资源简介

(共55张PPT)
任务1　使用大纲视图与主控文档
任务2　创建目录
任务3　创建图表目录
任务4　交叉引用
任务5　创建索引
1. 能使用大纲视图。
2. 能描述主控文档与子文档的含义与功能。
3. 能创建主控文档。
4. 能将普通文档转换为主控文档。
大纲视图是一种以缩进文档标题的形式来代表标题在文档结构中级别的页面浏览方式。在大纲视图中，Word 2010 简化了文本格式的设置，以方便用户组织文档结构，从而更好地编辑长文档。
Word 2010 中，大纲就是文档中标题的分层结构。大纲在书籍中特别是电子书籍中经常出现，在网络论坛的页面上更是经常用到。用户可以通过文档大纲方便、快捷地浏览整个文档框架，快速找到自己感兴趣的内容。
Word 2010 中提供了“大纲视图”，用户可以方便地在“大纲视图”下浏览文档的大纲。单击“视图”选项卡下“文档视图”组中的“大纲视图”按钮 ，或者单击文档窗口中状态栏右下角的“大纲视图”按钮 ，也可以使用 Ctrl+Alt+O 组合快捷键进入大纲视图。
在大纲视图下，用户可以编辑、查看、修改文档的大纲，从大纲中找出自己感兴趣的部分仔细阅读，在“视图”选项卡下的“显示”组中，选中“导航窗格”复选框，之后将根据文档的标题在文档的左侧生成文档的导航窗格，如图所示，通过文档的结构性视图，可以直观显示文档的大纲。用户可以单击大纲中自己感兴趣的标题，即可浏览该标题下的内容。
文档导航窗格
1. 创建主控文档
具体操作步骤如下：
（1）创建一篇新的 Word 文档，单击“视图”选项卡下“文档视图”组中的“大纲视图”按钮，将文档以大纲视图显示，如图所示。
操作演示
大纲视图
　设置 1 级标题
（2）在文档的第一行输入标题文字，并在“大纲工具”组中单击 按钮打开下拉列表框，在其中选择“1 级”选项，如图所示。
　创建子文档
（3）在第二行中输入相应的内容，将其设置为 2 级标题。选择要设置为子文档的标题，单击“主控文档”组中的“创建”按钮创建子文档。此时 Word 2010 用一个虚线框来标识这个子文档，以区别主文档中的内容和其他子文档，如图所示。
　主控文档
（4）在子文档中输入相应的内容，用相同的方法创建相应的子文档和其他 2 级标题，完成后文档内容就成为主控文档。单击“保存”按钮即可保存主控文档，如图所示。
　设置 1 级标题
2. 将文档转换为主控文档
具体操作步骤如下：
（1）打开“备份文档”文档，将其转换为大纲视图。将第一行“创建具有专业水准的文档”设置为 1 级标题，如图所示。
　完成转换后的文档
（2）选择要作为子文档的大纲内容，选择第四行，设置文本“1. 减少格式设置的时间，把更多精力花在撰写上”为 2 级标题，单击“主控文档”组中的“创建”按钮，创建子文档。
完成转换后的文档如图所示。
1. 能创建并修改目录。
2. 能设置目录自动更新。
目录是长文档不可缺少的部分，一般在长文档的开始部分都要列出文档的目录。有了目录，读者就能很容易地知道文档中有什么内容、如何快捷查找内容等。Word 2010 可以搜索与所选样式匹配的标题，根据标题样式设置目录项文本的格式和缩进，然后将目录插入文档中。
　目录
本任务以创建如图所示的目录为例，讲解目录的创建方法。
使用“引用”选项卡下的“目录”组可以创建新的目录。Word 2010 提供了一个样式库，其中有多种目录样式可供选择。目录中包含标题和页码，在创建目录之前，首先要标记目录项，再从样式库中选择所需的目录样式，然后 Word 2010 自动根据标记的标题创建目录。
创建目录最简单的方法是使用内置的标题样式，也可以创建基于已应用的自定义样式的目录，或将目录级别指定给各个文本项。创建目录的方法主要有以下两种：
·选择要插入目录的位置，打开“引用”选项卡，在“目录”组中单击“目录”按钮，在弹出的下拉菜单中选择所需的目录样式即可。
