资源简介

(共69张PPT)
办公室工作务实
为人
处事
行政管理的技能需求
什么是管理
发现问题、解决问题
通过别人完成的一项艺术
管理自己的六力
组织、控制 创新
教导、感召 凝聚
行政管理：就国家而言，就是依法行使国家权力的一种管理；就机关组织或企业内部来说，就是一般的行政事务的职能管理。什么是行政管理？企业行政管理的内容企业的行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理，生活福利、车辆、安全卫生等。 包括机关、企事业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、后勤人员、文秘人员等
所谓“行政管理人员”
理行政管理的基本原则
法制原则
服务原则
责任原则
效率原则
透明原则
辅助决策工作 信息工作
文书工作 会务工作
文书立卷和档案管理工作 查办工作
行政事务工作 上司交办的其他工作
行政人员的日常工作
行政人员的日常工作（1）
工 作
具 体 内 容
辅助决策
决策是上司的责任，行政管理人员不可替代，但是在上司决策过程中，要发挥辅助作用。
信息工作
行政管理人员必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。
文书工作
文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是行政管理重要的经常性工作。
会务工作
凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由行政部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的行政部门参与其中，常成为会务机构的组织者。
公关工作
这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。
工 作
具 体 内 容
档案工作
单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。
行政事务工作
包括财务管理、生活管理、环境管理、保安管理、食堂管理、卫生管理、车辆管理及接待工作。
上司交办的其他工作
这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临时任务等。这也是我们的经常性工作之一，不可视为额外任务。
行政人员的日常工作（2）
行政管理人员日常工作的三大特征
日常工作的时效性
计划性与针对性
利益的诱导性
如何获取快速成长的能量
2：裂变式：学习，实践，反思……
能力能量获得模式
1：累加式：学习，学习，学习……
职位能量
能力能量
能量来源
80
20
50
50
20
80
一般 优秀 卓越
释放
我们认识自己吗？
怎样利用了解之窗？
不知道
知道
盲目区
知道
开放区
未知区
不知道
隐藏区
别人
自己
相互尊重
共同交流
虚心听取
认真回应
开诚布公
实话实说
相互尊重
共同探讨
美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如何提高人际交往成功的效率,提出了一个名为“约哈瑞窗户”的理论
A（态度）德S（技能）才你是属于什么样的人才？什么是档案？
档案的作用及种类
档案的管理部门
档案的分类及点收
档案的保存期
档案的归档要求及借阅
档案管理
收文管理
收文范围
收文处理程序
相关工作
定义：
收文是收进外来发送本企业的文件，即：凡是公司收进的一切以文字作为表达工具的关于商务的材料，都是收文。
收文范围
程序图：
签收

