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(共42张PPT)
秘书实务
文字与文书工作
02
PART 07
项目五 文字工作
文字工作
项目描述
秘书就是文字工作者，如为公司起草各种材料，记录各种商务活动，审核各种文稿等。故文字功夫，便成为秘书的看家本领。秘书的文字功底是秘书的基本素质与首要能力，是对领导工作的重要辅佐。
本项目主要介绍文字记录、文稿撰拟、文稿审核的技巧和方法，以提高秘书的文字表达及文字把关能力。
已有6年秘书工作经验的詹华目前已是康圣集团公司办公室主任。本月，公司新招聘了一名中职商务助理专业的毕业生宋江平跟随她做秘书工作。
詹华作为公司的“大内总管”实在忙得不可开交，如今有新人进来，她甚是高兴，计划将文字工作交给新来的宋江平负责。
宋江平虽然聪明，但一心想着当老板，中职学习期间就已开淘宝店尝试经营，钱赚了不少，可书没怎么读好。如今来到新的环境，他下决心要把工作做好，不能辜负公司领导的信任和期望。
文字工作
项目情景
文字记录
任务13
文字记录
技能目标
——能进行各种文字记录工作。
——能运用记录方法快速记录。
知识目标
——了解文字记录的种类。
——掌握文字记录的方法。
学习目标
工作任务
宋江平第一天上班，公司正好召开客户座谈会。詹华交代宋江平认真做好会议记录，会后还要做大事记。
也许是詹华要求太严格也许是詹华没有意识到文字记录的重要性，会议结束后，宋江平拿出的记录稿和大事记实在让詹华无奈。
首先，记录的内容少得可怜，基本上只记录了发言人的名字，而无发言的内容，其次，没有按会议记录的格式形成可归纳的会议记录；最后他将大事记写成了一篇新闻稿。
为此，詹华耐心的指出宋江平文字工作的不足，要求他首先从文字记录入手，逐步适应秘书工作。
请根据以上情境，完成作务。（可在书上完成）
文字记录
任务分析：
文字记录是文字工作的前提和基础，秘书只有将听到的话或经办的事记录下来，才能为撰拟文稿或处理事务提供初始依据。因此，秘书必须掌握快速而又精准的记录方法与技巧。
文字记录
文字记录
1.备好笔纸，随时准备记录
2.认真倾听，快速做出记录
3.补充修改，认真整理记录
工作步骤：
文字记录
一、文字记录的种类：
1.电话记录
2.来访记录
3.值班记录
4.会议记录
5.领导讲话记录
6.领导口授记录
7.调查记录
8.大事记
文字记录
二、文字记录的方法：
1.要点记录法（将发言者说话的主要内容用较少的文字简明扼要地记录下来）
2.详细记录法（将发言者说话的内容尽可能全面、完整地记录下来）
3.特殊标志法（运用各种特殊的符号、图形做记录）
4.常用速记法（汉字速记和拼音速记）
5.笔记与录音并用法（在记载有语言时，同时使用笔记与录音两种手段，以达到相互补充的目的）
文字记录
拓展训练
1.请根据任课教师或课代表的一段讲话，试着进行要点记录。
2.请根据一段录音或会议视频，完成某次会议的记录。
文稿撰拟
任务14
文稿撰拟
技能目标
——能进行文稿撰拟的准备。
——能草拟常用文书。
知识目标
——了解文稿撰拟的范围。
——掌握文稿撰拟的具体要求。
学习目标
工作任务
宋江平经历上次会议启示的尴尬后，下决心一定要努力掌握文字工作的方法和技巧。他不仅平时多向詹华请教，还专门报名参加了一个公文写作培训班，渐渐地开始找到了文字工作的门道。
3月28日是，康圣集团公司接下属分公司杭州康源茶叶公司文件《杭州康源茶法公司关于解决茶叶库房维修资金问题的请示》（杭康源[2018]5号），请求集团拨款20万元用于维修该公司损毁严重的茶叶库房。