·选择要插入目录的位置，在“引用”选项卡下“目录”组中单击“目录”按钮，在弹出的下拉列表中选择“插入目录”命令，在打开的“目录”对话框的“目录”选项卡中单击“选项”按钮，在弹出的对话框中选择“有效样式”栏，查找应用于文档中的标题的样式，在“目录级别”栏中键入 1 ～ 9 中的一个数字，指定标题样式代表的级别，完成后单击“确定”按钮，如图所示。
　创建目录
1. 使用标题样式创建目录
具体操作步骤如下：
（1）选择要应用标题样式的标题。在“开始”选项卡下的“样式”组中单击所需的样式。例如，选择要将其定义为 1 级标题的文本，单击“快速样式”库中名为“标题 1”的样式，如图所示。
　操作演示
设置快速样式
（2）如果希望目录包括没有被设置为标题格式的文本，可以使用以下步骤标记各个文本项。
1）选择要在目录中包括的文本。
2）在“引用”选项卡下的“目录”组中单击“添加文字”按钮。
3）单击要标记的级别。例如，为目录中显示的主级别选择“1 级”。
4）重复步骤 1 ～ 3，直到希望显示的所有文本都出现在目录中，结果如图所示。
标记文字级别
（3）所有的标题级别设置完成后，将光标定位到要插入目录的位置，通常是在文档的开始处。
（4）单击“引用”选项卡下“目录”组中的“目录”按钮，选择所需要的目录样式，如图所示。
选择目录样式
（5）如果在下拉菜单中没有所需的目录样式，单击下拉菜单中的“插入目录”命令，并在弹出的“目录”对话框中显示“目录”选项卡，如图所示。
“目录”选项卡
（6）在“格式”下拉列表框中选择目录的风格，选择的结果可以通过“打印预览”框查看，左边窗口展示了目录在打印文档中的外观，右边窗口展示了目录在 Web 文档中的外观。
（7）返回“目录”对话框，在“打印预览”框下，如果选中“显示页码”复选框，将在标题后显示页码；如果选中“页码右对齐”复选框，页码将靠右排列，而不是紧跟在标题项的后面。
创建好的目录如图所示。
创建好的目录
2. 更新目录
具体操作方法如下：
（1）在目录上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“更新域”选项，如图所示。
更新域
（2）按下 F9 键，可以迅速更新目录最近的修改，此时弹出“更新目录”对话框，如图所示。用户可以根据自己的需要选择只更新页码或者更新整个目录。
“更新目录”对话框
1. 能创建图表目录。
2. 能根据图表目录查找每个图表。
图表目录也是一种常用的目录，可以在其中列出图片、图表、图形、幻灯片或其他插图的说明，以及它们出现的页码。在建立图表目录时，用户可以根据图表的题注标签或自定义样式的图表标签，并参考页码，按照排序级别排列，最后在文档中显示图表目录。如图所示为一个图表目录。
图表目录
图表目录就是针对文档中出现的图形、表格等对象列出的目录，在 Word 2010 中，可以利用题注、样式、目录域等来编制图表目录，需要将文档中的所有图表应用样式，或将文档中的所有图表位置标记目录域，就可以创建图表目录了。
有时，文档中的标签是用户输入的，并不是利用 Word 2010 的题注标签功能添加的，这时，需要使用自定义样式创建图表目录。
打开“引用”选项卡，单击“题注”组中的“插入表目录”命令，在弹出的对话框中单击“选项”按钮，在“样式”下拉列表框中选择相应的图表应用样式，就可以方便地建立图表目录了。
建立图表目录的具体操作步骤如下：
1. 将光标定位到要插入图表目录的位置。打开“引用”选项卡，单击“题注”组中的“插入表目录”命令，在弹出的对话框中单击“选项”按钮，弹出如图所示的“图表目录选项”对话框。
“图表目录选项”对话框
2. 选中“样式”复选框，并在右边的下拉列表框中选择图表标签将要使用的样式名，选择自定义的“图表”样式，单击“确定”按钮。
3. 在“图表目录”对话框中单击“确定”按钮后返回文档，可以看到图所示的图表目录已经建立好了。
图表目录
1. 能建立交叉引用。
2. 能修改交叉引用。
交叉引用就是在文档的一个位置引用文档另一个位置的内容，如果两篇文档都是同一篇主控文档的子文档，用户也可以在一篇文档中引用另一篇文档的内容。
