采购发票制单采购发票审核后的账务处理视采购业务完成的不同情况而定。采用结算制单方式核算的，采购发票在应付款管理系统审核后在存货核算系统统一制单；采用固定科目对应关系的及月末单到货未到的，在应付款管理系统制单。制单类型包括发票制单、现结制单。操作要点：在业务工作导航目录中选择“财务会计→应付款管理→制单处理”项，系统弹出“制单查询”对话框，未办理现付的发票选择“发票制单”，已办理过现付的发票选择“现结制单”，单击“确认”按钮。系统会将日期小于等于当前业务日期的所有未制单已经记账的发票全部列出。选择要进行制单的单据，在“选择标志”一栏双击，系统会在该栏目给出一个序号，表明要将该单据制单。单击工具栏上的“制单”按钮，进入凭证界面。对有关栏目作适当修改后单击“保存”按钮，系统生成凭证并传递到总账系统。如一次生成若干张凭证，可单击“下张”按钮继续生成并保存凭证。采购业务制单生成的凭证借方科目通常为“在途物资”“应交税费/应交增值税/进项税额”，“发票制单”的贷方科目为“应付账款”，“现结制单”的贷方科目为“银行存款”（已现结部分）、“应付账款”（剩余未付货款）。采购业务确认的应付账款后续处理事项，如付款单据录入及审核、核销处理、转账处理等操作详见“项目四 应收应付管理系统”，这里不再赘述。（三）正常单据记账在采购业务中，正常单据记账功能用于将采购入库单登记进入存货明细账。操作要点：在业务工作导航目录中选择“供应链→存货核算→业务核算→正常单据记账”项，系统弹出过滤条件选择窗口，单击“确定”按钮进入正常单据记账列表窗口，屏幕显示满足条件的单据。选择要进行记账的单据，单击工具栏上的“记账”按钮，系统执行记账后已记账单据不再显示在列表中。回退操作功能：恢复单据记账在业务工作导航中选择存货核算系统“业务核算”下的“恢复记账”项，系统弹出恢复单据记账条件选择窗口，单击“确定”按钮进入恢复记账界面，在所要取消记账的单据前的“选择”栏打“√”，再单击工具栏上的“恢复”按钮，系统即为选定单据取消记账。（四）暂估成本录入对于没有成本的采购入库单，在存货核算系统进行暂估成本成批录入。操作要点：在业务工作导航目录中选择“供应链→存货核算→业务核算→暂估成本录入”项，录入查询条件后，单击“确认”按钮进入采购入库单成本成批录入界面，系统显示满足条件的采购入库单。单击右上角下拉框选择成本单价，系统提供计划成本、参考成本、上次入库成本、上次出库成本、结存成本供选择。单击“录入”按钮，系统自动按所选成本进行录入，可以修改单价和金额，单击“保存”按钮即可。（五）结算成本处理存货暂估是外购入库的货物发票未到，在无法确定实际的采购成本时，财务人员期末暂时按估计价格入账，后续按照选择的暂估处理方式进行回冲或者补差处理。操作要点：在业务工作导航目录中选择“供应链→存货核算→业务核算→结算成本处理”项，输入暂估处理查询条件，单击“确认”按钮，进入暂估结算表；选择需要进行暂估入库成本处理的记录，选择完毕单击“暂估”按钮，系统自动按用户在系统选项中的暂估方式进行处理。自动生成的红字回冲单和蓝字报销单，系统直接记入明细账，用户不能修改。红字回冲单的金额为原入库单据的暂估金额，方向与原暂估金额相反。蓝字报销单的金额为原入库单据的报销金额。期初采购入库单若已和发票进行结算，则不能再进行结算成本处理。（六）生成凭证在进行出入库单据记账后，就可进行购销单据制单，生成记账凭证。存货核算管理系统生成的记账凭证会自动传递到总账系统，实现财务和业务的一体化操作。操作要点：在业务工作导航目录中选择“供应链→存货核算→财务核算→生成凭证”项，屏幕显示生成凭证界面。单击工具栏上的“选择”按钮，在“查询条件”对话框中，系统默认全选单据，为避免差错，可单击“全消”按钮清空选择，然后根据不同情况自行选择单据。（1）已办理采购结算，采用单货分别制单核算。将“采购入库单（报销记账）”项打“√”，单击“确定”按钮，系统显示“未生成单据凭证一览表”。从未生成单据凭证一览表中选择单据，单击工具栏上的“确定”按钮返回生成凭证界面，系统根据存货科目及存货对方科目中的设置列入采购入库业务涉及的科目，借方科目为“原材料”或“库存商品”，贷方科目为“在途物资”或“材料采购”。单击工具栏上的“生成”或“合成”按钮生成凭证，系统显示所生成的凭证，对有关栏目作适当修改后单击“保存”按钮保存凭证。（2）已办理采购结算，采用结算制单核算。将“采购入库单（报销记账）”项打“√”，单击“确定”按钮，在未生成凭证单据一览表界面，在“已结算采购入库单自动选择全部结算单上单据（包括入库单、发票、付款单），非本月采购入库单按蓝字报销单制单”选项前打“√”，在单据一览表界面选中需要制单的结算单，单击“确定”按钮返回生成凭证界面。制单科目借方取存货科目、税金科目，贷方科目取应付科目，若有部分现付情况，则贷方取结算科目。单击工具栏上的“生成”或“合成”按钮生成凭证，系统显示所生成的凭证，对有关栏目作适当修改后单击“保存”按钮保存凭证。（3）月末未办理采购结算的货到单未到业务。将“采购入库单（暂估记账）”项打“√”，单击“确定”按钮，系统显示“未生成单据凭证一览表”。从未生成单据凭证一览表中选择单据，单击工具栏上的“确定”按钮返回生成凭证界面，系统根据存货科目及存货对方科目中的设置列入采购入库业务涉及的科目，借方科目为“原材料”或“库存商品”，贷方科目为“应付账款”。单击工具栏上的“生成”或“合成”按钮生成凭证，系统显示所生成的凭证，对有关栏目作适当修改后单击“保存”按钮保存凭证。
常见误操作分析 （1）问题描述：采购管理系统已经办理采购结算，存货核算系统中进行购销单据记账时，“采购入库单（报销记账）”中找不到该单据，而是出现在“采购入库单（暂估记账）”中。原因分析：属于操作程序差错，该入库单在办理采购结算前已经进行了“正常单据记账”操作。解决方法：在存货核算系统执行“取消单据记账”功能，将该单据记账取消，然后重新进行正常单据记账即可。（2）问题描述：已设置采购入库存货对方科目为“1401　材料采购”，进行采购入库单制单时贷方科目空缺。原因分析：采购入库单中漏填“入库类别”“采购类型”栏目。解决方法：首先检查在“基础设置”中是否已设置“采购类型”；然后补填采购入库单中的“入库类别”“采购类型”栏目，重新进行正常单据记账后执行购销单据记账，可显示存货对方科目“材料采购”。
需掌握的逆返操作技能 生成凭证后返回修改错误的单据
课堂实训 教材所附实训9
实训成果要求 备份实训9内容，检查完成情况并登记
本课教学后记
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