资源简介

(共92张PPT)
秘书实务
PART 08
项目八 活动工作
活动工作
项目描述
商务活动是指企业为实现生产经营目的而从事的各类有关资源、知识、信息交易等活动的总称。商务活动工作是秘书的一项基本职责。作为一名秘书，既要做好日常的办文、办会、办事工作，也要积极参与到商务活动中，完成商务活动的具体服务工作。因此，秘书必须掌握商务活动工作的关键技能，努力提高实际办事的能力。
本项目主要介绍会见会谈活动、谈判与签字仪式、庆典活动、宴请活动的准备与服务工作的方法和技巧，力求提高秘书对商务活动的服务质量。

活动工作
项目情景
新聚汽车贸易有限公司成立于1998年，是当地同行业中首家注册的私营汽车销售服务有限公司，是国家工商行政管理局、商务部核准的4S汽车品牌销售服务单位。
商务助理专业毕业生李芳应聘公司商务秘书时，办公室主任看到李芳简历“曾担任职务”中写着“学生会活动部部长”，立即对其产生了兴趣，李芳顺利获得了这一职位。
李芳在学校期间的确组织过很多活动，但她仍没有信心能否做好企业的商务活动工作。她下定决心，要将学校学习的有关知识与自己的实践运用到企业商务活动工作中，在体现自己价值的同时，为企业创造更多的价值。

项目分解
活动工作
任务22
会见会谈活动的准备
任务23
谈判与签字仪式的筹备
任务24
庆典活动的筹办
任务25
宴请活动当日安排
会见会谈活动的准备
任务22
会见会谈活动的准备
技能目标
——能进行会见会谈活动的准备。
——能布置会见会设场所，安排座次。
知识目标
——了解会见、会谈的基本程序。
——掌握会见与会谈的区别。
学习目标
工作任务
新聚汽车贸易有限公司因业务发展需要，将与PD汽车公司就在当地开设4S专营店进行洽谈。经多次沟通，PD汽车公司决定先派一名副总经理和技术部经理等4人来公司会见领导，如条件成熟，再举行会谈，商定有关合作事宜。
李芳上班的第二天，办公室主任便安排她具体做好这个项目的相关服务工作，首要任务是做好领导会见、会谈的准备。

会见会谈活动的准备
请根据以上情景，完成下列任务：
1.收集对方相关资料，将相关内容填入下表内:
序号 收集项目 收集途径 信息描述
1 会见目的
2 会见对象
3 对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等
4 对方参加会见的人数、姓名、职务
5 主要会见人的详细资料
会见会谈活动的准备
2.确定参加会见、会谈的人员、时间和地点，将相关内容填入下列各表。
(1)主方参加人员的选择 ：
序号 姓名 职务 选择理由
(2) 会见、会谈时间的商讨:
会见时间 选择理由
根据主方出面会见领导人的工作日程安排
根据客人来访活动的日程安排
会见会谈活动的准备

(3) 会见、会谈地点的确定:

