资源简介 (共22张PPT)现代秘书学与秘书实务(第四版)现代秘书学原理第二节 信息沟通一、信息沟通概述(一)信息沟通的含义和作用含义:根据领导系统和其他相关系统的需要,运用传统的信息手段和现代信息技术,对信息进行搜集、加工、传递、贮存和检索利用,推动管理系统信息循环的过程。作用:为领导系统的决策、计划、组织、指挥和协调提供准确、全面、及时的信息支持;在领导系统和其他相关系统之间建立信息沟通的渠道,确保信息的畅通;扩大秘书系统的视野,为秘书系统自身建设和发展输入信息动力。(二)信息的特征1.客观性2.传感性3.易变性4.共享性(三)信息沟通的原则1.保真性原则2.适用性原则3.及时性原则4.系统性原则5.预测性原则6.浓缩性原则二、信息沟通的主要环节(一)信息搜集1.围绕领导系统的长远规划和近期目标,制定信息搜集的计划,增加信息搜集的目的性和主动性 ;2.通过建立和健全信息报告制度、明确信息报告责任、建设信息交换平台,实现信息来源多样化、信息报告制度化、信息交换常态化;3.注意信息搜集的广度。4.通过多种渠道搜集信息(1)日常工作渠道(2)信息网络渠道(3)媒体网站渠道(4)信息调研渠道(5)非正式渠道(二)信息加工1.信息筛选认定信息的性质辨别信息的真伪判断信息的价值分清信息的缓急决定信息的取舍秘书系统筛选信息的方法(1)联系法(2)查重法(3)比较法(4)时序法2.信息研究即对信息进行分析和综合,揭示事物的普遍联系和内在本质。要做到:(1)点面结合。尤其要围绕中心工作,把握重点信息和典型信息;(2)加强信息的预测,重点预测倾向性、苗头性的问题 ;(3)搞好信息的综合研究和开发利用 ;(4)分清主流和支流;(5)定性分析和定量分析结合。3.信息编写(1)写的方式①改写②缩写③撰写(2)编的方式主要有①单篇编发②多条汇编③文件汇集(三)信息传递1.根据收信者的需求和信息本身的要求,控制信息的投向和传递范围。2.熟悉信息传递的方式 。(1)按信息传递的方向分上行传递平行传递下行传递(2)按信息的形式分口头传递书面传递图像视频传递实物传递(3)按信息传递的手段分电信传递邮寄传递当面传递(4)按信息传递的渠道分组织渠道传递新闻网络渠道传递非正式渠道传递(5)按保密要求分公开传递半公开传递秘密传递3.加强抗干扰措施(1)提高信息输出的强度和有效度;(2)加强督查工作;(3)强化责任意识,提高自身素质,防止干扰源出自秘书系统本身 。(四)信息储存1.秘书系统信息储存的主要步骤(1)登记(2)编码(3)存放2.信息储存的要求(1)系统(2)安全(五)信息的后续利用和检索信息的后续利用是指秘书系统根据领导系统及相关系统的需要,运用各种适当的方式将储存的信息重新提取或者进行二次加工,提供给领导系统和其他相关系统,发挥信息的后续效用。1.编制检索工具;2.搞好开发利用。(3)报告的要求内容必须真实可靠、准确清楚;报告要及时,规定答复或反馈时限的,应当按时报告;主旨鲜明,条理清楚书面报告应当文字简要,不夹带请示事项。 展开更多...... 收起↑ 资源预览