2018年4月1日，康圣集团公司经会议研究，认为春茶收购已经开始，现在维修库房太晚了；再说这个库房太小，已经不够存储收购的春茶。因此不同意拨款用于库房维修。…………
文稿撰拟
任务分析：
文搞撰拟，是秘书按照领导的交拟内容，动手起草书面材料的智能活动过程。秘书撰拟文稿时，应了解文书的分类、行文原则、文书格式、形成要素和表达方式，以及各类文种的文体结构特征及其写作规范。
文稿撰拟
文稿撰拟
工作步骤：
步骤1 授受意图
授受意图，即领导向拟稿人交代行文的主旨、内容和要求，以及拟稿人对领导授意的倾向、听判断和领会。授受意图是一个双方沟通的过程。只有做到领导授意明确，拟稿人正确领会意图，才能确保文稿撰拟的质量和效率。
步骤2 收集材料
材料是文章的基石。收集材料，是秘书撰拟文稿的基础和前提。由于种种原因，领导不可能将主旨和要求都交代得一清二楚，往往只粗略交代几句。这就需要拟稿人在授受意图的基础上，根据文稿主题和内容的需要，及时、阅读和筛选与之有关的信息资料，为起草文稿提供依据。
文稿撰拟
工作步骤：
步骤3 拟定提纲
在正式拟写文稿之前，以写作提纲的形式把文稿的结构反映出来，是提高文稿质量的一个重要手段。写作提纲是拟稿人对文稿的框架及期布局进行构思，并使用思路定型化的凭借，是文稿逻辑关系视觉化的最好展现形式、它具有帮助思考、指导写作的作用。
拟定提纲，要做到“三个明确”
1.明确主旨。
2.明确领导意图。
3.明确反映的问题及典型。
文稿撰拟
工作步骤：
步骤4 草拟文稿
草拟文稿阶段是拟稿人依据确定的提纲，把系统构思的结果用语言文字加以表达的过程。在草拟文稿时，要做到“四个坚持”：
1.坚持内容上求实，注意方法措施的可行性；
2.坚持格式上求严，保持外观面局的规范性；
3.坚持文字上求精，达到达表述的准确性；
4.坚持篇幅上求简，讲求整体结构的紧凑性。
文稿撰拟
工作步骤：
步骤5 修改定稿
好文章是改出来的。文稿草拟完后，要多看、多改，从中心思想到篇章结构、语言文字、标点符号、反复推敲，确保内容、用语、表述等准确贴切，做到草稿不草率，初稿不粗糙。通过反复修改、润色，做到观点有新思路、选材有新视野、写法有新气象、语言有新文风，使文稿具有较强的针对性和指导性，使人有所触动，有所启迪，有所收获。
修改后的文稿要提交领导签发或会议通过。经签发或通过文稿，称为定稿。
文稿撰拟
知识平台：
一、文稿撰拟的范围
1.各种法定公文的撰拟
公文按照期约束力划分，有法定公文和非法定公文两种类型。所谓法定公文，是由有关法规所规定的公文。根据2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》规定，公文种类有以下15种。（决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要）
文稿撰拟
知识平台：
一、文稿撰拟的范围
2.各种常用事务文书的撰拟
企业使用最多的文书为各种法定公文以外的事务性文书，如各种信息简报（信息摘报、工作简报等），规章细则（章程、办法、细则、公约等），意见决定（工作通知、意见、决定等），计划安排（工作计划、工作安排、工作要点、工作方案等），总结汇报（工作总结、情况报告、汇报材料、交流材料等），会议纪要（会议纪要、汇报提纲、传达提纲），调研报告（调研报告、考察报告等）。这些文书经常往来于组织与组织、组织与个人之间。事务文书的文种和使用范围、文书的语体和格式，以及文书的行文要求和处理程序等，大都为约定俗成，自成规矩。秘书撰拟事务性文书同样不能自行其是，违反规矩。
文稿撰拟
知识平台：
一、文稿撰拟的范围
3.各种公关文书的撰拟
