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下 编
现代秘书实务
第三节 会议策划
一、会议目标和任务策划
（一）会议目标和任务的含义
会议的目标是指会议组织者策划、组织会议的预期目的，会议的任务是指一次特定的会议为实现既定目标所承担的具体责任和所要完成的具体工作。
（二）会议目标和任务策划的要求
1.会议目标和任务要明确、切实
2.实现目标和完成任务的条件、时机要成熟
二、议题、议程和程序策划
（一）议题策划
议题是指根据会议目标确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，也是区别广义会议和狭义会议的重要标志。
贯穿各项议题的主线叫会议主题。
在会议期间临时提出的议题，称之为动议。
议题策划的要求
（1）服从目标和任务
（2）把握好主题与议题的关系
（3）符合会议权限
（4）有利于提高会议效率
（二）议程策划
会议期间的活动分为两类：一类是议题性活动，如报告、讲演、辩论、磋商、讨论、审议、表决等活动；另一类是仪式性活动，如颁奖、签字、揭幕、升旗等仪式，属于非议题性活动。议程是针对议题性活动而设定的程序，由议题和围绕议题的相关活动组成，它反映的是每项议题及其相关活动在会议中的地位、次序以及相互之间的逻辑关系。
（三）程序策划
将一次会议中各项活动的具体环节组合连接起来并确定先后顺序，就形成了的会议的程序（又称流程）。
程序和议程的区别：一是对象不同；二是具体程度不同。
三、会议成员策划
会议成员是指有资格参加会议的对象。会议成员一般可分成正式、列席、特邀和旁听四种资格。资格不同，其在会议中的地位、权利和义务也不同。
会议成员策划的要求
1.要根据会议的目的、性质、功能和具体议题确定参加会议的范围和对象
2.参加对象的规格和资格要明确
3.参加对象要有一定的代表性
4.确定会议的规模必须综合考虑会议效果和效率、会场以及成本等因素
四、发言、分组和专题活动策划
（一）会议发言策划
发言是会议成员以口头、书面或其他方式发表意见的过程。会议期间与会者的演讲、报告、讨论、提问、作答，都可以称之为发言。
安排会议发言要注意的问题
（1）尊重与会者的发言权
（2）对发言内容要精心选择、严格把关
（3）注重发言人的能力素质
（4）兼顾发言人的代表性
（5）合理控制发言的人数
（6）适度限定发言的时间
（7）准确使用 “发言”、“讲话”、“报告”、“致辞”等术语
（二）分组活动和专题会议策划
规模较大的会议采取分组活动或设置专题会议，可提高会议活动的机动性、扩大与会者的发言面、加深对议题的研究。
专题会议策划关键是设计好专题会议的主题。专题会议的主题应当隶属于大会的主题，是对大会主题的延伸或者配套。
五、会议时间和地点策划
（一）会议时间策划
会议的时间是指会议的时机、会议的起讫时间、会议的时间量和会议周期。
会议时间策划的要求
（1）把握会议的时机
（2）合理选择具体时间
（3）根据需要确定会议的时间量
（4）处理好时间量与会议成本和效率的关系
（5）协调好会议的具体时间
（6）会期和会议周期要符合有关法律、法规和会议规则
（7）安排好会议日程
（二）会议地点策划
会议的地点是指会议存在的空间，包括会议举办地和会议场馆两个方面。
会议地点策划的要求
（1）综合考虑会议举办地的政治经济环境
（2）符合会议主题的需要
（3）具备足够的接待能力
（4）有利于营造良好的会议气氛
（5）满足会议的需要并确保会议的安全
（6）场馆之间的距离适当
六、会议的名称和公关宣传策划
（一）会议名称策划
会议的名称是会议活动特有的信息标识。应当揭示特征性信息，通常包括：主题信息、主办者信息、功能信息、与会者身份信息、地域范围信息、年度和届次信息、举办地信息、活动方式信息。
（二）会议公关和宣传策划
会议的公关和宣传分为会前、会间、会后三个时段，不同的时段具有不同目的和不同的传效果。会议公关和宣传的方法。主要有以下几种：
（1）媒体沟通法；
（2）广告发布法；
（3）内部宣传法；
（4）群众工作法；
（5）活动渲染法。
七、会议策划方案
（一）会议策划文案的含义
会议策划方案是在举办会议之前，对会议的内容、形式、时间、地点、接待、现场管理、经费筹措与使用、会议形象等各个方面进行总体策划和具体安排而形成的建议性文案。
（二）会议策划方案的基本内容
　　　1.会议的背景、目的和指导思想。
　　　2.会议的名称、主题、议题、议程、程序和形式。
　　　3.主办者、承办者及其组织机构。
　　　4.参加对象。
　　　5.会议的时间和地点。
　　　6.会议现场管理与服务。
　　　7.会议的公关和宣传。
　　　8.会议的财务安排。
9.会议筹备工作流程。

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