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现代秘书实务
第四节 会议邀请与接待
一、会议邀请
（一）会议邀请的方式
　　1.按载体形态分，有口头、书面、电子、广告、新闻发布会等方式。
　　2.按性质分，可分预备性和正式性两种。
　　3.按文种分，会议邀请文书有通知、邀请函、请柬、海报、公告。
（二）会议邀请文书的内容
1.会议名称
2.主办者
3.会议内容
4.会议形式
5.参加对象
6.会议时间和地点
7.参会费用
8.报名的方式和截止日期
9.其他事项和联络方式
（三）会议邀请文书的格式与写法
1.正式文件格式
2.邀请函格式
3.请柬格式
4.公告格式
5.备忘录式格式
（四）回执、报名表和申请表
回执、报名表和申请表具有预计参加人数、收集与会者信息、提供确定资格的依据、便于做好接待准备的作用。内容要素一般包括：
（1）参加对象的基本情况
（2）抵离情况
（3）论文选题
（4）联系方式和其他事项
二、接站与引导
（一）接站
接站（包括接机、接船、接车）是跨区域和国际性会议接待工作的第一道环节。
（二）引导
会议引导工作的内容有三个方面：一是为与会者指路，二是为与会者引座，三是在仪式性活动中协助主礼嘉宾完成签字、剪彩、揭幕、颁奖、启动信号等仪式。引导工作的服务区包括会场和住地。
三、报到与签到
（一）报到
与会者抵达会议现场或住地时，向组织者出示有效证件、办理登记手续、确认已经到会的手续称为报到，又称现场注册。
报到工作的流程
（1）查验证件
（2）注册信息
（3）接收材料
（4）分发文件
（5）预收费用
（6）安排住宿
（二）签到
签到是指与会者每次出席会议进入会场时在专门的表单上亲自签字，证实已经到会的手续。签到可以起到统计实到人数、检查缺席情况的作用，签到簿还是重要的历史凭证，有的签到簿还具有收藏纪念意义。
签到有以下几种方式
（1）簿式签到
（2）表式签到
（3）电子签到
四、安排食宿、余兴活动和作息时间
（一）安排饮食要求
1.饮食卫生
2.规格适中
3.照顾特殊
（二）安排住宿的要求
1.住地相对集中
2.住地要尽量靠近会场
3.生活和安全设施要齐全
4.房间的分配要合理
（三）安排余兴活动的要求
1．配合会议活动的主题
2．适当照顾与会者的兴趣
3．尊重与会者的宗教信仰和风俗习惯
4．具有民族特色
5．安排好具体时间
（四）安排作息时间的要求
1.服从会议需要
2.劳逸结合
3.及时通知
五、会议证件管理
（一）会议证件的作用
会议证件是会议期间供与会人员、会务工作人员、记者以及其他相关人员佩戴、出示和使用的书面凭证，具有便于安全管理、便于统计人数、便于接待服务、便于交流联系、便于工作监督、便于收藏纪念的作用。
（二）会议证件的内容要素
1.会议名称
2.会徽
3.姓名
4.照片
5.证件类别
6.所在代表团或工作单位名称
7.证件编号
8.举行日期和地点
六、返离工作
（一）预定返程票
（二）结算费用
（三）清场检查
（四）文件清退
（五）告别送行

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