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第八章
公关礼仪文体写作
学习要点
书信类（普通书信、留言条、介绍信、证明信、推荐信、自荐信、个人简历、表扬信、感谢信、慰问信、申请书、倡议书）
礼仪类（欢迎词、欢送词、答谢词、祝词、请柬、聘书）
告启类（启事、声明）
第一节 书信类
一、 书信的概念和作用
二、 书信的分类
　（一） 普通书信
　　　国内书信 ；国际书信
　（二） 专用书信
　　　留言条，介绍信、证明信，推荐信、自荐信、个人简历，表扬信、感谢信，慰问信，申请书，倡议书
一、 书信的概念和作用
书信：单位或个人为处理有关事务、传递信息、
　　　传情达意、社会交际而使用的一种常用
　　　应用文体，是一种形式灵活、文字简要、　　
　　　格式固定的书面谈话形式。
　　书信在政治、经济、军事、文化及人们的日常工作和生活中有着非常重要的作用。
单位之间联系工作、洽谈业务、处理有关事务；
个人之间表示问候祝福、传递信息、交流思想感情等。
二、 书信的分类
　根据作者来分，分为：
　　　　　　私人书信和公务书信；
　根据适用范围和形式来分，分为：
　　　　　　普通书信和专用书信。
　（一） 普通书信
　　　　国内书信 ；国际书信
（二） 专用书信
　　●留言条，
　　　●介绍信、证明信，
　　　　●推荐信、自荐信、个人简历，
　　　　　●表扬信、感谢信，
　　　　　　●慰问信，
　　　　　　　●申请书，
　　　　　　　　●倡议书
　普通书信又叫一般书信，
　　　　　即单位或个人之间的往来通信。
　（一） 普通书信　　　　
信封:　国内书信的信封写法
　　　　国际书信的信封写法
信瓤　国内书信的信瓤写法
1.国内书信的信封写法
三个部分：
上部写收信人的邮政编码及详细地址；
中部写收信人姓名，姓名后可加上职业、职务、职称称谓或“女士”、“先生”、“同志”等，之后空格再写“收”或“启”；
下部写寄信人地址与邮政编码。
样例
以英文信封为例：
信封的左上角写寄信人的名字和住址，寄信人不自称Mr.、Mrs.或Miss ；
信封的中间或右下角偏左的地方写收信人的名字和住址。先写姓名，后写地址，在收信人的姓名前必须加上尊称Mr.、Mrs.或Miss以示礼貌。地址的写法与中文相反，原则上是由小至大逐行顺序填写。
2.国际书信的信封写法
样例
3.国内书信的信瓤写法
一般由称谓（称呼）、问候语、正文、结尾、署名和日期所构成。
（1）称谓（称呼）　　对不同身份、地位的人要用不同的称呼。
（2） 问候语　　称呼之后另起一行空两格写问候语。
　　　　　　　　公务信件可以不写问候语，开门见山直述事实。
（3） 正文　　要根据内容多少适当分段。一般先谈对方的事情，
　　　　　然后再谈自己的事情，以便表示对对方的尊重和关心。
（4） 结尾　　一般是写祝颂语，即向对方表示美好的祝福。
　　　　　　　也可在正文之后，另起一行空两格写“此致”，再起
　　　　　一行顶格写“敬礼”。
（5）署名和日期　　署名也叫具名、落款，写在祝颂语的下一行
　　　　　　　　或二三行偏右处，再下一行写明日期。
4. 信瓤的一般写作版式
称呼：
问候语！
　　正文× × × × × × × × × × × ×× × × × × × × × × × × × × ×
× × × × 。
　　 × × × × × × × × × × × × × ×× × × × × × × × × × × ×
× × × × × × 。
　　 × × × × × × × × × × × × × ×× × × × × × × × × × × ×
× × × × × × × × 。
　　 × × × × × × × × × × × ×× × × × × × × × × × × × × ×
× 。
结尾
　　× × × × × × × × × × × ×× × × × × × × × × × × × × ×
