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《秘书写作》
中国是礼仪之邦，礼仪文书自古有之，但是传统的礼仪观念常常将礼仪局限在衡量个人修养的狭隘视域中。
20世纪80年代从西方引进公关理念以后，人们也渐渐拓宽了对传统礼仪的认知视野，意识到礼仪和公关一样，在塑造组织、个人形象方面，在内求团结、外求发展，提高知名度、美誉度和竞争力方面发挥着重要作用。
尤其是在政府机关、企事业组织越来越重视公共形象的今天，在一个礼仪活动可以被长时间、多渠道传播的传媒发达的今天，礼仪更是常常和公关联手，在友好型政府、服务型政府建设中扮演着不可或缺的角色。
在今天，迎送致辞、节日祝贺、宣传策划、新闻发布等公关和礼仪文书的使用频率空前高涨，秘书必须看到、适应、把握这种新形势，给予公关礼仪文书足够的重视。
知识点
一、公关礼仪文书特征
二、迎送致词类文书的基本写法
三、贺吊信函类文书的基本写法
四、策划传播类文书的基本写法
第一节 概述
第二节 迎送致词类文书
第三节 贺吊信函类文书
第四节 策划传播类文书
一、概念与种类
二、作用与特点
三、基本格式与写法
四、写作技巧与注意事项
欢迎词
欢送词
答谢词
祝酒词
祝贺词
一、概念与种类
迎送致词类文书是指党政机关、社会团体、企事业单位在迎送宾客、重大节日、开业典礼、重要纪念性会议或活动等社交礼仪场合，主客双方为了表达欢迎、欢送、答谢、祝福等意愿而讲话时使用的文种。
欢迎词是指在迎接宾客的座谈会、宴会、酒会或重要集会、会议上，由主人出面对宾客表示热烈欢迎而使用的致辞。
在重要集会、会议开幕式上的欢迎词与开幕式上的领导讲话（开幕词）在概念范畴上有所不同，欢迎词主要是主人表达欢迎和向客人介绍当地情况，属于社交礼仪范畴。
而开幕词则是集会或会议组织方的领导人，在集会或会议开幕时阐明集会或会议的指导思想、宗旨、重要意义等所作的讲话，旨在向与会者提出开好会议的中心任务和要求等，一般具有上对下的特点。
欢送词是指在送客仪式或其他比较隆重的场合，由主人出面对来宾或郑重出行的有关人员表示欢送的致辞。
在重要集会、会议闭幕式上的欢送词与闭幕式上的领导讲话（闭幕词）在概念范畴上也有所不同，欢送词主要是主人向客人表达欢送和惜别之意的致辞，是主人对宾客的讲话，属于社交礼仪范畴。
而闭幕词则是集会或会议组织方的领导人或德高望重者向大会所做的具有总结性、评估性和号召性的讲话，旨在肯定会议或活动取得的成果，强调会议或活动的主要精神和深远影响，激励有关人员宣传会议或活动的精神实质和贯彻落实有关决议或倡议等，所以闭幕词的讲话常常高屋建瓴，具有上对下的气势和特点。
答谢词是指客人在访问即将结束临行前对主人的热情接待表示感谢，或者主人对客人在来访期间所给予的热情指点表示感谢的致辞。如果是客人对主人表达谢意，是单纯的答谢辞，而如果是主人对客人答谢，则可答谢与欢送合而为一。答谢词可以在公开场合使用，也可以用函电的形式发出。
祝酒词是指在比较正规的宴会、酒会上，主客双方相互敬酒时所讲的表示祝福的话。祝酒辞重点在于表达祝福，如果是初次见面，主人可以表达欢迎，客人可以表达谢意，所以，欢迎、答谢之意直接在宴会、酒会上表达，一般都要提议干杯，那就和祝酒词无异了。
祝贺词分庆功类贺词和节日庆贺类贺词两类，庆功类贺词是领导们代表组织向在完成某项工作中取得重大成就、重大业绩的英雄模范记功表彰所进行的表达祝愿和敬意的讲话，节日致词是领导干部在固定的、重大的节日举行的庆祝会议上的讲话，如元旦致词、新春致词、国庆致词、儿童节致词等。
二、作用与特点
（一）作用
1．有助于协调公共关系、增进单位间友谊。
2．有助于提高单位的知名度与美誉度 。
（二）特点
1．单一性
2．场合性
3．礼貌性
三、基本格式与写法
迎送致辞类文书一般由标题、称谓、正文和落款四部分组成。
（一）标题
标题一般有两类写法：
一类是公文式写法。
一类是文章式写法 。
