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礼仪形象修养教程
模块六
公务礼仪
6.2
会议礼仪
6.2会议礼仪
会议是指人们为了解决某个共同的问题或出于某种目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。
会议礼仪是指会议召开前、会议过程中、会议结束后应遵守的礼仪规范。
6.2.1会议组织礼仪
会议的组织工作是非常复杂的，在会议前的准备、会议中的组织和会议后的收尾阶段都有不同的要求。
要想使会议举办得圆满成功，就必须确保会议的每个环节都万无一失。
6.2.1会议组织礼仪
1.会议前的准备
1）确定会议议题和名称
首先，举办方应提出恰当的会议议题。
在此阶段，筹备人员应充分征求各方意见，全面了解需要通过会议解决的事项，并据此列出议题，及时报有关领导审定。
然后，根据议题确定会议的名称。
例如，某公司以新产品的出现为议题，准备召开信息发布会，并确定
会议的名称为“××公司新产品信息发布会”。
6.2.1会议组织礼仪
1.会议前的准备
2）成立会务组
会议议题和名称一旦确定，就应成立专门的会务组，由其负责落实会议的具体工作事项，如联络责任人、协调各方关系等。
大型会议中，通常还应成立秘书组、保卫组、接待组、文娱组等，以便全面筹备会议事务，保证会议井然有序地进行。
礼仪小贴士
6.2.1会议组织礼仪
1.会议前的准备
3）确定与会人员名单
根据会议的内容、性质和任务，科学地确定出与会人员名单。
确定名单时，应当剔除一切与会议无关的人员。
这样做的目的在于保证整个会议气氛不被搅乱，以便取得理想的会议效果。
6.2.1会议组织礼仪
1.会议前的准备
4）确定会议地点
根据会议的性质和规模确定会议召开的地点。其中，会议召开地点所在区域应交通便利、气候宜人，会议具体场所应环境幽雅、宽敞明亮。
6.2.1会议组织礼仪
1.会议前的准备
会议议程是指对会议活动的总体顺序安排。
大中型会议的议程一般包括
5）安排会议议程和日程
6.2.1会议组织礼仪
1.会议前的准备
5）安排会议议程和日程
会议日程是指根据会议议程对各项会议活动所做的日期安排，凡是会期满1天的会议都应制订会议日程。
会议组织者在安排会议议程和日程时，应保证会议中的重要人物有时间出席会议，并尽可能保证其他与会者有时间参与会议。同时，应尽量将重要议题和重要人物的活动安排在前面。
6.2.1会议组织礼仪
1.会议前的准备
会议组织者应提前向与会者下发会议通知。会议通知可采取书面、口头、电话、邮件等方式，但大中型会议或比较正式的会议一般应采取书面形式通知。
6）拟发会议通知
书面通知应包括：
会议名称；
会议主题和内容；
会期（会议起止时间）及报到时间；
会议地点；
发放书面通知时，应当设法保证该通知能及时到达（应至少提前1天到达）与会者手中，以便与会者早做准备。
会议的出席对象；
与会要求，即与会者应携带的材料、应支付的费用、应准备的生活用品等；
主办单位、联系人姓名及电话……
6.2.1会议组织礼仪
1.会议前的准备
7）准备会议材料
有的文件应在与会人员报到时发放，如会议议程和日程。
妥善准备会议上所用的各种文件材料，如：
会议议程和日程、
开幕词、
闭幕词、
主题报告、
领导讲话稿、
其他发言材料……
6.2.1会议组织礼仪
1.会议前的准备
8）准备会场设备和会议用品
购买或租用各种会场设备，如：
音像设备、照明设备、通风设备等。
同时，应准备相应数量的会议用品，如：
签到簿、笔、笔记本、文件夹、桌签、饮料、杯子、印有会议标志的纪念品等。
6.2.1会议组织礼仪
1.会议前的准备
9）布置会场
将会议所需的各种设备和用品摆放到会场的相应位置，并对设备进行调试检查。
此外，还应在会场的显眼位置悬挂标语、会标等，并在会场周围设置路标、张贴海报、摆放鲜花、插放彩旗等。
6.2.1会议组织礼仪
1.会议前的准备
座次的安排要根据会议规模来设置，讲究礼宾次序。
大型会议的与会人数众多
小型会议的与会人数较少，全体与会者通常同桌而坐
9）布置会场
6.2.1会议组织礼仪
1.会议前的准备
（1）大型会议的座次礼仪->主席台的座次。
按照惯例，主席台的座次排列应符合以下规则：以主席台面向群众席的视角为基准，前排尊于后排，中间尊于两侧，右侧尊于左侧。
安排好主席台座次后，应按照座次顺序在就座者身前的桌上摆好写有入座者姓名的桌签，以便主席团成员按序入座。
主席台的座次排列如图所示。
每排人数为单数时的座次排列
每排人数为双数时的座次排列
主席台的座次排列
9）布置会场
6.2.1会议组织礼仪
1.会议前的准备
常见的群众席的座次排列
9）布置会场
横向排列
纵向排列
（1）大型会议的座次礼仪->群众席的座次。
在群众席上就座的与会者可以根据需要自由择座，也可以按照会议主办方指定区域统一就座。
常见的群众席的座次排列如图所示。
通常，横向排列座次时，前排座位尊于后排；纵向排列座次时，中列的座位尊于两侧。
6.2.1会议组织礼仪
1.会议前的准备
图6-3 无主客之分的座次排列
（b）会议桌斜对正门时
的座次排列
9）布置会场
（a）会议桌正对正门时
的座次排列
（2）小型会议的座次礼仪->无主客之分的座次排列。