× × × × × × × × × × 。
署名
日期
5.普通书信的写作注意事项
（1） 内容简明扼要，字迹工整；要避免给对方造成误会或疑问。
（2） 措辞得体，用词贴切、自然、亲切有礼貌。
（3） 要适合彼此的关系，尊重、体贴对方。
（4） 不能用铅笔或红色笔书写。
1. 专用书信与普通书信的区别
（1） 在格式上，专用书信一般都有标明性质的标题，写在第一行中间；不写问候语；有的要加盖公章。
（2） 在表达上，专用书信以说明为主要表达方式，语言朴实简洁；普通书信可以综合运用记叙、描写、议论、抒情、说明等表达方式。
（3） 在内容篇幅上，专用书信内容单一，篇幅简短；普通书信内容很广泛，社会问题、家庭、生活琐事或政治、经济、文化等方面都可涉及。
（4） 在用途上，专用书信用途专一，作用是特定的，往往是为了解决某一特定的问题而写的；普通书信用途广泛，可以是交流思想、联络感情的，也可以是为了解决问题的，有时一封信涉及多方面的问题。
（二） 专用书信　　　　
在特定的范围内因某种需要而写作的具有专门用途的书信，在单位之间或单位与个人之间广泛使用。
3. 留言条
留言条是访人不在，又有话、有事向别人交代或替人接电话后不能当面告知而写的一种简短的书信。
一类是走访留言条，
一类是接电话留言条。
2. 专用书信的种类
常用种类:留言条、介绍信、证明信、推荐信、自荐信、个人简历、表扬信、感谢信、慰问信、申请书、倡议书等 。
写作格式：一般由标题、称谓、正文、落款等四部分构成。
① 标题。
在首行正中位置写上“留言条”，字体可稍大些；也可以不写标题。
② 称谓。
在标题之下顶格写对收条者的称呼，后加冒号。
③ 正文。
交代什么人、什么时间、什么事。
④ 落款。署上写条者的姓名、写条的日期。
写作注意事项：
① 内容应包括写给谁的、什么事情、谁写的和什么时间写的。
② 简明扼要，篇幅一般很短。
③ 事项交代要清楚。
④ 因时限短，一般可不写年月，直接写日期。
4. 介绍信和证明信
（1） 介绍信
介绍信是以组织名义介绍本单位人员前往有关单位联系工作、洽谈业务、参观学习或出席会议等而写的信函，具有介绍和证明的双重作用。
介绍信分为有存根的和无存根的两种。
有存根的介绍信是预先印制好的，往往有编号，分上下两联，用时只需填上派出人员的姓名、人数和事由即可。上联为存根，是备查的；下联为介绍的内容，由派出人员持有。
① 标题。顶部居中位置写上“介绍信”三字，字体稍大些。
② 编号。介绍信一般设有编号，以便核实、记载、存档。
③ 称谓，即收信单位名称。一般在编号下一行顶格书写，应写规范化的全称。
④ 正文。要先写明被介绍人的姓名、身份、同行人数；如果同行人多，可以在介绍领队人姓名、身份后加上同行人数即可。接着要写明前往联系的事宜。
⑤ 祝颂语。是礼节性的问候，常用的是“此致 敬礼”。
⑥ 落款。签上单位名称，注明日期，加盖公章。
⑦ 有效期。在介绍信的左下方注明“有效期×天”。
介绍信一般由标题、编号、称谓、正文、祝颂语、落款、有效期等几部分组成。
样例
① 内容要实事求是，不能弄虚作假；
② 联系的事由要简要概括，不需具体；
③ 有效期限不宜太长；
④ 人数、有效期的数字要大写；
⑤ 字迹工整，不能涂改；
⑥ 要加盖公章才有效。
介绍信的写作注意事项：
（2） 证明信
证明信是以单位或个人的名义证明某人的身份、经历或某事物的真实情况的书信。
证明信有两种：
一种是由单位出具的、供被证明人随身携带作证件用的，主要是起证明身份的作用；
另一种是材料证明，主要是证明某人、某事的真实情况，有的是单位出具，有的是个人出具的。
证明信的内容与格式：
① 标题。一般标明性质，如“证明信”，在首行居中位置书写，字体可稍大些。
② 称谓，即收信单位名称。如果是写给特定的单位，必须写明单位名称；如果不是直接给某单位的，可以不写称谓。
③ 正文。要写明证明的事项。如果证明某事的真实情况，要写明参加者的姓名、身份、在事件中的地位及所起的作用、事情的始末；如果证明某人某种经历的真实情况，要写明被证明者的姓名、身份、何时何处何种职务、工作或学习能力、业绩情况等。
