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项目8　建筑工程资料管理
任务8.1　建筑工程资料管理概述
任务8.2　施工项目资料的内容
任务8.3　 工程文件档案资料的管理
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任务８.１　建筑工程资料管理概述
１.建筑工程资料管理的必要性
(１)做好建筑工程资料管理工作,是认真贯彻 建设工程文件归档规范 (GB/T５０３２８—２０１４)的需要.
(２)加强建筑工程资料的规范化管理,有利于提高工程管理水平,是确保工程质量的一种具体体现.
(３)建筑工程资料是档案资料的重要组成部分,是工程竣工验收、评定工程质量优劣、结构的安全可靠程度、评定工程质量等级的必要条件.
(４)建筑工程资料是处理工程质量事故和安全事故的依据,也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改扩建、预决算、审计等的重要依据.
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任务８.１　建筑工程资料管理概述
(５)加强建筑工程资料管理,可以促使项目建设的相关单位和个人按照标准、规范和规程进行施工.
(６)对施工过程中的资料进行保存和管理,工程竣工后,规定各类的工程资料应进行城建归档,为以后的项目建设提供参考和经验,是指导同类或相似工程建设的重要信息参考.
２.建筑工程资料管理的特征
(１)复杂性.由于建筑工程建设的周期比较长,建设过程中受阶段性控制和季节性影响较强,且建筑材料的品种、种类繁多,施工流程复杂,施工管理和协调难度大,导致建筑工程资料具有一定的复杂性.
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任务８.１　建筑工程资料管理概述
(２)随机性.因建筑工程资料产生于工程建设的全过程中,无论是工程立项审批、勘察设计,还是开工准备、施工、监理或竣工验收等各个阶段和环节中,都会产生各类文件和档案资料.在这些过程中,经常会随机产生一些意外事件或随机事件,这些事件的处理过程会产生一些特定文件和资料,导致建筑工程资料具有一定的随机性.
(３)时效性.有些工程文件和档案资料一经生成,就必须在规定的时间内及时传达到相关部门或单位,若不能及时送达,有可能会出现有关部门或单位不予认可的后果,进而可能影响工程进度、质量、结算等.
同时,随着“新技术、新工艺、新材料、新设备”四新技术的产生和发展,随着工程管理水平的不断提高,文件和档案资料的价值会随着时间推移而衰减,使其对其他项目建设的借鉴和参考作用产生弱化.
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任务８.１　建筑工程资料管理概述
(４)真实性.建筑工程资料必须全面、真实地反映项目的各类信息,才具有实际意义.不真实的资料有可能导致对项目的误分析、误导、误判,形成错误的认知和结论,严重的甚至会引起重大的事故,造成不可估量的损失.
(５)综合性.建设工程项目往往都是综合性、系统性的工程项目,其中涉及多专业、多工种协同工作,如建筑、装饰、市政、园林、公用事业、消防、楼宇智能、强电、弱电、环境工程、声学、美学等.因此,建筑工程资料是多个专业和单位的文件资料的集成,具有很强的综合性.
(６)同步性.工程资料的收集工作与工程施工的每一道工序密切相关,必须与工程施工同步进行,以保证文件资料的准确性和时效性.
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任务８.１　建筑工程资料管理概述
３.建筑工程资料管理的相关概念
(１)建设工程.建设工程是经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行政上具有独立组织形式,实行统一管理的工程基本建设单位.它由一个或若干个具有内在联系的工程所成.
(２)建设工程文件.建设工程文件是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件,简称为工程文件.
(３)工程准备阶段文件.工程准备阶段文件是在工程开工以前,在立项、审批、征地、用地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件.
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任务８.１　建筑工程资料管理概述
(４)监理文件.监理文件是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件.
(５)施工文件.施工文件是施工单位在工程施工过程中形成的文件.
(６)竣工图.竣工图是工程竣工验收后,真实反映建设工程施工结果的图样.
(７)竣工验收文件.竣工验收文件是建设工程项目竣工验收活动中形成的文件.
(８)建设工程档案.建设工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录,简称工程档案.
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任务８.１　建筑工程资料管理概述
(９)建设工程电子文件.建设工程电子文件是在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件.
(１０)建设工程电子档案.建设工程电子档案是在工程建设过程中形成的,具有参考价值并作为档案保存的电子文件及其元数据.
(１１)建设工程声像档案.建设工程声像档案是记录工程建设活动,具有保存价值的,用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录.
(１２)整理.整理是按照一定的原则,对工程文件进行挑选、分类、组合、排列、编目,使之有序化的过程.
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任务８.１　建筑工程资料管理概述
(１３)案卷.案卷是由互有联系的若干文件组成的档案保管单位.
(１４)立卷.立卷是按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷,也称组卷.