地点 会见地点及选择理由 会谈地点及选择理由
主人的办公室
公司的会客室
公司小型会议室
宾馆会议厅或会客厅
客人的住所
会见会谈活动的准备
3.请安排此次会见的座次，填入书中。假定主方与客方各有四人参加会见。
4.安排本次会谈的座次。请标出下图中的主客方，并用数字1~7来表示位置，数字变大，职位的重要性依次降低。
5.安排主客方合影图，用数字1~8来表示，重要性依次降低。
会见会谈活动的准备
任务分析
会见和会谈作为现代化商务活动的重要组成部分，是参加活动双方为了获取经济利益而进行协商和达成目标的活动。会见和会谈能否成功，不仅取决于与会人员交流和协商的情况，还有赖于秘书的准备和服务。
会见会谈活动的准备
7.准备合影图
1.收集对方信息
2.通知主方
参加人员
3.确定地点
和时间
4.准备相关资料
5.布置会见、会谈场所
6.安排坐次
工作步骤:
会见会谈活动的准备
步骤1 收集对方信息
在会见、会谈之前， 秘书应通过各种渠道了解对方的各种信息，包括对方的意图和背景、人员组成等，帮助领导制定己方的目标和策略。
步骤2 通知主方参加人员
会见、会谈人员的确定应根据内容和规格确定。会见一般由领导出面， 除单独会见外，一般需要安排陪同人员。会谈一般根据对方参与人数决定或双方协商确定参加人数。
当确定参加人员后，秘书应尽早通知有关人员，并协助做好准备工作。
特别提醒
会见、会谈人员不宜过多，主谈人员一般由最高领导担任。
会见会谈活动的准备
步骤3 确定地点和时间
会见、会谈之前，对会见、会谈的场所应作合理的安排。如果是接见和召见，一般安排在主人的办公室、会客室。如果是回拜，则会见的场所最好选择在离客人下榻处最方便的地方。如客人安排在宾馆，则可租用宾馆的会议厅或会客室作为会见的地点
会见、会谈时间的安排，可以根据主方领导的工作时间或客人来访活动的日程确定。第一次会见的时间通常很短一般为30分钟左右。礼节性的会见一般安排在客人到达后的第二天或宴请之前， 其他会见则根据需要确定时间。
时间确定后，秘书应制订日程表，般要留出适当时间安排客人的文化娱乐、参观游览等活动。
会见会谈活动的准备
会见会谈活动的准备
步骤4 准备相关资料主题进行。
秘书因此需了解会见、会谈的大致内容，以便提早准围绕某个会见、会谈一业商介、产品资料、财务报表等。
步骤5 布置会见、会谈场所
会见、会谈场所需要安排音及录音、录像设备。每个座位上应有座位指示卡。如有外宾，应备有中外文指示卡。配备足够的茶水饮料等。
步骤6 安排座次
国内会见，宾主双方按身份高低排列座位，各坐一边。 涉外会见，应当按主左客右的国际惯例安排座位，即客人坐在主人的右边。
会见的座次安排体现着礼仪的规范和对来宾的尊重。通常是主宾席、主人席安排在面对正门的位置，客人坐在主人的右侧，主陪人员坐左侧。座位不够时，也可在两侧后排加座。双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐方一边，主方位于背门一侧，或进门后的左侧，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。桌上应放置座位卡。若为涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。多边会谈的座位可摆成圆形或方形。
会见会谈活动的准备
步骤7 准备合影图
如要合影，秘书应事先准备好摄影器材和合影位置图。合影位置图一般主人居中，主人的右侧为上，主客双方按礼宾顺序排列，通常由主方人员分站两端。
会见会谈活动的准备
知识平台
一、会见、会谈的基本程序
二、会见与会谈的区别
会见会谈活动的准备
一、会见、会谈的基本程序
会见是指双方见面会晤，交换意见，也称会晤。会见因为身份高低不同而有不同的称呼，身份高者会见身份低者称为接见或召见，反之则称为拜见或谒见。
会谈是指双方或多方以平等的身份达成某项协议正式交换意见，其内容既可以是重大政治、经济、外交、军事、文化等问题，也可以是具体的业务和技术性问题。
会见会谈活动的准备
二、会见与会谈的区别
1.内容不同
会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强。
2.功能不同
会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。
3.结果不同
一般初次 会见后主要是熟悉各方，并无原则性的一致性意见，而会谈后可能产生合同、协议书、约定书、条约、意向书、备忘录、会谈纪要、宣宜言等文件，标志者双方致性的意见。

会见会谈活动的准备
拓展训练
1.省内某高职院校拟与你所在的学校进行关于中高职衔接有关问题的会谈，准备与你校领导进行磋商。请你做好对方一行4人来校会谈的准备工作:
(1)收集该高职院校的相关信息。
(2)收定议方应由绿规人参加本次会谈，确定地点和时间。

(3)列出会谈的程序与日程表。
(4)布置会诊谈场所，安排座次。
画一张合影影位置图。
会见会谈活动的准备
2.你所在学校文秘专业部与经典档案服务公司人力资源部负责人会见，商讨在服务公司建立学校文秘专业实习基地的相关事宜。会见结束后，双方准备组织一次正式的会谈。如果由你负责准备和安排会谈，你将从何展开相关工作 请制订一份此次会谈的筹备方案。
会见会谈活动的准备
谈判与签字仪式的筹备
任务23
谈判与签字仪式的筹备
技能目标
——能进行商务谈判的各项筹备工作。
——能进行签字仪式的相关准备工作。
知识目标
——了解谈判的构成要素。
——了解谈判的类型。
——掌握谈判的过程。
——了解签字仪式的程序。
学习目标
工作任务
新聚汽车贸易有限公司与PD汽车公司就开设4S专营店的洽谈工作已进入实质性阶段。经过会谈与市场调查，双方均认同有必要在当地开设4S专营店。但由于新聚汽车贸易有限公司所处地区发展比较落后，公司希望PD汽车公司能给予各方面优惠。为此，双方商定一周后在新聚汽车贸易有限公司所在地举行谈判。李芳受命承担谈判的筹备工作。
谈判与签字仪式的筹备
请根据以上情景，完成下列任务：
1.模拟收集宏观环境信息、汽车市场信息、新聚汽车贸易有限公司信息、PD汽车公司(某一汽车品牌)信息、双方谈判代表信息，并填写谈判信息汇总表。
2.小组共同讨论谈判场所布置设计，并填写谈判场所布置一览表。
3.根据双方谈判代表的重要程度，在书中标注出各位谈判代表的位置。
4.确定签字仪式座次排列方式，并在书中画出草图。
谈判与签字仪式的筹备
任务分析
谈判和签字仪式作为现代企业不可或缺的商务活动之一，是贸易双方为了获取经济利益而进行协商和达成的活动。商务谈判和签字仪式能否成功完成，同样有赖于商务助理的认真筹备和专业化服务。
谈判与签字仪式的筹备
1.成立筹备服务小组
2.收集谈判信息
3.布置谈判现场
4.筹备签字仪式
工作步骤:
谈判与签字仪式的筹备
步骤1 成立筹备服务小组
成立由谈判总负责人牵头，行政经理或办公室主任负责，办公室人员参与的筹备服务小组。
步骤2 收集谈判信息
通过在阅大众传媒、走访询问知情人员等教各组街，主击方谈邦代表和客方谈判代表等方面信息，以达到“知己知彼”的效果。将收集到的谈判信息以表格形式呈现，更便于领导决策。
谈判与签字仪式的筹备
步骤3 布置谈判现场
1.布置谈判室
2.布置备用室
3.布置休息室
谈判与签字仪式的筹备
1.布置谈判室
在谈判现场外显眼处悬挂“热烈欢迎x公司谈代表”的横幅，谈判现场内显眼位置悬挂(或用投影仪)“祝谈判取得圆满成功”的横幅。调试谈判相关设备，如无线网络、有线网络、笔记本电脑、打印机、投影仪、话筒、灯光、空调、电源。准备相关文具，如笔、纸张、笔记本、计算器，以及足够的茶歇物品，如水果、糕点、咖啡、茶水。

