资源简介

(共35张PPT)
秘书实务
PART 01
项目四 其他工作
其他工作
项目描述
秘书日常事务工作千头万绪，除以上项目任务外，还有一些其他事务工作，我们统称为其他工作。做好这些事务工作，对于减轻领导的工作负担，提高领导的工作效率，保证公司工作高效运转，具有重要的意义。
本项目主要介绍值班安排、印章管理、领导日程安排、突发事件处理的工作技巧和方法，以全面提高秘书的综合素质和业务技能。
翔裕物流有限公司总部位于广东省汕头市，公司实力雄厚、技术先进，主要从事普通快件、直通快件和代收货款等业务，服务范围覆盖全国多个大中城市，形成了以华南为中心，以“珠三角”“长三角”为重点，辐射全国的物流网络体系，在同行业中处于领先地位。
商务助理专业毕业的钟苗，已在翔裕物流有限公司办公室担任了三年的文员由于办公室秘书要休产假，公司领导让钟苗暂时兼做该同事的工作。
当该同事向钟苗移交工作时，钟苗还是拿捏不准自己是否能够胜任这些工作，因为她将涉及以往没有做过的重要工作:值班安排、印章管理、领导日程安排、突发事件处理等。
生性好强的钟苗决定迎难而上，借此多掌握一些知识和技能，并下定决心一定要把工作做好。
其他工作
项目情景
值班安排
任务9
值班安排
技能目标
——能制订值班安排表
——能做好值班记录和值班日志
知识目标
——了解值班的类型
——掌握值班工作的基本要求
学习目标
工作任务
值班安排
国庆节期间，翔裕物流有限公司按照国务院假期调整规定，决定放假7天，放假时间为10月1日至7日。由于节日期间货物比较多，物流的繁忙程度肯定高于平时，为此总经理特意交代，公司总部可以放假，但要安排值班，领导要带班，每天都要了解各下属单位的情况。
根据总经理的要求，钟苗制订了国庆节假期的值班安排表，交给总经理审阅，得到了总经理的肯定。
10月2日，刚好轮到钟苗值班。上午10点半，一位自称是总经理亲戚的陌生男子来到公司办公室，说有急事要找总经理，钟苗热情接待，并通过聊天掌握了具体情况。下午三点多，钟苗接到市政府防汛办公室的电话通知，5号台风将影响该市，要求各单位做好防汛准备工作。钟苗当即通过电话向总经理
进行了汇报，总经理要求其通知各部门负责人半小时后回公司召开紧急会议。
任务分析：
值班安排
值班是指在固定的时间、岗位和场所轮流从事日常事务工作。值班工作的内容既多又杂，因此，必须事先制订值班安排表或计划表，准备好各种值班表单，做好值班记录和值班日志。
工作步骤：
一、制订值班上工作制度
1.岗位责任制度
2.交接班制度
3.安全保密制度
二、制订值班安排表
三、接待来访人员
四、处理来函、来电
五、办理领导临时交办的事项
六、填写值班日志
值班安排
知识平台：
一、值班的类型
二、值班工作的基本要求
1.坚守值班岗位
2.认真处理事务
3.做好值班记录
4.热情接待来访人员
5.加强安全保卫
值班安排
1.假如你是学校学生会生活部的副部长，配合学校宿管科管理学生寝室，请你安排男、女生宿舍的一周值班工作。值班人员主要由学生会生活部成员参与，值班时间为周一至周六，值班具体时间段主要为同学们的休息时间。值班安排表中要求有值班任务、注意事项等。
2. 某日，某鞋业公司办公室秘书小方值班时，接到东门专卖分店营业员小李的电话，说顾客很多，N12型号男鞋缺货。小方翻看仓库记录，发现仓库也没有存货，此时只有从西门分店调货。因此，小方先打电话与西门分店店长小芬联系，得知有此型号的男式皮鞋，要求调货给东门店。随后营业员小李请顾客留下地址、电话与押金，并为其开出收货凭证，请其回家等候，承诺一小时后上门服务。小方应该怎样应对值班电话
值班安排
拓展训练
印章管理
任务10
印章管理
技能目标
——能正确管理印章