(１５)归档.归档是文件形成部门或单位完成其工作任务后,将形成的文件整理立卷后,按规定向本单位档案室或向城建档案管理机构移交的过程.
(１６)城建档案管理机构.城建档案管理机构是管理本地区城建档案工作的专门机构,以及接收、收集、保管和提供利用城建档案的城建档案馆、城建档案室.
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任务８.１　建筑工程资料管理概述
４.施工单位工程资料管理的主要职责
工程资料应随工程进度同步收集、整理、立卷和归档,施工单位应该把工程资料的形成和积累纳入工程管理的各个环节和相关工作人员的职责范围.
(１)项目部实行技术负责人负责制,逐级建立健全施工资料管理岗位责任制,规范开展施工资料管理工作.
(２)各分包单位负责其分包范围内的施工资料的收集、整理、汇总,总包单位负责本单位承担工作的施工资料的收集、整理、汇总和各分包单位编制的施工资料的汇总.总包单位和分包单位应对本单位提供资料的完整性、准确性和系统性负责,能够全面反映工程建设活动的全过程.
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任务８.１　建筑工程资料管理概述
(３)对已形成的资料进行规范管理,做到准确无误、手续齐全、及时收集、及时传递收发、妥善保管.
(４)在工程竣工验收前,按照合同要求和有关规定,进行施工资料的整理、汇总、分类、组卷、归档和移交工
５.资料的保管期限与密级
(１)工程资料保管期限的划分.工程资料保管期限应根据工程资料的保存价值在永久保管、长期保管、短期保管三种保管期限中选择划定.当同一档案内有不同保管期限的文件时,应以最长的保管期限作为该档案的保管期限,即保管期限“从长”原则.
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任务８.１　建筑工程资料管理概述
１)永久保管.永久保管是指工程档案无限期地、尽可能长远地保存下去.列为永久保管的档案,是具有广泛社科意义以至永世久代具有查考作用的档案.
２)长期保管.长期保管是指工程档案保存到该工程被彻底拆除.列为长期保管的档案,不具有广泛社会意义和科学历史意义,而是本单位、机构或部门在较长时间内进行单位工作需要查考的文件材料.
３)短期保管.短期保管是指工程档案保存１０年以下.列为短期保管的档案,是低于上述两个层次的,本单位、机构或部门在较短时间内需要查考的文件材料.
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(２)工程资料保管密级的划分.工程资料的保管密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定.如果在同一档案内有不同密级的文件时,应以最高的密级作为该档案的密级,即保管密级“从高”原则.
１)绝密.绝密是最重要的国家秘密,是保密内容的核心部分,在一定时期、范围内需要绝对保密,一旦泄密会使国家的安全和利益遭受特别严重的危害和重大损失.
２)机密.机密是重要的国家秘密,是保密内容的重要部分,包括在一定时期、一定范围内需要保密的,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大危害和较大损失.
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任务８.１　建筑工程资料管理概述
３)秘密.秘密是一般的国家秘密,是保密内容的一部分,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的危害和损失.
６.工程资料载体形式
目前工程资料的载体常见形式有纸质载体、缩微品载体、磁性载体、光盘载体等.
(１)纸质载体.纸质载体是以纸张为基础,在实际工作中应用最多和最普遍的一种载体形式.
(２)微缩品载体.微缩品载体是以胶片为基础,利用微缩技术对工程资料进行收集、保存的一种载体形式.
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任务８.１　建筑工程资料管理概述
(３)磁性载体.磁性载体是以磁带、磁盘等磁性记忆材料为基础,对实际工程的各种活动声音、图像以及电子文件、资料等进行收集、保存的一种载体形式.
(４)光盘载体.光盘载体是以光盘为基础,利用现代计算机技术对实际工程的各种活动声音、图像以及电子文件、资料等进行收集、存储的一种载体形式.
由于微缩品载体和磁性载体资料的耐久性不如光盘载体,因此纸质载体、光盘载体的资料是文件、资料档案保存的主要形式.无论是哪种载体形式的工程资料,都应在工程建设的实际工作过程中形成、收集和整理而成.
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任务８.２　施工项目资料的内容
在建筑工程的各类资料中,最为复杂、最为重要且比较容易出现问题的当属施工资料.在施工过程中形成的内业资料,应该按照报验、报审程序,通过施工单位相应职能部门审核后,再报送建设单位或监理单位进行审核认定.一般来说,施工项目资料包括以下主要内容.
１.施工管理资料
施工管理资料是施工单位的管理体系制定的管理制度、工作程序,是控制质量、安全、工期的措施,是人员、物资等要素的组织、管理等的资料.