特别提醒
谈判现场内部色调应以暖色调为主，可用鲜花点缀，调整色调、活跃气氛。
谈判与签字仪式的筹备
安排谈判桌座次，谈判双方各占一边，双方对等。通常有以下三种方式:
(1)相对式 相对式是最常见的座位安排方式，即双方谈判人员各居长条形谈判桌的一边，相对而坐。横桌时，若以正门为准，客方应面门而坐，主方背门而坐，双方首席谈判居中就座，其他谈判人员依其重要性进行排序，以首席为准，右边为偶数，左边为奇数，即所谓“以右为大”。
竖桌时，若以正门的方向为准，右为客方，左为主方，双方首席谈判居中而坐，其他人员依其身份高低排序，以首席为准，右边为偶数，左边为奇数，即所谓“以右为大”。
(2)圆桌式圆桌式是指谈判人 员围绕谈判桌而坐，有利于营造双方和谐的谈判气氛。谈判桌一般 采用圆形桌或多边形桌，其中客方对门而坐，主方背门而坐。
(3)并列式并列式是指谈判人员并列而坐。这种方式适合于长期合作或多次合作的谈判关系，有利于缓解紧张的谈判气氛，但不利于谈判双方之间内部即时交流和内部资料的保密。

谈判与签字仪式的筹备
2.布置备用室
备用室最好是靠近谈判室的小房间，以便于谈判人员内部协商时使用。备用室内部也需要配备网络接线口及网线、笔记本电脑、打印机、纸张等办公用品，以及茶水等招待用品。
3.布置休息室
休息室一般设在谈判室的旁边或附近，以便于谈判人员间隙休息。休息室内需配备饮水机、沙发、茶几等设备，还可以摆放绿色植物或鲜花、茶点等，播放轻柔背景乐，以此舒缓气氛，调节心情。
谈判与签字仪式的筹备
步骤4 筹备签字仪式
1.选择签字仪式场所
2.安排座次
3.准备相关物品
4.准备好待签文本
谈判与签字仪式的筹备
谈判与签字仪式的筹备
1.选择签字仪式场所
签字仪式是谈判双方在订立合同、协议、条约时所举行的正规签署仪式，所以主方应慎重选择地点。仪式现场应表现出庄重、整洁的氛围。一般来说，谈判主方可以选择专用的签字厅，也可以选择会议厅临时代替。
2.安排座次
在签字仪式中，座次的排列方式是非常重要的礼仪规范，主方应慎重安排，确保签约各方地位平等。-一般来说，座次的排列方式有三种，即并列式、相对式、主席式。
谈判与签字仪式的筹备
3.准备相关物品
签字厅需摆放签字桌(长桌)、适量的座椅等，放置标有“xxXx 与xxxx签字仪式”字样的背景板，签字桌上需铺放深绿色台布，摆放待签文本、签字笔、吸墨器及席位牌，签字桌后安排参加签字仪式的主客方人员的位置。特别提醒
如果签署涉外合同，还应在签字桌上插放各方的国旗。
4.准备好待签文本
按照商界惯例，谈判主方应指定专人会同各方负责人对待签合同文本进行定稿、校对、印刷和装订，以确保合同内容准确无误。
待签合同的正式文本应该使用A4规格的白纸印刷并装订成册，需向签约各方提供一份待 签合同，必要时还需要准备一份副本。 如果签署涉外合同，应同时使用签约各方法定的官方语言来撰写文本，或者使用国际通用的英文或法文。
谈判与签字仪式的筹备
知识平台
一、谈判的构成要素
三、谈判的过程
二、谈判的类型
四、签字仪式的程序
谈判与签字仪式的筹备
1.谈判主体
谈判主体就是谈判的当事人。商务谈判的主体就是参与谈判的买方与卖方，或供方与需方。有些大型的商务谈判，其当事人可能是多方。因此，谈判的主体可能是个人与个人，或是小组与小组，也可能是代表团与代表团。
2.谈判客体
谈判的客体即谈判什么。包括谈判的内容，即针对什么问题谈判;谈判的议题，即谈判双方共同关心并希望解决的问题;谈判的议程，即根据谈判目标所确定的谈判次序。