公文式写法又分为以下几种情况：
一种是由致辞人、致辞场合和文种名称三部分构成。
如：“×××在×××校庆大会上的欢迎词”、“×××在×××国际研讨会上的祝酒词”。
一种是由致辞人和致辞场合两部分构成，文种名称以讲话或致辞代替。
如：“副省长×××在评估欢迎会上的讲话”、“××校长在评估反馈会上的致辞”。
一种是由致辞场合和文种两部分构成，这种标题的致辞人写在标题下面居中位置或者文末右下角。
如：“在欢迎出席北京奥运会闭幕式国际贵宾宴会上的祝酒词”、“在××州企业财务管理工作会上的欢迎词”
也可以直接写文种，如“欢迎词”、“欢送词”、“答谢词”、“祝酒词”等。
一类是文章式写法，一般以文章主旨作为标题。
牡丹花开喜迎嘉宾
——× × ×在古都洛阳第九届牡丹花会上的欢迎词
总是夕阳无限红
——× × ×在送别× ×学校离退休人员座谈会上的讲话
文章式标题往往给人一种扑面而来的文化气息，因此要求文章有较强的文化味道，如果文章本身比较平实，宜采用公文式的标题写法。
（二）称谓
要顶格写对出席者的称呼。
称呼要热情、友好，可以加上头衔或敬称以示尊重。
称谓要做到既准确又具有包容性。
迎送致辞类文书一般都要对出席者进行细化区分，对于主宾、次宾以及陪同人员作不同的层级称呼，称呼的最后采用笼统的称法，以便把所有来宾都包括在内。
胡锦涛主席《在欢迎出席北京奥运会闭幕式国际贵宾宴会上的祝酒词》就采用了层级称谓的办法对各方面来宾进行细化称呼。
先称呼主宾“尊敬的国际奥委会主席罗格先生”，再称呼次宾“尊敬的国际奥委会名誉主席萨马兰奇先生”，然后称呼再次宾“尊敬的各位国家元首、政府首脑、王室代表” ，然后用笼统的称呼“女士们，先生们，朋友们”，把其他出席宴会的中外来宾一齐照顾到。
非常盛大的礼仪场合，称呼较为复杂，一般宴会、酒会、座谈会就要简单一些，但也多数会有所区分。
如“尊敬的××总经理、尊敬的××实业集团公司代表团的先生们”或者“尊敬的各位领导、各位来宾、朋友们”等。
层级称呼要先宾后主、先主宾后次宾、先上级后下级、先长后幼。
如《××校长在迎接教育部评估欢迎会上的致辞》的称谓：
“尊敬的教育部评估专家组组长××教授、××教授，尊敬的××教授、××教授、××教授、××教授，尊敬的×××副省长、××厅长、××处长，尊敬的离退休各位老领导、老同志，老师们、同学们”
如果层级称呼中有外籍有本籍，要先称呼外籍再称呼本籍，对于不同国籍、不同民族的人群要按照不同的语言习惯称呼。
如前述胡锦涛主席《在欢迎出席北京奥运会闭幕式国际贵宾宴会上的祝酒词》称呼的最后，就先称呼“女士们、先生们”（按外籍习惯称呼外籍来宾），后称呼“朋友们”（按照本籍习惯称呼本籍来宾）。
总之，迎送致辞类文书的称谓一定要注意礼节，既要热情、友好，又要体现出尊重与敬意。
（三）正文
正文是迎送致辞类文书的主体部分，一般包括开头、主体、结束三个方面的内容：
开头部分——介绍场合表达情感。说明此时在举行何种仪式，发言人是以什么身份、代表哪类人群向哪些客人表达什么样的情感。
主体部分——主要是介绍情况、回顾友谊、畅谈成绩或展望合作等。这部分内容的写作目的在于增加相互间的了解和信任，增进彼此的友谊与合作。
结束部分——再次表达祝愿、祝福。
开头部分——介绍场合表达情感。
说明此时在举行何种仪式，发言人是以什么身份、代表哪类人群向哪些客人表达什么样的情感。
如《周其凤校长在北京大学2010年本科毕业典礼上的讲话》开头部分：
同学们，今天是你们人生中一个非常重要的里程碑，在这里，我首先代表学校全体教职员工，向你们的毕业表示最热烈的祝贺！向你们的爸爸妈妈，也向曾经帮助、培养过你们的老师们表示衷心的感谢和诚挚的问候！
再如《在欢迎出席北京奥运会闭幕式国际贵宾宴会上的祝酒辞》开头：
从８月８日到今天，我们共同度过了一段激动人心的美好时光。今晚，北京奥运会将圆满落下帷幕。在这里，我谨代表中国政府和人民，对各位嘉宾莅临北京奥运会闭幕式，表示热烈的欢迎！对国际奥委会和国际奥林匹克大家庭为北京奥运会成功举办提供的支持和帮助，表示诚挚的谢意！对各国各地区运动员在北京奥运会上取得的优异成绩，表示衷心的祝贺！
