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现代秘书学与秘书实务
（第四版）
现代秘书学原理
第二节 信息沟通
一、信息沟通概述
（一）信息沟通的含义和作用
含义：根据领导系统和其他相关系统的需要，运用传统的信息手段和现代信息技术，对信息进行搜集、加工、传递、贮存和检索利用，推动管理系统信息循环的过程。
作用：为领导系统的决策、计划、组织、指挥和协调提供准确、全面、及时的信息支持；在领导系统和其他相关系统之间建立信息沟通的渠道，确保信息的畅通；扩大秘书系统的视野，为秘书系统自身建设和发展输入信息动力。
（二）信息的特征
1．客观性
2．传感性
3．易变性
4．共享性
（三）信息沟通的原则
1．保真性原则
2．适用性原则
3．及时性原则
4．系统性原则
5．预测性原则
6．浓缩性原则
二、信息沟通的主要环节
（一）信息搜集
1．围绕领导系统的长远规划和近期目标，制定信息搜集的计划，增加信息搜集的目的性和主动性 ；
2．通过建立和健全信息报告制度、明确信息报告责任、建设信息交换平台，实现信息来源多样化、信息报告制度化、信息交换常态化；
3．注意信息搜集的广度。
4．通过多种渠道搜集信息
（1）日常工作渠道
（2）信息网络渠道
（3）媒体网站渠道
（4）信息调研渠道
（5）非正式渠道
（二）信息加工
1．信息筛选
认定信息的性质
辨别信息的真伪
判断信息的价值
分清信息的缓急
决定信息的取舍
秘书系统筛选信息的方法
（1）联系法
（2）查重法
（3）比较法
（4）时序法
2．信息研究
即对信息进行分析和综合，揭示事物的普遍联系和内在本质。要做到：
（1）点面结合。尤其要围绕中心工作，把握重点信息和典型信息；
（2）加强信息的预测，重点预测倾向性、苗头性的问题 ；
（3）搞好信息的综合研究和开发利用 ；
（4）分清主流和支流；
（5）定性分析和定量分析结合。
3．信息编写
（1）写的方式
①改写
②缩写
③撰写
（2）编的方式主要有
①单篇编发
②多条汇编
③文件汇集
（三）信息传递
1．根据收信者的需求和信息本身的要求，控制信息的投向和传递范围。
2．熟悉信息传递的方式 。
（1）按信息传递的方向分
上行传递
平行传递
下行传递
（2）按信息的形式分
口头传递
书面传递
图像视频传递
实物传递
（3）按信息传递的手段分
电信传递
邮寄传递
当面传递
（4）按信息传递的渠道分
组织渠道传递
新闻网络渠道传递
非正式渠道传递
（5）按保密要求分
公开传递
半公开传递
秘密传递
3．加强抗干扰措施
（1）提高信息输出的强度和有效度；
（2）加强督查工作；
（3）强化责任意识，提高自身素质，防止干扰源出自秘书系统本身 。
（四）信息储存
1．秘书系统信息储存的主要步骤
（1）登记
（2）编码
（3）存放
2．信息储存的要求
（1）系统
（2）安全
（五）信息的后续利用和检索
信息的后续利用是指秘书系统根据领导系统及相关系统的需要，运用各种适当的方式将储存的信息重新提取或者进行二次加工，提供给领导系统和其他相关系统，发挥信息的后续效用。
1.编制检索工具；
2.搞好开发利用。
（3）报告的要求
内容必须真实可靠、准确清楚；
报告要及时，规定答复或反馈时限的，应当按时报告；
主旨鲜明，条理清楚
书面报告应当文字简要,不夹带请示事项。

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