一、谈判的构成要素
谈判与签字仪式的筹备
3.谈判目的
谈判目的，从商务意义上讲，就是为了成交。但谈判的目的往往是隐蔽的，只有通过交流、提问乃至交锋，才能使双方的目的逐步明晰。
4.谈判环境
谈判环境就是某项谈判活动及其过程的时间与空间背景。谈判是一个动态的过程，影响这一过程有很多因素，包括谈判时间、地点、社会形势等。因此，作为谈判的任何一一方，一般都主张主场谈判，主张由自己布置谈判场所。
谈判与签字仪式的筹备
二、谈判的类型
根据不同的标准，谈判可以分为以下类型:
1. 按规模划分
按照谈判规模的大小，谈判可分为一对一谈判、小组谈判和大型谈判。
一对一谈判相对项目较小，出席谈判的各方均只有一个人， 但并不意味着谈判者不用做准备。一对一谈判往往是一种最困难的谈判类型，因为双方谈判者只能各自为战。因此，在人员的选择上要选择全能型人才参加。
小组谈判一般为较大的谈判项目，情况比较复杂，各方有几个人同时参加谈判，各人之间有分工、有协作，取长补短，各尽所能，可以大大缩短谈判时间，提高谈判效率。
大型谈判一般为国家级、省(市)级或重大项目的谈判。

谈判与签字仪式的筹备
2.按谈判主体数量划分
按照谈判主体的数量，谈判可分为双边谈判和多边谈判。
双边谈判是指参加谈判的当事人只有两方，而无第三方参加。
多边谈判是指参加谈判的当事人涉及三方或三方以上。
双边谈判和多边谈判多为组织与组织之间的集体谈判。此时，不论是在谈判信息的收集、谈判班子的选择，还是谈判方案的制订、谈判策略的运用上，都受到谈判各方的高度重视。
3.按谈判内容划分
按照谈判的内容，谈判可分为政治谈判、外交谈判、军事谈判、经济谈判等。其中，经济谈判又可分为技术谈判、贸易谈判、投资谈判、劳务谈判等，尤以商务谈判最为普遍。

谈判与签字仪式的筹备
4.按谈判地点划分
按照谈判进行的地点，谈判可分为主场谈判、客场谈判和中立地点谈判。
主场谈判是指谈判的一方作为东道主所进行的谈判;谈判的另一方作 为宾客的身份所进行的谈判，则称之为客场谈判;中立地点谈判是指在谈判双方所在地之外的地点进行的谈判。
5.按谈判透明度划分
按照谈判的透明度，谈判可分为公开谈判和秘密谈判。
公开谈判是指谈判的内容、议题、人员、过程和结果等均可公布于众的谈判。
秘密谈判是指谈判的内容、议题、人员、过程和结果等均严加保密，使之不外泄的谈判。一般来说，如果谈判的内容涉及企业和国家机密， 或公开后会给谈判的一 方造成损失，则要选择秘密谈判的方式。
谈判与签字仪式的筹备
三、谈判的过程
谈判的过程一般要 经过开局、磋商和签约三个阶段。
1.开局阶段
谈判的开局是指谈判人员从见面洽谈到进人实质性话题之前的阶段。其主要内容包括建立洽谈气氛、协商谈判议程、主动开场陈述等。
特别提醒
一般来说，开局阶段意在为谈判奠定基调，因此开局阶段切记不能亮出自已的底牌。