④ 结尾。一般写“情况属实，特此证明”或“特此证明”等。
⑤ 落款。以单位名义写的证明要写明单位名称并加盖公章、署上日期；个人名义写的证明由个人签字、写明日期，有时还需由证明人所在的单位或街道等对证明人的身份加以证明。
样例
证明信的写作注意事项：
① 要实事求是、如实证明被证明者的基本情况，不能弄虚作假；
② 措辞肯定确切，不能模棱两可；
③ 个人出具的证明，其内容真伪由个人负责；
④ 不能用铅笔、红墨水笔，一般不得涂改。
5. 推荐信、自荐信和个人简历
（1） 推荐信
推荐信又称举荐信，是单位或个人向有关单位推荐人或物，以期被对方接纳时所用的一种专用书信。
从推荐对象来分，分为推荐人和推荐物两类；
从作者来分，分为单位写的和个人写的两类；
从适用范围来分，分为用于多个用人单位的和只用于某一单位或某一职位的两类。
推荐信一般由标题、称谓、正文、结尾、落款等五部分组成。
① 标题。写明性质，如“推荐信”或“关于推荐××的函”，放在顶部居中的位置，字体可稍大点；如果与收信者很熟悉，也可不写标题。
② 称谓。即收信单位名称或个人称呼，后面加冒号。
③ 正文。如果是推荐人，一般先介绍被推荐者的基本情况，如姓名、性别、出生日期、学历、毕业学校、所学专业、职称、职务等；然后说明推荐理由，如工作经历、性格品质、特长、业绩等。如果是推荐物品，要写明被推荐物品的名称、性能、用途、特点、产地及使用方法等。
④ 结尾。向收信人表明希望任用被推荐人或选用被推荐物的愿望，表示感谢之意。
⑤ 落款。推荐单位或个人署名以及日期，如是单位写的则需加盖公章。
写作注意事项：
① 慎重行事，认真负责。大多数推荐信是以组织名义或个人名义写给与自己相识的、在某些方面有一定影响力的友人，写推荐信可能对用人单位或个人的用人或用物产生较为重大的影响，收信人出于对组织或友人的信任，有可能依据推荐作出任用或选用的决定。应在充分了解被推荐人或物的全部情况下，才能推荐。
② 内容真实，信息交代清楚。推荐者要如实介绍被推荐的人或物的情况，除优点之外，必要时要说明其不足之处，以供对方参考。
③ 态度诚恳，语言简明得体。许多推荐信是求人帮助的，希望对方帮忙，在诚恳地提出要求的同时也要考虑对方的需要和可能，以免对方为难；语言力求简明得体，要避免语意重复。
（2） 自荐信
　　　
以求职者有无工作经验来分，可分为初次就业（如，毕业求职）和再就业求职信。
根据有无明确的用人单位，可分为应聘信和自我推荐信。前者是指特定的用人单位面向社会发布用人信息、公布公开招聘岗位及任职条件，符合条件的求职者向该单位申请职位；后者是指无明确的用人单位，只是根据自己的专业、特长和兴趣来求职。
　　又叫求职信，是求职者为了向用人单位介绍推荐自己，以谋求工作或职务时而使用的一种专用书信。
① 标题。第一行居中写上“求职信”或“自荐信”、“应聘信”，字体稍大些。
② 称谓。如果有特定的用人单位，可直接写明单位名称或负责人的尊称；如果没有特定的用人单位，可泛称。
③ 开头。包括问候语和交代写信的目的两部分内容。先写问候语“您好”，再交代自己如何获得用人信息及打算应聘的职位等。
④ 主体。主体是求职信的重点，主要内容包括：个人的学历、专业及学习的主要课程；爱好特长、能力及获奖情况；专业实习、社会实践经验；应聘的岗位、职务；待遇要求（可不写）；通讯地址、电话、电子邮箱等联系方式。
⑤ 结尾。可以再次表明愿望、希望、要求，并写祝颂语。
⑥ 落款。署上求职者的姓名、日期。
⑦ 附件。一般是证书及相关佐证材料的复印件。如果附件材料多，可用目录先标明序号。
自荐信一般由标题、称谓、开头、主体、结尾、落款及附件组成。
写作注意事项：
① 内容真实。用人单位常认为简历的真实可以反映出一个人的诚信品质，因此求职信要真实具体地介绍自己的特长、能力、成果，不能夸大。