拆封 分文 请办 批示 备注 归档

登记 传阅
收文处理程序
发文管理
发文处理程序
相关工作
拟稿 协商 会签 核稿
归档 校对 登记编号
发文处理程序
程序图：
公文处理方法和程序
三大环节：
1、发文处理：
拟稿---审核---签发---登记---缮印---用印---分发
2、收文处理：
签收---登记---分办---拟办---批办---承办---催办--督办---办复
3、公文管理：
制定立卷类目表---归卷---调用---立卷---归档---销毁
文档管理与处理
文档的归档原则：
一、是在本企业活动中直接形成的；
二、是在当前或一定时期内具有依
据凭证作用的；
三、是对企业具有长远的历史查考
价值的。
文档的归档方法：
1、按问题组卷
2、按名称组卷
3、按时间组卷
4、按地区组卷
5、按收发文机关组卷
6、按作者组卷
7、按结构组卷
8、按工作阶段组卷
9、按专业组卷
归档案卷内的基本排列方法：
一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后；
二、来文和复文，复文在前，来文在后；
三、正文和附件，正文在前，附件在后；
四、正本和原稿，正文在前，原稿在后；
五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。
会议的种类？
低投入 高效能 A 高投入
高效能
B
低投入 低效能 C 高投入
低效能
D
投入
效能
会议价值＝
会议收益
会议成本
人力成本
物料成本
机会成本
情感收益
认识收益
任务收益
应当开什么样会议？
如何提升会议价值？
会议弊端与防治
参加人员过多
会议目的不明确
简单问题复杂化
议题讨论失控
会议问题
控制会议规模
简化会议程序
缩短会议时间
提升会议水准
会议控制
会议的筹划与管理
会前的准备工作
会间的组织服务
会后的善后处理
明确参会人员 选择开会地点
选择会议时间 制定会议议事日程
会议现场布置 会议的通知
会前的审核 会议经费
会前的准备工作
会议签到
会场服务
会议记录
会中事务
会议简报
会务总结
会议纪要
会议文件资料的收退
会后的检查催办
会后工作
面对面就座当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边主席坐在团队成员之间
显示等级
如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐
主席坐在长桌的顶端
资历最浅者坐在离主席最远处
自由讨论
如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌
主席可坐在任何一个位置上
有效——能集思广益，达成目标；
和谐——信任、认同、畅所欲言；
参与——参与的人全神贯注；
效率——能在预定的时间内达成会议的目的；
学习——参与者有更多的学习机会；
成功会议的标准
行政管理中的沟通
沟通是人们通过语言和非语言方式传递并理解信息、知识的过程，是人们了解他人思想、情感、见解和价值观的一种双向的途径
沟通的含意：
沟通是一种管理
沟通是一种态度
沟通也就是通沟
沟通的理解
管理沟通的要诀
工作沟通要诀：
上行：理解为主
下行：说服为先
横向：协调为上
斜向：借权为用
沟通的五大原则(基础)
●真诚：●信任： ●理解： ●自制： ●宽容：
沟通基础
真诚
宽容
信任
自制
理解
信息发送
听众
目的
渠道
环境
信息接收
信息反馈
沟通七要素
地位差异
语义
无反馈
认知
情绪
性格
沟通中的障碍
语言
其它
肢体语言
沟通的三个方式
口头语言、书面语言、图片或者图形
动作、表情、眼神
距离、持物
沟通三要素的比例
与部属沟通的艺术
1、尊重
2、批评分先后天要素
3、让对方说出期望
4、布置任务明确具体
与上司沟通的法则
1、读懂上司的心思
2、充分尊重上司
3、绝不出卖部属
4、善用资讯
5、假想上司质疑
别人行动的20%别人听懂的40%别人听到的60%你嘴上说的80%你心里想的100%指令不能有效执行的真正原因！沟通的漏斗 接待客人
社交细节
衬衫放西裤外
过短
不扣衬衫扣
西服配便鞋
西服及裤子口袋
西服袖长过衬衫
扣子全扣上
男人着西服的八忌
不许不穿衬裙
不随意搭配
不乱配鞋
过大或过小
衣扣不到位
不内衣外穿
女士着
西装的六不
坐姿
行姿
站姿
仪态礼仪
手势
蹲姿
电话礼仪
电话礼仪三要素
声音
态度
言词
电话形象三要素
1
时间
2
空间
3
内容
同事家里电话
迟到、请假
外出办事
延误拜访
用传真机机传文件
借用他人或单位电话
让工作更顺利的电话术
你是如何鼓掌的
你会握手吗？
握 手 礼 仪 禁 忌
握手时，左手拿着东西或插在兜里
不按顺序，争先恐后
男士戴手套（社交场合女士可戴薄手套）
戴墨镜（有眼疾病或眼有缺陷除外）
用左手或用双手与异性握手
交叉握手（与西方人握手视为十字架，不敬）
拉来、推去或上下左右抖个不停
长篇大论、点头哈腰、过度客套
只握指尖或只递指尖
手脏、湿、当场搓揩
三心二意、面无表情、目光游移或旁观
介绍集体：
介绍双方时先卑后尊
介绍其中一方时先尊后卑
介 绍 礼 仪
介 绍 他 人：
按尊者优先与相互原则
先介绍下级给上级
先介绍年轻的给年长的
先介绍女士给男士
先介绍来宾给主人
先介绍家人给同事、朋友
先介绍未婚者给已婚者
先介绍后与会者给先与会 者
自我介绍：
单位（全 称）
部门
职务
姓名（缓、顿、释）
递名片
乘车礼仪
了解尊卑次序同时尊重客人习惯
司机
秘书
上司
来宾


















秘 书
司 机
来宾B 上司 来宾A

上司
来宾A
来宾C 秘书 来宾B
您该坐哪个位置？
我是自己命运的主宰
我不能左右天气， 但我可以改变心情
我不能改变容貌， 但我可以展开笑容
我不能控制他人， 但我可以控制自己
我不能掌控过去， 但我可以掌控未来
我不能预知明天， 但我可以抓住今天
我不能样样顺心， 但我可以事事尽心
以上！

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