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现代秘书实务
第七章 文书处理
第一节 文书处理概述
一、文书处理的含义和目的
文书处理是指文书的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
目的一是运用信息化、科学化的手段，推动文书的高效运转，加快领导系统的信息环流；二是通过系统化的整理和归档，为管理信息的查考利用奠定基础。
二、文书处理的原则
（一）准确
（二）及时
（三）安全
（四）精简
（五）高效
（六）统一
第一节 行文制度
一、行文关系
行文关系是法定组织之间以及法定组织与其管理对象之间根据隶属关系和职权范围而确定的文书行移关系。
明确法定组织之间的行文机关，对于提高行文的准确性，意义重大。行文关系不同，所用的文种以及行文的口气也不同。
二、行文方式
行文方式是指法定组织根据行文目的、行文关系、行文规则以及文书的性质和效力传递和发布文书的形式。
（一）按行文对象的层级划分
1.逐级行文
2.多级行文
3.越级行文
4.直达行文
（二）按保密程度划分
1.加密行文
2.不加密行文
3.公开行文
（三）按行文的方向划分
1.纵向行文
2.横向行文
（四）按行文的主体划分
1.单独行文
2.联合行文
（五）按行文的名义划分
1.直接行文
2.授权行文
3.对口行文
4.批转行文
5.转发行文
三、行文规则
（一）部门行文规则
　 1．在职权范围内，部门之间可以互相行文。
　 2．可以向下一级或上一级机关相应的业务部门行文，即对口行文。
　　3．可采用函的形式同下一级机关相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
4．一般情况下不得向下一级机关正式行文。
5．部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。
　　6．应当向本级领导机关请示问题。未经本级领导机关同意或授权，不得越过本级领导机关向上级领导机关的职能部门请示重大问题。
7．部门的内设机构不得向本部门以外的其他机关制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项。
（二）联合行文规则
1．同级或相应的党、政、军、人民团体以及具有行政职能的事业单位可以联合行文；
2．同一机关内的部门与部门、上级机关的部门与下一级机关、不同机关的有关职能部门可以联合行文；
3．应将主办机关排列在前；
4．标注主办机关的发文字号。
（三）上行文规则
1．不应多头主送；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。
2．属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
3．不得越级向上级机关行文；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。
4．除领导人直接交办的事项外，不得以机关名义向领导者个人报送“请示”、“意见”和“报告”。
5．受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送（报）机关。
6．用“请示” 行文时应当做到：
（1）一文一事；非请示文书中不得夹带请示事项；
（2）请示可根据需要抄送其他机关，但不得同时抄送下级机关；
（3）请示事项涉及其他部门的业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见，应当在请示中写明；
（4）请示应当送上级机关的秘书部门按规定程序处理；
（5）请示应在正本上标识签发人，注明联系人和电话。
（四）下行文规则
1．向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
2．向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
3．经批准在报刊上全文发布的党和国家机关的公文，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。

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