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秘书实务
会议与活动工作
03
PART 07
项目七 会议工作
会议工作
项目描述
会议是企业经常采用的管理方式之一，任何企业要实施领导和管理，都离不开会议。有会议必有会议的工作，无论是大中型会议，还是小型会议，都必须有机构（办公室）或人员（秘书）负责会议的组织，服务与保障工作。
本项目主要介绍会前准备，会中服务，会后工作的程序和方法，以提高秘书的“办会”能力。
海伦西购物广场位于市区最繁华商圈，是一家集购物，餐饮，娱乐，休闲，服务于一体的综合性商业中心。创建20年以来，海伦西始终坚持走符合本地实际贴近老百姓发展的道路，以“专注，专心，专业”为顾客带来“优质，满意，实在”的购物体验为企业使命，致力于提高周边居民的生活品质和为员工创造理想的发展平台，为零售业和业务所在地区的经济和社会发展做出了积极的贡献。
为答谢全国各地供应商多年来对海伦西购物广场的支持与帮助，海伦西购物广场公司董事会决定借20周年的活动，举办一次全国供应商大会，零供双方深入沟通交流，分享未来战略目标并指定合作策略。
刚调任公司办公室担任秘书的金莲花，一方面感觉压力挺大，一方面又觉得这是学习的好机会，正所谓机会与挑战并存。

会议工作
项目情景
1.会前的准备
2.会中的服务
3.会后的工作
项目分解：
会议工作
会前的准备
任务19
会前的准备
技能目标
——能做好会议的各项准备工作。
——能根据不同会议的要求布置会场。
知识目标
——掌握会议的构成要素和类型。
——了解会议召开前的工作任务。
学习目标
工作任务
今天上班，办公室主任专门就全国供应商大会的筹备工作召开了办公室会议。会上，办公室主人要求全体办公室成员都要全力以赴投入到会议的各项准备工作中去，并决定由金莲花负责会前的准备统筹工作。
金莲花没想到主人会将如此重要的工作交给自己，但她还是在会上做了如下表态：
“各位前辈，我是办公室的一名新兵，但既然领导讲会前筹备的统筹工作交给我负责，我深感责任的重大，我一定努力做好。如果我有不懂或做得不对的地方，还请大家指出来，我会虚心接受大家的意见，一定努力改进。”
“今天我会拿出一个会议的准备方案，晚上发给大家，还望领导和各位同事多提宝贵的意见。”
会前的准备
会前的准备
1.列出会议筹备方案应包含的内容及理由。
2.选择当地适合本次会议场地，宾馆和餐饮地点。
3.选择发送会议通知的方式。
请根据以上情景，完成下列任务：
会前的准备
4.准备会议材料和用品，写出会议材料准备程序和步骤。
5.确定会场布局形式和会场桌次安排。
6.写出会前准备工作检查的主要项目和内容。
7.写出接站与报道的流程和要求。
会前的准备
任务分析
一般大中型会议由于参会人数多，时间长，涉及与会人员的吃住行等方面问题，会前准备工作显得更为重要。因此，只有准备工作做好了，会议成功地举办才有坚实基础。
会前的准备
工作步骤: 步骤1 制定会议筹备方案
会议名称
会议时间与地点
会议主题
会议规模
参加人员
会前的准备
会议议程
会议日程安排
与会人员食宿安排
会议组织机构
会议经费预算
会前的准备
步骤1 制定会议筹备方案
会议筹备方案没有固定的模式。一般要求内容齐备，结构完整，考虑周全，可操作性强。其内容大致包含以下方面：
1.会议名称
会议名称一般有三个部分组成，即会议主办单位名称+会议主题或内容+主题的类型，如“海伦西购物广场第一次全国供应大会”。有的会议名称还包括时间和范围等因素，如“海伦西购物广场2019年全国供应商大会”“2019年海伦西购物广场全国供应商大会”等。
特别提醒
会议名称应根据会议的主题来确定，用确切规范的文字表达，使人一目了然。
会前的准备
2.会议主题
会议主题即会议要研究讨论的问题，也即会议的目标。一般来说，一次会议最好只有一个主题。
3.会议时间与地点
会议时间与地点包括会议召开和结束的具体时间，会议召开的具体地点。
4.会议规模
会议规模应确定参加会议的人数。一般来说，千人以上属于大型会议，百人以上为中型会议，数人到数十人为小型会议。
5.参加人员
参加人员主要指参加会议人员的范围，即哪些人参加会议。一般包括主持人，正式代表，列席代表，特邀嘉宾和工作人员等。
会前的准备
6.会议议程
会议议程是对议题的顺序安排，要以规模大小，议题多少，会期长短而定，按内容的轻重缓急，领导的特殊要求来安排。
7.会议日程安排
会议日程是会议议程在时间上的具体安排，它不仅细化了围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中的其他辅助活动，如聚餐，参观，考查等，是与会者了解会议情况的重要依据。会议日程多采用表格形式，以一天为单位，将会议时间分别固定在上午，下午，晚上三个单元，方便与会者看清日程安排。同时，拟订会议日程要明确具体，准确无误。
日程安排的内容大体包括：时间，地点，内容，参加人员，负责人等要素。
会前的准备
相关链接
会议议程与会议日程的区别
会议议程和会议日程的功能不同。会议议程是对会议所要通过的文件，所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来，会前发给与会者。会议日程设计会议在一定时间内（通常一天为单位）的具体安排，一般采用表格形式，是会议议程的具体化。
