资源简介

(共29张PPT)
现代秘书学与秘书实务
（第四版）
现代秘书学原理
第三章 秘书系统的职能
第一节 决策辅助
一、决策辅助概述
（一）决策辅助的含义和作用
1.决策的含义：
●狭义决策——决断
●广义决策——过程
2.决策辅助的含义和作用
所谓决策辅助，就是在决策的全过程中，给予决策主体全面的信息支持和经验、能力和精力等方面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
（二）决策辅助的特征
1．经常性
秘书系统的决策辅助活动，不仅体现在程序性决策的过程中，而且贯穿于所有的非程序性决策之中。
2．多功能性
决策本身也是一个大系统，它由决策系统、智囊系统、执行系统、监督系统、信息系统等子系统组成。
秘书系统的决策辅助活动不仅具有综合处理信息、推动信息环流的信息系统功能，而且还具有智囊系统、执行系统和监督系统的某些功能。
3．综合性
综合性是指秘书系统决策辅助活动范围十分广泛。决策程序中的每一个环节，存在着大量的事务工作和协调工作，需要秘书系统协助领导系统去处理、去实施。
4．全过程性
秘书系统的决策辅助活动贯穿于领导系统决策过程的始终——
●准备阶段
●决断阶段
●实施阶段
●反馈阶段
（三）决策辅助的原则
1．定位原则
只能发挥参谋、智囊和助手作用，做到只“谋”不“断”。
2．超前原则
决策本身存在的问题
决策滞后性
决策执行的不确定性
秘书系统要做好三方面的工作
认真做好信息的预测工作；
积极向领导系统提供超前性、防范性决策课题和预案；
提前做好领导系统决策活动的各项事务性准备工作。
3．信息原则
在领导决策的每个阶段、各道环节中，及时、准确地提供有效、适用的信息，起到领导系统的“耳目”和“喉舌”的作用。
4．协调原则
秘书系统在决策辅助活动中的协调主要包括决策程序安排、决策过程中的事务处理以及决策目标所涉及的各种工作关系、组织关系、利益关系的协调，其目的是整合各种力量、调节各种关系、理顺各项程序，为领导系统的决策提供保障。
5．谏诤原则
任何一项决策总会受到对象、环境、体制和程序的制约，加上决策主体在知识、能力、经验等方面或多或少总会存在某些不足，因此，决策中的偏差乃至失误在所难免。
秘书系统要善于及时发现领导系统决策中的偏差或失误，实事求是地反馈、谏诤，积极提出调节或修正原来决策的意见和建议，供领导系统参考。
二、决策辅助的主要环节
（一）发现问题，提供决策课题，协助领导系统确定决策对象和目标
秘书系统在决策辅助的过程中，首要任务便是发现、分析问题和机遇，主动地向领导系统提供决策课题，帮助领导系统解决“决策什么”和“为什么决策”的问题。
1．秘书系统平时应当注意发现和分析的问题
（1）外部环境的变化对组织发展构成的潜在影响。
（2）本组织在发展过程中所暴露问题与不足。
（3）领导系统的既定决策目标以及执行过程中存在的问题。
（4）内部氛围和组织效率问题。
2．提供决策课题要掌握的时机
问题和机遇可能出现但尚未出现，或者刚刚出现，但领导系统尚未认识把握。
问题已经出现并迫切需要解决，或者机遇已经到来，领导系统尚未顾及。
情况发生了变化，或出现了新的问题，需要调整和修正原来的决策目标。
（二）搜集并提供信息，为领导系统的决策提供科学依据
1．知识性信息
2．法律政策性信息
3．事实性信息
4．经验性信息
（三）拟写和预审备择方案
1．拟审决策方案
备择方案应当满足以下几个基本条件：
（1）目的性
（2）可选性
（3）差异性
2．拟审公文
（1）拟写公文
（2）审核公文
（四）组织专家进行咨询、评估、论证、听证
1．组织专家进行咨询、评估、论证
（1）掌握有关智囊机构或有关专家的情况
（2）选择适当的论证形式和方法
◆ 头脑风暴法
◆ 反向头脑风暴法
◆ “德尔菲”法
◆ 名义群体法
2．组织决策听证
对一些重大问题的决策，除组织专家咨询和论证外，还应当举行听证会，广泛听取各方面的意见。
（五）反馈信息，检出偏差，提高决策的正确性
1．外反馈与内反馈
●外反馈是指将某一系统输出的结果，再通过系统外的渠道返回该系统；
●内反馈则是指信息在尚未输出系统之前、或在传输过程中，由内部子系统先行检测、反馈、调节，然后再输出。
秘书系统信息内反馈的主要工作
（1）决策执行预测
即在决策指令的传递过程中，考察决策指令与已知的受控系统的信息之间的相互关系，预测受控系统在指令的作用下，可能产生的行为和结果。
（2）决策信息比较
将同级领导系统的指令信息与上级领导系统的指令信息相比较
将现时态决策指令与历时态决策指令相比较
比较横向系统之间的指令信息
将决策指令同受控系统的实际情况作比较
（3）谏诤
秘书系统的信息内反馈的性质和作用，决定了秘书系统在决策辅助过程中扮演同领导系统“唱反调”的角色。所谓“反调”，就是通过预测和比较而检出的决策指令中的偏差；所谓“唱”，就是向领导系统反馈检出的偏差，也就是向领导系统谏净。
2．正反馈与负反馈
●正反馈
指反馈的信息加强了原来的决策指令；
主要任务：
坚持既定决策；
加大执行力度；
指导监督执行；
强化决策力度。
● 负反馈
指反馈的信息使原来的决策得到修正或调节，使总输出量减少。
主要任务：检出决策本身同目标之间、决策目标与实际情况之间的偏差，并反馈给领导系统，以供修正决策。
（3）报告的要求
内容必须真实可靠、准确清楚；
报告要及时，规定答复或反馈时限的，应当按时报告；
主旨鲜明，条理清楚
书面报告应当文字简要,不夹带请示事项。

展开更多......

收起↑