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任务８.２　施工项目资料的内容
(１)施工现场质量管理检查资料.施工单位按照各专业施工质量验收统一标准的规定,填写 施工现场质量管理检查记录 ,报项目总监(或建设单位项目负责人)审核确认.
(２)合同管理资料.对所有合同施行分类整理、归档、保管,主要包括租赁类、购销类、劳务分包类、其他类四类,编写合同分类台账,实行合同会签程序.
对分包单位的选用、分包单位的资质和人员管理、分包单位的施工现场控制有相应的制度和管理措施.合同原件原则上归入施工单位合同管理部门统一归档,需要用到合同的其他部门,如财务部、经营部、项目部等,可以留存合同复印件.
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任务８.２　施工项目资料的内容
(３)特殊工种上岗证审查.特殊工种是指从事特种作业人员岗位类别的统称,是指容易发生人员伤亡事故,对操作本人、他人及周围设施的安全有重大危害的工种.原劳动部将从事井下、高空、高温、特重体力劳动或其他有害身体健康的工种定为特殊工种并明确特殊工种的范围由各行业主管部门或劳动部门确定.一般来说,特殊工种包含且不限于特种作业.施 工单位在工程开工前填写 特殊工种上岗证审查表 ,并附人员名册/登记表和相应证书复印件,报监理单位审核.
(４)施工日志.施工日志应由项目经理部确定专人负责填写,记录从工程开工之日起至竣工之日止的全部技术质量管理和生产经营活动.其主要内容包括:
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任务８.２　施工项目资料的内容
１)生产情况:施工部位、施工内容、人员安排、机械作业、班级工作以及生产存在问题等.
２)技术质量安全活动:技术质量安全措施的贯彻实施、检查评定验收及发生的技术质量安全问题等.
(５)工程开/复工报审和停/复工报告.施工单位在完成施工准备,并取后,应填写 工程开/复工报审表 ,向监理(建设)单位提出开工申请,监理(建设)单位应及时进行审批.
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任务８.２　施工项目资料的内容
在施工实施过程中,由于某些原因而导致工程需要停工,如设计图纸提供不及时、建设资金短缺、报批手续不全、材料供应不及时、施工出现质量安全问题、施工单位与建设单位矛盾等,或停工后经采取措施重新具备施工条件时,施工单位应填写 工程停/复工报告表 ,报监理(建设)单位审批.
２.施工技术资料
(１)图纸会审记录.图纸会审是指工程各参建单位(建设单位、监理单位、施工单位、主要设备厂家等)对设计院的施工图纸(含设计说明)开展全面细致的读图工作,熟悉设计图纸,审查或找出施工图中存在的问题、不合理情况、未完整表达的地方并提交设计院进行处理的一项重要活动.
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任务８.２　施工项目资料的内容
图纸会审由建设单位负责组织并记录,也可由建设单位委托监理单位代为组织.
(２)施工组织设计.施工组织设计按编制对象范围不同,分为施工组织总设计、单位工程施工组织设计、分部(分项)工程施工组织设计.施工单位在施工前编制施工组织设计,先经施工单位相关职能部门审核,由施工单位总工程师或技术负责人审批后,再报监理单位审定签字,才能用作指导施工.
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任务８.２　施工项目资料的内容
(３)施工方案和专项施工方案专家论证.“达到一定规模的危险性较大的”分部(子分部)、分项工程、重点部位、技术复杂或采用新技术的关键工序应编制 专项施工方案 ,先经施工单位相关职能部门审核,由施工单位总工程师或技术负责人审批后,再报监理单位审定签字.
“超过一定规模的危险性较大的”分部分项工程,除应编制 专项施工方案 外,还应组织专家进行专家论证,通过后方可施工.其专项施工方案及专家论证审查意见,均是施工技术资料的重要组成部分.
(４)技术交底记录.技术交底是对施工图、设计变更、施工技术规范、施工质量验收标准、操作规程、施工组织设计、施工方案、分项工程施工操作技术、新技术施工方法等的具体要求和指导.
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任务８.２　施工项目资料的内容
技术交底的主要内容包括工程做法、设计及规范要求、质量标准、操作要点、施工注意事项、保证质量及安全的技术措施等.
技术交底由总工程师、技术质量部门负责人、项目技术负责人、有关技术质量人员及施工人员分层负责,完成交底后由交底人和被交底人双方签字确认,形成书面资料.
(５)设计变更记录.工程设计变更时,设计单位应及时签发 设计变更通知书 ,经项目总监(建设单位项目负责人)审定后,转交施工单位.设计变更资料可以作为施工单位提出索赔、申请结算工程款的依据.
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任务８.２　施工项目资料的内容
设计变更内容包括需变更的内容、原图号、必要的附图,由建设、设计、施工、监理等各方代表签字及所在单位加盖公章.重要结构变更、重大变更及涉及使用功能的变更通知单,应有原设计施工图纸审查单位的审查意见.