——能正确使用印章
知识目标
——了解印章的种类、样式、管理与使用要求
——掌握印章的刻制与启用要点
学习目标
工作任务
印章管理
钟苗从未接触过公司的印章管理工作。为此，她认认真真地学习了公司的《印章管理制度》，深感责任的重大。
一天，销售部的小陈拿着一些材料来到办公室，请钟苗盖章。钟苗一看，有20份会议通知，4份合同，1份上半年销售奖励清单，还有一份小陈个人购房贷款的收入证明(数字真实)。钟苗 看完之后，对小陈说:“ 公司的印章管理制度你忘了吗 ”说完，钟苗退回了材料。
次日，小陈拿着材料找钟苗盖章。钟苗首先审阅了“用印申请表”，确认无误后，履行了盖章手续。
任务分析：
印章管理
使用印章一般要经本单位领导人批准，秘书应该严格执行印章管理制度，对不合法或不合手续使用印章者，有权拒绝盖印或提出异议，而不能违反规定“有求必印”，给自己和公司带来无法挽回的损失。
工作步骤：
一、申请用印
二、履行审批手续
三、审阅用印内容
四、正确用印
五、登记用印
印章管理
知识平台：
一、印章的种类和作用
1.印章的种类：公章、专用章、领导人签名章、套印章、钢印
2.印章的作用
二、印章的刻制与启用
三、印章的管理及使用要求
1.专人负责
2.确保安全
3.防止污损
4.停用与缴销
四、电子印章的使用
印章管理
1.请填写下列介绍信，并盖章(内容可虚拟，如无模拟公章，可用个人章代替)。（格式见书）
2.钟苗的老同学莉莉想报考研究生，由于担心领导知道后不同意其报考，就想让钟苗帮忙，在自己的工作业绩等资料上盖章，以示证明。假如你是钟苗，你该如何做
印章管理
拓展训练
领导日程安排
任务11
领导日程安排
技能目标
——能编制工作时间表
——能制订领导工作日志
知识目标
——掌握工作时间表的类型
——了解领导工作日志的内容和形式
学习目标
工作任务
领导日程安排
翔裕物流有限公司总经理9月份的活动很多，内部活动有:每周五下午的行政会，公司十周年庆典筹备会议，29日下午公司各部门工作汇报会，8日上午出席公司董事会，当日下午公司客户联谊会，还有新招聘员工培训，计划用一周时间组织开展“与公司共同发展”系列活动等，如果有时间，还要安排部门5S培训半天，与销售部沟通人员考核事项。外部活动有:5日宴请美国客人，8日中午宴请DC公司副总经理，16日去北京出席会议，25日接待上海物流公司同行来公司考察交流，并于当晚宴请上海来宾。
周五下午下班前，钟苗开始制作总经理下周一(8日)的工作日志。根据下周工作时间衣及领导下周一工作与活动的信息，下周一总经理的工作主要有:
工作任务
领导日程安排
上午8:30—9:30在公司二楼培训室给参加员工培训的新员工讲话，重点复价公司的理忿及发展历程；
上午10:00—11:00在公司会议室出席公司董事会，要带已准备好的文件夹; 中午11:30在东方酒店宴请 DC公司副总经理；
下午2:30—3:30赴东方酒店参加公司客户联谊会；
下午4:00—4:45到销售部与 销售部经理讨论修改营销员考核细则。
任务分析：
领导日程安排
合理安排领导的活动，能够帮助领导节省时间，提高办事效率。因此，秘书不仅要管理好自己的时间，还要管理好领导的时间，对时间进行有效的计划和控制。这项工作看似简单，但却十分重要，它是秘书辅助领导工作的基础。
工作步骤：
一、了解领导工作和活动信息
二、确定工作的轻重缓急
三、绘制表格
四、及时更新
五、报告领导
领导日程安排
知识平台：
一、工作时间表的常见类型
1.年度工作时间表
2.季度工作时间表
3.月工作时间表
4.周工作时间表
二、领导工作日志的内容
三、领导工作日志的形式
领导日程安排