会议议程一旦确定，不应再变。会议日程在时间，地点，人员等方面如遇变化，可作适当调整。
会前的准备
8.与会人员食宿安排
与会人员食宿安排主要指与会人员食宿的地点，规格及标准。
9.会议组织机构
会议组织机构主要指会议组织的建立，人员组成和职责分工。大型会议一般设有秘书组，材料组，组织组，宣传组，后勤组，保卫组等。
10.会议经费预算
会议经费预算指召开会议预计需要的经费以及开支办法。
步骤2 选择会议地点与场所
会前的准备
一是选择会议地点
二是选择会议场所
会前的准备
会议地点的确定有两方面的含义：一是选择会议地点，二是选择会议场所。
会议地点的选择与会议议程，参会人员，会议经费预算密切相关，选择是重点要考虑的因素能否突出会议的主题，方便参会人员到离，提高会议的效果。
会议场所应当根据会议的规模，内容，规格和类型等因素确定。
会前的准备
按通知的形式，分为口头通知和书面通知
按通知的性质，分为预备通知和正式通知
按会议通知发送的方式，分为会议通知，邀请信，请柬，海报，公告等
步骤3 发送会议通知
会前的准备
步骤3 发送会议通知
发送会议通知的形式多样，如当面告知，电话通知，发电子邮件，邮寄，广播，张贴海报，登报等，可根据会议的性质，参加范围，紧急程度和保密要求来选择，必要时可使用两种以上方式，确保有效性，会议通知的发送时间应根据会议类型确定，一般提前1-2周。
常见的发送方式有：
1.按通知的形式，分为口头通知和书面通知
口头通知，如电话通知，当面通知，发电子邮件，邮寄，登报，具有严肃备忘的优点，但需要打印分发和寄送，手续较慢。重要的会议应当采用书面通知。
会前的准备
2.按通知的性质，分为预备通知和正式通知
凡需要事先征求与会者意见，或者需事先提交论文，报告等材料，或者先报名然后确定与会者资格会议，都应先发预备通知。等会议议程，时间，地点以及与会者正式确定后，再发正式通知。除以上情况之外的会议，一般直接发正式通知。
3.按会议通知发送的方式，分为会议通知，邀请信，请柬，海报，公告等
会议通知一般用于研究工作，进行决策的会议，发送对象是会议法定成员或者当然成员，本单位内部人员或者系统人员，邀请信一般用于横向性会议，具有礼节性，发送对象主要是本单位外部成员，如邀请的专家，学者，领导，请柬主要用于仪式类活动，如签字仪式，开幕式闭幕式，发送给上级领导，社会人士，兄弟单位等，海报是一种公开性的会议通知，一般用于可以自由参加的学术性报告会，通常采用张贴的形式，公告是通过登报或媒体发出的会议通知，如股份公司召开的股东大会。
召开重要的大型会议应视必要制发姓名卡片和会议证件，证件名称，主办方名称和编号等。
会前的准备
步骤4 制作会议证件和指示标志
会前的准备
召开重要的大型会议应视必要制发姓名卡片和会议证件，证件名称，主办方名称和编号等。
会议标志是指在会议的准备和召开的过程中，为了使与会者更找到会场，并了解会场周围的环境，是会议的组织更加有条理，需要在会场和相关服务区域摆放某些标志物，如各种指示牌，接待处和签到处的标志，贵宾室，饮水处，洗手间的等。
一般性会议的指示标志可以由公司内部自行采用计算机制作或手工制作。一些重要会议的指示标志需要制作的规范和正式，可请专业公司承担设计和制作工作。
确定
会议
资料
目录
收集，
编制
会议
资料
校队，
印制
会议
资料
会议
资料
装袋
发放
会议
资料
会前的准备
步骤5 准备会议资料和用品
会前的准备
会议资料是会议活动中产生的使用的书面文字材料的总称，会议资料准备的程序包括以下几个步骤。
1.确定会议资料目录
目的，内容，性质等不同的会议，需要的会议文件资料也是有差异的，秘书需要会议需要的文件目录，经领导确认后，开始准备。
2.收集，编制会议资料
领导嘉宾等发言人的发言稿是会议文件中的重点，秘书与他们进行沟通是要有意识地向他们索取发言稿，其他如供应商信息、新产品说明书、企业宣传页、合同范本、会议参考文件等资料可向相关业务部门索取。另有一些会议资料要根据会议主题与实际编写，如会议日程表、会议通讯录、分组表、工作报告、提案文稿等。
会前的准备
4.会议资料装袋
对印制好的所有材料分别进行整理，装订。可以准备档案袋，塑料文件袋，装袋时如文件数量较多，可配一份资料目录，要注意核对资料内容，份数后整齐放入袋中，不要漏放，错放，将文件状如文件袋后，要对各类文件的印制分数及与会人数再次复核，防止出现重复和遗漏现象。
3.校队，印制会议资料
收起会议资料后要及时校队并印制，印制后要检查是否有漏印，重印或者夹带空白纸张等情况。
会前的准备
特别提醒
准备会议用品应树立全局观念，做好经费的综合平衡，严格控制会议经费预算，量入为出，坚持使用节约的重要原则，精打细算，反对奢侈。
5.发放会议资料
有些会议文件需要在会议召开之前发给与会者，有些则在会议召开是分发，但无论何时分发，都应尽量提前做好分发文件的准备工作。
会议用品分为必备用品和特殊用品两种类型，必备用品是指各类会议都需要准备的用品，主要包括文具用品，茶具用品，布置用品，辅助用品等。特殊用品也称专门用品，是一些特殊类型等会议所需的用品和设备，如选举会议用品，表彰会议用品，接待会见类会议用品。
准备会议的程序包括明确会议的使用经费的数额，列出会议用品清单，置办会议用品，检查会议用品是否摆放到位4个步骤。
会前的准备
步骤6 布置会场
1.会场布局
会场布局主要有相对式，全围式，半围式，分散式四种形式。
2.座次安排