若与会者中没有客人，且会议桌正对正门时，可直接在面对会议室正门的位置上，按照中间为尊、右边尊于左边的原则安排座次，如图6-3（a）所示。
若会议桌斜对着会议室正门，则可在远离会议室正门的一侧依次设座，如图6-3（b）所示。
6.2.1会议组织礼仪
1.会议前的准备
有主客之分的座次排列
9）布置会场
（2）小型会议的座次礼仪->有主客之分的座次排列。
若与会者中有客人，一般分两侧就座，客人一方坐在会议桌比较靠里的一边，而主人一方则相对而坐。
6.2.1会议组织礼仪
2.会议中的组织
安排专员做好会场内外的接待工作，主要包括迎接、引导和陪同与会者等。
6.2.1会议组织礼仪
2.会议中的组织
组织与会者签到，及时、准确地统计到会人数，并据此安排会议工作（有些会议只有在到会人数达到一定数量时才能召开）。
6.2.1会议组织礼仪
2.会议中的组织
安排专员对会议进行现场记录，具体方式包括手写记录、电脑录入、录音、录像等。可以只采用一种方式记录，也可以采用多种方式交叉记录。采用手写记录或电脑录入的方式记录会议时，应当准确、完整地写明会议名称、会议时间、会议地点、出席人数、讨论事项、发言内容、临时决议、最终表决等内容。
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如何做好会议记录
6.2.1会议组织礼仪
2.会议中的组织
为与会者提供一切力所能及且符合礼仪规范的服务，具体包括为与会者安排工作餐、住宿或文娱活动，以及提供安全保卫、医疗卫生、便民咨询等服务。
6.2.1会议组织礼仪
3.会议中的收尾
对会议相关的一切图文、声像材料进行收集、整理，并对相应材料进行汇总、归档、回收或销毁，然后及时形成会议纪要或会议决议。
6.2.1会议组织礼仪
3.会议中的收尾
对于非公司内部的会议，会议组织者可向与会者赠送具有会议主办方特色的礼品，并可组织与会者摄影留念，以加强业务联系、促进商务往来。
6.2.1会议组织礼仪
3.会议中的收尾
对于外来的与会者，会议组织者应提供一切力所能及的帮助协助其返程，如为其提供交通工具、替其订购返程机票或车票、帮助其托运行李、安排专人为其送行等。
1.主持人礼仪
会议的主持人一般由具有一定职位的人来担任，其表现对会议能否取得圆满成功有着重要影响。因此，主持人要特别注意以下事项。
主持人在接到主持任务后，要认真了解所主持的会议，弄清会议的目的、主题的发言者及发言题目、用时等相关情况，从而熟悉会议议程，把握会议走向，预测会议效果，并据此设计出主持人的串联词，为主持工作做充分的准备。
6.2.2与会者礼仪
1）熟悉议程
1.主持人礼仪
主持人应衣着整洁、大方庄重，走上主席台时应步态稳健有力、精神饱满。
站立主持 应双腿并拢、腰背挺直
持稿时 应用右手持稿子的底中部，左手五指并拢自然下垂
双手持稿时 应使稿子与胸齐高
坐着主持时 应坐正挺直，双臂前伸，双手轻按于桌沿
主持会议的过程中 切忌出现搔头、揉眼、抖腿等不雅动作
6.2.2与会者礼仪
2）仪态端正
1.主持人礼仪
主持人在主持会议时，应当口齿清楚、发音准确，并简明扼要地表述会议事项。在会议进行过程中，不可与会场上的人员寒暄、闲谈。
6.2.2与会者礼仪
3）言谈得体
1.主持人礼仪
应按既定的顺序推动会议的进展，不得随意变动议程顺序，同时，应严格把握会议的起止时间，不随意拖延或提前。
（1）
引导与会者积极讨论或发言，当讨论、发言的内容偏离会议主题，或讨论、发言的时间超出限定范围时，应当给予礼貌地提醒。
（2）
就发言人的发言内容进行提问并做恰如其分的评价，同时对发言人表示礼节性的肯定或感谢。
（3）
6.2.2与会者礼仪
4）控制会场
1.主持人礼仪
根据会议性质适当地调节会议气氛（或庄重，或热烈），以实现会议的预期效果。
（4）
合理安排会议中间休息的时间，并明确休息的起止时间。
（5）
在会议结束前，对会议情况做简单的总结，并宣读会议达成的决议。
（6）
会议结束时，对所有为会议提供过帮助的人和单位表示感谢。
（7）
4）控制会场
6.2.2与会者礼仪
6.2.2与会者礼仪
2.发言者礼仪
1）发言准备
发言者在发言之前，要做好以下两项准备工作。
6.2.2与会者礼仪
2.发言者礼仪
2）发言礼仪
一般是
领导报告
一般是
讨论发言
礼仪规范
6.2.2与会者礼仪
2.发言者礼仪
2）发言礼仪
一般是
领导报告
一般是
讨论发言
礼仪规范：遵守发言秩序，不可争抢发言；
发言时，应口齿清晰、观点鲜明、内容简短；与他人有分歧时，应态度平和，以理服人。
无论是正式发言人还是自由发言人，对于主持人或其他与会者就发言内容所进行的提问都应礼貌作答，对于不能回答的问题应礼貌地拒绝并说明理由；对于提问人提出的批评或建议，应认真听取。
6.2.2与会者礼仪
3.会议参加者礼仪
会议参加者应遵守以下礼仪规范。
6.2.2与会者礼仪
3.会议参加者礼仪
会议参加者应遵守以下礼仪规范。
若确实需要暂离座位，则应轻手轻脚地进行，以减少对发言者和其他与会者的影响；
若需要长时间离席或提前退场，则应向会议主办方说明理由并表示歉意，在征得对方同意后方可离开。
课堂小结
再见

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