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下 编
现代秘书实务
第六节 会议信息工作
一、会议记录工作
会议记录是会议客观进程和内容的原始记载，既包括一般会议的记录，也包括各种会见和会谈的记录。
会议记录的要求
（1）选好人员
（2）准备充分
（3）全面准确
（4）清楚规范
二、会议新闻工作
会议新闻工作是指会议的组织者通过媒体及时反映会议动态和成果的一项工作，是会议公关宣传工作重要组成部分。
1.会议新闻工作的方法
（1）设立会议新闻中心
（2）设立会议新闻发言人
（3）邀请媒体采访会议并做好相关的组织接待工作
（4）发布新闻通稿
2.会议新闻工作的要求
（1）客观真实、全面准确
（2）迅速及时
（3）尊重媒体
（4）正确处理公开与保密的关系
三、会议简报工作
会议简报是会议主办单位编写的、反映会议管理和会议活动的动态和主要成果的内部性简要报道。会议简报发送对象广泛，可以是上级部门、政府机构、兄弟单位，也可以是与会者。
会议简报的编发程序
1.收集信息
2.筛选信息
3.编发简报。包括拟稿、编辑、审核、打印、校对、登记和分发等环节。
第七节 议案和提案处理工作
一、议案和提案的概念以及相互关系
1. 议案的概念
议案是指具有法定提案权的组织和具有正式资格的会议成员，向特定的会议正式提出、请求审议并作出决定的议事原案，具有议题的性质。
2.提案的概念
广义上说，会议期间提出的议案都可以叫做提案。在国际性会议中，议案和提案这两个概念并没有严格的区分，常常互用。在我国，提案是指特定组织中具有一定资格的成员在自己的职权范围内对某方面工作提出的意见、主张、批评或建议。
二、提案人与议案提案工作机构
（一）提案人
提交议案、提案或书面建议的组织或个人统称为提案人。一般情况下，会议的领导机构和领导人、对会议负责的机关或领导人、会议正式成员有权向大会提交议案。提案的主体范围较大，各级政协委员、工会委员、职工代表大会成员等等，可以在自己的职权范围内提交出提案。
（二）会议期间议案和提案工作机构
由于议案或提案往往在会议期间集中提交，因此凡具有议案或提案权利和程序的大会，应当设置审查和处理议案或提案的专门机构，隶属于大会主席团领导。在我国，议案工作机构一般叫作议案审查委员会，提案工作机构的名称一般叫做提案审查委员会或者提案工作小组。
三、议案和提案的处理程序
（一）会前预告
（二）议案和提案的提交
（三）登记和分类
（四）议案或提案的送审
（五）议案或提案的会后处理
第八节 选举和表决工作
一、选举和表决的含义
（一）选举的含义
选举是指选举人根据少数服从多数的原则以及选举的有关规则，以投票、举手等方式对担任特定职务的人选进行差额遴选的过程。
（二）表决的含义
表决是指具有表决权的会议成员依据少数服从多数的原则以及表决规则，以投票、举手等方式对特定的人选和事项表达赞同、反对、弃权意志的过程。
二、投票的方式
（一）按投票的手段分
1.书面投票
2.唱名投票
3.呼声投票
4.体态投票
5.表决器投票
6.通信投票
（二）按保密与否分
1.记名投票
2.不记名投票
三、选举和表决工作的准备
（一）制作选票和表决票
（二）现场准备
四、投票的程序
（一）书面投票程序
1.清点到会人数
2.向会议报告应到人数和实到人数
3.宣读并通过选举办法或表决办法草案
4.宣读并通过监票人员名单
5.宣布或通过计票工作人员名单
6.宣布正式候选人名单或候决事项。　　　
7.当众检查投票箱
8.核对选票或表决票的数量是否与实到会人数相符
9.分发选票或表决票
10.宣读填写选票或表决票的注意事项
11.投票人填写选票或表决票
12.宣布投票的方法、顺序，开始投票
13.在监票人员的监督下进行计票
14.宣布投票结果
（二）口头投票程序
1.宣布选举或表决事项
2.会说明实行唱名表决的依据
3.根据一定顺序点名表态
4.对没有作出反应的成员再次点名
5.工作人员记录每一成员的表决态度
6.会议主席当场宣布表决结果
（三）举手投票程序
1.宣布选举或表决事项
2.说明举手投票的依据
3.请持赞成意见的成员举手
4.请持反对意见的成员举手
5.请持弃权意见的成员举手
6.工作人员提交统计结果，会议主席当众宣布表决结果
（四）按表决器投票程序
1.宣布选举或表决事项
2.依据议事规则宣布按表决器进行投票
3.有表决权的会议成员按下表决器
4.计算机系统自动处理表决结果
5.会议主席宣布表决结果

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