座次安排包括主席台座次和会场座次安排。
3.会场环境布置
会场环境布置包括装饰性布置和附属性布置。
会前的准备
会场布置要根据会议的性质，规模，和需要来确定。不同的会场布置形式，体现不同等气氛，意义和效果，适用于不同的会议目的，会场布置主要包括以下三个方面：
1.会场布局
会场布局主要有相对式，全围式，半围式，分散式四种形式。
（1）相对式布局形式 相对式会场布局形式的主要特征是主席台和代表席采取上下面对的形势，从而突出主席台的地位，这种布局形式适合召开大中型的报告会，总结表彰会，代表大会等，相对式主要分为教室形和礼堂形两种。
教室形会场布局 一般是依照教室的座椅摆放方式布置，通常安排在作为不固定的会议厅内。
礼堂形会场布局，一般面向会场前方摆放一排排座椅，中间留有较宽的通道。
会前的准备
（2）全围式布局形式 全围式布局形式的主要特征是不设专门的主席台，会议的领导和主持人同其他与会者坐一起，这种布局形式适合于召开小型会议及协商性座谈性等类型的会议。全围式布局又可以分为长方形，多边形，圆形，椭圆形，八角形，回字形等。
（3）半围式布局形式 半围式会场布局形式介于相对式和全围式之间，即在主席台的正面和侧面安排代表席，形成半围的形状，即突出了主席台的地位，又增添了融洽的气氛。这种布局形式适合于中型大型的工作会议，半围式布局又可以分为桥型，马蹄形，T字形，出字形，五边形。
会前的准备
（4）分散式布局形式 分散式会场布局形式是将会场分成若干个中心，每个中心设一座，与会者根据一定的规则安排就座，其中领导人和会议主席就坐的座席叫做主座，这种座位格局即在一定的程度上突出了主座的地位和与作用，又给与会者提供了多个谈话和交流的中心，使会议气氛更为轻松，这种形式适合召开规模较大的茶话会，联欢会，团拜会等。分散式布局可以分为v字形，方座形，圆桌形。
会前的准备
2.座次安排
座次安排包括主席台座次和会场座次安排
（1）主席台座次安排 安排主席台的座次，实际上是对参加会议的领导和贵宾在主席台上的就坐次序予以安排，要做好这项工作，首先要请领导确定主席台上就坐人员的名单，然后严格按照名单安排座次。
通常的做法是：身份最高的领导就坐于主席台前排中央，其他领导人则按先左后右一左一右的顺序排列。如主席台上就座的人数为单数时，第一位领导人句忠告，第二位领导人坐在第一位领导人左侧，第三位领导人坐在第一位领导人右侧，其他依次排列。如主席台上的人数为双数时，第一第二位领导人居中，第一位领导人安排在居中座位的左边，第二位领导人安排在第一位领导人的右边，其他依次排列。
会前的准备
（2）会场座次安排 会场座次的安排有多种方法，通常可采用横排法，竖排法，左右排列法三种方法。
横排法：把每个小组单位代表团的座席从前向后排成纵向一列，按组别顺序，以代表座位的朝向为准，从左到右横向依次排列座次，排列依据可以按照参加会议人员名单，以其姓氏笔画，单位名称笔画，汉语拼音字母为序，选择这种方法是应该注意先排出会议正式代表，后排出列席代表。
主席台座位的布置一般都采用横式，通常根据主席台上的就坐人数多少来确定主席台的长短和排数，除前排必须同栏外，后排有时也可以分成两栏，中间留出过道，主席台上每排座椅之间要空出适当的距离，以方便领导人入席和退席。
会前的准备
竖排法：按照既定的次序把参会的每个小组单位代表团的座席排成横向的一行，再按代表团的顺序从前往后依次纵向排列。选择这种方法也应注意将正式代表排在前，列席代表在后。
左右排列法：把每个参会的小组，单位，代表团的座席安排成纵向的列，在以会场的中心为基点，将顺序在前的排在中间位置，然后先左后右，一左一右向两侧横向交错扩展排列座次，选择这种方法时应该注意人数，如果小组单位代表团人数为单数，排在第一位的成员应该居中，如果小组，单位，代表团，是双数，则排在第一第二位的两位成员应该居中，以保持两遍人数均衡。
会前的准备
特别提醒
小型会议室的座位，应该考虑与会者的就座习惯，同时也要突出主持人和发言人。一般离会场的入口处远，离会议主席台位置近的座位为上座。反之，为下座，会议的主持人或会议主席的位置应该置于远离入口处，正对门的位置。
大中型会议有些不需要排列会场内其他人员座次，但有的会议需要或必须排列，如代表性会议或中型以上比较严肃的报告会，工作形会议。
会前的准备
3.会场环境布置
会场环境布置包括装饰性布置和附属性布置。
装饰性布置是指会标、会徽、标语、旗帜、花卉、字画等的布置。一般要求体现出 会议的主题和气氛。如代表大会应庄严、隆重;庆祝大会要热烈、喜庆;报告会则简朴、庄重;纪念会要庄重、严肃。
附属性布置包括会场照明、音响、录音、录像等的布置。会场内的光线应适合参会人员阅读文件和记录;音响设备应检查播放质量和效果;需要录音、录像、摄影的会议，应预先安排好照明用具。
会前的准备
步骤7 安排会议食宿 与车辆
1.安排会议饮食
2.安排会议住宿
3.安排会议车辆
会前的准备
安排会议食宿与车辆时要充分考虑到与会者的各种情况，照顾好与会者的生活细节和会议后勤工作。
1.安排会议饮食
在安排会议饮食时，一要考虑会议的规模， 即参加会议的人数。除了正式代表外，还要考虑列席代表、工作人员、随从人员的人数，并留有-定余地:二是要考虑会议的类型，会议的里决定了与会者的构成及对餐饮的要求:三是要考虑会议的经费，会议的经费决定了餐饮的标准。
安排会议饮食的程序包括确定就餐标准、确定就餐形式、确定就餐时间、确定就餐地点、确定菜单、制发就餐凭证6个步骤。
