资源简介

(共42张PPT)
秘书实务
PART 07
项目六 文书工作
文书工作
项目描述
文书工作是秘书的一项基本职责。秘书不仅要负责大量文书的撰制，还要完成文书传递、办理和保管等全过程工作。因此，秘书必须掌握文书工作的相关知识，提高处理文书的业务能力，努力提高文书质量和办文效率。
本项目主要介绍发文处理、收文处理和文书整理的方法和技巧，力求使秘书在工作中提高文书质量，加快文书运转，确保文书安全，促进档案管理。
郑琴是安康生物制药有限公司的一名行政部助理。因今年是公司成立十周年，不仅活动多，文字材料多，而且涉及大量的文书处理与方档管理工作。公司行政部要求郑琴这段时间主要负责文书工作，直至十周年庆祝活动结束。
对于日常主要负责接待与通信工作的郑琴来说，接受这项任务还是有不小挑战。因为，在郑琴看来，这是一项专门技术，而且必须准确无误、及时迅速、安全保密、需要不断学习与实践。
郑琴下定决心要把文书工作学到手并做得好，不仅要让领导满意，也要让自己体现价值。
文字工作
项目情景
发文处理
任务16
发文处理
技能目标
——能准确进行文书的复核、登记、印刷和核发。
知识目标
——了解行文关系。
——熟知文书稿本。
学习目标
工作任务
安康生物制药有限公司十周年庆系列活动安排了一项感恩答谢会，以感谢十年来支持公司发展的政府部门及各界人士，尤其是当地政府，十年如一日地呵护、支持公司的发展。因此，在筹备庆典活动时，董事会指示行政部拟文递交区人民政府，邀请并协调安排相关领导出席答谢会。
当日，郑琴接到行政部主任布置的紧急任务，要求按照董事长的批示，印发《关于邀请**区人民政府出席安康公司“风华正茂十春秋”感恩答谢会的请示》，并按要求做好发处理工作。但经过仔细校对文件签发单和公文，郑琴发现存在诸多不妥之处。（详见书中安康生物制药有限公司文件签发单）
发文处理
任务分析：
发文处理是文书处理的一个重要过程，整个过程包括文书的起草、审核、签发、复核、登记、印制和核发等环节。做好发文处理工作，有利于提高文书的质量，控制文书的数量。
发文处理
发文处理
工作步骤：
步骤1 起草文书：是秘书按照领导的交拟，把系统构思的结果用语言文字加以表述的过程。
（1）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。
（2）一切从实际出发，分析问题实
事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（3）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（4）文种正确，格式规范。
（5）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（6）公文涉及及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。
（7）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
发文处理
工作步骤：
步骤2 审核文书：公文文稿签发前，应由发文单位办公室进行审核。审核重点是:
（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（2）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策，是否完整准确体现发文单位意图，是否同现行有关公文衔接，所提政策措施和办法是否切实可行。
（3）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（4）文种是否正确，格式是否规范，人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确，文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（5）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
发文处理
工作步骤：
步骤3 签发文书：是指本单位负责人对审核的文稿进行最后审定并签署印发，是领导对公文进行严格把关的一项决策性程序。重要公文和上行文由单位主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。
签发人签发公文应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。
发文处理
工作步骤：
