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下 编
现代秘书实务
第五节 通信事务
一、电话事务
（一）秘书电话通信的类型
1．按通话的要求分
（1）保密电话
（2）普通电话
2．按通话内容分
（1）专线电话
（2）通用电话
（二）常用的电话服务功能
1．“热线服务”
2．“转移呼叫”
3．“遇忙回叫”
4．“呼叫等待”
5．“三方通话”
6．“会议电话”
（三）秘书通话的程序
1．主叫通话程序
（1）做好准备
（2）正确拨号
（3）自我介绍
（4）陈述内容
（5）主动复述
（6）礼貌告别
（7）检查挂机
2．被叫通话程序
（1）准备记录
（2）摘机应答
（3）自报家门
（4）辨明身份
（5）听记陈述
（6）复述内容
（7）告别挂机
（四）秘书通话的要求
1．陈述清楚
2．通话简短
3．语言礼貌
4．行为文明
5．注意保密
6．保持警惕
7．记录规范
8．办理及时
二、传真事务
（一）发出传真
1．书写打印
2．登记
3．调整设置
4．装入原稿
5．发送
6．保存原稿
（二）接收传真
1．接收
2．登记
3．处理
第六节 印信管理事务
一、印章管理
（一）印章的种类
1．正式印章
2．套印章
3．电子印章
4．钢印
5．领导人签名章
6．专用章
7．办事章
8．收文章
9．校对章
10．其他戳记
（二）印章的样式
1．印章的质料
2．印章的形状
3．印文
4．图案
（三）印章的尺寸规格
1．国务院为6厘米。
2．省部级机关或单位为5厘米。
3．副部级至县级单位4．5厘米：
4 ．乡（镇）以及驻外使领馆为4．2厘米。
5．机关内设机构或直属单位、企业事业单位、社会团体的印章，直径不得大于4.5厘米。
（四）印章的刻制管理
由上级主管领导机关刻制颁发；
由本单位按照印章刻制的规定落实办理
（五）印章的启用管理
选定印章的启用时间
提前向有关单位发出启用的通知并附上印模
（六）印章的保管
1．专人负责
2．确保安全
3．防止污损
（七）印章的使用管理
填写“用印申请单”
专人审核签名批准
不得在空白纸上或空白介绍信上盖印
用印后应当进行用印登记
（八）印章的停用和销毁
单位合并、撤销、名称更改，原印章应立即停用
停用印章要通知有关单位
废印章必须及时送交原制发机关封存或销毁，或者按规定处理
（九）电子印章管理
　　1．形状、印文、图案、尺寸规格等外观形式以及法定效力与正式印章相同。
　　2．必须由上级机关统一制作颁发。
　　3．必须由指定的秘书人员保管和使用。
　　4．保管人员如有变动，应立即通知颁发机关，以便及时更改密码。
　　5．电子印章应在专用计算机上使用。
　　6．盖章位置与纸质正式公文相同。
　　7．停用和销毁管理要求与正式印章相同。
二、介绍信和证明信管理
（一）介绍信的管理
1．介绍信的作用
介绍信是向接洽单位介绍本单位派遣人员的姓名、身份和接洽事宜的专用书信，代表一个机关和单位的法定授权。
2．介绍信的格式
（1）固定式
（2）便函式
3．介绍信的保管
具体要求与印章保管相同。
4．介绍信的领用
（1）领用人填写申请书，经领导批准方可开具。
（2）下级单位要求转开上级单位的介绍信，应由主管领导签字同意。
（3）领用申请书和下级单位的介绍信要附在存根后面一起保存，以备日后查考。
（4）领用人要履行签字手续。
5．介绍信的填写
（1）载明联系单位、被介绍人姓名、身份、政治面貌、人数、联系的事项、有效期限、填写日期。
（2）持出联和存根的内容必须一致。不得出现存根空白或漏填的现象。
（3）便函式的介绍信因无存根，因此要建立专用登记簿上进行逐项登记，以备查考。登记的项目和内容应当与介绍信完全一致。
（4）一般情况下不得开具空白介绍信。特殊情况下需开空白介绍信，领用人必须说明理由和用途，并经领导人批准。开出后未使用的空白介绍信要及时退回作废。
（5）介绍信如有个别填写错误，可作修改并加盖校对章，或在修改处加盖公章。重大错误必须作废后另外填写。
6．介绍信的盖章
固定式介绍信除落款章外，还要盖骑缝章。
便函式的介绍信只需盖落款章。
7．介绍信存根的保存
介绍信存根要与领用申请书、下级单位接转介绍信、作废的介绍信和退回的空白介绍信粘在一起，妥善保存一定时期，以备查证，任何人不得擅自销毁。
（二）证明信的管理
1．证明信的作用
证明信是用来证明某人的身份、经历或者证明某项事实的专用书信。出具证明信要负法律责任。
2．证明信的拟写
（1）固定式
即根据某项特殊需要而统一印制证明信。如“工资证明”、“工龄证明”、“学历证明”等。
（2）便函式
秘书拟写
其他部门拟写
当事人拟写
3．证明信的审核与盖章
证明信必须经主管领导审核、同意并签字
有存根的证明信要盖落款章和骑缝章
临时书写的证明信只需盖落款章
4．证明信的登记与存档
（1）证明信的存根要妥善保存一定时间
（2）临时书写的证明信要登记注册

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