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文书处理【6章】
第三节 归档文件整理方法之二——文件级整理
一、文件级整理的含义
即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。
这是国家技术监督局发布的行业标准DA/T 22-2000）《归档文件整理规则》（2001年1月1日起施行）中推行的，适用于机关单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
与传统的案卷级整理方法(立卷)比较，本方法简化了立卷流程，便于操作；兼顾计算机和手工两种管理方式，既有导向性，又体现出过渡性；有力促进机关文档一体化管理。
目前已经在我国机关单位中广泛采用。
二、文件级整理流程与具体操作
文件级归档整理各项技术要求参见行业标准DA/T 22-2000《归档文件整理规则》。（见图6-2）
文件级整理工作的流程图（6 步骤）
按件，体现为一个条目
事由原则
归档章
档案盒编目
装订
分类
排列
编号
编目
装盒
保管期限、年度、
机构（ 问题）
最低一级
类目
归档文件目录
按件号
（一）装订
1.整理单位
装订即以“自然件”（单份文件）为整理单位，将文件实体装订在一起的工作。
首先需要准确理解“件”的概念。编目时“件”也只体现为一个条目。这是文件级整理方法与以案卷为单位装订、编目的传统的案卷级整理（立卷）方法之间最大的区别。
以下特殊情况下确定为一件：
印本（存本）与定稿；
主件与附件(含收文处理单、发文稿纸)；
原件与复印件；
转发文与被转发文；
来文与复文可为一件；
报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件；
未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可为一件；
未装订成套的会议材料各为一件；
重要文件的正本或印本（存本）与历次修改稿可各为一件；
计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本或印本（存本）与发文稿纸为一件。
2。文件的装订
归档文件应按件装订。
印本（存本）在前,定稿在后；
主件在前,附件在后；
原件在前,复印件在后；
转发文在前,被转发文在后；
来文复文作为一件时,复文在前,来文在后；
不同文字的文本，汉文本在前，少数民族文本在后；
无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；
有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。
装订时，先拆除金属物，对于非标准规格尺寸的材料尽量做到左齐、下齐和牢固。
装订方式包括线装、粘接式、穿孔式、变形材料（钢夹、塑料夹）、铆接式（热压胶管）、无酸封套（增加厚度，用于永久档案）。
（二）分类
即全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的工作。
《规则》规定“年度—机构（问题）—保管期限”或“保管期限—年度—机构（问题）”为通用的分类方法；其中年度、保管期限是必选项，机构（问题）是可视情况取舍的选择项。同一全宗应保持分类方案的稳定。
按年度分类：将文件按其形成年度（成文日期、落款日期）分类；
按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类；
按机构（问题）分类：将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可视情况予以取舍）。
（三）排列
即在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定文件先后次序，使其系统化的工作。
排列方法：
1.把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。
2. 在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。
3.最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的先后顺序排列。
会议文件、统计报表、合同等成套性文件可集中排列。
这里的“事由”包括：指一件具体的事如一次经费请示；一个具体问题如教育乱收费问题、社会治安问题；一段较紧密的工作过程如一项工程、一次活动、一次会议（一次会议也可分为筹备、开幕、不同议程、闭幕等不同事由）等。
在文件排列中突出“事由原则”，即将属于同一事由的相关文件按一定顺序排列在一起，是为了在文件档案的实体存取中，由于相关文件有意识地相对集中排列,可大大减轻利用调阅和阅后文件归位的工作量。
（四）编号
即依照分类方案和排列顺序逐件为归档文件编号的工作。主要是将归档文件在文件分类体系中的位置标注为符号（见图6—3），并以加盖归档章的形式注明，目的是反映分类、排列成果，确定文件位置，为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供条件。
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章加盖其上，以保护文件的原貌。
必备项目
选择项目
全宗号
年
度
保管
期限
件
号
机
构
问
题
编号项目
室编件号
馆编件号
形成和处理
归档文件
的年度
如2003
永久或定期
分类方案最低一级类目内按序从1始标注。
归档文件整理中的编号体系
全宗号：由档案馆编制。档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。
年度：文件形成年度。以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2012。
保管期限：归档文件保管期限。分别填写为永久、30年、10年。
件号：文件排列顺序号。是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标志。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流水号（即每年分期限共编三条流水号）。包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交后编制。
室编件号 编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，
如 2007年永久件号：1、2、3……82