步骤4 复核文书：经发文单位负责人签批的公文，印发前秘书应对公文书的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。复核是为了确保文件的质量，避免文件在程序、内容、格式上出现疏漏和不足，是保证文件质量、提高文件处理效率的监督机制和有效措施。
复核的重点包括：
1.审批、签发手续是否完备
2.附件材料是否齐全
3.格式是否统一、规范
发文处理
工作步骤：
步骤5 登记文书：对复核后的公文，应确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载，便于对所发文件进行管理、查找和统计。
大多数单位的发文登记采用簿册式登记形式，登记的项目包括序号、发文日期、发文字号、文件标题、附件、密级、共印份数、主送、抄送、备注等。
（1）序号 （2）发文日期 （3）发文字号 （4）文件标题
（5）附件 （6）密级 （7）共印份数 （8）主送
（9）抄送 （10）备注
发文处理
工作步骤：
步骤6 印制文书：是指将复核登记后的定稿，按一定的格式制成正式文件。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（1）录入排版
（2）校对
（3）印刷与装订
步骤7 核发文书：应对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。分发工作分为以下几个步骤：
（1）装封
（2）发送
发文处理
知识平台：
一、行文关系
行文关系是指发文单位和收文单位之间的关系，即由组织系统和职权范围所确定的单位之间的公文授受关系。
1.上行文：上行文是下级单位向上级单位行文。
2.下行文：下行文即上级单位向下级单位行文，也包括上级业务主管部门向下级业务部门的行文。
3.平行文：平行文是平级单位或不相隶属单位之间的行文。
发文处理
知识平台：
二、文书稿本
文书稿本是指制发文书过程中所形成的文稿和文本。同一份公文在撰稿、修改、审批、印制的过程中，根据需要可能产生数种文稿和文本。
对文书各种稿本的不同称谓总的可以分为两大类：一类是从稿本的性质和作用上去区别、称呼，如草稿、定稿、正本、副本等；另一类是从稿本的制作方式上去区别、称呼，如手稿、抄本、复写本、打印本、复印本、影印本等。
1.文稿：是文书形成前期所产生的文字材料，包括草稿和定稿。
2.文本：同一文件，根据它们的不同用途，可以分为正本、副本、存本，正本又可以分为试行本、暂行本、修订本等形式。
拓展训练
1.根据任务14中的“工作任务”情景，以宋江平的名义进行发文处理文件。填写文件签发单、发文登记表的相关内容（背景材料中未明确的内容、数据，如有需要可酌情自行补足信息）。
康圣集团公司 文件签发单
发文处理
签发： 年 月 日
会签： 年 月 日
拟稿单位： 拟稿： 核稿：
印制： 校对： 份数：
标题：
附件：
主送：
抄送：
发文字号 发文日期：
紧急程度： 密级：
拓展训练
发文登记表
2.根据任务14中的“拓展训练”情景，以王薇名义进行发文处理工作。请设计适用的文件签发单、发文登记表并填写（背景材料中未明确的内容、数据，如有需要请酌情自行补足信息）。
发文处理
序号 发文日期 发文字号 文件标题 附件 密级 共印份数 主送 抄送 备注
收文处理
任务17
收文处理
技能目标
——能准确进行文书的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。
知识目标
——掌握初审文书的要求。
——掌握分送与拟办文书的要求。
——掌握批办与承办文书的要求。
学习目标
工作任务
今天，郑琴收到传达室老方送来的当日邮件：5封信件、6份报纸、2个包裹、2份印刷品。信件分别来自市食品药品监督管理局、区政府办公室、区环境保护局、**街道办事处、市**保健品市场管理办公室，其中3封标注安康单位名称、1封标注公司行政部、1封标注董事长亲启。
郑琴仔细查看了传送文簿，确认信件数符合实际；并检查了信件封口和外包装并无破损后，才在传送簿上签字。
签收之后郑琴启封。启封的5封信件中，除了《**区人民政府关于同意委派***副长区等同志出席安康公司“风华正茂十春科”感恩答谢会的批复》外，还有《市**食品药品监督管理局关于进一点加强药品安全监管工作的实施意见》《**区环境保护局关于开展医药行业污染源自动监控设施专项检查的通知》《**街道办事处开展企业安全生产标准化建设“回头看”的通知》、**保健品宣传手册。
收文处理
任务分析：
收文处理是指对来自本企业外部的公文所实施的处置与管理活动。整个收文处理过程包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。收文处理是一个接收公文，并从中提取有用信息、解决其所涉及的有关问题的过程。
