资源简介

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旅
游
交
际
礼
仪
认
THEBUSINESS PLAN
知
项目二
任务三 会议服务礼仪
1．确定接待规格
接待规格的确定要结合会议的目标、任务、性质、接待方针并综合考虑参会人员的身份、影响等，还要考虑符合相关接待政策的规定。
一、会前准备礼仪
2．明确接待内容
会议接待的内容主要包括：接站、食宿安排、宴请、翻译服务、观看电影或文艺演出、参观游览、离站送别等。
3．安排接待日程
接待日程的安排应结合会议活动的日程安排来考虑，并在会议日程表中反映出来，以便于接待对象提前了解。
4．明晰接待责任
接待责任必须分解并落实到每个人，必要时可设立专门的工作小组。
项目二
（二）选定会议场所
拟定接待方案后，应按照方案要求及时预定酒店及会议场所。会场选址应根据会议性质、参加人数、交通便利性、整体活动情况、场所硬件设施等综合考虑后选择并预订。
（三）进行业务培训
会议开始前，所有现场服务人员都要按分工提前进入工作岗位，参加业务训练，熟悉岗位环境，了解服务规范。若是大型会议，还需在会前进行业务演习，力求达到一流服务水平的要求。
任务三 会议服务礼仪
项目二
任务三 会议服务礼仪
（四）准备会议资料
根据会议的性质、特点及要求，会议接待人员应为来宾准备其在会议期间所需要的各种资料。可将全部资料装入一个资料袋，既方便工作人员分发，也方便参会人员携带。
项目二
（五）进行清洁工作
会议使用的场地、涉及的通行路线、周围环境等，都需要进行全面、细致的清洁工作，确保会议环境的干净、整洁。
（六）开展安全检查
与会议有关的场所、设备、建筑、陈设等，应进行全面的安全检查。大型会议还需请公安消防、建筑设计及其他相关部门或单位进行联合安全检查。
任务三 会议服务礼仪
项目二
（七）布置会场
任务三 会议服务礼仪
1．会场装饰
1）重要部位的装饰
主席台是会场装饰的重点。一般应在主席台上方悬挂会标，会标上用美术字标明会议的名称。主席台背景处可悬挂会徽或旗帜，或其他艺术造型，主席台上或台下可摆放花卉。
除了主席台装饰外，会场四周和会场门口也可以进行适当装饰，如悬挂横幅标语、宣传画、广告、彩色气球等，还可摆放鲜花等装饰物。
任务三 会议服务礼仪
2）装饰色调
3）植物布置
在会场装饰色调方面，应选择与会议内容相符的色调，并注意会场内色彩的搭配和整体基调，和谐、适宜的色调能刺激参会人员的视觉感官，对其心理产生积极的影响。
根据会议内容，适当地配置植物，既能美化环境，又能使人心情愉悦。由于不同植物所表达的感彩也不同，因此对植物的选择，应根据会议的性质和种类而定。
项目二
2．坐席布置
1）剧院式
剧院式是指在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅，中间留有较宽过道的坐席布置方式，如图4-9所示。
图4-9 剧院式
任务三 会议服务礼仪
项目二
2）教室式
教室式是指将桌椅按排端正摆放或呈“V”形摆放，如图4-10所示。
任务三 会议服务礼仪
图4-10 教室式
项目二
3）围桌式
围桌式是指采用圆形或椭圆形的大会议桌，周围摆放座椅，并按照主次落座的方式，如图4-11所示。
任务三 会议服务礼仪
图4-11 围桌式
项目二
4）长方形
长方型是指将会议室的桌子摆成中空的长方形，前后不留缺口，椅子摆在桌子外围的方式，如图4-12所示。
任务三 会议服务礼仪
图4-12 长方形
项目二
5）“U”字形
“U”字形是指将桌子摆放成前方开口的长方形，椅子摆在桌子外围的布置方式，如图4-13所示。
任务三 会议服务礼仪
图4-13 “U”字形
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6）酒会式
酒会式是指会议现场只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子，不摆设椅子或只摆设少量椅子的布置形式，如图4-14所示。
任务三 会议服务礼仪
图4-14 酒会式
项目二
任务三 会议服务礼仪
二、会间服务礼仪
（一）迎接
在会议报到之日，要安排专人做好接待工作，当参会人员到达后，接待人员应亲切地表示欢迎和慰问。
项目二
任务三 会议服务礼仪
（二）签到
1．签到前
应提前培训好负责签到的工作人员，准备好签到设备，检查签到台摆放的位置，并将要分发的相关材料提前送到签到台，分拣装袋完毕。
2．签到时
签到时，应态度认真、仔细确认，同时分发会议资料，发放物品和资料时，必须礼貌地用双手递上。
项目二
（四）倒茶
参会人员就座后，要及时送上茶水，倒茶时应动作轻盈、快捷、规范，如图4-16所示。要注意杯盖的内口不能接触桌面，还应注意不要将茶水溅到桌面或参会者身上。
图4-16 会议倒茶礼仪
任务三 会议服务礼仪
（三）引座
参会人员签到后，会议接待人员应站在门口迎接，并将其引至指定席位。对于重要领导，应先将其引至休息室，由本单位领导亲自作陪，待会议开始前几分钟再引导其到主席台就座。
项目二
任务三 会议服务礼仪
三、会后服务礼仪
（一）参会人员返程服务
1．预定返程票
在会议召开前或者会议召开期间，工作人员应该及时了解参会者的返程时间和方式，为其预订返程票。并在预订后，及时将票务信息告知参会者。
2．合影留念
通常情况下，大型或重要的会议活动结束后，应安排全体参会者合影留念。合影时，应根据不同部门、不同项目等提前划分好位置，现场指引，以便大家迅速就位，避免混乱。并在参会者返程前，将冲洗好的照片交给他们；或待活动结束后，将电子版照片发送至他们的电子邮箱。
项目二
任务三 会议服务礼仪
3．结算费用
工作人员应及时、准确地结算各项费用，若报到时预收了有关费用，应在参会者离开前将费用结算清楚，出具会议期间各项消费的明细表，并开具正式发票。
4．礼貌送别
（1）在会议闭幕式或者告别晚餐上，会议主办方的主要领导应发言，再次对大家的参与表示感谢，并礼貌告别。
（2）安排好车辆，将参会者送至机场或车站，对于行李较多的参会者，工作人员要主动为其提拿。
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任务三 会议服务礼仪
（二）其他服务
1．检查场所
会议结束后，工作人员应仔细检查会场，查看有无参会者遗落的物品。另外，还应将会场进行清理，使其恢复原状。
2．整理资料
工作人员应根据会议的实际情况，并根据所有文件资料的属性进行相应的归档，以便日后使用。
3．宣传和回访
如果会议举办得非常成功，主办方可准备一份有关会议情况的新闻稿，进一步扩大会议的影响。会议结束后，还应做好客户回访工作，及时地跟踪服务，以促进与客户的进一步合作。
THANK YOU FOR
YOUR GUIDANCE.
谢谢观看

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