(６)工程洽商记录. 工程洽商记录 包括工程洽商依据、内容、原图号及必要的附图. 工程洽商记录 应分专业办理,内容应翔实,如果涉及设计变更时应附 设计变更通知书 .工程洽商记录由提出方填写,各参加方签字.
(７)技术联系(通知)单. 技术联系(通知)单 是用于施工单位与建设、设计、监理等单位进行技术联系与处理时使用的文件. 技术联系(通知)单 应写明需解决或交代的具体内容.经各方协商同意签字后,可以代替 设计变更通知书 的作用.
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任务８.２　施工项目资料的内容
３.施工物资资料
施工物资资料包括建筑材料、成品、半成品、构(配)件、器具、设备及附件等的出厂质量证明文件,材料、构(配)件进场检验记录,试样委托单及试验报告,设备进场开箱检验记录等.
(１)出厂质量证明文件.出厂质量证明文件包括产品合格证,质量认证书,检验报告,产品生产许可证,特定产品核准证,进口物资商检证、中文版质量证明、安装、使用、维修说明书等,由供应单位提供.
质量证明文件为复印件时应与原件内容一致,但必须加盖原件存放单位的公章,注明原件存放处,并由经办人签字和注明签字日期.如果质量证明为传真件,则应转换成复印件再保存.
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任务８.２　施工项目资料的内容
凡使用的新材料、新产品、新设备均应具有产品质量标准、试验要求、鉴定证书及主要设备生产许可证,并提供安装维修、使用工艺标准等相关技术文件,并且在使用前进行试验和检验.
(２)材料、构(配)件进场检验记录.主要物资进场时,施工、供应单位(必要时应有监理、建设单位参加)应共同对其品种、规格、数量、外观质量及出厂质量证明文件进行检验,填写 材料、构(配)件进场检验记录 .
(３)试样委托单及试验报告.需做进场试验的建筑材料、构(配)件或对其质量有疑义时,应进行取样或见证取样,填写 试样委托单 送检测单位试验.试验报告按要求分类别进行整理和保管.
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任务８.２　施工项目资料的内容
(４)设备进场开箱检验记录.设备和附件进场时,建设、监理、施工、供应单位有关专业技术人员应共同开箱检验,填写 设备进场开箱检验记录 .
４.施工记录资料
施工记录是对重要工程项目或关键部位的施工方法、使用材料、构(配)件、操作人员、时间、施工情况等进行的记载,应有有关人员签字.
(１)预检记录.预检记录是对施工重要工序进行的预先质量控制检查记录,为通用施工记录,适用于各专业.依据现行施工规范,对于其他涉及工程结构安全,实体质量、建筑观感质量及人身安全须做质量预控的重要工序,应做质量预控,填写预检记录.
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任务８.２　施工项目资料的内容
(２)施工通用检查记录.对隐蔽工程检查记录和预检记录不适用的其他重要工序,应按规范要求进行施工质量检查,填写 施工检查记录 .
(３)施工交接检查记录.分项(分部)工程完成,在不同专业施工单位之间应进行工程交接,并应进行专业交接检查,填写交接检查记录.移交单位、接收单位和见证单位共同对移交工程进行验收,并对质量情况、遗留问题、工序要求、注意事项等进行记录.参与移交及接收的部门不得作为见证单位.
(４)施工报审记录.施工单位在开工前、施工过程、竣工等各阶段,某些特定的分部分项工程施工前,需提供相应的报审资料.
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任务８.２　施工项目资料的内容
如在开工前报审项目经理部管理人员、报审施工组织设计和施工方案、报审工程分包等;施工过程进行工程测量报验、工程物资进场报验、进度款报验、施工进度计划报验、混凝土浇筑报审等;竣工阶段报审单位工程质检资料、竣工报告、保修书等.
５.施工测量记录资料
施工测量记录是施工中用各种测量仪器和工具,对工程的位置、垂直度及沉降量等进行度量和测定所形成的记录.记录中应有测量依据和过程,并应进行复核检查,监理工程师和有关人员应查验签字.
安装抄测记录是用于各种构件、管道及设备安装时,对轴线、标高、角度、坡度等进行测量控制的记录.施工单位完成抄测后,应填写安装抄测记录,报监理单位审核签字.
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任务８.２　施工项目资料的内容
６.隐蔽工程检查验收记录
隐蔽工程是指上道工序被下道工序所掩盖,其自身的质量无法再进行检查的工程.隐蔽工程检查验收记录是指被掩埋(盖)的工程或部位在掩埋(盖)前,由施工单位、监理(建设)单位(有时也需勘察、设计单位参加)共同对工程的相关资料和实物质量进行检查验收所形成的记录,必要时应附简图.