应该注意的是，迎送场合不同，表达的情感会有所不同。
欢迎词的重点在于“迎”，所以情感表达要以热烈欢迎和诚挚问候为主。
欢送词的重点在于“送”，情感表达要以深情友谊和恋恋不舍为主，切忌过分高兴，露出快快送走客人的不耐烦之情，另外，根据情况，有的还要表达出对欢送对象所做工作的谢意和感激。
祝酒词的重点在于“祝”，所以情感表达要以祝贺、祝福、祝愿为主，但是也要根据酒会、宴会上人群的不同，有的表示祝贺、祝福、祝愿，有的表示感谢，有的表示欢迎，要区别情况来对待。
答谢词的重点在于“谢”，所以情感表达要以感谢、感激为主。
再看《在欢迎出席北京奥运会闭幕式国际贵宾宴会上的祝酒辞》开头针对不同人群的不同情感表达：
从８月８日到今天，我们共同度过了一段激动人心的美好时光。今晚，北京奥运会将圆满落下帷幕。在这里，我谨代表中国政府和人民，对各位嘉宾莅临北京奥运会闭幕式，表示热烈的欢迎！对国际奥委会和国际奥林匹克大家庭为北京奥运会成功举办提供的支持和帮助，表示诚挚的谢意！对各国各地区运动员在北京奥运会上取得的优异成绩，表示衷心的祝贺！
主体部分——主要是介绍情况、回顾友谊、畅谈成绩或展望合作等。
这部分内容的写作目的在于增加相互间的了解和信任，增进彼此的友谊与合作。
迎送场合不同，主体部分的内容重点也会有所差异，以下按欢迎词、欢送词、答谢词、祝酒和祝贺词来分述。
1．欢迎词
欢迎词的主体部分一般都是先介绍自己单位及所在地域的相关情况，然后赞颂客人各方面取得的成就，再回顾双方之间的交往与友谊，最后阐述对方来访的意义，展望访问期间的沟通与合作。
如例文1《在XX公司一季度互联互通联席会议上的欢迎词》
在表达欢迎之意的开头部分之后先介绍本公司情况，“XXX分公司与XXXX公司一起，经历了5年的发展，… …涌现出了全国通信行业劳动模范、服务明星等一批优秀员工”，如果对客人的相关情况有一些了解，就接着赞颂客人取得的成就，这样会使客人感到尊重和体面。
如果客方人员比较杂多，无法介绍或者对对方不太了解，可以避而不谈，重点回顾双方的交往与友谊，特别感谢对方在以往的交往中对自己的帮助。
如果双方是第一次谋面，既不了解对方，也实在找不到友谊可谈，可以在介绍自己的情况之后直接阐述对对方来访意义的认识、展望今后的沟通与合作。
不管主客双方以前是怎样的情况，欢迎词最后的落脚点都是放在阐述本次对方来访的意义、展望今后的沟通与合作上，这是表达欢迎的情由，也是欢迎致词中最必须的部分。
2．欢送词
欢送词的主体部分一般都是先回顾和阐述双方在合作、访问等共同相处的日子里做了哪些事情，取得了哪些成果，建立了什么样的友谊，再阐述它给双方带来的益处和深远的影响。欢送的场合不同，内容表达也不同。
如果对方仅仅是来考察，就重点谈对方考察的过程，然后恳请人家提出批评、指导意见，以便对自己今后的工作有所改进。
如××单位在欢送××教授考察归国晚宴上的欢送词就是：
××教授是我们的一位老朋友，他非常熟悉我们各个方面的情况，他在我国访问期间，仔细考察了我们的政治、经济、文化和教育。大家知道，改革开放以来，我国各项建设事业飞速发展，但是还有许多困难要我们去克服，还有许多缺点亟待改进。我们诚恳地希望××教授给我们提出批评、指导和宝贵意见，以便我们改进工作。
如果是请人来帮忙指导工作、检查工作的，而且对方做出了很大的努力，付出了很多辛苦，在欢送的时候，谢意的成分就要更多一些，主要谈对方的辛苦努力、提出的指导意见、做出的成果，自己受到了哪些益处，对今后工作的影响等。
如××矿五公司业务主任××在向前来检查、指导安全工作的专家、教授所做的临别致辞中就是这样写的：
在这两个月里，你们为××矿五公司生产安全提出了改造措施，设计了多种可行性方案，清除了安全隐患，彻底为我公司做了一次全面性安全大检查，从而为××矿五公司的良性健康发展打下了坚实的基础。
