资源简介 (共29张PPT)现代秘书学与秘书实务(第四版)现代秘书学原理第三章 秘书系统的职能第一节 决策辅助一、决策辅助概述(一)决策辅助的含义和作用1.决策的含义:●狭义决策——决断●广义决策——过程2.决策辅助的含义和作用所谓决策辅助,就是在决策的全过程中,给予决策主体全面的信息支持和经验、能力和精力等方面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。(二)决策辅助的特征1.经常性秘书系统的决策辅助活动,不仅体现在程序性决策的过程中,而且贯穿于所有的非程序性决策之中。2.多功能性决策本身也是一个大系统,它由决策系统、智囊系统、执行系统、监督系统、信息系统等子系统组成。秘书系统的决策辅助活动不仅具有综合处理信息、推动信息环流的信息系统功能,而且还具有智囊系统、执行系统和监督系统的某些功能。3.综合性综合性是指秘书系统决策辅助活动范围十分广泛。决策程序中的每一个环节,存在着大量的事务工作和协调工作,需要秘书系统协助领导系统去处理、去实施。4.全过程性秘书系统的决策辅助活动贯穿于领导系统决策过程的始终——●准备阶段●决断阶段●实施阶段●反馈阶段(三)决策辅助的原则1.定位原则只能发挥参谋、智囊和助手作用,做到只“谋”不“断”。2.超前原则决策本身存在的问题决策滞后性决策执行的不确定性秘书系统要做好三方面的工作认真做好信息的预测工作;积极向领导系统提供超前性、防范性决策课题和预案;提前做好领导系统决策活动的各项事务性准备工作。3.信息原则在领导决策的每个阶段、各道环节中,及时、准确地提供有效、适用的信息,起到领导系统的“耳目”和“喉舌”的作用。4.协调原则秘书系统在决策辅助活动中的协调主要包括决策程序安排、决策过程中的事务处理以及决策目标所涉及的各种工作关系、组织关系、利益关系的协调,其目的是整合各种力量、调节各种关系、理顺各项程序,为领导系统的决策提供保障。5.谏诤原则任何一项决策总会受到对象、环境、体制和程序的制约,加上决策主体在知识、能力、经验等方面或多或少总会存在某些不足,因此,决策中的偏差乃至失误在所难免。秘书系统要善于及时发现领导系统决策中的偏差或失误,实事求是地反馈、谏诤,积极提出调节或修正原来决策的意见和建议,供领导系统参考。二、决策辅助的主要环节(一)发现问题,提供决策课题,协助领导系统确定决策对象和目标秘书系统在决策辅助的过程中,首要任务便是发现、分析问题和机遇,主动地向领导系统提供决策课题,帮助领导系统解决“决策什么”和“为什么决策”的问题。1.秘书系统平时应当注意发现和分析的问题(1)外部环境的变化对组织发展构成的潜在影响。(2)本组织在发展过程中所暴露问题与不足。(3)领导系统的既定决策目标以及执行过程中存在的问题。(4)内部氛围和组织效率问题。2.提供决策课题要掌握的时机问题和机遇可能出现但尚未出现,或者刚刚出现,但领导系统尚未认识把握。问题已经出现并迫切需要解决,或者机遇已经到来,领导系统尚未顾及。情况发生了变化,或出现了新的问题,需要调整和修正原来的决策目标。(二)搜集并提供信息,为领导系统的决策提供科学依据1.知识性信息2.法律政策性信息3.事实性信息4.经验性信息(三)拟写和预审备择方案1.拟审决策方案备择方案应当满足以下几个基本条件:(1)目的性(2)可选性(3)差异性2.拟审公文(1)拟写公文(2)审核公文(四)组织专家进行咨询、评估、论证、听证1.组织专家进行咨询、评估、论证(1)掌握有关智囊机构或有关专家的情况(2)选择适当的论证形式和方法◆ 头脑风暴法◆ 反向头脑风暴法◆ “德尔菲”法◆ 名义群体法2.组织决策听证对一些重大问题的决策,除组织专家咨询和论证外,还应当举行听证会,广泛听取各方面的意见。(五)反馈信息,检出偏差,提高决策的正确性1.外反馈与内反馈●外反馈是指将某一系统输出的结果,再通过系统外的渠道返回该系统;●内反馈则是指信息在尚未输出系统之前、或在传输过程中,由内部子系统先行检测、反馈、调节,然后再输出。秘书系统信息内反馈的主要工作(1)决策执行预测即在决策指令的传递过程中,考察决策指令与已知的受控系统的信息之间的相互关系,预测受控系统在指令的作用下,可能产生的行为和结果。(2)决策信息比较将同级领导系统的指令信息与上级领导系统的指令信息相比较将现时态决策指令与历时态决策指令相比较比较横向系统之间的指令信息将决策指令同受控系统的实际情况作比较(3)谏诤秘书系统的信息内反馈的性质和作用,决定了秘书系统在决策辅助过程中扮演同领导系统“唱反调”的角色。所谓“反调”,就是通过预测和比较而检出的决策指令中的偏差;所谓“唱”,就是向领导系统反馈检出的偏差,也就是向领导系统谏净。2.正反馈与负反馈●正反馈指反馈的信息加强了原来的决策指令;主要任务:坚持既定决策;加大执行力度;指导监督执行;强化决策力度。● 负反馈指反馈的信息使原来的决策得到修正或调节,使总输出量减少。主要任务:检出决策本身同目标之间、决策目标与实际情况之间的偏差,并反馈给领导系统,以供修正决策。(3)报告的要求内容必须真实可靠、准确清楚;报告要及时,规定答复或反馈时限的,应当按时报告;主旨鲜明,条理清楚书面报告应当文字简要,不夹带请示事项。 展开更多...... 收起↑ 资源预览