７.施工检测和试验记录
施工检测和试验资料是对已完工种质量、设备单机试运转、系统调试运行进行现场检测、试验或实物取样后送检进行试验等工作所形成的资料.施工检测和试验按规定应委托检测单位进行,由委托单位填写检测委托单,由检测单位填写检测(试验)记录.
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任务８.２　施工项目资料的内容
施工检测和试验记录包括通用、专用施工试验记录[如施工试验记录(通用)、土建专用施工试验记录、电气专用施工试验记录、通风空调专用施工试验记录等]和专项试验记录(如设备试运转记录、钢筋连接试验报告、混凝土抗压强度试验报告、电气接地电阻测试记录、综合布线测试记录、管道通水试验记录、电梯负荷运行试验记录等).
８.工程质量缺陷处理记录
质量缺陷是指房屋建筑工程的质量不符合工程建设强制性标准以及合同的约定.已经发现的质量缺陷,由施工单位提出质量缺陷技术处理方案,按方案处理缺陷,并及时填写质量缺陷处理记录表.
由监理单位组织填写质量缺陷备案表.质量缺陷备案资料必须按竣工验收的标准制备,作为工程竣工验收备查资料存档.
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任务８.２　施工项目资料的内容
９.质量验收和竣工验收资料
建筑工程的检验批、分项工程、分部(子分部)、单位(子单位)工程的施工质量验收按 建筑工程施工质量验收统一标准 (GB５０３００—２０１３)的规定执行.建筑节能分部的施工质量验收按 建筑节能工程施工质量验收规范 (GB５０４１１—２００７)的规定执行.单位(子单位)工程竣工验收资料一般包括工程概况、工程质量事故调查与报告、单位(子单位)工程施工质量竣工验收资料及单位(子单位)工程施工总结等文件.
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任务８.２　施工项目资料的内容
１０.建筑与结构工程安全和功能检验资料
(１)淋(蓄)水试验记录(通用).屋面防水工程完成后,应进行淋水或蓄水试验.屋面淋水(蓄水)试验应符合设计要求及现行国家标准 屋面工程质量验收规范 (GB５０２０７—２０１２)的规定.屋面淋水(蓄水)试验应进行监理旁站,对无监理的项目,应由建设单位承担旁站职责.
(２)地下工程(室)防水效果检查记录.地下防水工程应由专业的防水队伍施工,主要施工人员应持有执业资格证书,所使用的防水材料应有产品合格证书和性能检测报告,材料的品种、规格、性能等应符合现行国家产品标准和设计要求.地下室防水工程验收时,应同时检查防水效果,并填写检查情况.
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任务８.２　施工项目资料的内容
(３)有防水要求的地面蓄水试验记录.地面防水工程应由专业的防水队伍施工,主要施工人员应持有执业资格证书,所使用的防水材料应有产品合格证书和性能检测报告,材料的品种、规格、性能等应符合现行国家产品标准和设计要求.地面防水工程验收时,必须进行蓄水试验,并将试验结果填写在相应表格中.
(４)建筑物垂直度、标高、全高测量记录.建筑物垂直度、标高、全高测量记录是在施工过程中和竣工后进行的对建筑物垂直度、标高、全高所作的测量记录.
测量所用的仪器,应经过法定检验部门检字合格并在有效期内使用.测量记录内容应完整,数据应真实可靠,不得涂改,测量人员及相关人员的签字手续应齐全.
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任务８.２　施工项目资料的内容
(５)抽气(风)道检查记录.抽气(风)道检查记录是在施工过程中对抽气道、垃圾道的检查记录.抽气(风)道工程竣工前应进行抽气(风)道检查,并按相应表式填写抽气(风)道检查记录.
抽气(风)道检查应记录完整,数据真实、可靠,测量人员及相关人员的签字手续应齐全.
(６)幕墙及外窗气密性、水密性、耐风压检测报告.幕墙的“四性”检测报告包括空气渗透性能(气密性)、雨水渗透性能(水密性)、风压变形性能(耐风压)、平面内变形性能.设计要求做“四性”试验的幕墙必须提供“四性”检测报告.当设计无明确要求时,由建筑、监理、设计施工商定.幕墙的“四性”检测报告在幕墙施工完成后和外窗施工前经试验单位检测提供的报告.
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任务８.２　施工项目资料的内容
(７)建筑物沉降观测记录.高耸构筑物、高层建筑、大型公共建筑、重要工业厂房及在软弱地基上建造的建筑物,采用锚杆静压桩进行地基处理或基础托换的新建或改建建(构)筑物以及 建筑地基基础设计规范 (GB５０００７—２０１１)规定应进行变形观测的建筑物,需进行可靠性鉴定的,均应进行沉降观测,并按单位工程提供降观测记录.
