资源简介

(共29张PPT)
秘书实务
PART 01
项目三 随从工作
随从工作
项目描述
跟随领导外出活动是秘书的一项经常性工作任务。由于秘书是为领导工作服务的，领导外出开展公务或商务活动时，经常要带秘书同行。因此，做好随从工作既有利于提高领导的工作效率，也有利于锻炼和提高秘书的素质和才干。
本项目主要介绍秘书在随从工作中各阶段的工作内容和方法， 以提高秘书的人际交往能力、组织协调能力和精明的办事能力
2019年元旦开始，王欣调任总经理办公室担任秘书。5年前，这家上海斯麦尔公司诞生时，文秘专业毕业的王欣就成为该公司的办公室文员，经过自身的努力，如今她已成长为一名总经理秘书。
让王欣没有想到的是，文员和秘书的工作内容与工作职责还是有很大不同的。其中对她影响较大的是陪同总经理出差，在别人眼里这是游山玩水的好差事，殊不知，包括出差前、出差中、出差后一大堆事务的处理，没有从事过此项工作的人是不会了解其中的苦衷的。好在总经理经常指导她，使她在短时间内就熟悉了这项工作，并得到了总经理的赞赏。
目前，王欣已经总结出一些陪同领导商务旅行的经验工作要主动，办事要细心，说话要谨慎，不要帮倒忙。
随从工作
项目情景
出差的准备
任务6
出差的准备
技能目标
——能制订合理的商务旅行计划和旅行日程表
——能办理车、船、机票及酒店预订
——能按规定预支差旅费用
——能办理出境旅行手续
知识目标
——了解商务旅行计划和日程表的基本内容
——了解各种交通工具的特点
——掌握差旅费预支的步骤及管理要求
——掌握办理出境手续的程序
学习目标
工作任务
出差的准备
周五下午的行政会上，总经理确定了下周赴深圳出差的人员名单。她告诉王欣，深圳出差结束，其他人返回上海，她与王欣继续南下香港，与相关机构洽谈合作事宜。其具体要求如下:
11日，总经理与王欣等6人到深圳。
12日，到深圳S公司参观考察，并与S公司总经理进行会谈。
13日，观摩全国新技术展览(地点在深圳市会展中心)，观摩后在下榻酒店召开内部会议，大家交流观展感。
14日，4人返程，总经理与王欣赴香港，晚上出席香港G公司董事的招待晚宴。
15日，与香港G公司董事洽谈合作事宜，争取签署合作备忘录。晚上设宴回请G公司领导。
16日，总经理与王欣返回上海。
任务分析：
出差的准备
随着现代社会经济的发展，公司领导商务旅行日益增多，包括出席各种会议、进行商务谈判、参观交流考察、开展项目合作等。因此，秘书要为领导的商务旅行做好相关准备和安排，以确保公司领导能顺利完成各类商务活动。
工作步骤：
一、了解商务旅行的目的和内容
二、查询相关信息
三、拟定商务旅行计划
四、上报领导审批
五、制作旅程表
六、预订交通工具和酒店
七、办理通行证及签注
八、准备商务旅行的文件物品
九、预支出差费用
出差的准备
知识平台：
一、商务计划的基本内容
1.地点
2.时间
3.交通工具
4.住宿
5.携带的资料、物品
6.备注
二、旅行日程表的制作
三、交通工具的选择
1.旅行目的地
2.出行的原因
3.差旅费用与规定
4.个人喜好
出差的准备
知识平台：
四、预支差旅费的程序
1.填写并提交费用申请表
2.领导审核同意签字
3.将申请表交财务部门
4.领取现金或支票
五、护照与签证常识
1.护照的含义及分类
2.签证的含义
出差的准备
1.请分析以下公司领导商务旅行计划，指出其存在的问题，并修改形成新的计划。
公司领导商务旅行计划
根据公司6月份工作安排，总经理将于6月14日到哈尔滨、武汉两地出席展览会和行业论坛，张副总将于6月25日赴韩国首尔考察，具体安排如下:
一、总经理计划
6月14日，总经理乘飞机到哈尔滨，联系一家四星级酒店。
6月15日一19日，总经理出席国际新技术展览会，期间将拜会哈尔滨市A公司和B公司。6月19日，乘飞机到武汉，联系一家四星级酒店。
6月20日，参加行业论坛。
出差的准备
拓展训练
6月21日，乘飞机返回上海。
准备的物品有:名片、手机、照相机、公司宣传单页、笔记本电脑、论坛演讲稿、行业通讯录。
二、张副总计划
6月24日办理赴韩国护照。
6月25日乘飞机赴韩国首尔，联系一家三星级酒店。
6月26日一27日，考察韩国C公司。
6月28日，安排韩国旅游一天。
6月29日，乘飞机返回上海。
准备的物品有:名片、手机、照相机、公司宣传单页、笔记本电脑、
首尔地图册、小礼品、韩币。
出差的准备
拓展训练
2.你和总经理从上海赴杭州参加-一个产品展销会，共三天时间。随后赴美国洛杉矶参加国际研讨会。请你完成以下任务:
(1)负责上海到杭州的车票与杭州住宿酒店的预订，并详细叙述预订的过程。 (2)办理出差费用预支。
(3)办理出国护照与签证。
出差的准备
拓展训练
途中的工作
任务7
途中的工作
技能目标
——能周密安排领导活动
——能认真做好各种记录
知识目标
——掌握记录的技巧
——掌握撰写文字材料的注意事项
学习目标