公关文书，主要指用于组织与公众之间相互往来和联络的书面文字材料。如各类书信、致辞、说明书、解说词、广告词等。公关文书一般较为简单、有特定的惯用体式。
文稿撰拟
知识平台：
一、文稿撰拟的范围
4.各种领导讲话稿的撰拟
秘书为领导撰拟的讲话稿，主要有开幕词、闭幕词、发言稿、演讲稿、工作报告等。秘书在为领导撰拟讲话稿时，除要注意应用文体写作的一般要求外，也要注意体现领导所处的地位、个人风格，以及会议主题和与会者的特定身份等。同时还要注意讲话稿的品语化、通俗化和形象化等语言特点。
文稿撰拟
知识平台：
一、文稿撰拟的范围
4.各种领导讲话稿的撰拟
秘书为领导撰拟的讲话稿，主要有开幕词、闭幕词、发言稿、演讲稿、工作报告等。秘书在为领导撰拟讲话稿时，除要注意应用文体写作的一般要求外，也要注意体现领导所处的地位、个人风格，以及会议主题和与会者的特定身份等。同时还要注意讲话稿的品语化、通俗化和形象化等语言特点。
文稿撰拟
知识平台：
二、文稿撰拟的要求
1.符合必须行文的原则
2.符合国家法律法规和常的路线方针政策
3.符合领导意图和实际情况
4.符合文书的语言特点
5.符合文书格式规范
拓展训练
根据以下材料，利用Word撰拟文稿，按《党政机关公文格式》将文件排版制成规范的文本（背景材料中未明确的内容、数据，如有需要可酌情自行补足信息）。
2018年5月16日下午6点，红华服装有限公司门卫在例行检查时从第六车间操作女工王艳包里搜出两件公司的女装产品。通过保卫人员的询问，王艳承认这两个产品未经仓库入库备案。她因为两周前被公司调岗而产生报复心理，所以偷盗了公司产品。公司马上组织人员进行了调查。保卫科调取了监控录像，发现王艳利用工作之便偷偷将公司送检的服装成品塞进挎包，下班时带回家中藏匿，她以这种“蚂蚁搬家”的方式偷了12件服装，总价值2300元。公司遂向公安机关报警，并追回这批服装。
2018年5月20日，公司秘书王薇根据公司要求起草相关文件，向公司各部门、各车间通报该事件，宣布根据《红华服装有限公司员工管理制度》开除王艳，并希望有关部门引起重视。文件经公司行政部经理核稿，人力资源部经理张远会签，由总经理应志伟签发。发文字号自拟。
文稿撰拟
文稿审核
项目15
文稿审核
技能目标
——能按规定对文稿进行审核。
知识目标
——掌握文稿审核的内容。
——了解常用的文稿审核方法。
学习目标
工作任务
宋江平完成文件撰拟，便将其交给了办公室主任詹华审核。几乎是同时，詹华将一份销售部的文稿交给宋江平初审。
这下彻底把宋江平给搞糊涂了，他心想“我也有资格审核？”
于是，宋江平草草看了一下文稿（事实上他也不明白该怎么看），便又将文稿交还给了詹华。
请根据以上情境，完成任务。
文稿审核
任务分析：
文搞审核，就是对文稿的内容、体式及行文规则的综合审查与核定，通常也称作“核稿”。它是文稿签发前的最后一个环节，其目的是确保文稿的质量。秘书应该掌握文稿审核的内容、方法和要求，善于发现文稿的问题，努力做到思想上重视、审查上严格、业务上精通。
文稿审核
文稿审核
工作步骤：
步骤1 初审
文稿初审一般是企业办公室秘书对拟稿的草稿进行初步的审核。初审的主要任务就是从内容到体式，从总体到细节，对草稿进行初步的审核。
1.行文关
2.内容关
3.政策（法规）关
4.文字关
5.格式关
文稿审核
工作步骤：
步骤2 复审
复审一般由企业办公室主任或经验丰富、水平较高的秘书对修改稿进行审核。复审主要是对法律、政策、事实，以及贯彻领导意图的审核。经过审核的文稿，便成为提交领导审批的送审稿。
文稿审核
工作步骤：
步骤3 终审