会前的准备
特别提醒
选择餐厅时要考虑交通方便、卫生条件好、菜肴品种多、饭菜质量高、价格合理等方面。如会议安排在宾馆或酒店，一般安排在该宾馆或酒店用餐。
2.安排会议住宿
大型会议可能需要大量的房间，这些都必须事先预订并做好安排，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，很难找到合适的宾馆、酒店。
安排会议住宿的程序包括制订住宿安排工作方案、统计住宿人数、向宾馆预订房间、确认房间数量、安排住宿房间5个步骤。
会前的准备
相关链接
常见的宾馆、酒店类型
(1)国内或国际连锁酒店。大型的国际酒店在世界各地都有其连锁酒店，通过电话或网络的方式就可以很容易地预订这些酒店。
(2) 本地宾馆、酒店。本地宾馆或酒店一 般都可以提供广泛的个人服务业务，可以直接向宾馆或酒店预订，同时协商预订价格。
(3) 会议中心或培训中心。多数会议中心或培训中心在提供会议与培训服务的同时，还可以提供住宿、餐饮、休闲娱乐等服务。
(4)经济型酒店或汽车旅馆。这些地方为长途旅行或赶路的人提供便宜、方便的住宿服务，基本没有餐饮、休闲等服务项目，不太适合会议使用。
会前的准备
3.安排会议车辆
大型会议离不开用车，会议期间所用车辆统称会务用车。只有合理调度与管理会议用车，才能确保会议正常进行。
安排会议车辆的程序包括确定用车类型与数量、拟定用车制度、合理调度车辆、管理驾驶人员、维修保养车辆、处理意外事故6个步骤。
会前的准备
步骤8 进行会前检查
会议正式召开之前，秘书与会议机构负责人应对各项准备工作进行全面、认真、细致的检查，以确保会议顺利进行。会前检查的重点是会议文件、会场布置、食宿安排、安全保密等方面。以的可依格会务工作准备清单进行全面的检查。
对远道而来的与会者，可以设立接待站安排专人在机场、车站等候，做好接站工作。
会前的准备
步骤9 接站与报到
知识平台
一.会议的构成要素和类型
会前的准备
(7)会议结果
(1)会议人员
(2)会议名称
(3)会议议题
(4)会议时间
(5) 会议地点
(6)会议方式
会前的准备
会议，简而言之就是相聚而议的意思。即人们在-定时间内围绕一定目标进行的， 以口头发言或书面交流为主要方式的有组织、有计划的沟通活动。
1.会议的构成要素
会议的构成要索即会议的组成因素。一个完整的会议般需要具备以下七个基本要素： (1)会议人员即参加会议的对象。一般包括召集人、主持人、与会者、发言者和记录员。
(2)会议名称主要显示会议的内容、 性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围和规模等。
(3)会议议题即付诸 会议讨论或解决的具体问题。会议议题是会议内容的具体化，也体现了会议目标和会议目的。
会前的准备
(4)会议时间 即会议召开的时间和会期。
(5)会议地点即会议的举办地。值得注意的是，随着科技的进步，会议地点可以不局 限于一个地方或一个会场。 利用先进的通信与网络设备，可实现跨越空间限制的创新会议形式，如电话会议、电视电话会议、网络会议、国际卫星会议等。
(6)会议方式即举办会议的形式，如现场办公会、座谈会、报告会。
(7)会议结果即会议结東时实现目标的情况，包括会议最终形成的决议或决定、与会者达成的共识、会议的选举结果等。
会前的准备
2.会议的类型
根据不同 可的标准，会议可以划分为不同的类型。由于会议分类是一 个很复杂的问题，分类标准不同，结果也不同，相应的会务工作的要求也有区别。常见的分类方法见表3-2。
二、会议召开前的工作任务
会前的准备
会议组织工作
会议文书工作
会议后勤服务工作
会议保密工作
会前的准备
对于一般大中型会议，会议召开前主要有以下工作任务:
1.会议组织工作
现从准备到召开，都需要较强的领导班子负责组织工作，一般由办公室主任负责， 秘书协助领导筹办会议的具体事务，并确保会议能按照议定日程顺利召开。
2.会议文书工作
会议文书工作包括对会议各种书面材料的撰写、修改、印刷、发送，一般均由秘 书负责会议文书工作要求准确、规范、快速。
会前的准备
3.会议后勤服务工作
会议后勤服务工作-般包括会场布置、会议用品采购、参会人员的食宿及交通安排、参会人员接站等。
4.会议保密工作
涉密会议还应做好保密准备工作。要制订会议保密计划和措施，对与会者进行资格审查，对会场进行安全检查，加强对会前印制的各种文件资料的保密管理等。
会前的准备
拓展训练
1.你所在的学校即将举办建校xx周年校庆，请根据你学校的实际，制订一份会议筹备方案。
2.请根据校庆筹备方案，拟制会议议程和会议日程表，并安排会议主席台的座次。
会中的服务
任务20
技能目标
——能进行会议期间的各项服务工作。
——能进行会议记录，编写会议简报。
知识目标
——了解会议过程中的工作任务。
——掌握会议简报的格式要求。
学习目标
会中的服务
工作任务
全国供应商大会的筹备工作均已完成，金莲花可是连续两周加班加点，每天回家全身像了架子似的，她已接近崩溃的边缘。
可喜的是，金莲花的工作得到了办公室主任及总经理的肯定。
今天，来自全国各地的与会人员已陆续到达会议指定酒店报到。金莲花暗自给自己打气“我得挺住，两天的会很快就过去了。”晚上临睡前，她还查看了明天的工作日志，检查了明天要带去会场的包，里面已放好了照相机、录音笔、会议记录....
