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下 编
现代秘书实务
一、发文处理程序
第三节 发文与收文处理程序
（一）拟 稿
公文的拟稿人：
●领导人；
●职能部门和业务人员；
●秘书部门和秘书人员；
●专门起草班子。
■送审稿应写在 “发文稿纸”上。
（二）发文审核
发文审核是由指本机关职能部门或经办人员拟写的、需由领导人签发的送审稿，在送请领导人签发之前，由秘书部门先行审查核准。由秘书部门统一审核文稿，有利于控制发文总量，克服文牍主义倾向，同时有利于协调政策，确保文书质量，减轻领导负担。
1．审核的重点
（1）程序方面
●是否确需行文；
●是否符合行文方式和行文规则；
●内容涉及的相关部门之间是否经过协商；
●会签手续是否完备。
（2）内容方面
●是否符合党和国家的方针、政策和有关的法律、法规，以及上级机关的有关精神；
●政策是否保持连续性，提法是否同已发布的文书相衔接；
●提出的措施和办法是否符合实际，切实可行；
●反映的情况是否真实准确。
（3）文字方面
●文字表述是否概念准确、简明扼要、条理清楚、标点正确、语法规范；
●有无错字、漏字。
（4）格式方面
●文种使用是否恰当；
●文书标印格式的各个项目是否齐全；
●秘密等级、保密期限、缓急程度、主送、抄送等的确定是否合理。
2. 文书审核的步骤
第一步：通读。如发现问题先用铅笔做上记号，不直接做修改。
第二步：正式审核，对文稿逐字、逐句、逐条、逐项进行认真审核修改。
（三）签 发
签发是指领导人在秘书部门审核的基础上，对送审稿进行最后审阅，确认可以发出后，在发文稿纸的签发栏内写明发文意见并签字的行为。公文一经签发，便由送审稿转化为定稿，具有法律和行政效力。
（四）复 核
文书在领导人签发之后、缮印之前，应由秘书部门复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序重新审核、签发和复核。
（五）编 号
编号应在复核之后、缮印之前。
机关代字由该秘书部门统一编制。
机关代字一旦确定，应长期稳定。
（六）缮 校
1．缮印。缮印根据定稿制作正本的过程。　　　
2．校对。校对是保证文书缮印质量的重要环节。文书在正式开印之前，均应严格校对，重要的纸质文书在缮印之后还需再校对。
（七）用印或签署
1．用印。需对外发出的公文，除会议纪要和领导人签署的之外，公文缮印后，都应由秘书人员在落款处按规定的方式加盖机关的印章。
　　2．签署。具体要求详见第六章第二节《公务文书的结构和标印格式》。
（八）发文登记
一切向外发出的文件，均需经严格的登记。
（1）簿式登记
（2）计算机登记
（九）封发
1．装封。除公开发布或以电信手段传递的文书外，其他文书均需在对外发送前用信封套装并封口。装封具有防止泄露文件内容，保护文件，避免磨损，便于携带递送的作用。
2．传递。这里所指的传递是狭义的，即文书印制后的传递。
二、收文处理程序
（一）签收
签收是指收文单位的经办人员收到文件时在发文单位提供的簿单上进行签字的手续，其作用在于确认收到文件并为明确交接双方的责任提供书面凭证。
（二）拆封
拆封必须指定专人，其他人员未经同意不得拆封。
（三）收文登记
收文登记的作用是便于文件的管理、查找、统计和催办。为提高登记效率，公开的和内部不保密的出版物、一般性的简报、已被综合性文件详细包括的文件、事务性的通知和便函、领导人的亲启件可不登记。
收文登记的形式
（1）簿式登记
（2）联单式登记
（3）簿单结合式
（4）计算机登记
（四）收文审核
收到下级机关上报的需要办理的文书，秘书部门应当进行审核。审核的重点是：
1．是否应当由本机关办理；
2．是否符合行文规则；
3．是否符合国家法律、法规；
4．是否已协商、会签；
5．文种使用、文书格式是否规范。
（五）分文
分文是指在审核的基础上，根据来文的性质和办理要求，确定具体承办或阅批的对象，并将文件准确、及时送达办理。
（六）拟办
拟办即在领导人批办之前，由秘书部门负责人或经授权、具有较高水平的秘书人员，在仔细研究文件的基础上，提出如何办理文件的初步意见或建议，供领导人批办时参考。
（七）批办
批办是领导人对来文由谁办理、如何办理作出决断，是领导人参与文书处理的重要环节。
（八）传阅
收到参阅性文书或者需要先传阅再办理的文书，秘书要认真组织好传阅。组织传阅范围的依据一是来文中规定的阅读范围，二是领导人批办意见中提出的阅读范围。
（九）承办
承办是指承办部门或承办人员根据领导人批办的意见和文件的内容、要求，对文件进行具体办理落实。承办是文书处理程序的核心环节，也是文书发挥现实效用的基本保证。
（十）催办
广义上的催办是指对每道文书处理环节的催促；狭义上的催办是指对文书承办环节的督促、检查，提醒承办部门和承办人员及时办理，防止文件的积压。
（十一）办结
文书的办结是指由具体承办人在文件处理单上留注承办的结果、方式和日期，表明文书办理的结束。承办的方式不同，办结留注的要求也有所不同。

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