资源简介

(共17张PPT)
涉外秘书实务
杨剑宇 教授
思考题：
1。接打电话有哪些要领？
2。结束通话时用哪些礼貌语？
3。如何为上司电话挡驾？
4。国际长途电话有哪几种？
5。同学间试用英语接打电话。
第二章 处理邮件
Incoming mail & Outgoing mail
第一节 收到邮件的处理
第二节 发出邮件的处理
第三节 电子邮件的处理
第一节 收到邮件的处理
一、收受邮件
二、邮件的初步分类
1、两分法
2、七分法
3、五分法
三、拆阅邮件
1、拆阅信件的权限
2、信件的开拆
3、信件拆开后的检查
“Enc”(enclosure,附件的缩写式）
“Rec”(received,收到的缩写式)
“Enc. missing”（附件缺少）
4、拆错信件的处理
Sorry, opened by mistake
四、邮件登记
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MAIL REGISTER
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DATE FROM / DESCRIPTION DISPOSITION DATE OF FOLLOW—UP
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TO DATE
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五、邮件的分发
邮件的分发（sending the mail）
1、再次分类
2、邮件摘要表
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MAIL DIGEST
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DATE FROM SUMMARY ACTION TAKEN

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3、邮件转送单
MAIL ROUTING FORM
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Date_______________________________________
To_________________________________________
From_______________________________________
________For your information: return to me.
________For your information: do not return to me.
________Read and make an appointment to discuss this with me.
________Please supply me with the information needed for the reply.
________Please answer and send me a copy.
________Please indicate your comments.

Comments：
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4、 邮件传阅单
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MAIL ROUTING SLIP
_____________________________
DATE : 12/15
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SEQUENCE SENT TO DATE SENT ON
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RETURN TO:
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第二节 发出邮件的处理
一、打印信封
1、英文信封的种类
2、姓名、地址的打印法
3、邮寄标记的打印
邮寄标记（MAIL NOTATION）常见的有： Confidential Mail（机要邮件）、
Insured Mail（保价邮件)、
Registered Mail（挂号邮件)、
Personal Mail（私人邮件）等。
4、注意事项
二、装封前的检查
1、地址
2、邮寄标记
3、签名 签名区(Signature block)
4、附件
5、日期
6、抄送标记 CC”（CARBON COPY，“副本”的缩写）
三、信件的装封
第三节 电子邮件的处理
一。流行的新通讯方式
二。电子邮件的处理
（一）按轻重缓急处理
（二）仔细斟酌“抄送”、“密件抄送”、“转发”
1。是否要“抄送”
2.“抄送”的先后顺序
3. 密件抄送
4. 谨慎转发
三、编写电子邮件的要领
（一）标题
（二）合体的称谓
（三）内容
（四）结束语
（五）注意礼貌
四、 传真收发的操作
（一）传真机的主要功能
（二）发出传真
（三）接收传真
（四）电脑收发传真
思考题：
1。五分法是什么？
2.哪些邮件秘书不宜开拆？
3。英文大号信封应怎样打印？
4。编写电子邮件有何要领？
5.如何用电脑收发传真传真？
思考题：
1、五分法是什么？
2、哪些邮件秘书不宜开拆？
3、英文大号信封应怎样打印？
4、编写电子邮件有何要领？
5、如何用电脑收发传真传真？

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