收文处理
收文处理
工作步骤：
步骤1 签收文书：是收件人对公文逐件清点、核对无误后，在对方文件签收回执单或传送文簿上签字或盖章，并注明签收时间的工作。签收是收文处理的第一个环节。
签收分外发签收和内发签收两类。外发签收即单位收发室签收；内发签收即单位办公室文书工作人员对外收发转来的文件，以及机要文件或外单位直接送达的文件进行签收。
具体步骤：
1.清点
2.检查
3.签字
收文处理
工作步骤：
步骤2 登记文书：是指秘书对收到的文书按照一定的进行逐项登录的程序。收文登记主要做好确定登记范围、选择登记和方法、填写记表三项工作。
1.确定登记范围
2.选择登记形式和方法（簿式登记、卡片式登记、联单式登记、填写登记表）
步骤3 初审文书：是指对签收、登记后的文书进行审查核实。秘书在着手将所收到的文件分送、办理之前，就雄起文件进行认真审核，以进行文件办理前的最终把关。
1.是否应由本单位办理
2.是否符合行文规则
3.文种、格式是否符合要求
4.涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签
5.是否符合文书起草的其他要求
收文处理
工作步骤：
步骤4 承办文书：是收文办理中心环节。初审后，秘书对阅知性公文应根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送；对批办性公文应提出拟办意见报本企业负责人批示或转有关部门办理，需要两个以上部门办理的，应明确主办部门；对紧急公文办理时限。
1.分送
2.拟办
3.批办
4.承办
收文处理
工作步骤：
步骤5 传阅文书：是指秘书根据领导批示和工作需要，将文书及时送达传阅对象阅知或者批示。传阅文书包括确定传阅对象、选择传阅方式、安排传阅顺序、履行传阅手续、检查清理文书的工作。
1.确定传阅对象
2.选择传阅方式
3.安排传阅顺序
4.履行传阅手续
5.检查清理文书
收文处理
工作步骤：
步骤6 催办文书：是对文书办理情况的督促和检查，以便及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。催办文书主要要做好确定催办范围、确定催办方法、进行催办三项工作。
1.确定催办范围
2.确定催办方法
3.进行催办
步骤7 答复文书：公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。答复文书包括书面答复和口头答复。书面答复有制发答复公文、印送批件和发办文通知；口头答复有电话答复和面谈答复。
收文处理
知识平台：
一、初审文书的要求
1.全面认真审查
2.以行文规则为依据
3.把握文种特性
4.熟悉格式规范
二、分送与拟办文书的要求
1.分送文书要求（做好文书分类、明确分发对象、递送文书）
2.拟办文书要求
三、批办与承办文书的要求
1.批办文书要求（确认批办人、签署意见）
2.承办文书要求（明确时限、抓好落实）
收文处理
拓展训练
1.郑琴今天收到的邮件包括：一封投递错收件地址的信件，两封平信写着“董事长亲启，”一封是省秘书协会寄给行政部主任的快递，两封是X市和Y市生物制药公司寄给生物检测车间的快递，一封是Z公司写明财务处收的挂号信，两封是Q市经销商及H市生物营销公司寄给销售科的平信，还有四封平信是发给公司的，分别来自市物价局、高等教育出版社、区政府办公室和市区**路577号。
请帮助郑琴签收信日邮件，并填写外收发登记簿。
收文处理
拓展训练
外收发登记簿
顺序号 收件日期 来文单位 收文单位 签收人 发送方式 备注
收文处理
拓展训练
2.安康生物制药有限公司行政部在总结公司十周年庆活动后，基于下属部门文员行文方面的错误，决定举办一次培训，行政部主任给郑琴写了张留言条，交代其完成下列工作任务。请代郑琴完成以下任务。
小郑：
公司行政部决定于下周一组织一次收文处理技能培训，请你结合工作实际，介绍文书的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复工作，并准备幻灯片。
谢谢！
行政部 李霞
*月*日
文书整理
任务18
文书整理
技能目标
——能正确地将归档文件装订为“件”。
知识目标
——理解归档文书整理的含义与原则。
——了解归档文书的保管期限。
学习目标
工作任务
安康生物制药有限公司十周年庆典活动终于圆满落幕，但公司行政部的后续工作才刚刚开始。