谈判与签字仪式的筹备
2.磋商阶段
谈判的磋商是指谈判双方为了实现各自的期望利益、寻求双方共同点而进行的切磋和商讨。它是谈判的关键阶段，也即是讨价还价阶段。其主要内容包括开盘价、讨价、还价。
特别提醒
讨价还价并非一次可以完成，而是一个艰难、复杂、激烈交锋的过程，双方应求大同，存小异。
谈判与签字仪式的筹备
3.签约阶段
谈判的签约是指谈判双方反复磋商达成一致意见后， 以双方的原则性协议为基础，用准确规范的文字加以表述的工作，也是谈判的最后阶段。其主要内容包括总结、报价、签订书面协议。
特别提醒
签订协议是一项非常严肃的工作。协议经双方签字后，成为约束双方的法律性文书。协议中规定的各项内容，双方都必须遵守和执行。任何一方违约，都要承担法律责任。
谈判与签字仪式的筹备
四、签字仪式的程序
重要协议或合同的签订，一般要安排签字仪式。签字仪式的程序如下:
1.宣布仪式开始
相关各方出席人员应步人签字厅，按指定的位次各就各位，其中助签人员应协助签字人员将合同协议文本打开并指明签字处。
2.签署合同文本
各方签字人员应先签署由己方保存的合同文本，然后签署由他方保存的合同文本。
谈判与签字仪式的筹备
3.交换合同文本
各方签字人员起身离座至签字桌中间，正式交换合同文本。双方签字人员握手，其他出席人员鼓掌祝贺。
4.举杯庆祝
主方开启香槟酒，各方出席人员举杯共饮，互相道贺，这也是签字仪式的常规环节。
5.签字仪式结束
各方最高领导先行离场，客方其他出席人员和主方其他出席人员最后离场。
谈判与签字仪式的筹备
拓展训练
1.你所在的学校计划新增加一个多媒体计算机实训室，经过前期考察，拟与联想集团合作。学校为此成立了谈判团队，与联想集团进行洽谈。将实训小组两两结对，分别扮演买方一学校， 卖方一联想集团。
(1)上网查询“联想集团”的相关信息，并以表格形式整理谈判信息。
(2)布置谈判室，并安排座次。
(3)开展模拟谈判。
2.你所在的学校与联想集团的谈判已结束，为扩大影响，双方拟举办签字仪式。请分组布置签字仪式场所，并拟定签字仪式流程。
庆典活动的筹办
任务24
庆典活动的筹办
技能目标
——能做好商务庆典活动各项筹备工作。
知识目标
——了解庆典活动的主要类型。
——掌握庆典活动现场实施的注意事项。
学习目标
工作任务
新聚汽车贸易有限公司与PD汽车公司合作的4S专营店将于下周正式开张营业。为扩大影响，公司拟举行开业庆典，一来传播信息，二来扩大公司的影响力。
这可是李芳大显身手的好机会，她自告奋勇要求全权负责开业庆典的筹备工作。
庆典活动的筹办
请根据以上情景，完成下列任务：
1. 请拟定新聚汽车贸易有限公司4S专营店开业庆典活动的主题，并说明理由:
庆典活动的筹办
开业庆典活动主题 理由
庆典活动的筹办
2.确定新聚汽车贸易有限公司4S专营店开业庆典活动的信息传播方案:
发布时间 媒介类型 具体媒介 备注
庆典活动的筹办
3.确定来宾名单，并填写下列表格:
姓名 单位 职务 联系地址 联系方式 备注
庆典活动的筹办
4.填写开业庆典活动现场布置所需物品:
区域 所需物品
签到处
舞台区
来宾区
外围
庆典活动的筹办
5.拟定新聚汽车贸易有限公司4S专营店开业庆典的流程:
时间 流程 具体内容 负责人 备注
任务分析
商务典活动作为现代企业常见的专题活动，是提高企业知名度、传播企业形象、争取各类公众合作支持的重要途径。因此，移书必须掌握商务庆英活动的各项筹备工作。
庆典活动的筹办
工作步骤:
庆典活动的筹办
1.拟定活动主题
2.确定时间和地点
3.做好信息传播
4.邀请来宾
5.布置活动现场
6.拟定活动流程
庆典活动的筹办

