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第八章 专用文书写作
《秘书写作》
第一节 概述
第一节 概述
一、种类
经济文书：主要包括合同、产品说明书、报价单、订货单、发货单、发票、收据、房契、地契等。
外交文书 ：主要包括照会、国书、条约、协定、 备忘录、 全权证书、领事任命书、领事证书、护照等。
军事文书：主要包括军事训练计划、军事调查报告、军事总结、军事公函、军事命令、军事电报等。
司法文书 ：主要包括立案报告、破案报告、逮捕书、通缉令、起诉状、答辩状等。
第一节 概述
二、特点
1.行业性
2.规范性
3.专业性
第二节 规章类文书
第二节 规章类文书
一、概念与特点
（一）概念
是国家党政机关、企事业单位、社会团体根据有关法律、法规精神，在行政管理、生产操作、学习生活等方面制定的具有强制性和约束力的事务文书。
（二）特点
1.权威性
2.程序性
3.清晰性
4.依附性
第二节 规章类文书
二、分类
（一）法规性文书
特点：约束力强，按照法定程序制定，须经领导机关批准。一旦公布实施，相关人员就必须严格遵守。如果违反，将依法惩办处罚。
包括：条例、规定、办法、细则。
（一）法规性文书
1.条例
定义：由党中央组织及其授权的中央部门、国家最高行政机关、国家或地方立法机关制发的，用来规定政治、经济、文化诸领域的某些事项，对某一机关、团体组织的职权、工作及其成员行为等做出较全面、系统的规定并长期执行的法规性文书，具有强烈的法规性和权威性。
分类：依据不同，分类不同。
特点：只有国家及其最高行政机关和地方立法机关，才有制发条例的资格。国务院的各个部门所制定的与自己的职权有关的规章以“条例”命名时，必须经国务院批准并以国务院的名义发布，不能擅自制定发布。
（一）法规性文书
2.规定
定义：各级党政机关、社会团体、企事业单位对有关事项做出政策性限定的法规性文书。
分类：依据不同，分类不同。
特点：“规定适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。”（《中国共产党机关公文处理条例》）
（一）法规性文书
3.办法
定义：党政机关、企事业单位为贯彻某一法令或做好某方面工作而制定的法规性公文。
分类：依据不同，分类不同。
特点：应用范围广
（一）法规性文书
4.细则
定义：行政机关根据实际需要，为实施某一法律、法令、条例而制定的详细具体的法规性文书。
分类：规范性细则，说明性细则，工作细则。
特点：不能成为独立的文件，必须依附于某一项法律或法规，从属性强。
第二节 规章类文书
（二）规约性文书
特点：约束力弱于法规性文书，不具备法律效应，但具备规范效应。
包括：章程、公约、制度、守则、规则。
（二）规约性文书
1.章程
定义：是一个党派组织、社会团体、公司企业为保证其组织活动的正常运行，系统阐明自己的性质、宗旨、任务以及规定成员的条件、权力、义务、纪律及组织结构、活动规则，要求全体成员共同遵守的规约性文书。
分类：党政团体章程，企事业单位章程。
特点：各级党政机关、社会团体、企事业单位都有制定本部门章程的权力。
（二）规约性文书
2.公约
定义：广义的公约指国家间关于经济、技术或法律等专门问题经过谈判而达成的各方面必须遵守的有约束力的国际性多边条约。
狭义的公约指一定范围内的社会成员为了维护公共利益，通过讨论、协商所制定出的，约定大家共同遵守的规约性文书。
分类：一般按内容性质划分
（二）规约类文书
3.制度
定义：是国家机关、社会团体、企事业单位为建立正常秩序而对某一工作或某方面活动做出规定、要求所属人员必须遵循的规约性公文。
分类：种类繁多
特点：应用广泛，发布形式多样。
（二）规约类文书
4.守则
定义：是国家机关、社会团体、企事业单位根据本单位本部门的具体情况，为维护公共利益和工作秩序，向所属成员发布的行为准则和道德规范。
分类：部门工作行业守则，设备操作和生产工艺守则，道德规范守则。
特点：属于职业道德范畴，不具有强制力和法律效应。但有保证和督促作用。
（二）规约类文书
5.规则
定义：是国家机关、社会团体、企事业单位对某一事务或活动的行为准则做出具体规定的规约性文书。
分类：从内容上分，可分为用于管理行政事务和用于管理业务事务的文书。
第二节 规章类文书
三、结构写法
规章类文书的格式由标题、签署、正文三部分组成。
（一）标题
形式一：发文机关（实施范围）+事由+文种。
形式二：事由+文种（办法）。
第二节 规章类文书
三、结构写法
（二）题下标示
形式一：将签署置于标题的正下方，标明该文种通过的时间、会议、发布机关或批准机关，并用括号标注。
如：
《中国共产党机关公文处理条例》
（经中共中央批准，中共中央办公厅1996年5月3日印发）
形式二：省略题下标示，将制发单位、制发时间置于正文右下方。
第二节 规章类文书
三、结构写法
（三）正文
形式一：章条式。适用于复杂的内容。由总则、分则和附则三部分组成。
形式二：条款式。适用于相对简单的内容。正文没有章节，只有条款，从“第一条”开始按顺序排列至最后一条。
第二节 规章类文书
四、写作要领
文书的制定必须符合国家法律法规和党的方针政策，态度明朗，旗帜鲜明。
文书的制定要以维护国家、集体的根本利益为前提。
文书的制定要注意结构严谨、条目清晰、文字简洁、表达清楚。
文书的规定要简明扼要、切实可行，不要提过高的要求和目标。
第二节 规章类文书
五、写作辨析
文种 特点
条例 要“有条有例”，“条”在前，“例”在后。
规定 规定的制定和发布的机构级别可高可低，规定使用的范围比较广。
办法 一般适用于具体事务和单一事项，甚至是比较细小琐碎的事情。
细则 细则的内容比办法更加细致。它主要是对法律、条例、规定的补充，不能脱离原文件随意发挥。
第二节 规章类文书
五、写作辨析
文种 特点
章程 制发讲究严格的程序。
规定 制定和发布的机构级别可高可低，使用的范围比较广。
公约 一般不产生于行政管理部门，而是产生于社会团体或民众之间，有一定的民间特色。
制度
守则
规则 制度和规则都不具法律效应，但具有行政效应。制度所具有的行政效应强于规则。规则的适用范围比其他规约性公文要窄。如果违反守则，不会受到法律和行政处罚，但会受到道德谴责。
第二节 规章类文书
六、文种行政效力的体现形式
条例、规定、章程在党的机关系统内可以作为正式公文行文；在行政系统，不能单独行文，只能以“令”、“决定”或“通知”的形式发布，和它们同时行文。
细则、守则、制度等在行政系统内发布，要依托“令”、“决定”或“通知”的形式。
在党政公文系统以外，规定、制度、公约、守则、规则、办法可以由领导机构单独发布。
第三节 经济类文书

第三节 经济类文书
一、概念与特点
经济类文书是指人们在经济领域中所使用的各类反映经
济活动内容，专门用于指导经济活动、协调经济关系、传播
经济信息的应用文体。
经济类文书因横跨经济学和写作学两个领域，除
具有一般应用文的特点外，还表现出自身鲜明的特点，概括
起来主要有以下几个方面：
1．专业性 2．效益性 3．时效性 4．预见性
第三节 经济类文书
二、作用
经济文书作为现代市场经济的神经网络，已经成为经济活动中的常用工具，对确保市场经济的正常运作和推动市场经济的健康发展发挥着重要的作用。具体体现在如下几方面：
1.规范市场经济行为，促进经济健康发展。
2.传递市场经济信息，为经济决策提供依据。
3.具有法定效力，维护合法权益。
第三节 经济类文书
三、主要种类
我们主要学习经济实践活动中常用的几种专用经济文书：
1.调研类
常用于分析研判或归纳总结经济运行发展的现状或趋势，为决策提供参考和依据。主要包括经济活动分析报告、市场调查报告、可行性研究报告、财务预决算报告、经济决策方案（计划）等。
2.协约类
常用于协调经济关系，规定各方责权利，作为凭证和依据。如协议、合同、意向书等。
第三节 经济类文书
3.标书类
常应用于招投标活动中。招标书是一种有邀约性质的告示性文书，用于介绍情况、指导招标工作开展。投标书与招标书相对应，是投标人对招标文件提出的实质性要求和条件作出的书面响应或承诺，是针对招标文件提出的要求和条件编写的文书。
4.告启类
主要用于向公众传播、解释经济信息，达到宣传和推广的目的。如海报、商业广告、商业公示、产品说明书等。
第三节 经济类文书
四、结构与写法
经济文书的结构大致可分为标题、正文、落款三部分。
1.标题
一般采用公文式和文章式两种。
公文式标题常采用单位名称＋时间＋对象＋文种的形式。
如经济活动分析报告的标题一般包括单位名称、分析的时限、分析的对象和文种四个要素组成。如：《中国人民银行××省分行2010年第一季度储蓄结构分析报告》。
第三节 经济类文书
经济合同的标题，应明确标出合同的性质与文种，如《购销合同》等，也可以将商品类别或经营范围、合同的履行期限和签定合同单位名称写入标题。如《中国2010年上海世博会特许产品购销合同》。
招投标书通常由招投标单位名称、招投标项目名称和文种三个要素组成。如《××小区购买视频监控系统及安装的招标通告》、《××建筑公司承建××小区建设工程投标书》，也可简化标题内容，省略招投标单位或者招投标项目，甚至只保留文种，如《××科技项目投标书》、《招标公告》、《投标书》。
第三节 经济类文书
文章式标题主要在标题中揭示文章的主要观点，如《信贷资产质量下降的问题必须尽快解决》；或者由正副标题构成，正标题采用文章式，揭示报告的主旨，副标题采用公文式，说明分析报告的具体内容和范围。
第三节 经济类文书
2.正文
正文部分一般为导语（引言）、主体和结尾三部分相对固定的模式。
导语部分作为正文部分的开头，常用于介绍背景、目的、对象、范围、依据等。
如经济活动分析报告中的导语交代分析报告的背景、目的、分析的对象、时限，揭示分析的意图，帮助读者理解分析报告的内容，行文应当简明扼要；
经济合同的引言主要用于交代签订合同的依据或目的，依据必须是《中华人民共和国合同法》及其有关政策规定。常常表述为“根据有关规定，经双方协商一致，签订本合同。主要条款如下”等；
第三节 经济类文书
招标书的引言需简要写明招标依据和项目名称、招标范围等，表述时应注意语言简洁，突出重点，给投标者一个清晰的概况。如 “为了加快我市城市化建设，确保工程质量，根据市政府××发〔2009〕21号文件精神，我局决定对云阳小区安居房建造工程实行公开招标，具体事项通告如下”；投标书的引言主要交代投标目的、依据，介绍投标单位的具体情况、目标、承诺等。
第三节 经济类文书
主体部分是经济文书的核心。
以经济活动分析报告为例，其主体一般由概况、分析组成。概况主要说明分析对象的基本情况，包括一些基本事实和数据等，使读者能较为全面地了解分析对象的状况，为分析提供依据。分析时运用适当的方法，进行分析比较，找出关键性、规律性的问题和环节，要注意分清主要矛盾和次要矛盾，考察主观因素和客观因素。
第三节 经济类文书
经济合同的主体部分是指合同中当事人达成的明确双方权利义务的条款。合同条款可分为必要条款和一般条款。必要条款也称主要条款，是指合同必须具备的条款。它决定合同的类型和当事人的基本权利和义务，一般条款即合同必要条款以外的条款。
第三节 经济类文书
招标书的主体部分是投标者决定是否参与投标的重要依据，需要简明扼要、准确完整地写明招标项目的具体内容和要求，包括招标文件的编号、招标项目名称、招标范围、招标投标方法、招标时限以及中标者的责、权、利等内容，还应注明招标书的售价、投标与开标时间等内容，以便让投标者全面了解招标单位情况和各类相关信息。
第三节 经济类文书
投标书的主体部分须具体写明投标的项目名称、数量、技术要求、规格、报价、交货日期、质量保证等以及其他需要说明的应标条件和事项。可采用表格形式或条款式、分行列项的行文方法，将有关内容依次陈述清楚。
第三节 经济类文书
结尾部分主要陈述有关意愿或说明有关事项。如经济活动分析报告的结尾以评价和意见或建议为主，也有在全文结尾部分以简短的总结或未来展望作结。
