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现代秘书学与秘书实务
（第四版）
现代秘书学原理
第一章 绪 论
第一节 秘书学的基本概念——秘书
一、我国秘书概念的流变
（一）我国秘书概念的古今异同
今天，“秘书”一词是对在领导者身边工作，为领导者处理信息、协理事务的服务人员的统称。
古代“秘书”一词最初却不是指人或者职务，而是指具有秘密性质或神秘色彩的文献。这些文献主要有三类：一类是指封建帝王宫禁内收藏的经籍；另一类是指朝廷中的机要文书；还有一类是指以隐语、咒语预决吉凶，占卦未来，推算气数，带有浓厚的迷信色彩的谶纬图箓。
由于“秘书”一词原义是指文献，故后来便将以掌典图书，著书立说为职责的官职称之为“秘书监”、“秘书丞”、“秘书郎”、“秘书令”。秘书寺和秘书省均属国家机构，内设秘书监、秘书郎等职，负责收集、校阅、编修、保管图书。由此可见，我国古代以“秘书”一词命名的官职或官署，并不真正从事现代意义上的秘书工作，故不能同现代秘书人员和秘书机构相提并论。
结 论：
一是古今“秘书”一词所代表的概念具有明显的区别，古代“秘书”一词指物，现代“秘书”一词则指人，即为领导者提供特定服务的人员；
二是古今“秘书”概念之间存在内在的联系。“秘书”一词由“秘”和“书”二字组成。“秘”即秘密、神秘的意思。我国古代“书”一字指一般图书外，还包括版图、律令、户籍、族谱等文书和档案，这同现代意义上的秘书职能具有一定的相通之处。
（二）我国现代秘书概念的确立
● 源 头
1907年，安徽巡抚冯煦率先设立 “秘书”、“助理秘书”的官职。
● 标志：
1912年，孙中山领导的中华民国临时政府设秘书处，内有秘书长一人，秘书若干人。
现代“秘书”一词的含义发生了以下变化：
首先，它彻底摆脱了与“图书”这一含义的联系，从指物转变为专指某种特定的职务；
第二，秘书作为一种特定的职务，不再以掌管一般意义上的图书典籍为主要职责，而真正具有了现代意义的秘书职能。
二、国外对秘书概念的解释
●Secretary最早是指英王身边的辅臣
●今天，一切辅助主管人员从事行政和业务管理的人员都可以称为secretary
国际职业秘书协会的秘书概念
秘书应是主管人员一位特殊的助手，他掌握办公室工作技巧，能在没有上级过问的情况下，表现出自己的责任感，以实际行动显示其主动性和正确判断能力，并在所给予的权力范围内作出决定。
美国《职称辞典》对秘书的要求
1．全面处理机关、公司的行政工作；
2．能用速记记录口述；
3．将口述或复制的记录信息译成文字；
4．处理首长约会及提醒约会；
5．接见办公室来访人员；
6．接打电话；
7．处理首长重要邮件，拟写日常函件；
8．对办公室其他工作人员进行工作监督；
9．整理人事档案。
三、秘书的定义
秘书是以综合处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。
（一）秘书活动的根本对象是领导者
秘书活动的对象分解成两个相互联系的层次：第一个层次是外围的、直接的对象，即秘书人员每一次具体的实务操作所直接作用的信息和事务；第二个层次是内核的，也是最根本的，对于秘书活动具有本源意义的对象——领导活动。离开了领导活动，秘书活动就失去了核心和方向，因而也就丧失了其存在的必要性和可能性。
结论：没有领导活动，就没有秘书活动。
正确处理三对关系
为本级领导服务与为上级领导服务
为本级领导服务与为下级领导服务
为本级领导服务与为群众服务
（二）秘书活动的根本职能是辅助管理
领导者职责是对自己所辖的系统进行正确有效的决策、计划、组织、指挥和协调，概言之，就是对所辖系统实施有效的管理和控制。领导管理过程是个动态控制系统，是由研究、决策、执行、监督、反馈五个相互关联的子系统构成的。
现代领导管理控制系统的健康运行，是建立在信息的有效环流基础之上的。
没有秘书人员收发文件、组织会议、接打电话、处理传真、操作电脑，领导管理控制系统的信息一刻也无法运行。
结论：没有现代秘书活动，就没有现代科学领导与管理。
（三）秘书活动的根本方式是
处理信息和事务
秘书活动的过程，本质上就是处理信息的过程。
秘书处理信息的过程必然表现为处理事务的过程。
秘书办理事务与处理信息相互交融、相互依存。离开了秘书实务，信息处理便无从着手；离开了处理信息，秘书事物就失去了方向，显得毫无意义。
（四）秘书活动的根本性质是辅助性
辅助性包含“辅”和“助”这两个互相联系的方面。“辅”相对“主”而言，也就是说，秘书活动相对领导活动而言，本质上是从属的、被动的。
作为秘书活动根本对象的领导者，同时又主导和制约着秘书活动的本身，是秘书活动区别于其他职业活动的又一显著特性。这一特性衍生出秘书活动的一对基本矛盾：一方面秘书活动既要被动服从领导活动，另一方面，又要主动服务于领导活动，用通俗的话来概括，就是“既不越权，又不失职”，其他矛盾都由此派生。

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