② 重点突出。重点说明求什么职位、为什么求职位、凭什么求这个职位、希望和承诺等。求职信要充分展示自己的“亮点”，应突出自己的优势、能力、业绩。不能花很多笔墨介绍学校、专业，不能列出专业课而没有成绩，不能很少写到个人，不能词汇描述缺乏量化表达和独创性。
③ 篇幅简短、有针对性。求职信不宜过长，一页纸的篇幅即可。要避免无针对性，不宜用相同的求职信应聘不同的岗位。
④ 语言得体，态度诚恳。求职信要言辞恳切，充满自信，礼貌周到，不卑不亢。
（3） 个人简历
个人简历又称个人履历表，是求职者可以在求职信后面附上的个人基本情况一览表。
个人简历一般包括个人基本数据栏、学历栏、工作经验栏等。
一般会重点注意几项内容：应聘者的期望；公司招聘岗位所需素质相关的表现，如学习成绩、社会工作经历、体现个人优秀素质的独特经历；另外，也注意教育背景、学历、专业、毕业的大学；如果需要面试，应聘者的一些基本信息不可少，如姓名、联系方式等。
封面样例
写作注意事项：
① 关键信息放在醒目位置。求职意向、求职者的姓名等要在明显的位置标出，以便用人单位清楚地了解“谁”来找“什么岗位”的工作。
② 要有联络方式。留有准确的联系方式（通讯地址、电话、电子邮箱等），用人单位才能尽快联系到求职者。
③ 形式上要整洁、美观。对于一些特殊的岗位，如设计类、公关类、策划类岗位，可以别出心裁，与众不同。
④ 以下内容不宜出现在简历上：
　“离婚”——容易给人留下了失败的印象，可以表述为“单身”。前任工作头衔高于现任工作头衔—— 容易被误以为你是能力不足才被贬职；而事实上，同样的工作头衔在不同的公司有可能代表不同的意义，如果你觉得以前的工作头衔可能给人错误的印象，可以把它改换成别的名称，或在面谈时加以解释。
6. 表扬信和感谢信
表扬信是以单位或个人的名义对外单位或个人的先进事迹、精神等表示赞扬的一种专用书信；
感谢信是以单位或个人的名义对外单位或个人给予的关心、支持和帮助表示感激和谢意的一种专用书信。
表扬信和感谢信可以分为两类：
　　　　　一类是直接送给有关单位或个人；
　　　　　一类是寄给报社、电视台或电台等
　　　　　　　通过宣传媒体公开表扬或感谢。
　　写作格式：一般由标题、称谓、正文、祝颂语、落款等组成。
① 标题。在第一行居中位置写上“表扬信”或“感谢信”、“致××的感谢信”，字体稍大些。
② 称谓。即收信单位名称或个人称呼，后面加冒号。
③ 正文。首先，概括说明对方的事迹；然后，赞扬在此事中对方所表现出来的精神及其影响，表达真诚的感谢之情；最后，可以建议有关部门在一定范围内宣传表扬被表扬者的好思想、可贵精神，或者表明向对方学习的态度和决心。
④ 祝颂语。可以写上“此致　敬礼”等。
⑤ 落款。在正文右下方写明写信单位名称或写信人的姓名，署上日期。
写作注意事项：
① 事迹的叙述要简明扼要，重点突出。
② 评价赞扬要恰如其分，不能说空话、
　套话。
③ 感情真挚，语言热情。
④ 文字简洁生动，篇幅简短。
7. 慰问信
慰问信是以单位或个人的名义在重大节日或发生重大事情时，向作出贡献或遭受困难的人员及单位表示问候、关怀、安慰和鼓励的一种专用书信。
根据内容针对性的不同，慰问信可以分为三类：
　一类是节日慰问信，用于在重大节日来临时向有关单位或个人表示问候、祝福；
　一类是鼓励式慰问信，对作出突出贡献的集体或个人的成绩加以肯定，鼓励他们再接再厉、再立新功；
　一类是安慰式慰问信，主要是对遭遇困难、损失或不幸的地区、单位或个人表示同情和安慰，鼓励他们战胜困难。
　　写作格式：通常由标题、称谓、正文、落款等四个部分组成。
① 标题。在第一行居中写上“慰问信”或“×××致××的慰问信”。
② 称谓。第二行顶格写被慰问者的名称，如果是个人，要加表示尊敬的称呼语；如果是单位，要用规范化的全称。
③ 正文。首先说明写慰问信的原因和背景，即因何事而向对方写信；接着全面而具体地叙述事实，叙述对方的英雄事迹，或对方的困难不幸；结合形势和任务，提出希望或勉励对方；向对方表示向他们学习的决心；最后以鼓励、祝愿的话作为结束语。
