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第六章 事务文书写作
《秘书写作》
事务性文书的特点与作用
特点：非法定性、使用频繁、种类繁多、格式灵活
作用：贯彻政策，指导工作 ；沟通协调，商洽工作；参谋咨询，辅助决策；积累资料，提供证据；制造舆论，宣传教育；谋定而动，规划工作
事务文书的种类
1．计划类：通常有计划、规划、纲要、安排、方案、策划书、工作要点等；
2．总结类：主要包括总结、述职报告等；
3．信息类：主要指调研报告、简报、行业信息、典型材料、汇报材料等；
4．讲话类：通常包括开幕词、闭幕词、会议报告、讲话、演讲词、欢迎词、欢送词、答谢词等。
计划类文书
1．什么是计划类文书？
2．计划类文书的特点有哪些？
3．计划类文书的主要种类及区别？
4．计划类文书的主要写作内容有哪些？
5．计划类文书的主要写作思路怎样？
6．计划类文书的格式组成包括哪几个部分？
7．计划类文书如何具有公文的行政效力？
计划类文书的概念和特点
1．概念：计划类文书，是对未来一定时期内的工作、活动、学习、生活等制定任务、目标，并为完成任务、实现目标制订出具体的实施步骤和完成期限的一类文书的总称 。
2．特点：指导性、预想性、可行性、针对性、约束性
计划类文书的主要文种及区别
计划类文体主要有：规划、纲要、设想、打算、要点、方案、意见、安排等。这些文书都有计划、筹划功能。同时，部分汇报提纲具有计划功能。策划书具有较强的计划、筹划功能。预算是较为专业性的计划类文书。
计划类文书的主要文种及区别
计划是规范化的计划类文体。计划强调任务、目标的现实性、具体性、操作性。从实际情况看，计划涉及工作时间的长短不是主要方面，而其对目标、任务的明确程度则是行文的关键。
“规划”是比较全面的、长远的，带有战略性、发展性的计划，是蓝图式的，富有理想性和鼓动性的计划。计划重在定任务、定措施，并限期完成，带有强烈的指令性；而规划重在定方向、定规模、展示远景，有一定的指导性和鼓动性。常规情况下，相比较而言，计划时间较短、范围较小、内容较具体；而规划时间较长、范围较广、内容较概括，规划一般在5年以上。计划的内容比较单一、具体，富于现实性；而规划则是作全面部署和设想，富于理想性。计划与规划的层次和地位也不同，规划是纲领性文件，它决定了计划的方向、任务和依据。规划是宏观的、粗线条的，多是从总体方面作出，而计划是具体的。
计划类文书的主要文种及区别
“纲要”是领导机关根据战略方针，为实现总体目标作出的长远部署。它与规划一样着眼长远，不同的是纲要比规划更为原则和概括，一般只对工作方向、目标提出纲领式要求和指导性措施。
“设想”和“打算”都是粗略的、初步的、预备性、不是很成熟的非正式计划。二者的差别在于设想适用时限较长，而打算适用时间较短，适用范围也较小。
计划类文书的主要文种及区别
“要点”是内容比较概括的工作计划，是在某一特定时期内为开展某项专门工作而制订的工作计划的纲要。要点与计划比较，“要点”是一般工作计划的主要之点。这个“要”字表现为三个具体的“要”：一是内容是工作的主“要”方面，不像计划要兼顾各个方面。二是内容是重“要”之点，不像计划要照颐一般。三是内容十分扼“要”，分条列项，一目了然，一般不讲具体做法，不写长段落，不写长句子，不要过渡段，不写导语性的东西，不写过多的道理，不要“号召性的尾巴”，而计划一般有这些成分。
“方案”是内容具体周密、操作性很强的计划。方案一般适合专项性工作，往往须经上级批准。
计划类文书的主要文种及区别