步骤1 拟定活动主题
主题是商务庆典活动的灵魂，在整个活动中起主导作用。秘书应先明确活动目的，然后再 根据活动目的来拟定活动主题。一般来说，企业举办商务庆典活动的目的，一是营造购买氛围；二是联络各类公众的情感；三是展示企业目前的实力和影响力。
活动主题的表达形式可以是一一个口号，也可以是一句陈述。主题应契合企业文化的特性,具有含义明确、形式新颖、简单易记等特征。
庆典活动的筹办
步骤2 确定时间和地点
选择时间应考虑的因素主要有:借助重大节日的关注度，如国庆节、“五一”劳动节、元旦;关注天气情况，提前咨询气象部门有关天气的状况，尽量选择晴朗无风的天气;考虑周边 居民的生活习惯，通常安排在上午的9: 30—11: 30最恰当，时间一般控制在1~2小时。
选择地点应考虑的因素主要有:交通便利，通常选在繁华的市中心，便于嘉宾和消费者前 来参与;会场大小合适，一般可以选择企业的会场， 或者租用大型会议场所。
庆典活动的筹办
步骤3 做好信息传播
第一，选择适当的传播媒介。一般情况下， 秘书应根据目标对象、信息内容、活动经费等因素，选择电视、车体、报纸、网络、海报等多种媒介进行集中广告传播，力争达到立体化的传播效果，吸引更多公众关注，营造庆典氛围。
第二，确定传播内容。-般包括企业相关信息及庆典活动相关信息两大部分。企业信息主要是指企业名称、企业标志、通信方式等;庆典活动相关信息主要包括主题、内容及举办的时间、地点等。
庆典活动的筹办
步骤4 邀请来宾
来宾身份的高低与数量的多少，决定者庆典活动的影响力。般来说，邀请来宾的范围包括政府领导、社会名流、媒体记者、同行人士、合作伙伴、社区代表以及员工代表。
来宾确定之后，就要制作及发送请束。柬。请柬内容包括庆典的主题、时间、地点、公司的名称、联系电话等信息。除此之外，还可以印有企业徽标。
特别提醒
请柬一般提前1~2周送达邀请对象手中。 请柬可以根据需要和距离运近选择邮寄或派人送达的方式发送。在庆典召开之前，最后应用电话等方式适当提醒和落实，但一般不要单纯使用电话邀请。
庆典活动的筹办
步骤5 布置活动现场
1.规划布局
活动现场是由舞台、来宾席和签到处等组成。其中，舞台上可放置主题背景板、发言台、盆花等;来宾席需设置导示牌，以保证现场秩序和人员安全，还可提供零食、水果、饮料等。
2.渲染气氛
为了烘托热烈、隆重、喜庆的气氛，可在活动现场放置易拉宝、彩虹门、花卉植物、红色地毯等，也可以悬挂彩灯、彩带、条幅等。
3.准备音响设备
在活动之前务必要把音响准备好，如麦克风和传声设备等，也可在庆典举行前后播放一些喜庆、欢快的乐曲，烘托氛围。
庆典活动的筹办
步骤6 拟定活动流程
不同类型的庆典，其内容和流程有所区别。一般情况下，庆典流程如下:
(1)主持人宣布开始。
(2)介绍重要来宾。
(3)来宾代表致贺词。
(4)主办方代表致答词。
(5)举行仪式(剪彩、揭牌、授奖、参观等)。
(6)酌情安排文艺演出或宴请。
(7) 留影、题词等。
特别提醒
庆典活动时间宜短不宜长，程序也不能太过复杂，否则会分散出席者的注意力，并给人以庆典内容过于凌乱之感。总之，要使庆典短小、精悍、适时。
庆典活动的筹办
一、庆典活动的主要类型
二、庆典活动现场实施的注意事项
知识平台
庆典活动的筹办
1.节庆活动
2.纪念活动
3.典礼仪式
一、庆典活动的主要类型
庆典活动的筹办
1.节庆活动
节庆活动是利用盛大节日或共同的喜事而举行的表示快乐或纪念的庆祝活动。我国节庆种类很多，从节庆性质可分为单一性节庆和综合性节庆;从节庆内容可分为祭祀节庆、纪念节庆、庆贺节庆、社交游乐节庆等;从节庆时代性可分为传统节庆和现代节庆。常见的官方节日有元旦、妇女节。消费者权益保护日、国际劳动节、儿童节、国庆节等，民间传统节日有春节、元宵节，清明节、端午节、中秋节等。还有些地方根据自身文化传统、风俗习惯、土特产等，组织举办些具有地方特色的节庆活动，如北京地坛庙会、湖南的龙舟节、山东潍坊风筝节、青岛的啤酒节等。
庆典活动的筹办
2.纪念活动
纪念活动是利用社会上或本行业、本组织的具有纪念意义的日期而开展的公关活动。可供组织举办纪念活动的日期和时间有很多，如历史上的重要事件发生纪念日、本行业重大事件纪念日、社会名流和著名人士的诞辰或逝世纪念日。
3.典礼仪式
典礼仪式包括各种典礼和仪式活动，如开幕典礼、开业典礼、项目竣工典礼、毕业典礼、颁奖典礼、就职仪式、授勋仪式、捐赠仪式等。在实际工作中，典礼仪式的形式多样，并无统一模式。
庆典活动的筹办
二、庆典活动现场实施的注意事项
1.活动前检查
2.接待签到
3.设置休息室
4.现场控制
庆典活动的筹办
1.活动前检查
活动前应对现场布置、物品、文字资料、赠送礼品、音响设备等进行详细检查，如有问题应及时解决，确保庆典活动顺利举行。
2.接待签到
活动应设置签到处，由礼仪人员负责签到。签到时，可以将企业资料、庆典活动宣传画册、礼品等发送给来宾。还可以与来宾交换名片，便于今后联系或制作通讯录。