④ 落款。在正文的右下方署上写信的单位名称或个人姓名，之后标明日期。
写作注意事项：
① 感情要真挚、充沛，让人感到亲切温暖。
② 因对象的不同，内容侧重点不同，或突出、肯定其成绩贡献，或表现对其困难、不幸的同情、理解和关怀。
③ 注意传递方式的选择。可以直接寄给收信人，也可以派专人送给收信人，还可以通过报纸、电视等媒体来刊登、播放。
8. 申请书
申请书是单位或个人向有关领导、组织提出自己的要求、愿望，请求批准时使用的一种专用书信。
根据写作目的的不同，可以分为两大类：
　　　一类是要求加入某组织时而使用的，如要求入团、入党、加入工会等；
　　　一类是请求帮助解决工作、生活、学习上的某些问题，如申请开业登记等。
根据形式来分，可以分为表格式和书信式两种：前者多用于向国家有关部门申办事务，后者常用于单位内部。　
　　写作格式：申请书一般由标题、称谓、正文、结尾、落款等五部分组成。
① 标题。在首页第一行正中写上标题，如“申请书”、“入党申请书”等。
② 称谓。即申请书的接受者，可以是机关、团体、企事业单位，也可以是有关负责人的姓名。
③ 正文。是申请书的主体部分，主要包括愿望要求和理由（或认识）两部分。如果是要求加入组织的，要写明自己对该组织的认识、自己的条件等；如果是请求解决困难的，要写明困难情况，说明提出要求的理由。
④ 结尾。可以写“请组织批准我的请求”、“祈请领导核准”等表示希望的用语或写“此致 敬礼”等祝颂语。
⑤ 落款。在正文右下方具名，单位申请的要加盖公章；个人申请的，先写上“申请人”再具名，之后署上日期。
写作注意事项：
① 一事一文。一份申请只提出一种要求，便于领导或组织研究解决。
② 要求明确，理由（或认识）真实、充分。要实事求是，便于组织、领导审查。
③ 用语得体，态度诚恳，不可使用要挟性、命令式的语气。
④ 文面整洁，格式规范。
9. 倡议书
倡议书是为倡导公开发起某项活动而写的号召性的专用书信。
根据作者的不同，倡议书一般分为个人发起的和集体发起的两类。
倡议书一般由标题、称呼、正文、结尾、落款等五部分组成。
① 标题。倡议书标题一般由文种名独自组成，即在第一行居中用较大的字体写“倡议书”三个字。另外，标题还可以由倡议的主要内容加文种名组成，如“创先争优活动倡议书”。
② 称呼。根据倡议的对象选用适当的称呼，如“尊敬的家长”，“广大的青少年朋友们”，“亲爱的老师、职工、同学们”等。有的倡议书也可不用称呼，而在正文中指出倡议的对象。
③ 正文。正文内容一般包括以下一些方面：
第一，写倡议书的背景原因和目的。只有交代清楚倡议活动的原因以及当时的各种背景事实，说明倡议的目的，才能使对方了解这样做的益处，才有可能得到对方的响应。
第二，写明倡议的具体内容和要求。这是正文的重点部分。倡议的内容一定要具体化，如开展怎样的活动、要做哪些事情、具体要求是什么等。如果倡议的内容比较多，一般分条列出。
④ 结尾。结尾一般是表示倡议者的决心和希望。倡议书一般不在结尾写表示敬意或祝愿的话。
⑤ 落款。即在右下方写明倡议者单位、集体或个人的名称或姓名，署上发倡议的日期。
① 体现时代精神，思想要进步。
② 背景、目的、要求要交代清楚，理由要充分。
③ 感情充沛，语言热情，富有鼓动性。
④ 篇幅简短。
写作注意事项：
一、 礼仪文书的概念
礼仪是礼节和仪式的简称，一定的礼仪是人与人之间相互问候、尊重、赞美、友好的体现方式。
礼仪文书是在不同的社交场合，根据不同的情况所写的具有礼仪性质的文字,是为礼仪目的或在礼仪场合使用的文书。
第二节　礼仪类
二、 礼仪文书的种类
礼仪文书的种类很多，常用的是机关、团体、人民群众在节日和红白喜事中用的各种文书，如欢迎词、欢送词、答谢词、祝词、请柬、聘书、题词、悼词、祭文、贺信、贺电、讣告、唁电、碑文等 。
根据使用场合的不同，可以把礼仪文书分为以下三类：
一是贺颂类，即对人或事表示祝贺时所用的文书，如欢迎词、欢送词、答谢词、祝词、贺词等 ；