终审是核稿人对领导签发的审批稿进行最后的审核。一般来说，领导签发的文稿不宜再作审核，但由于某种原因，如领导因公务繁忙，对送审稿只提出原则性修改意见；领导因记忆力有限，对送审稿的某些内容提出质疑性意见；领导因情况不明，对送审稿的某些事实作了错误性修改；领导因语文知识不足，对送审稿的词句作了不当的修改，等等。此时，都需要对审批稿再次进行审核。
文稿审核
知识平台：
一、文稿审核的内容
1.法律审核
秘书在审核文稿时，应把是否符合现行法律作为重要内容，即文稿的内容要与国家法律规定相一致。文稿如以某一法律作为依据，就要认真审查是否体现了依据法的原意；如引用了某一法律的有关和条款，则要认真核对引文是否完整无误；如对某一法律规定进行了具体阐述，必须认真查找是否源于立法机关的权威性解释。
文稿审核
知识平台：
一、文稿审核的内容
2.政策审核
政策把关是文稿审核的重要内容之一，即文稿的内容要与党的路线政策规定保持一致。这就要求核稿人必须熟知上级部门的政策规定，如果发布过相关规定的，还要核对有无与之抵触，自相矛盾和界限不清等问题。
3.事实审核
文稿常常需要运用一些材料和数据，这些材料和数据必须是真实、正确的。因此，秘书在审核时要严把事实关，应查清文稿所用材料的出处，鉴别材料中所涉及的人名、地名、时间、事件等，重新计算文稿所用数据，确认涉及有关地区或部门职权范围内的事项已经过充分协商并达成一致意见。
文稿审核
知识平台：
一、文稿审核的内容
4.文字审核
秘书在审核文稿时需要重点把好文表达关。主要审查文稿的主题是否明确，观点是否鲜明，材料是否真实，结构是否完整，语言是否规范，重要提法是否准确，以及标点符号、数字、计量单位和专用术语的使用是否符合有关规定等。
文稿审核
知识平台：
一、文稿审核的内容
5.体式审核
体式包括文书的语体、规格和式样等要素，是文书的有机组成部分，也是一篇合格文书不可或缺的重要标准。秘书在审核文稿时，要以党和政府的相关法规和国家标准为依据，审查文稿所使用的文种，标示的秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送单位、附件、发文单位署名、成文日期，以及文稿所选用的字体、字号和用纸等是否符合有关规定。
文稿审核
知识平台：
一、文稿审核的内容
6.程序审核
要求秘书认真检查发文单位是否遵循行文次序及其规定，有无程序颠倒或倒流的问题。如发现文稿存在未经审核或未经领导签发等问题，秘书在审核时要坚决予以纠正。
文稿审核
知识平台：
二、文稿审核的方法
文稿审核的方法多种多样，常用的审核方法有：
个体审核：由一位核稿人员或办公室负责人独自审核；适用范围：一般文稿的审核；由于是个人审核，核稿人的责任相对重大。
集体审核：由拟稿人、核稿人、办公室负责人或企业领导共同参与的审核；适用范围：重要文稿的审核；拟稿人应充分听取各方的意见。
会商（审）：由联合行文单位的拟稿人或负责人，以会议或传阅的形式对文稿进行的审核；适用范围：联合行文文稿的审核；主办单位的拟稿人应负责文稿的修改。
专家审核：聘请有关专家、学者对文稿进行咨询性审核；适用范围：专业性较强文稿的审核；根据文稿的内容来确定聘请的对象。
文稿审核
拓展训练
1.针对同桌在任务14“拓展训练”撰拟完成的文稿进行初审，同时将自己的文稿交给同桌初审。完成初审后交本组组长复审。
2.课后召开一次小组讨论会，针对组长在任务14“拓展训练”撰拟完成的文稿进行集体审核，其中组长为拟稿人，组长的同桌为核稿人，其他组员为办公室及企业领导。

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