3.设置休息室
来宾签到后，由礼仪人员引领来宾到休息室，休息室可备有茶水、饮料等。
4.现场控制
活动各项议程要紧凑，致辞发言应简明扼要，时间不宜拖得太长。活动期间如遇突发情况，如设备出现故障、赠品发生差错等，应及时处理。

庆典活动的筹办
1.新聚汽车贸易有限公司与PD汽车公司合作的4S专营店将于下周正式开张营业。为扩大影响，公司拟举行开业典礼。请你代李芳制订一份公司开业典礼方案，要求体现出庆典活动的特色，安排好庆典活动的具体内容及场地布置。
2.假定今年你所在的学校将举办建校x周年庆典活动，请你为学校庆典活动拟定个活动主题及庆典流程，并制作一份请柬。
拓展训练
宴请活动安排
任务25
宴请活动安排
技能目标
——能做好宴请的准备工作。
知识目标
——掌握宴请活动安排细则。
——了解正式宴会的程序。

学习目标
工作任务
开业庆典活动结束后，新聚汽车贸易有限公司准备宴请PD汽车公司代表及相关人士。李芳便开始张罗宴请活动的相关事宜。
出席开业庆典的PD汽车公司代表包括总经理等5人。本着例行节约的原则，李芳考虑公司陪同人员不能多于5人。
庆典活动的筹办
宴请活动安排
请根据以上情景，完成下列任务：
1.请列出正式宴请活动需要考虑的相关要素，填写在书中。
2.请为本次宴请拟订一份菜单。
3.请安排本次宴请的座位，填入书中。
任务分析
对于重要的来宾，接待方往往安排宴请活动，通过宴请联络感情，沟通信息。秘书应当善于筹备、安排宴请活动。
宴请活动安排
宴请活动安排
确定宴请的形式、时间与点点
确定主持人与致辞人
发出邀请
拟定菜单
布置宴会场所
工作步骤:
宴请活动安排
步骤1 确定宴请的形式、时间与地点
秘书应根据实际需要确定宴请的形式并考虑宴请的范围，国内宴请时除必要的陪同人员外，应尽量减少主方人员。
宴请的时间应当列人接待日程。具体安排宴请时间时，秘书应考虑来宾的禁忌，事先与来宾协商。
正式宴请活动可安排在宾馆内，一般的宴请秘书可根据实际需要选定地点，如冷餐会、酒会等也可在露天举行。
步骤2 确定主持人和致辞人
宴会主持人由主办方安排有一定身份的人士担任。致辞人的安排比较灵活，如大型活动举行的宴会，由主办方的领导人致辞;双边活动中举行的宴会，主人和主宾都要致辞。

宴请活动安排
步骤3 发出邀请
正式宴请一般都发请柬， 用书面邀请的形式以示重视。国内交往中的宴请，可以用电话邀请或当面邀请，也可以发书面请柬。
特别提醒
对所有被邀请者要一视同仁，邀请形式要一致。
步骤4 拟订菜单
秘书在确定菜单时，应根据宴请的规格、预算的经费和宴请的形式来安排。重要宴请须提前安排好菜单，并请领导审阅。宴会订菜应该注意以下几点:
宴请活动安排
1.客人的忌好
订菜前要了解主要客人的喜好与禁忌。
2.有地方特色
宴请活动在某种意义上也是对饮食文化的一种宣传。 以地方菜系为主，是宣传饮食文化的最好方法。在尊重客人忌好、照顾客人饮食习惯的前提下，尽可能安排具有地方特色的菜系，能使宴会活动办得更加成功。
3.道数与分量
确定道数与分量，一是坚持适中原则， 过多则造成浪费，留下不良印象，过少则不够礼貌;二是看每桌宴席的人数，人数多，道数与分量应相应增加;三是平衡道数与分量，道数 少则每道菜的分量要丰满一些， 反之，菜肴道数多时，每道菜肴的分量可适当少些。
宴请活动安排
步骤5 布置宴会场所
1.气氛
正式宴请活动应营造严肃、庄重、大方的气氛。茶话会、致辞、酒会等则可以轻松活泼一些。
2.音响
大型宴会如有讲话、致辞，秘书人员应提前放置扩音设备。
3.桌次的安排
中餐宴会常用圆桌，西餐宴会也可摆成长桌、方桌、马蹄形桌或T字形桌等。桌数较多时，应将桌子与桌子之间空出一定的距离，以便主方人员向各桌来宾敬酒。排桌.般遵循“中心为上，远门为上，近主为上，以右为上”的原则，即数桌围成众星捧月形时，以中间一桌为主桌;离门越远，桌次越高;越靠近主桌，桌次越高;与主桌等距离，以面向正门的方向为准，右侧的桌次相对高于左侧。