二是应酬类，即邀请别人参加活动或聘请别人担任职务、承担工作时所用的文书，如请柬、邀请书、聘书等 ；
三是唁慰类，主要是指因对方家里有人去世，写信表示对死者的悼念和对生者的安慰之类的书信，如悼词、讣告等。
三、 礼仪文书的特点
（1） 针对性强。根据场合、对象的不同，表达不同的感情，有欢快轻松的、也有严肃庄重的。此外，要注意尊重对方的风俗习惯、民族传统，不讲对方忌讳的内容。不同的地区和国家，往往有各自不同的风俗习惯、民族传统，致词时应事先加以了解，不能触犯对方的禁忌。
（2） 篇幅简短。礼仪文书一般不宜过长，不能冲淡有关活动的效果。
（3） 热情礼貌，感情真挚。礼仪文书特别注意礼节周到，遣词造句十分讲究礼貌；语言亲切，饱含真情，而不是客套、应酬。
（4） 要巧妙地表达自己的原则立场。有些时候在某些场合，代表自己的单位或国家讲话，既要表示友好，也要通过婉转的方式巧妙地表达自己的立场，原则立场要坚持。
四、 欢迎词、欢送词与答谢词
（一） 概念
欢迎词指行政机关、企事业单位、社会团体或个人在公共场合欢迎友好团体或个人来访时致辞的讲话稿。
欢送词是行政机关、企事业单位、社会团体或个人在公共场合欢送友好团体回归或亲友出行时或会议结束时，对宾客的离去表示热情欢送的讲话稿。
答谢词是宾客在离去时，对主人的热情接待表示感谢，或在公众场合对帮助自己的人表示感谢的致词。
（二） 基本格式 一般由标题、称谓、正文、结尾、
落款等五部分构成。
（1） 标题。欢迎词、欢送词的标题常用两种写法：
一是只写文种，即在第一行居中写上“欢迎词”或“欢送词”；
二是场合或对象+文种，如“在××宴会上的欢迎（或欢送）词”。
　　　答谢词的标题往往只写文种，在第一行居中写上“答谢词”三字即可。
（2） 称谓。在标题之下另起一行顶格书写，之后加冒号。称对方姓名要用全名，不能用简称、代称；为表示尊敬和亲切，可以在姓名前加上“尊敬的”、“亲爱的”，在姓名后加上“先生”、“女士”、“阁下”等。如果是重要的场合致词，对来宾的称谓应周全、礼貌，首先用特称称呼贵宾，然后用泛称概括在场的其他宾客；用泛称不能有遗漏，正确的顺序是先外宾、后内宾，或先女士、后先生。
（3） 正文。
欢迎词的正文一般包括三层内容：首先用一句话表示欢迎的意思；接着可以 叙述彼此的交往、情谊，说明交往的意义；最后表示良好的祝愿和希望。
欢送词的正文一般包括以下三层内容：首先是对宾客表示热烈的欢送，应说明此时在举行何种欢送仪式，发言人是以什么身份代表哪些人向宾客表示欢送的；接着是回顾和阐述双方在合作或访问期间在哪些问题和项目上达成了一致的立场、取得了哪些有突破性的进展，对客人来访期间所取得的成就给予肯定、适度的评价，有时还要说明这次来访的意义及将要产生的影响；最后对客人提出希望或勉励。
答谢词的正文一般也包括三层内容：首先是感谢主人的盛情接待；其次是肯定来访或会议的成功及其意义、影响，赞扬主人为发展双方的友谊或合作做出的贡献；最后提出自己的愿望。
（4） 结尾。一般是再次表示欢迎、欢送或感谢，致以美好的祝愿。
五、 祝词
（一） 概念
祝词，也写作“祝辞”，是对人或事表示祝贺的言词和文章。
祝词常用于国家的外交活动中，也用于机关单位、个人的各种公关活动中，如各种庆典、仪式、婚礼等。
祝词是在喜庆的场合对祝贺对象的一种真诚的祈颂祝福和良好心愿的表达，因此喜庆性是其基本特点。
（二） 分类
根据其内容和使用场合的不同，祝词可分为两类：
　一是祝人，即对人的生日、婚姻、事业等表示祝贺；
　二是祝事，多用于祝贺会议开幕、工程竣工、剪彩、新年伊始，以及某社团、机构、报刊创办或节日纪念日等。
（三） 写作格式
祝词通常包括标题、称谓、正文、结尾、署名和日期等部分。
（1） 标题。在礼仪场合宣读的祝词可以不要标题。在报刊或书籍上刊印时，往往有标题：可以用单行标题，一是只写文种，如“祝词”、“祝寿词”等；二是由事由+文种构成，如“在××和××婚礼上的祝词”。有时采用双行标题，如正标题为“你们是时代的先锋”，副标题为“在共青团第八次代表大会上的祝词”。