作为事务文书的“意见”，不同于法定公文的“意见”，它属于较原则、粗略的计划，适用于上级向下级布置工作任务并提供基本的思路、方法，交待政策，提出要求等，不涉及具体事项的处置措施。
“安排”是针对时间较短、范围较小、内容单一、规定具体的计划，与设想、打算相比，其成熟性、稳定性要强，计划的内容比较切实，必须按照安排具体执行。
计划类文书的内容和主体写作思路
内容：一般来说，做什么、怎么做、如何做到是计划内容不可或缺的三要素。 也可称为目标、步骤、措施。
主体写作思路：
（1）完全性计划类文书，即计划类文书的主要内容均具备的文书。主体写作思路是剥笋式的逐层推进的思路。即围绕既定的目标，将目标按步骤分解实施，再围绕实施步骤提出明确而切实的要求和措施。
（2）对完全性计划类文书的各个部分而言，一般将写作的内容按照条目分解出来，每一部分形成并列的若干小部分或若干条目。
计划类文书的各个具体组成部分一般以并列式出现，以条目式方法最为妥当。
计划类文书的格式组成和效力体现
计划类文书的格式组成：计划类文书的格式一般包括标题、正文、落款。
计划类文书行政效力的体现形式：在公布计划类文书时，常常由法定会议审议后以公告、政府令、决议等形式发布，其中使用最多的就是以“印发通知”的形式发送。
总结类文书
1．什么是总结类文书？
2．总结类文书的特点有哪些？
3．总结类文书的主要种类及区别？
4．总结类文书的主要写作内容有哪些？
5．总结类文书的主要写作思路怎样？
6．总结类文书的格式组成包括哪几个部分？
7．总结类文书如何具有公文的行政效力？
总结类文书的概念和特点
概念：总结是对过去一定时限内的工作目的、任务、经过、方式方法等进行一分为二的分析、研究和评价，从而了解工作的全面情况，肯定成绩，明确问题，将经验与教训上升为理性认识，并加以条理化、理论化后所形成的文字材料，是对过去某项工作或某项活动的情况、成绩、经验和存在问题的回顾、评价和结论。
特点：客观性、回顾性、理论性、自我性
总结类文书的主要文种及区别
总结类文体在工作和生活中广泛实用，因此其种类很多，可以从不同角度进行多次分类：
按内容分，有工作总结、学习总结、思想总结、生产总结、销售总结等。
按范围分，有行业总结、单位总结、部门总结、个人总结等。
按时间分，有年度总结、季度总结、月度总结、阶段总结等。
按性质分，有综合总结、专题总结。综合总结又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结。
总结类文书的主要文种及区别
常用的小结，实际上也是总结类文书，只是它所反映的内容较简单，或者经验不成熟，时间较短，范围较小而已。
心得体会、自我鉴定、思想汇报等也是总结类文书。它们侧重于从认识层面总结工作。
总结类文书还包括一些衍生文种，如：述职报告、总结性汇报提纲、调查报告、典型（经验）材料、情况介绍、情况反映、工作研究、工作回顾、评估报告、考核材料以及各种做法、体会、收获、汇报之类的文书。
述职报告内容所针对的是过去，是对过去某一阶段个人或集体任职情况的回顾和自我评价。
总结性汇报提纲，一般是对前一段工作的回顾，其内容没有综合性总结完整，但组成基本相同。
总结和工作报告的区别