30年件号：1、2、3……73
10年件号：1、2、3……243
馆编件号 待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。
机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称，如“总经理办公室”或“综合类”。也可增加收文日期、收文号等，使归档章与收文章合二为一。
归档章的填写
编号项目确定后，要以归档章形式逐件标识在每一件归档文件上端居中空白处，保证其正确归位。
全宗号 年 度 室编件号
#机构或问题 保管期限 馆编件号
96 2003 16
办公室 永久
说明：
带#号的为选择项，其余为必备项目；也可增加收文日期、收文号等，与收文章合二为一；
归档章规格一般为45mm×16mm；各项位置固定不得打乱；
全宗号由档案馆编制；年度号是形成处理归档文件的年度，4位阿拉伯数码表示；保管期限直接填简称或代码；件号是归档文件的排列顺序号；机构或问题按照分类方案填写，如“政法司”或“业务”。
（五）编目
指编制归档文件目录。 （见表6—2）
是其他各种编目工作的起点和基础。
依据分类方案和室编件号顺序编制。
以“件”为单位，一件体现为一条条目。来文和复文为一件，只对复文编目。
包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目，通过检查复文来实现对相应来文的查找。归档文件目录应装订成册并编制封面，可以根据需要设置全宗名称（立档单位名称）、年度、保管期限、机构（问题）等项目。
件号：填写室编件号。
责任者：文件的发文机关或署名者：（1）填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如“四川省财政厅“，不能使用“本厅”、“省教育厅”等含义不明，难判断的简称。（2）联合发文责任者过多时，可适应省略，但立档单位是责任者的必须抄录。以体现“以我为中心”的精神。（3）未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写。
文号：文件的发文字号。一般由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。没号的不填写。
题名：文件标题。一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“[ ]”号附于原标题之后。
⑤日期：文件形成日期，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2012年5月8标为20120508；表示月、日的数字可回行填写，如 2012
0508
⑥页数：每一件归档文件的总页数、文件中凡有图文的页面为一页。
⑦注释： 用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。
（六）装盒
即将归档文件按件号装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表项目的工作。
1．装盒具体要求：（1）不同形成年度的归档文件不应放入同一盒中（不一定等同于落款年度，也不意味着同一盒内的文件都是针对一个年度写成的）；不同保管期限的归档文件不应放入同一盒中（为在紧急情况下优先抢救和保护）；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一盒中。（2）归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回。
2.档案盒应采用防潮无酸纸制作，标准档案盒一般由地方档案部门监制或订做，以保证档案盒制成材料的质量。
3. 档案盒封面。
应标明全宗名称。
盒的外形尺寸为310毫米×220毫米（长×宽），盒脊厚度根据需要设置为20、30、40毫米。
根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。可设置机构（问题）等选择项。
其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。
盒号即档案盒的排列顺序号。
4.备考表。放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
（1）盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。
（2）整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。
（3）检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。
（4）日期：填写归档文件整理完毕的日期。
（七）编制检索工具
1.归档说明（全宗说明）。内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。
2.打印归档文件目录。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。参见本教材下编第九章第一节 六、其他档案检索工具的编制。
思考练习题
1．怎样为一个机关单位制定文件分类方案？
2．简述案卷级整理中常用的几种立卷方法。
3．画出文件级整理流程示意图并正确解释其具体操作和要求。
4．案例分析题。
2004年初，某局开会布置按照《归档文件整理规则》要求整理2003年的文书档案。首先要求各个部门将自身形成积累的文件分为永久、定期两个期限；会后，该局宣传处兼职档案员小王按照以下的方法整理本部门归档文件：
（1）按件装订文件，并给每一份文件加封面和封底，以便保护文件。
（2）将本处全部归档文件分为永久、定期两个期限。
（3）将两个期限的文件分别按照本部门、上级领导指导单位、下级单位、平级单位的文件，依次分类排列。
（4）按照排列顺序，在文件首页的右下角逐件打印上件号。
（5）填写一式二份的归档文件目录，一份装订成册，另一份放入档案盒中作为盒内文件目录。
（6）将归档文件按件号顺序装入档案盒。
请问，该局归档文件采用的是什么分类方法？宣传处兼职档案员小王整理归档文件的方法和操作是否符合规范？如有不规范的地方，请指出并予以改正。
5．案例分析题。
某大学召开第三届教代会，在整理会议文件时，将此次会议文件形成的若干文件作为会议决议的附件来处理，集中装订成为一“件”，以保持同一事由文件的联系性。这样做可以吗？为什么？
本章结束

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