3.1决策辅助 课件(共29张PPT)《现代秘书学秘书实务(第四版)》(华东师范大学出版社)

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3.1决策辅助 课件(共29张PPT)《现代秘书学秘书实务(第四版)》(华东师范大学出版社)

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(共29张PPT)
现代秘书学与秘书实务
(第四版)
现代秘书学原理
第三章 秘书系统的职能
第一节 决策辅助
一、决策辅助概述
(一)决策辅助的含义和作用
1.决策的含义:
●狭义决策——决断
●广义决策——过程
2.决策辅助的含义和作用
所谓决策辅助,就是在决策的全过程中,给予决策主体全面的信息支持和经验、能力和精力等方面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。
(二)决策辅助的特征
1.经常性
秘书系统的决策辅助活动,不仅体现在程序性决策的过程中,而且贯穿于所有的非程序性决策之中。
2.多功能性
决策本身也是一个大系统,它由决策系统、智囊系统、执行系统、监督系统、信息系统等子系统组成。
秘书系统的决策辅助活动不仅具有综合处理信息、推动信息环流的信息系统功能,而且还具有智囊系统、执行系统和监督系统的某些功能。
3.综合性
综合性是指秘书系统决策辅助活动范围十分广泛。决策程序中的每一个环节,存在着大量的事务工作和协调工作,需要秘书系统协助领导系统去处理、去实施。
4.全过程性
秘书系统的决策辅助活动贯穿于领导系统决策过程的始终——
●准备阶段
●决断阶段
●实施阶段
●反馈阶段
(三)决策辅助的原则
1.定位原则
只能发挥参谋、智囊和助手作用,做到只“谋”不“断”。
2.超前原则
决策本身存在的问题
决策滞后性
决策执行的不确定性
秘书系统要做好三方面的工作
认真做好信息的预测工作;
积极向领导系统提供超前性、防范性决策课题和预案;
提前做好领导系统决策活动的各项事务性准备工作。
3.信息原则
在领导决策的每个阶段、各道环节中,及时、准确地提供有效、适用的信息,起到领导系统的“耳目”和“喉舌”的作用。
4.协调原则
秘书系统在决策辅助活动中的协调主要包括决策程序安排、决策过程中的事务处理以及决策目标所涉及的各种工作关系、组织关系、利益关系的协调,其目的是整合各种力量、调节各种关系、理顺各项程序,为领导系统的决策提供保障。
5.谏诤原则
任何一项决策总会受到对象、环境、体制和程序的制约,加上决策主体在知识、能力、经验等方面或多或少总会存在某些不足,因此,决策中的偏差乃至失误在所难免。
秘书系统要善于及时发现领导系统决策中的偏差或失误,实事求是地反馈、谏诤,积极提出调节或修正原来决策的意见和建议,供领导系统参考。
二、决策辅助的主要环节
(一)发现问题,提供决策课题,协助领导系统确定决策对象和目标
秘书系统在决策辅助的过程中,首要任务便是发现、分析问题和机遇,主动地向领导系统提供决策课题,帮助领导系统解决“决策什么”和“为什么决策”的问题。
1.秘书系统平时应当注意发现和分析的问题
(1)外部环境的变化对组织发展构成的潜在影响。
(2)本组织在发展过程中所暴露问题与不足。
(3)领导系统的既定决策目标以及执行过程中存在的问题。
(4)内部氛围和组织效率问题。
2.提供决策课题要掌握的时机
问题和机遇可能出现但尚未出现,或者刚刚出现,但领导系统尚未认识把握。
问题已经出现并迫切需要解决,或者机遇已经到来,领导系统尚未顾及。
情况发生了变化,或出现了新的问题,需要调整和修正原来的决策目标。
(二)搜集并提供信息,为领导系统的决策提供科学依据
1.知识性信息
2.法律政策性信息
3.事实性信息
4.经验性信息
(三)拟写和预审备择方案
1.拟审决策方案
备择方案应当满足以下几个基本条件:
(1)目的性
(2)可选性
(3)差异性
2.拟审公文
(1)拟写公文
(2)审核公文
(四)组织专家进行咨询、评估、论证、听证
1.组织专家进行咨询、评估、论证
(1)掌握有关智囊机构或有关专家的情况
(2)选择适当的论证形式和方法
◆ 头脑风暴法
◆ 反向头脑风暴法
◆ “德尔菲”法
◆ 名义群体法
2.组织决策听证
对一些重大问题的决策,除组织专家咨询和论证外,还应当举行听证会,广泛听取各方面的意见。
(五)反馈信息,检出偏差,提高决策的正确性
1.外反馈与内反馈
●外反馈是指将某一系统输出的结果,再通过系统外的渠道返回该系统;
●内反馈则是指信息在尚未输出系统之前、或在传输过程中,由内部子系统先行检测、反馈、调节,然后再输出。
秘书系统信息内反馈的主要工作
(1)决策执行预测
即在决策指令的传递过程中,考察决策指令与已知的受控系统的信息之间的相互关系,预测受控系统在指令的作用下,可能产生的行为和结果。
(2)决策信息比较
将同级领导系统的指令信息与上级领导系统的指令信息相比较
将现时态决策指令与历时态决策指令相比较
比较横向系统之间的指令信息
将决策指令同受控系统的实际情况作比较
(3)谏诤
秘书系统的信息内反馈的性质和作用,决定了秘书系统在决策辅助过程中扮演同领导系统“唱反调”的角色。所谓“反调”,就是通过预测和比较而检出的决策指令中的偏差;所谓“唱”,就是向领导系统反馈检出的偏差,也就是向领导系统谏净。
2.正反馈与负反馈
●正反馈
指反馈的信息加强了原来的决策指令;
主要任务:
坚持既定决策;
加大执行力度;
指导监督执行;
强化决策力度。
● 负反馈
指反馈的信息使原来的决策得到修正或调节,使总输出量减少。
主要任务:检出决策本身同目标之间、决策目标与实际情况之间的偏差,并反馈给领导系统,以供修正决策。
(3)报告的要求
内容必须真实可靠、准确清楚;
报告要及时,规定答复或反馈时限的,应当按时报告;
主旨鲜明,条理清楚
书面报告应当文字简要,不夹带请示事项。

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