明天你们就要离开了，在即将分别的时刻，我们感慨万千，有依恋更有感激。大家相处的时间是短暂的，但我们之间的合作是长远的。
如果是毕业欢送、升迁欢送、离退休欢送场合，就多谈一些学习期间、共事期间的友谊与交往，将要离开的一方曾经的成绩与贡献，然后再谈一些临别的祝愿和寄语。
3．答谢词
答谢词的主体部分一般都是要对访问取得的收获具体阐述并作充分肯定。
这样写的目的是要把谢意落到实处，而不仅仅是停留在开头部分所述的对主人盛情款待的感谢上。
如××公司总经理在访问结束时的答谢词主体部分：
我们一行五人代表××公司首次来贵地访问，此次来访时间虽短，但收获颇大。仅三天时间，我们对贵地的电子业有了比较全面的了解，与贵公司建立了友好的技术合作关系，并成功地洽谈了××电子技术合作事宜。
如果双方的访问还没有取得实质性的进展和收获，不妨多谈谈自己的感想或者对未来的信心、友好的心情、期待对方回访的愿望等，以表达谢意的真诚性。
如胡锦涛会晤连战，连战主席的答谢词就是重点谈了自己的感想：
这一趟来得并不容易。我一再讲台北、北京，台北、南京距离不远，但是因为历史的辛酸，让我们曲曲折折，一直到今天才能够见面。所以我说，有点相见恨晚的感觉。……但是遗憾的是，过去这十多年来所发生的事情，使我们原有的一个共同塑造愿景的进程受到了很大的挫折。……我觉得我们来到这里，有几项意义……
答谢词要注意与欢迎词的某些内容照应，这是对主人的尊重，如果预先准备了答谢词，发现与欢迎词不一致时，也要在现场紧急修改补充，或因情因境临场应变发挥。
4．祝酒词、祝贺词
祝酒词主体部分的写法与欢迎词、欢送词、答谢词一样，只不过场合不同，欢迎、欢送、答谢的致词如果是在宴会、酒会上进行，就叫祝酒词了。
所以祝酒词主体部分的写法应根据致辞者是主方还是客方，致辞目的是欢迎、欢送还是感谢，确定语气、内容与情感。
祝贺词的主体部分一般先向对方表示热烈祝贺，这部分内容要写清楚祝贺因由和向谁祝贺，祝贺因由部分，如果是庆功类的，就是对方取得了什么成绩、成果，如果是节日庆祝，就是迎来了什么节日、欢度节日的意义。
然后写祝贺的内容，即所贺之事的重大意义，庆功类的讲取得的成绩、成果对于个人或单位、国家的发展具有的重要意义，节日庆贺类的一般讲工作中的成绩、一年来的发展、克服的困难、未来一年的展望等，祝贺内容要根据祝贺的对象、场合、身份等具体情况而有所偏重。
参看
胡锦涛总书记2011年新年贺词
《共创世界和平与发展的美好未来》
结束部分——再次表达祝愿、祝福。
迎送致辞类文书的结束部分都是再次表达祝愿、祝福。
欢迎词一般是先祝会议、节庆活动等成功，再次祝来宾身体健康、工作顺利、精神愉快等；
会议、活动等的欢送词要祝一路顺风，如果是毕业欢送、升迁欢送、离退休欢送，就祝前程似锦、心情愉快、寿比南山等；
答谢词的最后要再次表达谢意，并祝对方身体健康、精神愉快；
祝贺词中，庆功类的贺词祝愿再立新功、节日祝贺类的表达节日愉快、合家幸福等；
祝酒词的语言程式化最强，结束部分都是要提议为公司的发展、为事业的发达、为嘉宾的健康等干杯。
（四）落款
分两行分别署上致辞者的单位名称、身份、姓名及日期，可以写在标题下方居中的位置，也可以写在正文右下角位置，如果标题中已包含了致辞人信息的，也可以不再署名，只在标题正下方或正文右下角写上日期即可。
四、写作要领及注意事项
（一）写作技巧
迎送致辞类文书要在表达清楚事理的基础上再增加一点文化色彩，富于一点浪漫情怀。技巧就是把一些古谚、古诗、古语、名联、名言或者趣闻、时尚语言等自然贴切地穿插到行文中，增加一点文化色彩，或者插入一些描写性的语言，让文章富于浪漫情怀。
（二）注意事项
1．对于出席者的情况要尽可能全面地掌握
2．语言要适度口语化
3．篇幅长短要因时、因地安排

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