郑琴的办公桌上摆放着《关于要求追加十周年庆典活动经费拨款的请示》《关于同意追加拨付庆典活动经费的批复》《安康公司十周年庆典活动经费使用具体方案》《关于授于***等同志“十佳优秀员工”称号的通报》《关于表彰“技术革新能手”***等的通报》《关于新建生产基地、研发中心和动物实验室基地的函》等文件，以及《关于同意安康生物制药有限公司新建厂房征地的复函》。
（具体工作任务见书）
文收整理
任务分析：
文书整理是介于文书处理工作和档案管理工作之间的一项重要工作，是文书处理的最后一个环节。文书整理的质量如何，直接影响到档案的工作质量。
文书整理
文书整理
工作步骤：
步骤1 归档文书的修整：秘书应对不符合要求的归档文件进行必要的修整，包括去钉、修裱、复制、折叠等。
1.去除易锈蚀的金属物
2.修裱破损文件
3.复制字迹模糊或易蜕变的文件
4.折叠超大纸张
步骤2 归档文书的装订：采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。
文书整理
工作步骤：
步骤3 归档文书的分类：对归档文书的分类，应正确判定其所属年度、机构和保管期限，通用的分类方法有年度分类法、保管期限分类法和组织机构（问题）分类法。
1.年度分类法
2.保管限期分类法
3.组织机构（问题）分类法
步骤4 归档文书的排列：指在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成的先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
文书整理
工作步骤：
步骤5 归档文书的编号：排列完毕的文书，为了固定其位置，要对其进行编号，即将归档文书在分类体系中的位置标记为符号，并以档案章的文书上注明。
步骤6 归档文书的编目
1.序号
2.档号
3.文号
4.责任者
5.题名
6.日期
7.密级
8.页数
9.备注
文书整理
工作步骤：
步骤7 归档文书的装盒：将归档文书按序号装入档案盒，并填写备考表、档案盒封面及盒脊。
1.装盒
2.填写备考表
3.填写档案盒封面及盒脊
（1）全宗号
（2）年度
（3）保管期限
（4）机构（问题）
（5）起止件号
（6）盒号
文书整理
知识平台：
一、归档文书整理的含义：是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律，以“件”为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等）。
1.归档整理的文书必须是办理完毕的
2.归档整理的文书必须具有查考利用价值
3.归档整理文书的介质必须是纸质和电子文件材料
4.归档整理的文书应分类管理
5.归档整理的纸质文书应装盒并归档
文书整理
知识平台：
二、归档文书整理的原则：根据国家档案局发布的《归档文件整理规划》（DA/T22—2015）,归档文书整理的原则：
（1）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
（2）归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
（3）归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
（4）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
三、归档文书保管期限：不同的文书有着不同的查考利用价值，这些不同的价值直接决定了文书的保管期限。根据2013年2月1日起施行的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，“企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年”。
拓展训练
1.以小组为单位，根据教师给出的10份未整理的归档文件，模拟整理一个年度的归档文书，要求完成：
（1）准确界定整理单位“件”。
（2）去掉归档文书的金属物，并装订归档文书。
（3）按“年度-问题-保管期限”分类方案，对归档文书进行分类。
（4）按时间结合事由、重要程度排列这些文书。
（5）给归档文书逐步编号，并加盖归档章、填写相关内容。
（6）以“件”为单位编制并填写归档文件目录，将归档文件目录用A4型纸打印出来，装订成册并编制封面。
（7）将归档文书按室编件号顺序装入档案盒。
（8）正确填写备考表及档案盒封面、盒脊。
2.按照归档文书整理的步骤，从收集个人成长档案材料（如成绩单、获奖证书、相关照片、音像资料等）开始，然后装订、分类、排列、编号、编目、装盒、组建个人成长档案。
文书整理

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