（2）称谓。称谓写在开头顶格处，写明祝词对象的姓名。向个人表示祝贺的，称谓可以用特称，一般在姓名后面加上职务职称头衔，以示敬重，如“××先生”，“ ×××教授”等。有时称谓用泛称，如“各位女士、各位先生”，“朋友们”，“同志们”等。
（3） 正文。首先是表明自己的身份及代表谁讲话，对接受祝贺的单位、人员表示祝贺；主体应根据具体情况写清祝贺什么、为什么祝贺等，一般是概括评价对方已取得的成就。有时对重要会议或重大事件，还要介绍背景及重要意义；对重要的人物，要概括其主要功绩，并给予适当的评价。
（4） 结尾。一般用喜庆祝愿之语作结。可以再次向对方表示衷心的祝贺、祝愿。常用的结尾用语有“祝大会取得圆满成功”，“祝愿事业蓬勃发展”，“祝百尺竿头，更进一步”等。
（5） 署名和日期。正式的、较为隆重的祝词，一般在正文右下方署上
　　　　　　　　名字、日期。
六、 请柬和聘书
（一） 请柬
1. 概念
请柬，又称请帖，是人们在节日和各种喜庆活动中邀请宾客时用的一种简便的书面形式的通知。请柬一般用于联谊会、友好交往的各种纪念活动、婚宴、诞辰或重要会议等，发送请柬是为了表示举行的隆重。
请柬的“柬”字，本为“简”，原指以竹或木材为原料制成的书写材料。在纸未发明以前，简是较为普遍的写作载体 。简是将竹木经过加工后制成的狭长的片，人们把文字刻写在简上用来记事，把简连缀在一起而成“册”。由于书写面积有限，篆刻也有些难度，所以用简书写文字容量是较小的。到了魏晋时代，“简”专门用来指一种短小的信札，这一说法沿用至今。
2. 基本格式
通常可以购买已按照格式印制好的请柬，只需根据实际情况填写即可。
请柬从形式上又分为横式写法和竖式写法两种。竖式写法从右向左写。
请柬有用一张纸正反两面的，也有用对折的，因此其写作也分为封面文字和内页文字两部分。
（1） 封面（或正面）。可以直接写“请柬”或“请帖”二字。为增强喜庆色彩，可用美术体的文字，可以有图案装饰等。
（2） 内页（或背面）。包括称谓、主体、结尾、落款等四部分内容。
① 称谓。抬头写被邀请者（个人的姓名或单位）名称。要顶格写，称呼后加上冒号。如果是发给夫妇二人，按国际惯例，可发一张请柬。
② 正文。交代活动内容，如开座谈会、联欢晚会、过生日等；交代举行活动的时间和地点，如果是请看戏或其他表演还应将入场券附上。若对宾客有其他要求也需注明，如“请着晚礼服”、“请准备节目”等。
③ 结尾。一般写上礼节性问候语或敬语，如“恭候莅临”、“敬请光临指导”等。
④ 落款。横式请柬在内页的右下角、竖式请柬在内页的左下角署上邀请者（单位或个人）的名称，再下一行写发柬日期。
3. 注意事项
（1） 语言简明准确、典雅庄重、热情得体。要把活动的时间、地点、内容等准确、简明地告诉被邀请者；使用典雅的书面语，语言热情有礼貌。
（2） 体式规范、美观大方。在款式设计上，要注意其艺术性，要根据实际需要选购合适的类别、色彩、图案，多用质地较好的红色或其他暖色调的色纸或白纸彩印。
封面与内页的格式要一致。如果封面是用横式的，其内页文字也要从左往右写；如果封面是用竖式的，其内页文字要从右往左竖写。
（3） 在合适的场合、时间由合适的人发送。一般说来，在举行重大的活动，对方是作为宾客参加时，才需要发送请柬。为表示对对方的诚意和敬意，一般由主人或专人递送；如果是通过邮局发送的，应该确认对方是否收到。即使是已经口头约定的活动，仍应补送请柬。
请柬一般提前一周至两周发出，过早发送容易被遗忘，过晚发送可能会让被邀请者无法准备。
（二） 聘书
1. 概念
聘书，也称聘请书。它一般指机关、团体、企事业单位聘请某些有专业特长或有威望的人完成某项任务或担任某项职务时所发的礼仪性、凭证性的专用书信。