明天她要完成的任务有:会场签到、会间调度、会议记录、编发会议简报、安排后勤服务等多项工作。
会中的服务
会中的服务
请根据以上情景，完成下列任务：
1.不同规模的会议宜采用何种会议签到方式 请填写下表:
会议类型 宜采用的会议签到 签到方法
小型会议
大中型会议
大型会议
会中的服务
2.写出会议记录的结构内容:
会议记录的结构 内容
标题
正文
尾部
会中的服务
3.写出编发会议简报的流程及会议简报的格式
编发会议简报的流程 会议简报的格式
会中的服务
4.讨论会议可能出现的突发情况及预防和应对措施:
会议可能出现的突发情况 预防和应对措施
任务分析
会议召开期间，秘书要承担会场签到、会间调度、会议记录、编发会议简报、务等多项工作。为此，要求秘书工作必须组织严密，服务周到，确保安全。
会中的服务
工作步骤:
步骤1 做好会场签到
重要的会议通常要求与会人员在进人会场时签到。在一些法定性代表大会和董事会议上为了核实法定的到会人数和检查缺席情况，签到是法定的程序，一定要认真履行。
会议签到工作通常包括:迎宾、签到登记、领取会议资料和各种票证等。与会人员签到后，会议工作人员应做好引导就座工作。
会中的服务
相关链接
会议常用签到方式
(1)会务工作人员代签到。适用于内部小型会议，由会务工作人员在应到会人员名单上逐一打钩签到。
(2)签到表签到。同样适用于小型会议，要求与会者必须亲自在签到表上填写姓名、单位、职务。
(3)簿式签到。适用于富有纪念意义的小型会议，与会人员在签到簿上签上姓名、单位、职务。
(4)证卡签到。适用于大中型会议，与会人员凭代表证入场。
(5)电子计算机签到。适用于大型会议，报到时将输入与会人员信息的IC卡分发给与会人员。与会人员入场时只需在签到机上刷卡，与会人员的信息就能快捷准确地被传送到数据中心，与会人员的到会情况即能自然生成。
会中的服务
步骤2 做好会间调度
会议进行期间，秘书应对会议程序、内容及会场服务进行适当的调整和安排。
秘书要及时掌握会议进行的情况，以及与会人员的意见、建议，协助领导履行会议议程和任务。在发生特殊或意外情况时，应沉着冷静，灵活应变，做好临时调度工作，确保会议顺利进行。
会中的服务
步骤3 进行会议记录
1.会议记录的结构
2.会议记录的方式
3.会议记录的要求
会中的服务
会议期间，秘书要做好会议记录。
1.会议记录的结构
会议记录一般由标题、正文和尾部组成。
标题可以有两种形式，另一种只标出文种，如种是会议名称+文种，如“xx集团公司第一届董事会会议记录”，另一种只标出文种，如“会议记录”。
正文一般由首部、主体和结尾会议出席人部分组成。首部的内容包括:会议概况、会议名称、会议地点、会议主持人、会议出席人、会议列席人和缺席人等。主体的主要内容包括会议议题，如有多个议题，可以在各议题前分别加上序号；发言人及发言内容，记录不同人的发言要另起一行，写明发言人的姓名，然后加上冒号；会议决议，决议事项应分条列出，有表决程序的要录表决的方式和结果。结尾另起行，记可写明“散会”，并注明散会时间等。
尾部即右下方应有记录人及领导人的签名。
会中的服务
2.会议记录的方式
会议记录有文字字记录和电子记录两种方式。
文字记录时，对已有正式文字材料的内容，只做摘要记录即可;对无文字材料而领导临场发挥的讲话内容，应做详细记录。
电子记录包括录和录像两种。对重要会议的讲话、发言，应录音或录像，以便会后报道或存档。
3.会议记录的要求
会议记录定要忠实于会议，能反映会议原貌，决不能掺人记录者个人的好恶和主观臆断。并尽可能做到记录完整，包括结构完整、讨论事项完整、发言结论完整。
会中的服务
1.收集会议材料
2.编辑会议简报
3.送交领导审核
4.印放会议简报
步骤4 编发会议简报
会中的服务
会议简报通常由会议秘书组负责，或者成立专门的简报组负责撰写、编发会议简报。
1.收集会议材料
全面搜集会议主要文件、会议记录、发言稿等。学习会议文件是编写会议简报的前提，会议记录不仅是宝贵的档案，也是编写简报的原始材料。在搜集简报素材、编辑整理简报过程中找出编写内容，为编写会议简报做好充分准备，奠定扎实基础。
2.编辑会议简报
会议简报必须讲究真实、简短、快速、活泼。编人简报中的每一-位发言者的简报稿，都必须突出一个主题。简报稿要把发言者讲得最突出、最深刻、最能代表其水平和心声的内容反映出来。应围绕会议主题进行会议简报编写，要真实地反映会议情况，文字要简练，篇幅要短小，选择会议中的一些重要问题而不是记“流水账”，不能庞杂。
会中的服务
3.送交领导审核
会议简报的内容必须要认真校对，涉及的数据、人名、职务等关键词必须准确无误。发言稿主题的提炼不能有偏差，简报发送前。 一些 重要的发言要送发言者审阅，避免曲解原意。涉及各级机密事项的内不能随意报道。编写好的简报经主管领导审核通过后方能印发。
4.印放会议简报
会议简报经领导审核后后应及时编排、印刷、装订，并分发给参会者。一般来说，会议简报可按人手一份发放;如果参会人员较多，也可以根据会议分组情况，每组若干份;也可以按照住宿情况，每个房间送一份。
会中的服务
步骤5 安排后勤服务
提供茶水与茶歇服务
制作通讯录
组织集体 合影
组织考察参观活动
处理突发情况
会中的服务
会议期间的后勒服务是实现会议目标的重要保证，具体包括以下工作:
1.提供茶水与茶歇服务
除非会议有专职服务人员提供茶水服务，否则秘书应做好倒水、续水及茶歇服务工作。
2.组织集体合影
大中型会议的合影应选择专业的摄影机构承担。组织合影要确定好合影的的时间，地点前安排好位置图。合影的时间可选择在与会人员到齐、会议正式开始之前或会议结束后。
特别提醒
大多数会议的集体合影是无法补拍的，秘书要尽力协助摄影师一次性顺利完成合影。合影应进行后期制作，加上会议主题或会标的文字，修正照片中的缺陷，保证照片的质量。
会中的服务
3.制作通讯录
通讯录根据会议签到表整理，一般包括与会人员所在省市或地区、姓名、单位、联络方式等。这里也涉及与会人员的排序问题，建议按照与会人员所在省市先归类排列，方便查找。
4.组织考察参观活动
