3.2信息沟通 课件(共22张PPT)《现代秘书学秘书实务(第四版)》(华东师范大学出版社)

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3.2信息沟通 课件(共22张PPT)《现代秘书学秘书实务(第四版)》(华东师范大学出版社)

资源简介

(共22张PPT)
现代秘书学与秘书实务
(第四版)
现代秘书学原理
第二节 信息沟通
一、信息沟通概述
(一)信息沟通的含义和作用
含义:根据领导系统和其他相关系统的需要,运用传统的信息手段和现代信息技术,对信息进行搜集、加工、传递、贮存和检索利用,推动管理系统信息循环的过程。
作用:为领导系统的决策、计划、组织、指挥和协调提供准确、全面、及时的信息支持;在领导系统和其他相关系统之间建立信息沟通的渠道,确保信息的畅通;扩大秘书系统的视野,为秘书系统自身建设和发展输入信息动力。
(二)信息的特征
1.客观性
2.传感性
3.易变性
4.共享性
(三)信息沟通的原则
1.保真性原则
2.适用性原则
3.及时性原则
4.系统性原则
5.预测性原则
6.浓缩性原则
二、信息沟通的主要环节
(一)信息搜集
1.围绕领导系统的长远规划和近期目标,制定信息搜集的计划,增加信息搜集的目的性和主动性 ;
2.通过建立和健全信息报告制度、明确信息报告责任、建设信息交换平台,实现信息来源多样化、信息报告制度化、信息交换常态化;
3.注意信息搜集的广度。
4.通过多种渠道搜集信息
(1)日常工作渠道
(2)信息网络渠道
(3)媒体网站渠道
(4)信息调研渠道
(5)非正式渠道
(二)信息加工
1.信息筛选
认定信息的性质
辨别信息的真伪
判断信息的价值
分清信息的缓急
决定信息的取舍
秘书系统筛选信息的方法
(1)联系法
(2)查重法
(3)比较法
(4)时序法
2.信息研究
即对信息进行分析和综合,揭示事物的普遍联系和内在本质。要做到:
(1)点面结合。尤其要围绕中心工作,把握重点信息和典型信息;
(2)加强信息的预测,重点预测倾向性、苗头性的问题 ;
(3)搞好信息的综合研究和开发利用 ;
(4)分清主流和支流;
(5)定性分析和定量分析结合。
3.信息编写
(1)写的方式
①改写
②缩写
③撰写
(2)编的方式主要有
①单篇编发
②多条汇编
③文件汇集
(三)信息传递
1.根据收信者的需求和信息本身的要求,控制信息的投向和传递范围。
2.熟悉信息传递的方式 。
(1)按信息传递的方向分
上行传递
平行传递
下行传递
(2)按信息的形式分
口头传递
书面传递
图像视频传递
实物传递
(3)按信息传递的手段分
电信传递
邮寄传递
当面传递
(4)按信息传递的渠道分
组织渠道传递
新闻网络渠道传递
非正式渠道传递
(5)按保密要求分
公开传递
半公开传递
秘密传递
3.加强抗干扰措施
(1)提高信息输出的强度和有效度;
(2)加强督查工作;
(3)强化责任意识,提高自身素质,防止干扰源出自秘书系统本身 。
(四)信息储存
1.秘书系统信息储存的主要步骤
(1)登记
(2)编码
(3)存放
2.信息储存的要求
(1)系统
(2)安全
(五)信息的后续利用和检索
信息的后续利用是指秘书系统根据领导系统及相关系统的需要,运用各种适当的方式将储存的信息重新提取或者进行二次加工,提供给领导系统和其他相关系统,发挥信息的后续效用。
1.编制检索工具;
2.搞好开发利用。
(3)报告的要求
内容必须真实可靠、准确清楚;
报告要及时,规定答复或反馈时限的,应当按时报告;
主旨鲜明,条理清楚
书面报告应当文字简要,不夹带请示事项。

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