随着我国劳动人事制度的改革，越来越多的单位在用人时实行聘用制，于是聘书得到了广泛的应用。聘书把人才和用人单位很好地联系起来，同时还加强了不同单位之间的合作，使之可以互通有无、互相支援。用聘书的形式聘任干部、专家学者和技术人员等，既表示了对应聘者的礼遇和重视，也增强了应聘者的荣誉感、责任感。
2. 分类
根据聘任对象和聘任内容的不同，聘书大致可分为下列两类：
（1）荣誉性聘书，即为扩大影响力及知名度，聘请有名望的、有专长的人作顾问指导所用的聘书，如聘请别人担任名誉顾问、名誉校长、名誉教授等。
（2）实职性聘书，即聘请专业人才担任实际性职务的聘书，如聘请别人担任总经理、法律顾问等。
3. 基本格式
一般包括标题、称谓、正文、结尾、落款等五个部分。
（1） 标题。在纸的上方正中，也可以单独占一页，印上“聘书”或“聘请书”。有时在标题上方印上聘请单位的名称，在标题下方设有编号，如“聘字〔2010〕8号”。一般用套红、烫金封面。
（2） 称谓。标题下一行顶格写明被聘请人姓名，如“××先生”、“×××同志”等；也可以在正文中写明被聘请人姓名。
（3） 正文。实职性聘书应写明聘任的原因、聘任的职务、聘任期限等，有时还写明聘任待遇；荣誉性聘书要写明聘任职务、何时到职、聘请人的希望等。
（4） 结尾。一般写上表示敬意和祝颂的结束用语，习惯用“此聘”作结语。
（5） 落款。落款要署上聘请单位名称或单位领导的姓名、职务，并署上聘请日期，同时要加盖公章。
样例
4. 注意事项
（1） 对为什么聘请、聘请谁、担任什么职务或承担什么工作、多长时间等一定要交代清楚。
（2） 聘请单位事先要了解被聘请者的相关情况，要能确定被聘请人能应聘、能胜任。
（3） 要加盖公章才能生效。
一、 概念
告启类文书是机关、团体、企事业单位或个人有事需要向公众说明或者希望公众协助办理时所使用的一种文书。
告启类文书可以传达党和国家的有关方针政策，在不同的范围内公布应当周知或遵守的事项，有宣传教育、传达事项的作用。
第三节　告启类
二、 启事和声明
（一） 概念
启事是把事情陈述出来、让人知晓的意思；
声明是为了维护权益、信誉而公开发表提请公众注意的事项。
这两类文书都是晓之以众的应用文，希望知道的人越多越好，都具有一定的时间性。
区别：
　　　一是启事一般都是当事人制发，而声明可以委托律师发布；
　　　二是启事是周知性的文书，其内容一般不具有约束性，而声明所指的对象必须遵守有关要求，否则可以追究责任，后果自负。
最常用的告启类文书
（二） 种类
　　　启事和声明的种类很多。
按内容来分，常见的启事有招聘启事、寻物（人）启事、征文（稿）启事、征订启事、迁移启事、开业启事等；
常用的声明有维权声明、专利声明、商标使用声明、解除职务声明、转让声明等。
（三） 写作格式
一般包括标题、正文、结尾、落款等四部分。
（1） 标题。
　　　完整的标题写法是由单位、事由、文种组成，如“××××关于招聘广告代理的启事”；
　　　也可以由事由、文种组成，如“开业启事”；
　　　还可以只写文种，如“启事”、“声明”。
　　　如果启事、声明是重要的或紧急的，可以在“启事”之前加上“重要”或“紧急”等字样，在“声明”之前加上“郑重”等字样。
（2） 正文。正文的总体要求是写清楚具体事项。不同类型的启事，其正文的内容侧重点不同。
开业启事的内容一般包括开业企业的名称、地址、网址、开业时间、经营范围、优惠让利活动、电话、联系人等；
征文（稿）启事的内容一般包括征文（稿）的单位、目的、内容体裁、字数要求、截止时间、通讯方式等；
招聘启事的内容一般包括招聘单位的性质、所在城市、地址、网址，应聘者的条件、工作待遇、报名方法、所需资料、联系人姓名、电话等。
声明的正文一般是陈述声明的缘由，说明有关事项。
（3） 结尾。可以写完正文自然结束，也可以写上“特此声明”等。
（4） 落款。在正文右下方写明发布者（单位）的名称、具体时间。
（四） 注意事项
（1） 内容完整，一事一文。
（2） 语言简洁、明确、中肯、礼貌。

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