工作任务
途中的工作
11 日抵达深圳后，王欣分别给两家单位打了一通电话，并将有关情况向总经理进行了汇报。
12日，总经理与王欣等6人到深圳S公司参观考察，王欣边走边听边拍照。与S公司总经理会谈时，她又是记录又是拍照，忙得不亦乐乎。
13日晚，总经理与王欣等6人交流观摩全国新技术展览馆观展感想，王欣又承担了记录工作。
14日抵达香港后，王欣除了与G公司秘书联系外，还专门抽空到事先预订回请G公司领导的餐厅进行了一番了解与确认。晚上，又与总经理商议了合作谈判的相关细节，并起草了合作备忘录初稿。
任务分析：
途中的工作
秘书跟随领导出差需要周密安排其旅行活动，包括食宿、约会、洽谈、参观、交通、通信等工作。还应根据活动内容和领导要求，做好各种记录及起草文字材料，以确保各类商务活动顺利完成。
工作步骤：
一、周密安排领导活动
二、了解必要的工作条件
三、认真做好各种记录
四、起草文字材料
五、做好通联工作
途中的工作
知识平台：
一、记录的技巧
1.“一快”即书写运笔要快
2.“二要”即择要而记
3.“三省”即在记录中正确使用省略法
4.“四代”即用较为简便的写法代替复杂的写法
二、撰写文字材料的注意事项
1.要善于积累和运用材料
2.要切实领会和把握领导意图
3.要写出新意
途中的工作
某公司秘书小王6月1日跟随经理赴北京出差。这次出差的目的是到几所高校招聘技术员和营销员，6月2日上午先出席A大学的招聘会;下午3点到B大学与就业办主任见面，介绍公司招聘要求与条件;晚上经理将与在京的几位大学同学在亚运村酒店聚会叙旧。6月3日上 午到C大学举办- -个招聘讲座，已与对方沟通好时间和地点，对方会准备好投影仪等设备;中午经理已约自己的老师在学校专家楼就餐，同时希望老师能帮忙物色优秀大学毕业生来公司就职。下午4点的航班从北京返回。
请根据以上情境，列出秘书在出差途中应做好哪些工作。
途中的工作
拓展训练
返回的处理
任务8
返回的处理
技能目标
——能处理出差资料并落实有关问题
——能按照正确的步骤报销差旅费用
知识目标
——了解出差结束后的具体工作
——掌握报销差旅费的步骤及管理要求
学习目标
工作任务
返回的处理
出差结束后，王欣带回来一些资料，主要包括领导出差期间的讲话材料、出差期间收集到的一些信息材料、出差期间形成的有关文字材料等。第二天，她又开始准备报销本次商务旅行的费用。便整理了以下票据:
11日，上海一深圳，交通工具:飞机，票据6张，单价: 4260元;上海浦东机场一酒店，交通工具:出租车，票据2张，金额: 252元;12日，深圳市内，交通工具:出租车，票据4张，金额:146元;
13日，深圳市内，交通工具:出租车，票据4张，金额:155元;
14日，深圳酒店住宿费: 350元/(天.间)，票据1张，3天共计3150元;深圳酒店一深圳机场，交通工具:出租车，票据1张，金额:126元;
深圳一上海，交通工具: 飞机，票据4张，金额: 2640元;
工作任务
返回的处理
上海浦东机场一公司，公司自备车;
深圳一香港，交通工具:大巴，票据2张，金额: 240元;
15日，晚宴，餐饮票据1张，金额:1550元;
16日，香港一上海，交通工具:飞机，票据2张，金额: 1780元；
上海浦东机场一公司，公司自备车。
上海斯麦尔公司规定，特区出差补贴为150元/(天·人)。
任务分析：
返回的处理
与领导商务旅行结束，并非代表商务活动已经完结，某种意义上说，而是又一项新的工作的开始，包括落实有关问题等。当然，还需要做好差旅费报销等事务工作。
工作步骤：
一、致电有关单位表达谢意
二、处理出差资料
三、落实有关问题
四、报销差旅费用
返回的处理
知识平台：
一、出差资料的处理方法
二、差旅费报销范围
1.城市间交通费
2.住宿费
3.伙食补助费
4.市内交通费
三、报销差旅费的程序
1.填写报销单
2.部门主管审核签字
3.部门经理或总经理签字
4.会计审核票据
5.出纳人员审核报销
返回的处理
某公司总经理出差回来后，将下列车票、住宿发票等出差的票据交给秘书小夏，请你替小夏为总经理填写一份报销单。
12月3日，杭州一大连，交通工具:飞机，票据1张，金额: 910元;
大连周水子国际机场一酒店，交通工具:出租车，票据1张，金额: 102元;
大连市内，交通工具:出租车，票据2张，金额: 46元;
12月4日，大连市内，交通工具:出租车，票据2张，金额: 32元;
12月5日，大连酒店住宿费: 250元/天，票据1张，两天共计500元;
大连酒店一大连周水子国际机场，交通工具:出租车，票据1张，金额: 96元;
大连一杭州，交通工具:飞机，票据1张，金额:620元;
杭州萧山国际机场公司，交通工具:出租车，票据1张，金额: 110元。根据公司规定，总经理省外出差补贴为150元/天，3天共计450元。
返回的处理
拓展训练

展开更多......

收起↑