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现代秘书实务
第八章 会议策划与管理
第一节 会议概述
一、会议的定义和特征
会议是一种围绕特定目的和议题开展的、具有一定组织形态的、以口头交流为主要方式的群体性社会交往活动。
会议活动具有以下特征：
（一）具有明确的目的和议题
（二）具备一定的组织形态
（三）以口头交流为主要方式
（四）群体性交流沟通
二、广义会议和狭义会议
凡是围绕特定目的开展的、具有一定组织形态的、使用口头交流方式的群体性活动，都属于广义会议的范畴。
判断一次活动是狭义会议还是广义会议，首先是看其有无特定的议题。其次是看其是否以口头交流为主要方式。
三、会议系统的基本要素
（一）会议组织者
（二）会议成员
（三）会议信息
（四）会议方式
（五）会议时间
（六）会议地点
四、会议的功能
（一）沟通信息
（二）发扬民主
（三）科学管理
（四）宣传教育
（五）联络感情
（六）树立形象
五、会议的分类
（一）按会议的法律性质划分
1.法定性会议
2.非法定性会议
（二）按与会者相互关系划分
1.纵向关系会议
2.横向关系会议
（三）按与会者所属地域范围划分
1.国际性会议
2.全国性会议
3.区域性会议
4.单位性会议
（四）按会议的保密程度划分
1.保密性会议
2.内部性会议
3.半公开会议
4.公开性会议
第二节 会议组织者与会议管理原则
一、会议组织者
会议组织者是指发起、策划、主办、承办、协办会议活动的机构或个人。小型会议，组织者就是主办单位，而在一些规模较大的会议活动中，组织者一般由主办者、协办者、承办者组成。
二、会议的领导机构和会务执行机构
（一）会议的领导机构
1.组织委员会
2.筹备委员会
3.主席团
4.资格审查委员会
5.学术委员会
（二）会务执行机构
会务执行机构在秘书长领导下执行具体的会务工作，一般称为秘书处，直接对组委会、筹委会和主席团负责。下可设：秘书组、组织组、联络组、提案组、宣传组、简报组、总务组、保卫组等部门。
三、会议管理的原则
（一）依法规范原则
（二）准备充分原则
（三）分工协调原则
（四）服务周到原则
（五）确保安全原则
（六）环保节俭原则

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