机关单位的总结性文书尤其是综合性工作总结，与机关单位的工作报告非常相似。两者的内容组成几乎相同，但两者的区别也是比较明显的：一是综合性工作报告是主要公文，而工作总结不是公文，如果要将工作总结上报或下发，一般要采用文件式如报送报告、印发通知的形式发送。二是综合性工作报告主要是对外、对上的，主送机关是上级单位，要求行文语言平实，直而不曲，客观务实。而工作总结一般是对内、对下的，语言上可以多用一些溢美之辞，语气一般居高临下，可适当带有鼓动性。三是综合性工作报告在总结工作的基础上，要求注重对规律的认识，要求内容具有延展性，不能就事论事，就工作谈工作。而工作总结的关注点是已经开展的工作，一般将已经开展的工作的做法、成绩经验、体会教训、缺点不足交代清楚即可，即使是提出了今后努力的方向，也是针对已经开展工作提出的，对内容延展性要求不严格。
总结类文书的主要内容和写作思路
综合性工作总结应重点写好四个方面的内容：
1．情况简述。简明扼要地交待工作的时间、地点、工作内容、背景和条件等，进行某项工作或认识某个问题的依据，工作的进程，遇到的问题和困难，采取的措施等。有时还要作简单的总体评价。
2．主要成绩。主要是用确实的材料和数据，把工作的主要成绩叙述清楚。通常从三个角度加以表述：正面说明，即叙述工作的主要成绩；侧面烘托，即通过上级及有关机关单位或领导的肯定、社会反响、获得的表彰奖励等来强化自己工作的成绩；对比反衬，即通过与相同或相近单位，或与历史同期、与历史最高最低年份等的比较，反衬自己工作的主要成绩。
总结类文书的主要内容和写作思路
3．经验体会。主要是对工作的经验、感受、体会等进行概括，文字要简练，篇幅不宜太长。
4．存在的问题和今后的努力方向。指出工作中的缺点和错误，说明自己今后如何进一步改进和提高，提出今后改进工作的设想、安排、打算等。在写作时，从接受主体考虑，可适当转换角度，如对存在的问题，也可以从工作中面临的矛盾、压力等角度表现。
总结类文书的主要内容和写作思路
专题总结是对某一项工作或某一方面的问题进行的回顾，它比综合性总结内容集中、单纯，针对性强，内容也具体细致。
写作思路：以基本内容为依据，以工作进展的每个阶段为依据，以思想观点为依据 ，以工作的各个方面为依据 ；
结构形态：纵式结构、横式结构、纵横结合式结构
格式组成和效力体现
格式组成：多数总结由标题、正文、署名和日期组成 ；
效力体现：单位总结经常会以法定公文的形式出现。一般来说，上行总结以报送的形式出现，例如“关于报送××××××（总结）的报告”；下行总结一般用印发形式，如“关于印发××××××（总结）的通知”。
信息类文书
1．什么是信息类文书？
2．信息类文书有何特点？
3．信息类文书的主要种类及区别？
4．信息类文书的主要内容和主体写作思路？
5．信息类文书的格式组成？
6．简报的格式由哪些部分组成？
信息类文书的概念和特点
信息类文书的概念：信息类文书是党政机关、企事业单位、社会团体等机构组织用来搜集、汇报、传达信息材料的文书。它是上级与下级、单位内外交流联系，保证信息畅通的重要工具。
信息类文书的特点：内容的真实性，选材的典型性，交流的平等性，行文的灵活性，制发的时效性。
信息类文书的种类及区别
信息类文书种类繁多、名目复杂，常见的有调查报告、简报、典型材料、汇报材料、通讯、情况报告、工作汇报、内部参考、工作动态、行业信息、政务信息等。这里所涉及的，主要是调研报告和简报类等文体。
综合考虑文书的性质和用途，最常见的是将信息类文书分为：信息调研类、信息传播类和信息报送类。
信息调研类文书是指用于信息搜集、考察、调研的文书，这类文书主要是为了解决某种问题或完成某项任务，行文具有明显的针对性和目的性。调查报告是典型的信息调研类文书，此外它还包括考察报告、行业信息、政务信息、典型材料等。
信息类文书的种类及区别
信息传播类文书是指以信息的共享、发布、传达为主要目的的文书形式。简报是典型的信息传播类文书。此外还包括快报、情况交流、工作动态、内部参考、参考消息等。
