资源简介 (共25张PPT)涉外秘书实务杨剑宇 教授第一章 办公室管理第一节 办公室的种类第二节 办公室的布置第三节 办公室的美化第一节 办公室的种类一、办公室的布局(一)封闭式布局(也称小办公室)1、传统小办公室2、格子间小办公室(二)开放式布局(也称大办公室)1、传统大办公室2、改进型大办公室3、新型大办公室二、涉外秘书的办公室1、一室型2、两室型3、三室型4、位于上司办公桌旁第二节 办公室的布置一、办公室布置要领二、涉外秘书办公桌的选择1、标准写字台2、 手枪型办公桌3、多功能工作台三、办公室的管理(一) 办公家具的布置(二)办公室的整理(三)日常办公室物品的管理第三节 办公室的美化一、办公室环境的科学标准(一)光线和色彩(二)声音(三)温度和湿度(四)空气二、办公室环境的美化思考题:1。什么是格子间小办公室?2。什么是传统大办公室?有何优点?3。涉外秘书的办公室有哪些种类?4。办公室的布置有哪些要领?5。办公室环境的科学标准包括哪些因素?第二章 接打电话的艺术第一节 接打电话的要领第二节 处理打给上司的电话第三节 用英语接打电话第一节 接打电话的要领一、礼貌1、微笑接听2、开头的礼貌语3、呼应4、电话中断时5、接错或打错电话时6、对方激动时7、结束通话时的礼节二、准确1、电话记录--------------------------------------------------------------------------------------------------- XX公司电话记录表------------------ 时间: 年 月 日 时 分 --------------------------------------------------------------------------------------------------- 单位: 姓名: 电话号码:--------------------------------------------------------------------------------------------------- 来电内容:1、 2、--------------------------------------------------------------------------------------------------- 处理情况: 1、请交 处理 --------------2、请 回电 ---------------3、约于 再来电话 ---------------4、其他 ------------------------------ 接话人: ---------------------------------------------------------------------------------------------------2、内容清楚3、通话突出重点4、语音适中三、高效1、马上接听2、一次打出电话3、为对方考虑第二节 处理打给上司的电话一、 挡驾二、上司正在开会、外出时的电话三、其他注意事项1、保密 2、别不懂装懂 3、常用的国际电话种类号码电话,也称叫号电话(Station Call)指名电话,也称叫人电话(Personal Call)对方付费电话(Collect Call)第三节 用英语接打电话一,接答电话1,接答熟人打来的电话2,接答陌生人打来的电话3,转接电话4,安排约见的电话二、上司不在或为上司挡驾的电话 三,电话记录和留言1, 电话留言2 , 电话记录或留言表格式 四, 国际电话1,Personal to Personal Call(叫人电话、指名通话)2, Station to Station Call(号码电话、叫号电话 )3, