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《秘书写作》
中国是礼仪之邦，礼仪文书自古有之，但是传统的礼仪观念常常将礼仪局限在衡量个人修养的狭隘视域中。
20世纪80年代从西方引进公关理念以后，人们也渐渐拓宽了对传统礼仪的认知视野，意识到礼仪和公关一样，在塑造组织、个人形象方面，在内求团结、外求发展，提高知名度、美誉度和竞争力方面发挥着重要作用。
尤其是在政府机关、企事业组织越来越重视公共形象的今天，在一个礼仪活动可以被长时间、多渠道传播的传媒发达的今天，礼仪更是常常和公关联手，在友好型政府、服务型政府建设中扮演着不可或缺的角色。
在今天，迎送致辞、节日祝贺、宣传策划、新闻发布等公关和礼仪文书的使用频率空前高涨，秘书必须看到、适应、把握这种新形势，给予公关礼仪文书足够的重视。
知识点
一、公关礼仪文书特征
二、迎送致词类文书的基本写法
三、贺吊信函类文书的基本写法
四、策划传播类文书的基本写法
第一节 概述
第二节 迎送致词类文书
第三节 贺吊信函类文书
第四节 策划传播类文书
一、概念与种类
二、作用与特点
三、基本格式与写法
四、策划传播类文书发挥效力的方式
五、写作技巧及注意事项
活动策划书
发布会情况介绍
宣传彩页
媒体文章
一、概念与种类
（一）概念
策划传播类文书是党政机关、社会团体、企事业单位在筹划一些大型主题活动、情况发布、媒体宣传等社会公关活动时所使用的文案或脚本。
随着各界尤其是政府机构对公众形象塑造和舆论环境引导的重视，策划传播类文书开始盛行。
（二）种类
活动策划书
发布会情况介绍
宣传彩页
媒体文章
活动策划书（也叫活动策划方案）
是党政机关、社会团体、企事业单位在筹划一些大型主题宣传活动如节日纪念、周年庆典或者是大型文化旅游宣传、招商引资等活动时为了保证活动的有序有效进行，提前对活动内容、场地、人员安排、经费预算等情况的统筹安排与部署。
活动策划书是单位大型传播活动前的准备工作文案，它和计划类文书在写法和作用上都很接近，只不过计划类文书指向单位内部，而活动策划书是指向单位外部的公关活动。
发布会情况介绍
是就涉及单位或个人的公共关注度较高或者是希望引起社会较高关注度的有关事件或情况召开新闻发布会，相关负责人通过媒体向社会介绍有关情况时的发言底稿。
为了营造良好的舆论环境，主动有效引导新闻舆论、发挥新闻发布引导工作的重要作用，我国的许多政府机构都建立了新闻发言人制度，把新闻发布工作纳入了制度化、规范化和国际化的轨道，因此新闻发布会情况介绍也就越来越成为秘书写作的重要范畴。
宣传彩页
是为了扩大单位知名度、提高单位美誉度，或者是为了宣传机关、单位的某项政策，向社会有关方面或人员散发的宣传本单位特点与优势，或者是宣传某项政策而做的图文并茂的宣传性专刊。
为了形成良好的传播效应，宣传彩页一般都采用图文并茂的形式，而且制作考究、印刷精美，追求鲜明、活泼、形象、亮丽的视觉效果，为了传播的广泛性，大多都采用中英文两种语言来表达。秘书写作主要涉及宣传彩页的文字介绍部分，以下有关宣传彩页的内容都是仅指文字部分。
报刊文章
是机关单位为了扩大单位知名度、提高单位美誉度，向报刊杂志递送的宣传机关单位优势、特点、先进理念和经验做法等的文章。
报刊文章有的以单位名义投递，介绍单位的相关做法与经验，有的以单位领导人的名义投递，阐述领导个人对社会热点问题的见解与主张，其目的都是为了扩大机关单位的社会影响力，都属秘书写作的范畴。
二、作用及特点
（一）作用
1．有助于营造良好的社会舆论环境，
塑造、树立单位富于特色的公众形象，
2．有助于提升单位知名度与美誉度，
3．有助于凝聚单位内力。
（二）特点
1．宣传性
2．公共性
3．效应性
三、基本格式与写法
策划传播类文书一般由标题、正文、署名和日期四部分组成。
策划传播类文书除了面对面讲话的文书如发布会情况介绍要写上“各位新闻界的朋友”等称谓外，一般都没有主送机关或称谓，而是在文中相关的内容中具体指出。
（一）标题
策划传播类文书的标题不必苛求规矩，制发的自由度较大，内容平实的可以采用规矩一点的标题，由制发机关、活动内容和文种三部分组成，
如《××街道办事处纪念国际妇女劳动节100周年活动策划书》。
内容较富文化味道的，标题也可以诗意化一些。
如《情月相融·山水为证——中国宜春·明月山第三届月亮文化节暨经贸活动周策划书》、《绿色海南·快乐椰城——小丑系列公益活动之清洁海滩策划书》。
策划传播类文书的文种叫法往往变化多样：
策划书也可以叫活动方案、策划方案；
如《2010哈尔滨之夏旅游文化节活动方案》、《〈同一首歌〉走进×××策划方案》
宣传彩页的文种表达更是不拘一格，一般都是根据内容的不同而相应变化；
如宣传投资优惠政策的可以叫《×××投资指南》，宣传旅游文化特色的可以叫《×××旅游文化巡礼》、《×××文化旅游概览》、《×××精品旅游线路推介》等
发布会情况介绍一般可写上《×××发布会情况介绍》，但是，在发布会现场一般都是不需要提及标题的，主持人邀请发言人发布之后，发言人都是直接进入发布正题。
媒体文章根据文章内容的变化而定，在标题的制作上更是没有一定之规。
（二）正文
策划传播类文书的正文一般都是由前言、主体部分和结束三部分构成。
策划传播类文书在正文的写作内容和写作思路上差异性较大，以下采用分述的办法一一介绍。
1．活动策划书
活动策划书的写作内容与计划相似，主要是为了保证活动的有序、有效展开而谋划的活动的目标、任务和为了保证目标、任务实现而制定的措施、方法、步骤等。
前言部分主要写活动的目的、意义、指导思想，表达“为什么举办”这个活动，
主体部分主要是把活动的时间、地点、活动流程、人员安排等具体情况写清楚，表达“怎么举办”这个活动，
结束部分写上注意事项、执行要求、经费预算等情况，表达“怎么才能举办好”这个活动。
如《2010哈尔滨之夏旅游文化节活动方案》
2．发布会情况介绍
发布会情况介绍的主要目的就是通报消息，所以其主要内容就是要通报的消息，写作思路应根据通报的消息类型而定，只要把要通报的消息真实完整地表达出来即可。
前言部分
介绍为什么召开发布会，召开发布会的原因一般有三种：
＊ 一个是为了澄清事实、通报事实真相，
＊ 一个是为了广泛传播某些新的政策，
＊ 一个就是发布将要举办的一些希望公众广泛参与的活动。
主体部分
通报要发布的消息
写作脉络要根据消息内容而定：
如果是为了澄清事实、通报事实真相。
就以叙述的方式择其要，然后深究一下原因或总结一下教训即可，已形成谣传的则以不符合实际的谣传或报道为靶子一一陈述实情，进行驳正。
如“河南省招办召开新闻发布会说明开封考生高考数学成绩及评卷相关情况”，就是对该生答题及评分情况、该生成绩、考生成绩复核程序一一陈述。
如果是为了发布新政策，则以政策出台背景、政策主要内容以及落实政策的措施为主线，如西安海关召开新闻发布会发布其“6方面24项措施”。
如果是为了通报将要举行的某项活动，则和某些事务性通知的写法类似，主要写活动举办的意义、时间、地点、特色、要求等，让受众知道什么时候举办什么活动，到时候可以选择参加就可以了。
结束部分写对社会或媒体的希望。
如果是为了澄清事实而召开的发布会，就希望大众认清事实、消除误解，希望媒体把握事实、准确报道，
如果是为了广泛传播某项新政策，就希望媒体给予支持和关注，
如果是通报将要举办的某些活动，就希望媒体界的朋友积极报道，群众热情参加。
3．宣传彩页
宣传彩页的文字部分不追求多，而是追求精，一般都是简要介绍要宣传的内容的概况、目标、理念、特色等。
为了和图片求得和谐，宣传彩页的文字部分一般不采用一二三四罗列的形式，而是以新颖独特的项目符号或通过字体的变换、色彩的变换来达到提示不同部分的目的。
如：《中国湖南炎陵投资指南》
4．媒体文章
媒体文章的写作内容多样，写作思路也不尽相同。
行政事业单位一般是在报纸上刊登新闻宣传稿和理论文章；
企业单位有的还会在杂志上刊登一些公司创业史、人物专访等。
＊新闻宣传稿件与一般记者采写的类似，有的就是直接把自己的素材寄过去请记者改稿。
＊理论文章一般不追求很高的学术性，以理论为主线，紧密结合工作实践，以宣传自己的施政见解和工作成效为旨归，写法类似总结。
＊企业创业史的写作有些类似传记，以叙述为主，夹叙夹议，以创业事迹宣传企业的理念与目标、特色等。
＊人物专访以问答的形式展开，一般以工作特色为主，夹杂一点生活爱好等，以增加专访的趣味性。
四、策划传播类文书发挥效力的方式
策划传播类文书是机关团体在媒体时代新形势下，主动运用媒体中介来引导舆论、发挥其宣传功效的公关活动文案或脚本，策划传播类文书文案或脚本本身没有公众约束力，它只有通过大众传媒才能实现其公关目的。
策划传播类文书大多通过举办一些现场活动来制造传播源，观众是最直接的传播途径，根据需要，有的还要辅之于媒体的再传播来增大其效应。
发布会首先借助各种媒体来通报消息，然后再借助媒体的受众来最终达到传播目的。
宣传彩页一般通过面对面单个分发的方式，也可以通过邮寄的方式传播，宣传彩页传播的针对性要更强一些。
媒体文章因为受登载内容的限制，一般都是只借助平面媒体来传播，但是它的传播内容往往更有深度，因此其传播影响力也是不容小觑的。总之，策划传播类文书必须借助一定的媒介才能发挥其效力。
五、写作技巧及注意事项
（一）写作技巧
特色和创新才能引起媒体关注、大众热议，而策划传播类文书最主要的目的就是希望能引起大众的关注与热议，所以写作技巧就是要有特色，要出新、创新，要有新点子、新想法、新做法。
但是，也要注意出新的效果，不要为了求新而出怪，结果召至媒体一片哗然，大众产生负面效应，那就事与愿违了。
（二）注意事项
1．要如实，不可过分自夸。
2．要根据需要和财力来安排传播途径。
3．要做好善后工作，尽可能使传播投资的效果最大化。

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