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现代秘书实务
第十二章 秘书日常事务
第一节 秘书日常事务概述
一、秘书日常事务的含义和内容
（一）秘书日常事务的含义
秘书事务大致可以分为两类：一类是为领导的决策及其实施而提供直接服务的事务；另一类与领导的决策及其实施联系较为间接，这类事务更具有经常性和程序性，因而称为“秘书日常事务”，又因为大都是在办公室内完成的，又“办公室日常事务”。
（二）秘书日常事务的主要内容
　　　1．保密工作；
　　　2．值班事务；
　　　3．日程接待事务；
　　　4．领导临时交办事务；
　　　5．办公用品、用房和用车管理事务；
　　　6．日常书信收发事务；
　　　7．通讯事务；
　　　8．印章与介绍信管理事务。
二、秘书日常事务的作用和特点
（一）秘书日常事务的作用
1．信息枢纽作用
2．精力补偿作用
3．后勤保障作用
4．树立形象作用
（二）秘书日常事务的特点
1．出现频率高
2．工作触角广
3．工作规范严
4．技能要求高
第一节 保密工作
一、 保密的含义和保密工作的范围
（一）保密工作的含义
秘密是指在一定的时间内只限一定范围的人员知悉的事项。将秘密控制在一定时间和范围内称为保密。保密是指特定组织及其成员为达到保守组织秘密的目的所采取一切手段和措施。
（二）保密工作的范围
制定保密法律、法规和内部保密规章
建立保密机构
开展保密宣传教育
研制开发和应用保密技术
进行保密检查督促
查处泄密事件
开展保密理论研究
二、秘密的种类
（一）按秘密的性质分
1．国家秘密
关系到国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人知悉的事项。
2．商业秘密
不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。
有些商业秘密同时也是国家秘密。
3．组织内部秘密
特定组织内部在一定时间内只限一定范围的人知悉、不对外公开的事项。
（二）按秘密等级分
（1） 绝密级
国家的核心秘密，一旦泄露会给国家利益造成特别严重损害。
保密期限不超过30年，特殊情况下可规定为长期。
（2） 机密级
国家的重要秘密，一旦泄漏会给国家利益造成严重损害。
保密期限不超过20年。
（3） 秘密级
国家的一般秘密，一旦泄露会给国家利益造成一定损害。
保密期限不超过10年。
（4）内部级
包括商业秘密和组织内部秘密，密级和保密期限由特定组织自行确定。
（三）按秘密存在的方式分
1．有形秘密
（1）以文字、图形、符号记录秘密信息的纸介质载体
（2）以磁性物质记录秘密信息的载体
（3）以电、光信号记录传输秘密信息的载体
（4）含有秘密信息的设备、仪器、产品等载体
2．无形秘密
（1）口头类秘密
（2）技术类秘密
三、保密工作的要求
（一）加强领导、健全机构
1．实行保密工作领导责任制
2．明确一名分管领导
3．重要单位应成立保密工作委员会或保密工作领导小组
4．日常保密工作由秘书部门负责
（二）依法管理，完善制度
1．专项保密制度
2．员工保密培训制度
3．保密工作定期检查制度
4．泄密责任追究制度
5．保密工作总结表彰制度
（三）积极防范，突出重点
1．重点等级：绝密级；
2．重点部门：秘密相对集中、秘密等级高的部门和部位；
3．重点人员：接触秘密较多的领导人员、秘密所在的要害部门的工作人员以及经管秘密的专职人员。
（四）既确保秘密，又便利工作
1．确定秘密范围要准确
2．确定秘密等级要合适
3．确定保密期限要合理
4．变更密级和期限要及时
（五）应用技术，严防窃密
不断开发新的保密技术，
提高反窃密的技术能力。
五、秘书部门的保密工作
（一）文件保密
1．定密
2．审核与签批
3．标识
4．缮校
5．传递
6．运转
7．保管与翻印
8．清退和销毁
（二）会议保密
1．场馆保密
2．会议文件保密
3．会议器材保密
4．时间保密
5．人员保密
6．传达和宣传保密
（三）新闻宣传保密
　　1．公开发表的消息、声明、启事、简章、论文、广告、照片、录像等，如可能涉密，应交保密工作部门进行保密审查，并由负责保密工作的领导人审核签发。
　　2．涉密事项的新闻或宣传文稿，应当作适当的技术处理，如采取删节、改编、隐去等保密措施，既保持文稿的完整性，同时又不泄露秘密。
（四）通讯保密
1．电话通讯保密
（1）秘密事项，必须使用保密电话
（2）用普通电话商量工作要确保环境安全
（3）通话前先确认对方的身份
（4）通话后防止未挂机泄密
（5）机要人员不得轻易使用移动电话
2．传真通讯保密
（1）秘密和机密级文件应使用保密传真机
（2）绝密级文件不得使用传真机
（3）传真结束取回原件并删除图像
3．电报通讯保密
　　（1）秘密事项必须使用密码传送。
　　（2）密码电报不得翻印、复制。
　　（3）不得密电明复，不得明电、密电混用。
（五）使用办公设备保密
1．使用复印机保密
（1）密件复印机应由机要人员专用
（2）公用复印机复制密件要确保环境安全
（3）复印后取回原件，删除图像
（4）废纸要立即粉碎，不得再次利用
2．使用音像器材保密
（1）使用音像器材记录秘密会议或文件，要事先征得领导同意
（2）涉密的录音带、胶片、像片和录像带要按其密级同秘密文件一样严格保管
3．使用计算机保密
●显示屏位置隐蔽，客人来访应迅速关闭
●离开时要关闭系统，或加密后休眠
●传递秘密信息要加密，不得传递绝密件
●打印秘密文档应确保周围环境的安全
●涉密计算机应专人专用，数据用密码保护
●涉密软盘光盘应标密级标志，按密件保管

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