资源简介

(共44张PPT)
第5章 采购与付款子系统
第一节 采购与付款子系统的需求分析
第二节 采购与付款子系统的数据流程
第三节 采购与付款子系统的数据库文件
第四节 采购与付款子系统的功能结构设计
第五节 采购与付款子系统的初始设置
第六节 采购与付款子系统的日常业务处理
第七节 业务与财务一体化策略
第八节 账表输出和统计分析
第一节 采购与付款的子系统的需求分析
一、流程分析
采购部门请购
采购审批与授权
选择供应商
签订采购订单
采购物资并处理发票
验收入库
支付货款
采购与付款流程是销售与收款流程的对立面，尝试解释第4章中销售与收款业务流程与本章中采购与付款业务流程中的步骤是怎样相互联系的？？
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销售与收款 采购与付款
取得顾客订单 购买商品或服务
发运货物 验收入库
收取货款 付款
开具销售发票 办理采购发票
二、采购与付款子系统的特点分析
1．数据量大
2．日常数据处理频繁且实时性要求高。
3．业务处理复杂且可靠性要求高。
4．与其他子系统的数据交换较多。
补充库存需求
收料
检验
计划来源
MRP
库存管理
质量管理
其他摸块
相关凭证
采购管理
采购请求
总账
应付款管理
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三、采购与付款子系统的设计目标
及时准确地完成采购订货管理
完成应付账款的核算与管理
实现其他有关业务的管理
能够完成采购分析
建立数据接口
第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析
业务环节 业务单据
采购申请
采购订单/合同签订
获取采购发票
采购完成
采购物资入库
财务结算
采购申请单
采购订单/合同
采购发票
采购到货单
采购入库单
付款单
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第三节 采购与付款子系统的数据库文件
1）请购单文件
2）采购合同/订单文件
3）采购发票文件
5）采购到货单文件
6）采购入库单文件
7）付款单文件
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第四节 采购与付款子系统的功能结构
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系统参数设置
基础档案设置
期初余额处理
其他初始设置
第五节 初始设置
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1）系统参数——采购参数
1）系统参数——应付款参数设置
1）系统参数——关联科目设置
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2）基础档案——供应商档案
2）基础档案——采购类型设置
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采购与付款子系统启用时需要录入的业务单据主要包括：
（1）对应应付账款等科目初始金额的采购发票。
（2）对应预付账款科目初始金额的预付单。
（3）对应应付票据科目初始金额的各类票据。
（4）对应采购入库业务的采购入库单。
2）基础档案——期初余额设置
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业务环节 业务单据
采购申请 采购申请单
采购订单/合同签订 销售订单/合同
获取采购发票 采购发票
采购完成 采购到货单
采购物资入库 采购入库单
财务结算 付款单
第六节 日常业务处理
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一、采购价格管理
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二、选择供应商
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采购申请单的输入
采购订单的输入
采购发票的输入
采购到货单的输入
采购入库单的输入
付款单的输入
三、日常业务单据的输入
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1、请购单处理
1．录入请购单 2．自动获取请购单 3．审核请购单
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2、采购订单管理
是物资在采购业务中流动的起点，是采购管理系统的核心。
采购订单的内容可以直接录入，也可以根据请购单关联生成。
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3、采购到货单
一般来讲，供应商将送货单传递到采购部，采购部录入到货单，仓库根据到货单进行质检并验收货物。
采购到货单可以手工录入，也可以根据采购订单等关联生成。
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4、采购发票
采购发票是供应商开给购货单位，据以付款、记账、纳税的依据，包括采购专用发票和采购普通发票。
采购到货单可以手工录入，也可以根据采购订单、采购到货单等关联生成。
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5、付款单
在实际应用中，付款单处理包括录入付款单、进行核销处理、形成预付款等。
付款单是支付款项（包括货款、预付款、代收款）后填写的付款凭证。退款单是因采购退款而填制的收款单据，以红字付款单处理。
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四、业务单据的审核
五、采购结算
采购结算是根据采购发票和入库单来确认采购成本的过程。
系统提供“自动采购结算””和“手工辅助采购结算”两种功能来自动确认采购成本。
1、自动采购结算
将发票中的单价与采购订单文件中订货单价和暂估入库单价相核对
发票中的数量与入库单文件中收货数量相核对
如果核对结果完全相符，生成结算表，并在入库单文件、采购发票文件、采购订单文件中做采购结算标志
如果不完全相符，提示采用手工辅助采购结算
2、手工辅助采购结算
对入库单价与发票单价不相符的暂估业务进行结算；
对因采购发生的运杂费用进行结算；
对采购货物的“溢余短缺”进行结算等。
生成采购结算表，确认每种物料的采购成本。
对于采购发票，财务结算是发票与入库单确认的标志，是核算入库成本的依据。
已结算的发票才可以执行入库核算、根据凭证模板生成记账凭证等操作，无论是本期或以前期间的发票，结算后都作为当期发票来核算成本。
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在采购管理中，一张采购发票可以与多张采购入库单勾稽，多张发票也可以与一张采购入库单勾稽，同样，多张采购发票可以与多张采购入库单勾稽。
不结算无法核算成本，就是说发票和入库单必须建立一个对应的关系。
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六、业务单据制单
业务环节 业务单据 账务处理
采购申请 采购申请单
采购订单/合同签订 销售订单/合同
获取采购发票 采购发票
采购完成 采购到货单
采购物资入库 采购入库单
财务结算 付款单
无需制单
无需制单
无需制单
确认采购的业务凭证
确认采购入库的业务凭证
支付款项的业务凭证
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1、采购发票：应付款管理：审核采购发票、制单
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2、采购入库单：存货核算系统中生成凭证
3、付款单：应付款管理系统：直接制单
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第七节 销售与收款的业务财务一体化策略
采购与付款子系统借助各种单据已经全面收集了采购活动中产生的业务信息，转账处理将业务信息按照一定的规则转化为凭证形式体现的会计信息，实现采购、付款与财务的信息集成。
定义凭证模板
生成记账凭证
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一、定义凭证模板
凭证模板的定义是针对不同的单据、业务特征，定义不同的实现业务信息转化为会计信息之间的规则。一般只需要在期初定义一次，在销售业务发生变化的情况下需要调整规则。
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1、采购发票
科目来源 会计科目 金额
采购发票中供应商的关联科目 应付账款 采购发票的价税合计
采购发票的物料中关联的存货采购科目 在途物资 采购发票的价款
采购发票的物料中关联的税金科目 应交税费——应交增值税（进项） 采购发票的税额
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2、采购入库单
科目来源 会计科目 金额
采购入库单的物料中关联的存货科目 原材料/库存商品 采购入库单的金额合计
采购入库单的物料中关联的存货对方科目 在途物资 采购入库单的金额合计
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3、付款单
科目来源 会计科目 金额
付款单中的结算科目 银行存款 付款单中的金额合计
付款单中供应商与付款类型的关联科目 应付账款 付款单中的金额合计
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二、生成记账凭证
凭证模板定义完成后，在转账生成环节要进行记账凭证的生成，即系统根据凭证模板上的转账规则，自动将业务单据上的数据传送给对应科目的借贷方，生成完整的记账凭证。
第八节 月末结转与统计查询
一、月末结转
二、统计查询
1、账表查询
（1）销售统计表
（2）发货汇总表
（3）在途货物余额表
（4）应付明细账
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（1）采购资金比重分析
（2）采购费用分析
（3）应付账龄分析
（4）欠款分析
2、统计分析

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