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现代秘书学与秘书实务
（第四版）
现代秘书学原理
第三节 秘书机构含义、称谓和类型
一、秘书机构的含义
秘书机构是指在一个组织系统中，根据领导系统的工作需要设计并配置的，由两个及以上的秘书人员组成的，具有共同目的和明确工作规范的综合性辅助部门，又称秘书部门。
构成秘书机构的条件
（一）复合的主体
（二）共同的目标
（三）制度化的组织结构
（四）完整的工作制度和行为规范
二、秘书与秘书机构的称谓
（一）秘书人员的称谓
1．秘书
2．文员
3．文书
4．文秘
5. 助理
6. 行政
7. 内勤
（二）秘书机构的称谓
1．办公厅（室）
2．以“秘书” 定冠，后缀“局”、“处”、“科”、“股”等机构级别名称
3．根据业务分工的性质确定名称
4．行政部
划清两条界线
●在以“办公室”称谓的机构中划清秘书机构和非秘书机构。
“办公室”有三类：
◆秘书机构；
◆非秘书性质的职能机构；
◆综理型机构。
判断秘书机构的方法
◎看其活动的性质
◎领导机关名称后直接写上“办公室”
▲××市人民政府办公室
▲××市人民政府侨务办公室
●在秘书机构内部区分秘书性质部门和非秘书性质部门
◆秘书机构是专门为领导活动提供全面服务而设计的功能齐全的机构，故需配备一些专门化、技术性强的部门；
◆秘书活动具有全面性，领导常将暂时难以划归职能机构管辖或暂时难以独立建制的部门附设于秘书机构之中。
三、秘书和秘书机构的类型
（一）按工作时间分
1．常设性秘书和秘书机构
2．临时性秘书和秘书机构
（二）按社会性质分
1．国家公务秘书和秘书机构
2．社会公务秘书和秘书机构
3．私人秘书和秘书机构
（三）按服务对象分
1．为领导集体服务的秘书和秘书机构
2．为个人服务的
秘书和秘书机构
具有领导职务的个人
非领导职务个人
第四节 秘书机构的设置
一、秘书机构设置的原则
（一）适应性原则
●同秘书机构的目标相适应
●与领导活动的特点相适应
●和社会和时代环境相适应
（二）适度性原则
纵向层次要适度
横向数量（即管理跨度）要适度
（三）分工协调原则
把秘书机构的目标和任务分解到每一个部门及成员
加强协调机制，使协调制度化、程序化
（四）优化性原则
根据每项要素、每个成员的不同特点，确定合理的结构比例和方式，以求最佳的组合效应。
二、秘书机构的隶属关系
秘书机构隶属于同级领导机关 。
与上一级机关中的秘书机构不存在垂直领导关系，也无双重领导关系。它们之间的关系是工作上的指导与被指导关系。
三、秘书机构的结构
（一）业务结构
（二）群体知识结构
（三）群体智能结构
（四）年龄结构

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