会议考察参观的项目一般应与会议的主题相符。秘书应安排好具体时间与参观考察线路，并提前通知与会人员做好准备。进行参观考察时，秘书应全程陪同，负责具体事务，做好安全工作。
5.处理突发情况
对会议中发生的突发情况应及时向领导汇报，启动会议应急方案的各项措施，调动会议有关人员及时进行补救和处理，必要时向政府公共应急机构请求支援，处理好突发情况的善后工作。
会中的服务
1.会议组织联络工作
2.会议后勤保障工作
3.会议值班工作
4.会议安全保卫工作
一、会议过程中工作任务
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会中的服务
1.会议组织联络工作
会议进行过程中大会秘书处或会务组的任务是协助会议主持人组织好会议，并做好上下联络工作。秘书不仅要参加会议，而且要深人各个小组，倾听和参加讨论，收集反映，掌握动
态，开安随时把会议进展情况、与会者的建议和要求向会议主持人汇报。同时，也要将主持人的安排意见及领导意图传达下去，做好上传下达，保证议题顺利解决。
2.会议后勤保障工作
会议期间的后勤保障工作主要有:会议的茶水供应、环境卫生管理、会议餐饮安排、会议
人员的疾病治疗、与会人员返程车票机票的预订及购买、参观访问与文娱活动的安排等。会议召开期间，秘书应经常检查后勤保障的各项工作，并随时征求与会人员对后勤保障的意见，精心做好后勤保障工作。
会中的服务
3.会议值班工作
会议值班工作应从与会人员报到开始到全部离会期间，实现24小时值班，及时联系并解
决各种可能出现的问题。主要包括接听来电、接待来访、阻止无关人员进入会场、协调会议期间出现的矛盾、及时处理临时出现的事务性问题、遇有突发情况及时汇报请示等。
4.会议安全保卫工作
组织任何规模的会议，秘书或主办机构都要高度重视会议的安全保卫工作。大型会议一般要设立会议安全保卫组，确保会议的安全。会议安全保卫工作主要是保证与会人员的人身安全和会议文件安全。包括与会人员的安全保障、生活安全保障、车辆安全保障、会场安全保障、会议文件安全保障等，做到万无一失。
会中的服务
1.报头
2.报核
3.报尾
二、会议简报的格式要求
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会中的服务
1.报头
报头在首页的上方，约占首页的1/3版面，由简报名称、秘密等级、期号、编印单位、印发日期五项要素组成。
(1)简报名称。居中位置，用套红粗体大号字字体，如“xx会议简报”“会议快报”等。
(2)秘密等级。一般写在左上角，有的也写为“内部资料”“注意保存”等字样。
(3)期号。位于会议简报名称的正下方空一行，标明“第x期”， 采用阿拉伯数字，用括号标明。
(4)编印单位。在期号的左下方顶格标写编印单位的全称。
(5)印发日期。 在期号的右下方、编印单位平行的右侧，用阿拉伯数字标写会议简报实际发出的日期，如“xxxx年年x月x日”。在编印单位和印发日期之下用一条与版心等宽的红色间隔线将报头上与报核隔开。
会中的服务
2.报核
报核即简报的内容，是简报的核心，包括标题、正文和结尾三个部分。它具体有两种写法。一种是报道式，即采用新闻报道的方式，介绍会议活动情况，可以是对会议活动进行较为全面的综合报道,也可以是针对会议某一 方面做较为深人的专题性报道， 还可以迅速及时地针 对会议最新情况和最新动态做动态报道;另一种写法是转发式，即直接转发在会议活动中具有代表性和重要价值的有关代表的发言等。
(1)标题要用简明、准确、醒目、概括的语言表达简报所要反映的内容，形式比较灵活，常见的有单行标题和双行标题。
(2)正文根据不同情况，大致有如下三种写法:一是综述法，由秘书采集各方面的发言、意见加以概括;二是重点报道法，重点反映会议的某个重要报告的内容、小组讨论情况或是重要的发言等;三是摘要法，摘录代表发言的概要。
会中的服务
(3)结尾可以是对主体部分所叙述的事实进行扼要评价，或是揭示事件的性质，指出其发展方向，或是提出希望、号召。
会中的服务
3.报尾
报尾的位置在简报最后一页的末端，用两条平行横线框住。左侧注明简报的发送对象和范围，即写明: “报:xx; 送:xx； 发: xx”，上下依次排列。右侧注明印刷的份数:“共， 印xx份”。
1.以小组或班级为单位立组织召开次主题研讨会，尝试完成一份会议记录。要求结构完整、要素齐全、格式规范，能准确、完整地反映会议全貌。
2.根据下面这份会议记录，编制一份会议简报。
拓展训练
会中的服务
会后的工作
任务21
会后的工作
技能目标
——能按要求做好会后的各项工作。
知识目标
——掌握纪要的种类、 特点和结构形式。
——了解会议催办工作的要求。
学习目标
工作任务
全国供应商大会于今天下午顺利落下帷幕，会议取得了累累硕果。供应商代表表示，此次大会对零供双方建立长期、深入的战略合作起到了积极的推动作用，同时也让供方对海伦西购物广场未来的发展战略及规划有了全面深刻的了解，奠定了双方下一年的战略合作基调，加强了合作信心。
金莲花心想，总算可以空下来休息几天了。
此时，办公室主任走了过来:“小金，送走客人后，马上清理会场，整理好会议文件，尽快拿出这次会议的纪要。“
会后的工作
请根据以上情景，完成下列任务：
1. 罗列会场清理应做好哪些工作 请填写下表:
会后的工作
会场清理工作 会场清理要求
会后的工作
2.试着列出会议文件清退的程序和方法:
会议文件清退程序 会议文件清退方法
会后的工作
3.写出印发纪要的程序和要求:
印发纪要的程序 印发纪要的要求
会后的工作
4.请写出催办会议事项的形式与做法:
催办形式 具体做法
任务分析
会议虽结束，会议工作并未结束。作为秘书，仍有大量的工作需要及时完成，如高高兴兴送走参会人员，清理善后事务性工作，印发纪要等。因此，整个会议的组织与服务工作应善始善终，切忌虎头蛇尾。
会后的工作
会后的工作
工作步骤:
步骤1 组织代表离会
大中型会议应根据会议的长短、外地与会人数的多少等情况，及早安排好与会人员的返程事宜。如提醒与会者及时归还向主办方或会议酒店借用的各种物品；提醒与会者及时与会务组或酒店结算房费等事宜;帮助与会者检查、清退房间，避免遗忘各种物品；准备些装资料的袋子和捆绑东西的绳子等物品，以备急需;帮助部分与会者托运大件物品。