交叉引用常用于需要互相引用的地方，如“有关 ××× 的使用方法，请参阅第 × 章第 × 节”。在长文档处理中，如果用人工来处理交叉引用的内容，既花费大量时间，又容易出错，使用 Word 2010 的交叉引用功能将使查找更方便、快捷。Word 2010 会自动确定引用的页码、编号等内容，如果以超链接形式插入交叉引用，则读者在阅读文档时，可以通过单击交叉引用直接查看所引用的项目。
交叉引用可以使读者尽快地找到想找的内容，也能使整个文档更加有条理。当文档某处需要引用其他部分的内容时，可以插入交叉引用，也可为标题、脚注、书签、题注、编号段落等创建交叉引用。
单击“引用”选项卡下“题注”组中的“交叉引用”按钮，可以打开如图所示的“交叉引用”对话框。
“交叉引用”对话框
要在文档中引用其他信息，甚至包含该信息所在的页码等，可以利用创建交叉引用的办法来实现，具体操作步骤如下：
操作演示
1. 将光标定位在文档中需要插入交叉引用的位置，或输入交叉引用开头的文字，如“进入、退出系统的方法”。单击“引用”选项卡下“题注”组中的“交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框，如图所示。
“交叉引用”对话框
2. 在“引用类型”下拉列表框中选择需要的项目类型，如果文档中存在该项目类型的项目，会出现在下面的列表框中供用户选择。图所示即为选择“标题”选项后，下方出现了所有的标题以供选择。
交叉引用效果
3. 在“引用内容”下拉列表框中选择要插入的信息。
4. 在“引用哪一个标题”框中单击选择引用的具体内容。
5. 要使读者可以直接中转到引用的项目，选中“插入为超链接”复选框；否则，将直接插入选中项目的内容。
6. 单击“插入”按钮，即可插入一个交叉引用。
7. 如果“包括‘见上方’/‘见下方’”复选框可用，可选中此复选框来包含引用项目的相对位置信息。
如图所示，光标在交叉引用文字上停留时，将出现提示，按住 Ctrl 键并单击可访问链接。此时，一个交叉引用就完成了。
　交叉引用效果
在创建交叉引用后，有时需要修改其内容，只需要选定文档中的交叉引用内容，然后单击“交叉引用”按钮，打开如图所示的对话框，在“引用内容”下拉列表框中选择要更新引用的项目，再单击“插入”按钮即可完成操作。
　“交叉引用”对话框
1. 能描述索引的定义。
2. 能创建索引。
索引是一种常见的文档注释，标记索引项本质上是插入了一个隐藏的代码，以便作者查询。创建索引与创建目录的方法基本相似，单击“引用”选项卡下“索引”组中的“插入索引”命令，打开“索引”对话框，如图所示，单击“标记索引项”按钮，在弹出的对话框中输入主索引项，必要时也可以输入次索引项，即可将索引项插入文档中。
“索引”对话框
所谓索引，就是包含文档中出现的单词和短语的列表。索引用于列出一篇文章中讨论的术语和主题，以及它们出现的页码。建立索引是为了方便用户对文档中某些信息进行查找。在 Word 2010 中，创建一个索引分为两步，首先在所选文档中标记出用户想要索引的所有条目，称为“标记索引项”。标记索引项由文档中的关键词、短语或名字组成，可以通过提供文档中主索引项的名称和交叉引用来标记索引项。其次，根据文档标记的条目来创建索引。
标记索引项后，Word 会在文档中添加特殊的域，用户可以为单个的词、词组或符号创建索引项，也可以为包含连续多页的主题创建索引项，还可以引用另外的项。
标记索引项的具体操作步骤如下：
1. 若要使用原有文本作为索引项，则选择该文本；若要输入自己的文本作为索引项，在要插入索引项的位置单击鼠标左键。
2. 单击“引用”选项卡下“索引”组中的“插入索引”命令，在弹出的对话框中单击“标记索引项”按钮，弹出“标记索引项”对话框，如图所示。
“标记索引项”对话框
3. 设置完成后，单击“标记”按钮，Word 就会标记选中的索引项，如图所示。
标记索引项

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