沉降观测测量记录应填写完整,沉降观测的每一个区域必须有足够的水准点,不得少于３个.沉降观测的水准点应设置在基岩上或设在压缩性较低的土层上,避开沉降和振动影响的范围,与被观测的建(构)筑物的距离宜为３０~５０m.
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任务８.３　工程文件档案资料的管理
１.工程文件资料的形成过程
(１)施工技术文件资料形成过程,如图８-１所示.
(２)物资管理资料形成过程,如图８-２所示.
(３)检验批质量验收资料形成过程,如图８-３所示.
(４)分项工程质量验收资料形成过程,如图８-４所示.
(５)子分部工程质量验收资料形成过程,如图８-５所示.
(６)分部工程质量验收资料形成过程,如图８-６所示.
(７)单位(子单位)工程竣工验收资料形成过程,如图８-７所示.
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任务８.３　工程文件档案资料的管理
２.工程文件资料的归档范围和质量要求
对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全、整理立卷后归档.不属于归档范围、没有保存价值的工程文件,文件形成单位可自行组织销毁.
(１)建筑工程文件归档范围.
(２)建筑工程归档文件质量要求.
１)归档的纸质工程文件应为原件.
２)工程文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程的规定.
３)工程文件的内容必须真实、准确,应与工程实际相符合.
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任务８.３　工程文件档案资料的管理
４)工程文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料,不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料.计算机输出文字和图件应使用激光打印机,不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机.
５)工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续应完备.
６)工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A４(２９７mm×２１０mm),图纸宜采用国家标准图幅.
７)工程文件的纸张应采用能长期保存的韧性大、耐久性强的纸张.
８)所有竣工图均应加盖竣工图章,并符合其他相关规定.
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任务８.３　工程文件档案资料的管理
９)竣工图的绘制与改绘应符合国家现行有关制图标准的规定.
１０)归档的建设工程电子文件应采用表８-２所列开放式文件格式或通用格式进行存储.专用软件产生的非通用格式的电子文件应转换成通用格式.
１１)归档的建设工程电子文件应包含元数据,保证文件的完整性和有效性.元数据应符合现行行业标准 建设电子档案元数据标准 (CJJ/T１８７—２０１２)的规定.
１２)归档的建设工程电子文件应采用电子签名等手段,所载内容应真实和可靠.
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任务８.３　工程文件档案资料的管理
１３)归档的建设工程电子文件的内容必须与其纸质档案一致.
１４)离线归档的建设工程电子档案载体,应采用一次性写入光盘,光盘不应有磨损、划伤.
１５)存储移交电子档案的载体应经过检测,应无病毒、无数据读写故障,并应确保接收方能通过适当设备读出数据.
(３)工程文件档案资料的编号.
１)编号原则:以项目各个单体为编号单位,由总到分,按照不同的文件类别,分类编号.
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任务８.３　工程文件档案资料的管理
２)编号方法.施工资料编号可由分部工程代号(２位)、子分部工程代号(２位)、资料类别分类编号(２位)、顺序号(３位)共４组代号组成,组与组之间应用横线隔开,编号形式如下:
其中:
①为分部工程代号(共２位),应根据资料所属的分部工程的代号填写.
②为子分部工程代号(共２位),应根据资料所属的子分部工程的代号填写.
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③为施工资料的类别号(共２位),应根据资料所属类别填写,主要分为A、B、C、D五类文件.
A 类文件为建设单位文件资料,包括:立项文件(A１),建设规划用地文件(A２),勘察、设计文件(A３),招投标、合同文件(A４),工程开工文件(A５),商务文件(A６),工程竣工验收及备案文件(A７),其他文件(A８).
B类文件为监理单位文件资料,包括:监理管理文件(B１)、进度控制文件(B２)、质量控制文件(B３)、质量造价控制文件(B４)、工期管理文件(B５)、监理验收文件(B６).
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C类文件为施工单位文件资料,包括:施工管理文件(C１)、施工技术文件(C２)、进度造价文件(C３)、施工物资出厂质量证明及进场检测文件(C４)、施工记录文件(C５)、施工试验记录及检测文件(C６)、施工质量验收文件(C７)、工程施工验收文件(C８).
D类文件为建筑安装工程竣工图.
E类文件为工程竣工验收文件,包括:竣工验收与备案文件(E１)、竣工决算文件(E２)、工程声像资料等(E３)、其他工程文件(E４).
各类文件的具体分类细目及编号详见表８-２.
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④为顺序号(共３位),主要针对某一类资料根据时间节点形成的多份不同的资料,应根据相同表格、相同检查项目,按时间自然形成的先后顺序号填写,从００１开始编号,例如:００１００２.