秘书应在会议结束前编制与会者离开的时间表(表3-4)， 安排好送行车辆，派人将外地与会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具启程后再返回。如有必要，还应安排有关领导为与会人员送行。
会后的工作
表3-4 会议代表送站安排表
特别提醒
对于尚未离会，还需要短时间留住性与会人员的食宿，应给予妥善安排。
姓名 性别 单位 电话 车次、航班 时间 送站地点 出发点点 出发时间 送站人员 司机
会后的工作
步骤2 清理会议场所
清点、检查会场物品
归还会议借用物品
收拾整理会场
会场管理人员交接
结算会议开支费用
会后的工作
1.清点、检查会场物品
会议结束后，一般先清点与会人员借用的物品，再查看会场租用设备，然后检查有无遗漏物品和文件，如有遗忘，应及时与有关部门联系，尽快物归原主。
2.收拾整理会场
若是内部会议，秘书人员应整理临时放置在会议室的茶杯、桌椅和其他用品。会议结束后回收会议室的茶具，使会议室恢复原貌。
若是借用会场，如果在会议结束后有宴会，秘书或服务人员要为客人做好向导，随后清理会场，撤去会场布置的会标等宣传品。
会后的工作
3.归还会议借用物品
会后要将租用或借用、安装的有关视听设备、器材及时归还给租用或租借单位，及时放回原处或办理归还手续。归还前应及时检查是否完好，以免引起不必要的纠纷。
4.会场管理人员交接
会场清理完毕后，要与会场管理者交接。同时提醒会场管理者切断会场使用的电源，关闭会场。
5.结算会议开支费用
如果是内部会议，租用花卉、器材等设备应及时日还并结算费用。如果是外值的会场，秘书应及时与会场出租方结清费用。
会后的工作
步骤3 整理会议资料
会议过程中形成的大量文件，在会议结束后要认真清理。清理的办法是“收、存、带、销”。“收”，就是对机密以上等级的会议文件，要一份不少地收回;“存”，就是对今后工作有查考价值的会议文件，要及时汇编成册，整理归档;“带”，就是对有些需要与会人员带回单 位传达学习的文件，要办理登记手续，让与会者带回;“销”，就是对用后回收的多余的会议文件，按有关规定销毁，确保会议文件安全。
文件资料清退的操作步骤见书。
特别提醒
会议文件资料的清退，应事先统一制发文件资料清退目录，确定会议文件资料的收集范围。如发现文件资料丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
1.结合会议记录编写纪要
2.征求意见，完善纪要
3.确定印发范围
4.确认接收者
步骤4 印发纪要
会后的工作
1.结合会议记录编写纪要
纪要是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料，是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。秘书起草、编写纪要，要结合会议记录，认真整理，仔细核对，确保纪要在完善会议记录的基础上加工而成。
2.征求意见，完善纪要
纪要初稿形成后，根据会议内容可征求与会相关部门的意见，以便加以补充和修改，使之完善。
会后的工作
3.确定印发范围
印发纪要只限于日常工作会议，对于大型的会议和专业会议，因为都有正式文件和决议，一般不再印发纪要。秘书应该根据会议性质和纪要的内容来决定印发范围。绝密级纪要只印发与会领导; 一般纪要可印发与会人员，并视情况加发会议内容与决定涉及的部门;有些保密性强，不需部门知道纪要全部内容，只需了解有关会议决定事项的，可印发会议决定事项通知，即决办通知。纪要和决办通知都要标明密级，进行编号。
4.确认接收者
秘书根据印发的范围，将纪要发送到相应接收者手中，并要求接收者签字确认。
会后的工作
1.进行会议总结
2.传达会议精神
3.催办会议决议事项
会后的工作
步骤5、落实会议事项。
会后的工作
会议转束后，办公室要对会议事项进行落实，对于会议做出的决定和工作部署，秘书要及时了解各执行和配合部门开展和贯彻落实的情况，并将相关信息反馈给领导。
1.进行会议总结
办公室应认真进行会议总结，回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题，激励先进，改掉缺点，积累经验。
2.传达会议精神
除了少数秘密会议以外，大多数会议内容都需要进行传达，传达方式般由会议的性质、内容、要求而定。主要有口头传达、录音录像传达、印发文件等。其中印发文件包括会议决定、会议简报、纪要、催办通知单等。
重要会议还需要撰写会议传达提纲。其主要内容:会议概况，主要是会议的起止时间、地点、议题、议程、出席会议的领导，以及与会人员等情况;会议基本精神，这是会议传达提纲的核心内容，应根据会议精神的不同而各有侧重;贯彻会议精神的具体意见，这是在传达会议精神的基础上，提出本单位、本部门贯彻会议精神的具体意见，包括对会议部署工作的贯彻落实的意见、分工、安排和要求等。
3.催办会议决议事项
催办会议决议事项是指秘书对有关部门落实会议决议事项办理情况的检查和催促。催办的形式有发文催办、电话催办、派员催办或约请承办部门来人汇报。
会后的工作
(1)发文催办或称发 函催办，即向执行单位发送催办函或催办单(表3-5)。催办文件上需写明要求贯彻执行的决定、决议的内容和条文，写明办理要求、办理时限，并要求将办理结果及时书面回告。发文催办在催办单位必须登记在案。一次催办不成，可以两次、三次，务求有所结果。
会后的工作
催办依据 催办人
序号 催办事项 责任部门/人 应完成时间 现状 催办结果
表3-5 会议决定事项催办单
催办日期： 年 月 日
会后的工作
(2)电话催办适用于本地区、本系统、本单位的一般工作部署。电话催办除了快速、方便之外，是可以直接找到执行的当事人，不像文件那样可能会几经周折;二是可以双向沟涌，通过对话可以及时了解执行的情况或所遇到的困难。但电话催办容易被忽视，所以电话催办往往频率更高，间隔时间更短。
