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下 编
现代秘书实务
第二节 值班工作和日常接待事务
一、值班工作
（一）值班工作的含义
秘书工作中所称的值班，是指为保证机关单位工作的连续性，在正常工作时间之外，或者为保证机关单位信息畅通和正常运作，专门安排的、在规定的时间和地点处理临时事项的工作。
（二）值班的类型
1．按值班的时间可分为
（1）常设性值班
（2）休假日值班
（3）临时性值班
2．按值班的内容可分为
（1）综合性值班
（2）专项性值班
（三）值班工作的主要任务
1．承办临时事项
2．接待临时来访
3．处理来电来函
4．安排值班人员
5．掌握领导行程
6．协调安全保卫
（四）值班工作的要求
1．认真负责
2．热情待人
3．遵守制度
4．做好记录
二、日常接待事务
（一）日常接待的含义和特点
日常接待是指大型活动、正规访问、值班和信访接待以外，秘书平时在前台或办公室的接待活动。
日常接待的特点
1．接待对象不确定性
2．接待时间的随机性
3．接待事项的多样性
（三）日常接待的形式
1．前台接待
来访客人的登记和引领
电话总机的接听与转接
邮件的接收与发放
报刊的订阅及管理
文件的打印和复制
员工考勤管理
2．办公室接待
即在办公室接待客人。不设前台接待的单位，办公室秘书往往是第一接待人。
（四）日常接待的程序和要求
1．接待领导预约的客人
（1）礼貌招呼
（2）通报领导
（3）安排休息
（4）引导开门
（5）介绍
（6）引座
（7）退出
（8）送客
2．接待临时到访的客人
（1）礼貌招呼
（2）辨明身份，了解来意，区别处理
3．安排领导的临时性会见
（1）了解缓急程度和客人对会见的时间要求。
（2）根据领导的既定日程，见缝插针，向领导提出会见时间安排的建议。
（3）领导同意后，及时告知客人。
（4）客人接受安排后，立即向领导汇报。
（5）按预定时间做好领导会见的各项准备，并督促领导准时赴约。
第四节 领导交办事务和后勤事务
一、领导交办事务
（一）领导交办事务的特点
1．临时性
2．紧迫性
3．多样性
4．不确定性
（二）完成领导交办事务的要求
1．保密
2．准确
3．及时
4．协调
二、办公用品管理事务
（一）办公用品的含义和种类
办公用品泛指办公处所内除建筑装饰物品之外的工作设备和易耗品。常用的办公用品包括办公家具、办公设备和文具三大类。
（二）办公用品管理的要求
1．合理计划
2．厉行节约
3．确保重点
4．健全制度
三、办公用房、用车管理事务
（一）办公用房管理事务
秘书管理的办公用房主要是领导人和秘书的办公室、储物室、接待室、会议室、机要室、档案室、打字复印室、值班室等。
办公用房管理的要求
1．安全、保密
2．适用、整洁
3．周到、合理
（二）办公用车管理事务
领导办公用车一般是由秘书部门直接管理。用车管理的目标是为领导人及时提供安全、高效的用车。用车管理的内容和要求：
1．服务及时
2．统一调度
3．安全第一

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