1.假设你是翔裕物流有限公司秘书钟苗，公司的几位高层管理人员5月13-17日的工作内容安排如下，请为翔裕物流有限公司的领导制订一份周工作时间表。
13日(周一),上午9:00, A公司业务科赵科长来公司治谈业务，大概11:00结束，由公司技术部孙经理接待，地点在孙经理办公室，安排午餐。下午公司张总要去医院体检。
14日，上午8:30，人事部高经理召开加强考勤制度的工作会议，约1小时，地点在公司 二楼大会议室。下午14:00—16:00，张总和陈副总经理前往xx大学洽谈有关合作事宜。
领导日程安排
拓展训练
15日，上午10:00，能达公司经理郑子韬来访，由销售部邓经理接待，地点在邓经理办公室，安排午餐。上午9:30，合作商徐岱先生来公司会见张总洽谈合作事宜，安排午餐。
16日，上午8:30,人事部高经理与销售部邓经理共同主持召开新进员工培训工作会议，地点在二楼大会议室。下午14:00召开公司高层管理人员例会，确定下周工作任务，地点在三楼会议室。
17日，上午人事部高经理去医院看病。上午9:00在二楼会议室召开公司安全工作会议，张总讲话。
2.工作时间表并无绝对统一的模式，但必备的项目必须齐全。请你设计几种月工作时间表和周工作时间表的样式，并比较哪种设计更实用，更利于阅读。
领导日常安排
拓展训练
突发事件处理
任务12
突发事件处理
技能目标
——能提出预防及应对突发事件的建议
——能协同处理突发事件
知识目标
——了解突发事件的特点
——掌握处理突发事件的原则和要求
学习目标
工作任务
突发事件处理
某日，钟苗正在办公室值班，突然电话铃响了。话筒的另一端传来焦急且带恐慌的声音。“钟秘书，出事了！我们公司在码头装运时因搬运工不小心，将一桶砒霜掉到河里了。”钟苗一听，神经顿时紧张起来。她知道，砒霜是剧毒品，掉入水中，极有可能污染河水，将直接威胁饮用该河水的数百万人的生命安全，情况十分火急！
她立即向总经理进行了汇报，并打电话给市政府办公室报告情况，又立即报告水上安全监督站和海上安全监督局。
这个危急事件，最终由于市政府领导及有关方面负责人及时采取措施而化险为夷，事故得到妥善处理。而对于公司秘书钟苗来说，未尝不是一场严峻的考验。
任务分析：
突发事件处理
俗话说:“天有不测风云，人有旦夕祸福。”任何组织都有可能发生突发事件，这就要求当事人在遇到突发事件发生后，必须保持头脑冷静，准确判断和正确处理突发事件。作为秘书，则要随时准备应付复杂情况，并协助领导处理突发事件。
工作步骤：
一、迅速部署，控制事态
二、核实信息，制订对策
三、通报情况，解决问题
四、做好善后，重塑形象
突发事件处理
知识平台：
一、突发事件的特点
1.突发性
2.偶然性
3.意外性
4.危害性
二、处理突发事件的原则
1.防治结合，强化预警
2.统一领导，分级负责
3.集中管理，分类处理
4.协同应对，快速反应
5.遵守纪律，公开透明
突发事件处理
知识平台：
三、处理突发事件的基本要求
1.判断要准确及时
2.方案要周密细致
3.处置果断有力
4.方法要灵活机动
5.善后要妥当合理
6.教训要反思汲取
突发事件处理
1. 以你所在的学校或班级为例，可能发生哪些突发事件 试举一例，说说你该如何处理。
2. 某日，某公司秘书小王正在办公室值班，突然电话铃响了。小王适时地接起电话。
“喂，王秘书吗 可不好了，出事了!”
小王一听，神经顿时紧张起来，但职业素养告诉她千万不要慌乱。于是稳了稳神，小王说道:“你是哪里 不要着急，把情况说清楚，出什么事了 ”原来，打电话来的是分公司的张主管。今天晚餐时有6名员工发生了食物中毒，目前正在医院抢救。
请详细列出本次突发事件的处理程序和方法。
突发事件处理
拓展训练

展开更多......

收起↑