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现代秘书实务
第四节 文书管理
一、文书质量管理
文书质量管理的对象包括两个方面，一是文书的信息内容表达的质量，二是文书的物质要素。
二、文书数量和时效管理
（一）文书数量管理
（二）文书时效管理
三、文书的借阅和翻印管理
（一）文书借阅管理
（二）文书翻印复制管理
四、文书的清退和销毁管理
（一）文书清退管理
（二）文书销毁管理
第五节 文书立卷与归档
一、文书立卷的含义和意义
（一）文书立卷的含义
　　对已办理完毕、并且具有保存价值的文书，按其形成过程中的相互联系和规律组成案卷，叫文书立卷。
（二）文书立卷的意义
1．有利于今后的查考和利用
　2．有利于文书的安全与完整
3．为档案管理奠定基础
二、文书立卷的对象和范围
（一）文书立卷的对象
文书立卷的对象是已经办理完毕、并且具有保存价值的文书（包括电报）。这里所指的办理完毕，是指文书在处理程序上办理完毕。
（二）文书立卷的范围
　 1．上级来文中针对本机关或本机关应当贯彻执行以及参照处理的文书；
　　2．本机关活动中形成的反映本机关主要工作职能活动和基本情况，以及今后工作需要查考的文书；
　　3．下级机关报送的有关方针政策性、请示性的，或反映下级机关重要活动及重要情况的文书；
　　4．平行机关与本机关业务有关的，相互协作的，有参考价值的来文。
三、文书立卷的要求和方法
（一）文书立卷的要求
1．遵循文书形成的规律，保持文书之间的历史联系，反映一定社会组织活动的真实面貌。
2．正确鉴定文书的价值和保管期限。
3．便于保管和利用。
（二）文书立卷的方法
1．按作者特征立卷
2．按问题特征立卷
3．按名称特征立卷
4．按时间特征立卷
5．按地区特征立卷
6．按通讯者特征立卷
7．按人物特征立卷
8．按会议名称或类型立卷
四、立卷和归档的步骤
（一）编制案卷类目
（二）平时归卷
（三）组合案卷
（四）编目定卷
（五）案卷的归档
第六节 电子文件管理
一、电子文件的含义
电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。秘书部门使用的电子文件的形态主要有电子公文、电子邮件、电子传真、网页、电子公告等。
二、电子文件管理的原则
（一）统一管理
（二）分工负责
（三）全程管理
（四）规范标准
（五）便于利用
（六）确保安全
三、电子文件发文管理
电子文件的发文程序及其要求与纸质文件大体一致，包括拟稿、审核、签发、复核、编号、缮校、用印、签署、登记、分发等环节。
四、电子文件收文管理
电子文件的收文程序及其要求也与纸质文件大体一致，包括签收、登记、收文审核、分文、拟办、批办、承办、传阅、催办、办结等环节。
五、电子文件的归档管理
电子公文的归档范围和保管期限的划定与纸质文件的相同。

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