宴请活动安排
特别提醒
对于重要的宴请，最好设有休息室。休息室应安置茶几、沙发，备茶点、水果，在宴会正式开始之前或结束后供客人休息。休息室内应有相应身份的主方人员陪同客人。
4.席位的安排
一般情况下 主人面朝正门和所有来宾居中而坐，其他席位的高低以离主人远近而定，同时遵循右高左低的惯例。

宴请活动安排
一、宴请活动安排
二、正式宴会程序
知识平台
宴请活动安排
一、宴请活动安排
安排宴请应事无巨细，既要确定时间和地点、就餐人员、就餐桌次、座次和菜单，还应了 解客人的风俗习惯等。一般来说， 筹办宴请活动可以用“5W1H"来表示。
1. WHY (确定宴请目的)
宴请的目的即举办宴请的缘由，例如为了迎接客人，则不能违反规定利用公款大吃大喝，造成不良影响。
2. WHO(确定宴请对象)
筹办宴请需确定好宴请对象，请哪些人、请多少人、已方多少人陪同。这些主要取决于宴请目的、主宾身份及企业惯例。
宴请活动安排
3. WHICH (确定宴请形式)
宴请形式应根据宴请内容选择。在我国，宴请一般以中餐宴会为主， 近年来，为节约和从简，也采用自助餐、酒会等形式。
4. WHERE (确定宴请地点)
正式宴请活动可安排在宾馆内，一般的宴请秘书可根据实际需要选定地点，如冷餐会、酒会等也可在露天举行。
5.WHEN(确定宴请时间)
宴请的时间应列人接待日程，具体安排宴请时间时，秘书应考虑来宾的禁忌，事先与来宾协商。
6.HOW(如何发出邀请)
正式宴请一般都发请柬， 用书面邀请的形式以示重视。国内交往中的宴请，可以用电话邀请或当面邀请，也可以发书面请柬。
宴请活动安排
二、正式宴会程序
非正式的宴请无须讲究过多的程序和礼节，但正式的宴会则是必须讲究规则。正式宴会分为迎宾、人场、宣布宴会开始、介绍主要来宾、致辞、祝酒、尤餐与交流、散宴和送别程序。
1.迎宾
宴请重要客人时，主人一般应在门口迎接客人，单位的其他领导和秘书应陪同主人共同迎接来宾。如果主人在宴会厅里与客人寒喧，秘书则应代主人在门口迎接并引领客人进入宴会厅。
宴请活动安排
3.宣布宴会开始
举行大型招待会一般由主持人宣布: xxxxx宴会(或酒会、冷餐会)开始”。
4.介绍主要来宾
宴会开始后，主持人介绍主人、主宾和其他主要来宾。如相互熟识，可免去此项。
5.致辞
我国举行的宴会，致辞一般都放在宴会一 开始。 国外举行宴会，致辞一般是在热菜之后，甜点之前。冷餐会和酒会的致辞时间则比较灵活。

2.入场
小型宴会客人到齐后，由主人陪同客人从休息室进人宴会厅，主人和主宾应走在前面，其他人按身份高低的次序依次进人。参加大型宴会的普通客人应提前进人宴会厅。主要客人到齐后，由主人陪同按礼宾次序排列先后进人宴会厅。

宴请活动安排
7.就餐与交流。
宴请作为一种社交方式，主人应努力营造一种融洽和谐的友好氛围。就餐时，主人的举止要热情、大方、得体，主动关照客人并与之进行沟通与交流。
8.散宴和送别
宴会结束，先请主要客人和领导退席，然后其他客人相互告别离去。
6.祝酒
宴会中宾主双方相互祝酒( 又称敬酒)，以表达美好的祝愿。
宴请活动安排
拓展训练
1.新聚汽车贸易有限公司4S专营店开业一个多月来，销售一直火爆。为答谢各有关部门 及业务单位领导的关爱，公司决定举办一次答谢宴会， 邀请约30人参加。请你代李芳准备份宴请活动方案。
宴请活动安排
2.某企业设宴宴请一名境外投资者。此外宾对该企业的某个项目很感兴趣，有投资意向。为了争取外资，企业的主要领导都出席了宴会，且宴会的菜肴极其丰盛，最后剩下很多。按当地习惯，他们没有把剩菜打包带走。可是这次奢华的宴请并没有达到目的，外宾反而取消了投资的打算。请分析为什么一次宴请反而毁了一个投资项目。

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