经济合同的结尾部分在合同条款后要写明合同的生效时间、合同的份数和效力，如“本合同一式两份，具有同等效力，双方各执一份。”合同如有表格、图纸、实样照片等附件，需要把附件的名称、件数详细列出。
招标书的结尾应详细写明招标单位全称、地址、电话号码、传真号码、邮政编码和联系人等，并加盖公章。若是两个以上单位联合招标，应依次写明。
第三节 经济类文书
3.落款
落款主要包括署名和日期。
经济活动分析报告的落款为提交报告的组织或个人签章署名，并在其下方注明日期。
经济合同的落款主要包括署名、签订日期、 附页等。
第三节 经济类文书
招标书的落款部分应写明制定招标书的单位全称和日期。
投标书的落款包括投标单位名称、地址、电话、传真、联系人姓名等，以便招标单位联系，并注明日期，签章署名。投标书一般有附件，内容包括资格审查文件、投标报价表，有关图纸和表格，以及银行开具的投标保证金保函等。
第四节 法律类文书
第四节 法律类文书
一、概念及特点
法律文书是指在司法程序中，国家司法机关以及和案件有关的诉讼当事人，依据事实，适用法律、法规制作并使用或者提交的具有法律效力或者法律意义的文书。法律文书作为一种记录国家司法活动的特殊应用文体，有其自身的特点：
1. 法定性 2. 规范性 3.时效性
第四节 法律类文书
二、种类及作用
（一）种类
法律文书可依不同的分类标准划分为各种不同的类别：依制作主体的不同，可以分为侦查文书、诉讼文书、检察文书、监狱文书，公证文书，仲裁文书和律师实务文书等；从文书体例上划分，大致可分为信函式、致送式、宣告式、表格式和实录式等；依文种的不同，可以分为报告类、通知类、判决类、裁定类、决定类文书等；按处理问题的途径或方式可分为诉讼类和非诉讼类。诉讼类的可按诉讼的性质分为刑事的、民事的(含经济的)和行政的三种；非诉讼的包括公证证明的、仲裁裁决的、人民调解的、行政机关处理、处罚的和复议的等。
第四节 法律类文书
（二）作用
法律文书在社会各个环节的司法工作中，担负着记载和体现法律实施的重要职责。其作用体现在以下几个方面：
1.是体现国家意志的文件。
2.是具体实施法律的重要手段。
3.是法制宣传教育的重要载体。
4.是法律活动的忠实记录。
第四节 法律类文书
三、结构及写法
法律文书结构固定，段落层次虽各有差异，但一般都由首部、正文、尾部三部分组成，正文还可分为事实、理由、结论三部分。
本章以诉讼类司法文书为例，具体介绍法律文书的写作结构特点。诉讼类司法文书的结构由首部、正文和尾部三个部分组成。
第四节 法律类文书
1.首部
首部包括标题和当事人的基本情况。
标题一般写明具体案件的类别，如《民事起诉状》、《行政上诉状》、《民事答辩状》等；
当事人基本情况主要写明案件双方当事人的基本情况，必须有明确的请求对象；在原告栏和被告栏中要分别写明原告人和被告人的姓名、性别、年龄、民族、籍贯、职业、工作单位、住址等内容。
第四节 法律类文书
此外，在上诉状、申诉状、答辩状的首部还需写明案由或答辩事由。如上诉状中的案由通常表述为“上诉人因××（案由）一案，不服××人民法院××年×月×日×字第×号的行政裁决，现提起上诉”；答辩状中的案由常需写明为何人提出的何案提出答辩。行文如下：“现因××为××（案由）一案，提出答辩如下：”，这段文字有过渡性质，引入正文。
第四节 法律类文书
2.正文
起诉状的正文部分包括诉讼请求、事实和理由、证据和证据来源。
上诉状的正文部分是上诉状的核心，应写清上诉请求和上诉理由两方面内容。
答辩状的正文主要写明答辩理由和答辩意见。
第四节 法律类文书
3.尾部
主要包括结语、落款和附项等内容。结语写明“此致”“××人民法院”，各占一行。落款起诉人、上诉人或答辩人签名、签章，诉讼时间以及附项内容。附项内容包括与诉讼有关的副本、物证、书证的数量。

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