３)施工资料编号应填入表格右上角的编号栏.
４)属于单位工程整体管理内容的资料,编号中的分部、子分部工程代号可用“００”代替.
５)同一厂家、同一品种、同一批次的施工物资用在两个分部、子分部工程中时,资料编号中的分部、子分部工程代号,可按主要使用部位填写.
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６)对于同一种施工表格(如隐蔽工程验收记录、预检记录等)涉及多个分部(子分部)工程时,顺序号应根据分部(子分部)工程的不同,按分部(子分部)工程的各检查项目,分别从００１开始连续标注.
７)编号举例.
①文件资料清单及编号表(局部)见表８-３.
②资料编号举例
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其中:
C５－１为资料的表格编号;
０２为分部工程代号(２位);
０３为子分部工程代号(２位);
C５为资料的类别编号(２位),与资料表格编号里的类别部分保持一致;
００８为顺序号(３位).
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③分部(子分部)工程各检查项目表格编号举例
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８)其他说明.
① 建设工程文件归档规范 (GB/T５０３２８—２０１４)对各类工程文件归档范围给出了明确列表,但是,对于不包含在规范明确范围内的文件,进行编号时应灵活运用.例如:产证文件并不涉及分部工程或某一单体,则编号中只需包含一级类目、二级类目和三级类目,其他类目可以省略.设计文件中不涉及分部工程的,对于此类目的编写也可以同样省略.其他类文件的编号以此类推.
②之前介绍的编号方法为通用方法,但并非意味着在所有场合都能直接照搬,如其并不能实现设计、采购、成控等部门的一些详细文件的完整编号.相关单位(部门)在应用此方法编号的基础上,应对各自单位(部门)的详细文件自行编号,必要时形成下一级类目.
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３.工程文件资料的立卷
(１)立卷流程、原则和方法.
１)立卷应按下列流程进行:
①对属于归档范围的工程文件进行分类,确定归入案卷的文件材料;
②对卷内文件材料进行排列、编目、装订(或装盒);
③排列所有案卷,形成案卷目录.
２)立卷应遵循下列原则:
①立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用;
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②工程文件应按不同的形成、整理单位及建设程序,按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷,并可根据数量多少组成一卷或多卷;
③一项建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程立卷;
④不同载体的文件应分别立卷.
３)立卷应采用下列方法:
①工程准备阶段文件应按建设程序、形成单位等进行立卷;
②监理文件应按单位工程、分部工程或专业、阶段等进行立卷;
③施工文件应按单位工程、分部(分项)工程进行立卷;
④竣工图应按单位工程分专业进行立卷;
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⑤竣工验收文件应按单位工程分专业进行立卷;
⑥电子文件立卷时,每个工程(项目)应建立多级文件夹,应与纸质文件在案卷设置上一致,并应建立相应的标识关系;
⑦声像资料应按建设工程各阶段立卷,重大事件及重要活动的声像资料应按专题立卷,声像档案与纸质档案应建立相应的标识关系.
４)施工文件的立卷应符合下列要求:
①专业承(分)包施工的分部、子分部(分项)工程应分别单独立卷;
②室外工程应按室外建筑环境和室外安装工程单独立卷;
③当施工文件中部分内容不能按一个单位工程分类立卷时,可按建设工程立卷.
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５)图纸折叠要求:不同幅面的工程图纸,应统一折叠成A４幅面(２９７mm×２１０mm).应图面朝内,首先沿标题栏的短边方向以W 形折叠,然后再沿标题栏的长边方向以W 形折叠,并使标题栏露在外面.
６)案卷不宜过厚,文字材料卷厚度不宜超过２０mm,图纸卷厚度不宜超过５０mm.
７)案卷内不应有重份文件,印刷成册的工程文件宜保持原状.
８)建设工程电子文件的组织和排序可按纸质文件进行.
(２)卷内文件排列.
１)卷内文件应按 建设工程文件归档规范 (GB/T５０３２８—２０１４)中列出的类别和顺序排列.
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２)文字材料按事项、专业顺序排列.同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开,并应按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主体在前、附件在后的顺序排列.
３)图纸应按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列.
４)当案卷内既有文字材料又有图纸时,文字材料应排在前面,图纸应排在后面.
(３)案卷编目.
１)编制卷内文件页号应符合下列规定:
①卷内文件均应按有书写内容的页面编号.每卷单独编号,页面从“１”开始.
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②页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角.折叠后的图纸一律在右下角.
③成套图纸或印刷成册的文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码.
④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号.
２)卷内目录的编制应符合下列规定:
①卷内目录排列在卷内文件首页之前,式样宜符合 建设工程文件归档规范 (GB/T５０３２８—２０１４)中的相关要求.
