资源简介

(共34张PPT)
信息管理
一、信息的收集
二、信息的筛选
三、信息的分类
四、信息的校核
五、信息的传递
六、信息的存储
课程内容
事务管理——试题解析
信息管理
单项选择题示例
秘书直接用感官或借助其他工具认识客观事物而获取信息的方法是（ ）。
（A）感觉法
（B）认识法
（C）观察法
（D）体验法
事务管理——试题解析
信息管理
多项选择题示例
信息传递的要素包括（ ）。
（A）信码
（B）信源
（C）信号
（D）信宿
事务管理——试题解析
信息管理
工作实务题示例
背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。（15分）
便 条
　钟苗：
　 公司准备上一条微波炉生产线，打算采用观察法、询问法获得有关市场信息，作为决策的依据和参考。请你向我介绍观察法、询问法的优缺点。
　谢谢。
　　　　行政经理 苏明
　　　　　　　　　　　二○○六年十二月六日
信息的概述
1、信息工作的意义
信息工作的一切行政工作的基础
信息是领导决策的依据
信息工作是增进秘书才能的最佳途径
案例 1
达利公司是一家专门销售泥塑的公司。一天，总经理秘书小谷与一位刚从国外考察回来的熟人交谈。小谷了解到某外国商店里出售的中国泥塑，当地人很喜欢，生意兴隆，但产品大多是台湾制造的，工艺水平并不如大陆生产的泥塑。该国消费者特别喜欢反映中国民俗的泥塑。
此时，秘书小谷应如何处理利用这送上门来的信息？
1、秘书小谷应如何处理利用这送上门来的信息？
2、根据案例，思考信息有何特点？
案例 1 分析
秘书部门处于组织的信息枢纽地位，秘书应及时捕捉、筛选信息，提供给领导，以提高企业的经营效益。
小谷应马上把此信息告知领导，或转给市场营销部门进行详细的调查研究，
帮助拟订具有操作性的产品推广计划，包括推出的产品品种、数量、价格、宣传、促销、销售渠道等。
2、信息的特点
1、客观性
2、时效性
3、可塑性
4、共享性
5、依附性：信息的载体有哪些？
6、传递性
7、开发性
8、无限 性
1、文字形态
2、声像形态
3、记忆形态
信息工作流程图
收集－整理－传递－存储－利用－开发
反馈
做为一个秘书，经常接触到哪些信息？
P201
一、信息的收集
1、秘书工作中，信息收集的主要范围
政策法规信息
企业信息
客户信息、
贸易信息、
国际金融信息
国际市场信息
同级相关信息：平行单位间信息
一、信息的收集
2、信息收集的渠道：
1）大众传播媒介
2）图书馆
3）联机信息检索渠道（搜索引擎）
4）供应商和客户
5）贸易交流渠道
6）信息机构渠道
7）关系渠道
8）调查渠道
3、信息收集的要求
1）价值性
2）时效性
3）层次性
4）针对性
5）全面性
一、信息的收集
3、信息收集的方法
1）观察法
2）阅读法
3）询问法
4）问卷法
5）网络法
6）交谈法
7）购置法
一、信息的收集
二、信息的筛选
筛选是对收集到的信息进行鉴别和选择，判断信息的价值，决定信息的取舍，提取真实、有价值、能满足需求的信息。
二、信息的筛选
案例
秘书钟苗注意信息的收集，凡是工作活动中接触到的各种信息都收集，存放抽屉里。日积月累存放了几大抽屉。一天她的经理要查阅一分市场调查报告，可是钟苗找了半天也没个结果。
思考：钟苗的工作存在什么问题？
做为秘书，身边常备的信息资料有哪些？
秘书常备的信息资料
参考书（字典、年鉴、百科全书等）
报纸期刊
统计资料
地图集
内部文献
常用人名联系方式
行业相关政策汇编、法律法规汇编
二、信息的筛选
标记说明
摘记
复印、裁剪
留意标题
筛选信息资料的方法
二、信息的筛选
筛选信息资料的要求：
分析信息需求，紧靠主题，选择与本主题密切相关的信息，带有倾向性、动向性或突发性的信息，能预见未来发展趋势。同时，剔除虚假、过时、重复、空洞的信息
二、信息的筛选
信息筛选的程序
看来源－看标题－看正文－决定取舍
1、突出主题思想
2、选择典型性、淘汰一般
3、有时效性、充满新意
4、从实际出发，有特点
5、选择宏观、淘汰微观
三、信息的分类
信息的分类方法
字母分类法(按作者姓名、单位名称、标题等）
地区分类法
主题分类法
数字分类法
时间分类法（按信息形成先后）
根据工作需要，将各种分类方法结合使用
三、信息的分类
信息分类的注意事项
1、利用颜色、标签区分类别
2、建立交叉参照卡
交叉参照卡
名称/主题：
详见：
相关名称/主题
四、信息的校核
信息校核的范围：对信息中的事实、观点、数据、图表、符号以及时间、地点、人物等。
信息校核的要求：
1、以原始数据为基础
2、要排除主观因素的干扰
四、信息的校核
信息校核的程序：
确定内容－选择校核方法－核实分析信息－作出判断
1、溯源法
2、比较法
3、核对法
4、逻辑法
5、调查法
6、统计法
核对
计算
定性、定量分析
逻辑推理
判断真伪
信息的传递
信息传递的要求
迅速、准确、保密
信息传递的途径
信源－信道－信宿
信息传递的方向
内向传递：在单位内部进行信息交流沟通
外向传递：利用传播媒介向外界传递单位信息
信息传递－实战演练
内向传递 外向传递
新闻稿 备忘录
文件传阅单 新闻发布会
报刊声明 公司人事会议
单位规章制度 股份公司股东大会
员工嘉奖令 处分通告
信息传递方法
语言传递
文字传递
电讯传递
可视化辅助物传递
信息的储存
信息储存的载体
纸质载体
磁性载体：
缩微品：
信息存储的设备：
文件夹、文件盒、文件袋、
有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮、防虫
科学地存放排列
信息的储存
信息储存管理系统:
1、信息集中管理系统
2、信息分散管理系统
3、信息计算机辅助管理系统
信息储存要求：
1、保存有价值的信息
2、根据内容确定储存期，对过期信息定期清理
3、对信息分类
4、防止信息泄密、损坏
5、便于查找
信息储存程序
登记－编码－排列－保存－保管
信息的储存
信息储存程序
登记－编码－排列－保存－保管
1、手工储存
2、计算机储存
3、电子化储存
4、缩微胶片储存
谢谢！！

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