信息报送类文书是下级单位向上级单位呈报工作进展情况的文书。这类文书主要针对机关企事业单位一段时期内出现的重要问题、重要情况进行总结汇报，它反映的情况往往具有阶段性性、针对性。信息报送类文书主要包括汇报材料、工作汇报、工作报告、情况报告等。
信息类文书的内容组成和写作思
路、格式组成
内容组成：信息类文书从内容组成上，一般强调“三有”：有情况、有分析、有建议。
写作思路：单一事实型，事实原因性，事实行为型。
格式组成：简报类文书比较特殊，具有独特的结构模式：报头、报身、报尾，除简报类信息文书外，其他信息类文书的逻辑结构和写作格式基本相同，一般由标题、正文、结尾三部分组成。
简报的格式组成
简报的格式与正式公文有些不同，一般包括报头、报身、报尾三个部分。其中，报头分为密级、名称、期号、编发单位、发行日期五部分，报身主要包括标题、正文两部分，有些简报为引起读者的重视，还由编者在题目之下配加按语。
讲话类文书
1．什么是讲话类文书？
2．讲话类文书有何特点？
3．讲话类文书的主要种类及区别？
4．讲话类文书的主要内容和主体写作思路？
5．讲话类文书的格式组成？
讲话类文书的概念和特点
概念：讲话类文书是人们在各种场合发言时所依据或事后整理而成的文稿。
特点：使用的广泛性，内容的针对性 ，表达的口头性、情感性 ，受众的参与性 。
讲话类文书的种类及主要区别
根据讲话的场合及主题的差异，讲话类文书主要有四种类型：
1．讲话稿
这里所说的讲话稿，通常是指各级领导或有关代表在各种会议上宣读的文稿。比如大会报告、工作会议讲话、专题会议讲话、代表大会讲话、纪念会议讲话、动员会议讲话、座谈研讨会讲话和经验交流会讲话，等等。
2．开幕词、闭幕词
开幕词、闭幕词是在正式的大型会议开始和结束时，由主要领导人向大会宣读的阐明会议宗旨、说明会议议题和议程或总结会议成果、宣布会议决议的讲话稿。
讲话类文书的种类及主要区别
4．演讲词
就性质而言，演讲词也属于讲话稿的一种，但是它与一般意义上的讲话稿相比有着明显的特色：从内容看，讲话稿一般交代工作方案，传达政策，表明态度，沟通信息，比较“政治化”；而演讲词一般谈人生理想、价值追求、生活态度，比较“生活化”。从作用看，讲话稿一般用于公共事务，主要用于工作会议、代表会议等；而演讲词一般用于各类群众聚会、集体活动。从写法看，讲话稿语言较严肃，多用说明、议论方法；而演讲词语言较活泼，除用说明、议论外，还常常使用叙述、描写、抒情等方式，甚至可以大量使用各种积极修辞格。
讲话类文书的种类及主要区别
演讲词属于讲话稿，这要求它遵从讲话稿的一般写作规律，而演讲不同于一般讲话的区别，又决定了演讲稿的独特性：首先，演讲稿更加注重选材立意，在选材上应根据听众的愿望和要求，弄清他们的关心、关切和关注，有的放矢，力求引起最大共鸣。其次，在表达手段上有较多的情感抒发，应力求将生活中获得的各种细微体验，由真善美与假丑恶激发起的各种情感，真实地倾泻到演讲稿中，动之以情、晓之以理，力求具有较强的感召力、感染力。再次，在语言的运用上，除了注意口语表达的特点外，要加强讲话语言的节奏感，注意语言的抑扬顿挫，适当运用幽默、双关、反语等修辞手法，以达到在与现场听众的交流过程中，牢牢吸引听众的注意力的目的。
讲话类文书的内容组成和写作思路
内容组成：事实陈述、观点表达、情感抒发。
写作思路：单一思路型，事实观点型，事实情感型，情感观点型。
讲话类文体的格式组成
讲话类文书一般包含四个结构部分：标题、作者和时间、称谓、正文。

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