②序号应以一份文件为单位编写,用阿拉伯数字从１依次标注.
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③责任者应填写文件的直接形成单位或个人.有多个责任者时,应选择两个主要责任者,其余用“等”代替.
④文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号,或设备、项目代号.
⑤文件题名应填写文件标题的全称.当文件无标题时,应根据内容拟写标题,拟写标题外应加“[]”符号.
⑥日期应填写文件的形式日期或文件的起止日期,竣工图应填写编制日期.日期中“年”应用四位数字表示,“月”和“日”应分别用两位数字表示.
⑦页次应填写文件在卷内所排的起始页号,最后一份文件应填写起止页号.
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⑧备注应填写需要说明的问题.
３)卷内备考表的编制应符合下列规定:
①卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后,式样宜符合 建设工程文件归档规范 (GB/T５０３２８—２０１４)中的相关要求;
②卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及立卷单位对案卷情况的说明;
③立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名;年、月、日应按立卷、审核时间填写.
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４)案卷封面的编制应符合下列规定:
①案卷封面应印刷在卷盒、卷夹的正表面,也可采用内封面形式.案卷封面的式样宜符合 建设工程文件归档规范 (GB/T５０３２８—２０１４)中的相关要求.
②案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序.
③档号应由分类号、项目号和案卷号组成.档号由档案保管单位填写.
④案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容.
⑤编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者.
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⑥起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期.
⑦保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久保管、长期保管、短期保管三种保管期限中选择划定.当同一案卷内有不同保管期限的文件时,该案卷保管期限应从长.
⑧密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定.当同一案卷内有不同密级的文件时,应以高密级为本卷密级.
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５)编写案卷题名,应符合下列规定:
①建筑工程案卷题名应包括工程名称(含单位工程名称)、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容;当房屋建筑有地名管理机构批准的名称或正式名称时,应以正式名称为工程名称,建设单位名称可省略;必要时可增加工程地址内容;
②道路、桥梁工程案卷题名应包括工程名称(含单位工程名称)、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容;必要时可增加工程地址内容;
③地下管线工程案卷题名应包括工程名称(含单位工程名称)、专业管线名称和卷内文件概要等内容;必要时可增加工程地址内容;
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④卷内文件概要应符合 建设工程文件归档规范 (GB/T５０３２８—２０１４)中对案卷内容(标题)的相关要求;
⑤外文资料的题名及主要内容应译成中文.
６)案卷脊背应由档号、案卷题名构成,由档案保管单位填写;式样宜符合 建设工程文件归档规范 (GB/T５０３２８—２０１４)的规定.
７)卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用７０g以上白色书写纸制作,幅面应统一采用A４幅面.
(４)案卷装订与装具.
１)案卷可采用装订与不装订两种形式.文字材料必须装订.装订时不应破坏文件的内容,并应保持整齐、牢固,便于保管和利用.
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２)案卷装具可采用卷盒、卷夹两种形式,并应符合下列规定:
①卷盒的外表尺寸应为３１０ mm×２２０ mm,厚度可为２０ mm、３０ mm、４０ mm、５０mm.
②卷夹的外表尺寸应为３１０mm×２２０mm,厚度宜为２０~３０mm.
③卷盒、卷夹应采用无酸纸制作.
(５)案卷目录编制.
１)案卷应按 建设工程文件归档规范 (GB/T５０３２８—２０１４)中所列的类别和顺序排列;
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２)案卷目录式样宜符合 建设工程文件归档规范 (GB/T５０３２８—２０１４)中的相关要求;
３)案卷目录中的编制单位应填写负责立卷的法人组织或主要责任者;
４)案卷目录中的编制日期应填写完成立卷工作的日期.
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４.工程档案文件的归档
(１)归档文件必须经过分类整理,符合相关规范规定.
(２)根据建设程序和工程特点,归档可分阶段分期进行,也可在单位或分部工程通过竣工验收后进行.
(３)勘察、设计单位应在任务完成后,施工、监理单位应在工程竣工验收前,将各自形成的有关工程档案向建设单位归档.
(４)工程档案的编制不得少于两套,一套应由建设单位保管,一套(原件)应移交当地城建档案管理机构保存.
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图８-１　施工技术文件资料形成过程图
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图８-２　物资管理资料形成过程图
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图8-3　检验批质量验收资料形成过程图
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图８-４　分项工程质量验收资料形成过程图
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图８-５　子分部工程质量验收资料形成过程图
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图８-６　分部工程质量验收资料形成过程图
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图８-７　单位(子单位)工程质量验收资料形成过程图
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表８-２　工程电子文件存储格式表
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表８-３　文件资料清单及编号表
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