(3)派员催办重要、 紧急的决定、决议下达之后，领导部门往往委派专人(通常是文员或秘书)催办。派员催办是一一种面对面的催办形式，比文件更受执行部门的重视，有着明显的督促作用，但花费时间、精力、费用较大。
(4)约请承办部门来人汇报即通过约请 承办部门来人汇报的方式进行催办。
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会后的工作
一、纪要的种类、特点和结构形式
二、 会议催办工作要求
一、 纪要的种类、特点和结构形式
1.纪要的种类
2.纪要的特点
3.纪要的结构形式
纪要是记载和传达会议情况及其议定事项的书面材料，是在会议记录的基础上分析合、提炼而成的，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。法定性会议、工作会议、例人般在会后都要形成纪要。
会后的工作
1.纪要的种类
(1)办公会议的纪要记载 和传达领导办公会议的决定和决议事项，如其中涉及有关部门的工作，可将纪要发给他们，并要求其执行。
(2)工作会议的纪要用以传达重要工作会议的主要精神和议定事项，有较强的政策性和指示性。
(3)协调会议的纪要用以 记载协调性会议所达成的共识和议定事项，对与会各方有一定约束力。
(4)研讨会议的纪要记载研究讨论性或总结交流性会议的情况。这类会议的纪要编写要求客观全面，除反映主流意见外，如有不同意见也要整理进去。
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2.纪要的特点
(1)内容的纪实性纪要如实反映会议内容，不能离开会议实际搞再创作，不能人为拔高、深化和填平补齐，否则就失去了内容的客观真实性，违反了纪实的要求。
(2)表达的要点性纪要 是根据会议情况综合而成。撰写纪要应围绕会议主旨和主要成果来整理、提炼、概括。重点是介绍会议成果，而不是记述会议的过程。
(3) 称谓的特殊性 纪要一 般采用第三人称的写法，常以“会议”作为表述主体，如“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议号召”等。
会后的工作
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纪要与会议记录的区别
(1) 性质不同。会议记录属于事务文书;纪要是法定行政文书。
(2)功能不同。会议记录一般不公开;纪要则在一定范围内传达或传阅。
(3)形成时间不同。会议记录是在会议过程中形成;纪要是在会后制发。
会后的工作
3.纪要的结构形式
纪要的结构包括标题和正文两个部分。
(1)标题 纪要的标题有两种格式:一是“ 会议名称+纪要”，如“关于全国职业教育工作会议的纪要”;二是把会议的主要内容在标题里揭示出来，类似于文件标题式，如“关于加强廉政建设工作座谈会的纪要”。
标题的正下方写上文号，由年份、序号组成，用阿拉伯数字全称标出，并用“[ ]”括入，如: [2018] 67号。办公会议的纪要对文号一 般不做要求，但在办公例会中一般要有文号，如“第xx期”“第xx次”，写在标题的正下方。
纪要的时间可以写在标题的下方，或写在正文的右下方、主办单位的下面，要用阿拉伯数字写明年、月、日，如“2018年9月1日”。
会后的工作
(2)正文正文由导言、 主体和结尾三部分组成。
导言即纪要的开头部分，- -般是概括会议的基本情况，包括会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。导言要简明扼要，让人们读后对会议有个总体的了解。
主体是纪要的核心部分。它根据会议的中心议题，按主次、有重点地写出会议的情况和成果，包括对工作的评价、对问题的分析、会议议定的事项、提出的要求等。
主体的写法一般有以下三种。
条款式:把主体内容，包括讨论的问题和议定的事项，按主次-一条条列出来，每一条写一个问题，使其条理化，内容清楚，重点突出，一日了然，便于执行。
会后的工作
综合式:把会议的内容或议定事项进行综合概括，分成若干个部分。这是一种比较普遍的写法。一般把主要的、重要的内容放在前面，次要的和一般性的内容放在后面。用于批转的纪要，多采用这种写法。
摘要式:把与会者具有典型性、代表性的发言要点摘录出来，按发言顺序或按内容性质先 后拟写。这种写法的优点是能够尽量保留发言人谈话的风格，避免一般化和千篇一 律， 比较客观、具体。
结尾一般写法是提出号召和希望，但要根据会议的内容和纪要的要求而确定。有的是以会议名义向本地区或本系统发出号召，要求有关部门、人员认真贯彻执行会议精神;有的是突出说调贯彻落实会议精神的关键问题、核心问题;有的是对会议做出简要评价，提出希望要求。
会后的工作
二、 会议催办工作要求
1.明确催办人员
2.健全登记制度
3.建立汇报制度
会后的工作
1.明确催办人员
业务范围明确、专一的工作，责成相关业务部门负责催办;综合性、交叉性的工作由办公 室或综合部门负责催办;几个部门、 单位联合召开会议做出的决定，由办公室或参与单位的负责人催办。会议决定催办的事项需要由具体分管领导督促检查。
2.健全登记制度
建立催办登记簿，逐项列出催办的事项，并由催办人员根据实际情况定期记载催办事项的进展状况。
3.建立汇报制度
催办人员可采用口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式向领导汇报催办事项的落实情况，对一些重大问题不能自作主张，要听从领导的指示。
会后的工作
1.教师节来临之际，市教育局要在学校礼堂召开一次表彰先进教师的大会，参加会议的有全市各区县教育局负责人，各职业院校领导和教师代表共300人。表彰大会结束后，请做好与会人员返程工作和清理会场工作，将工作程序、工作内容及注意事项填入下表：
会后的工作
拓展训练
工作程序 工作内容 注意事项
会后的工作
拓展训练
2.向学校档案室借阅学校会议的纪要，利用知识归纳学校会议的纪要种类和制发要求。

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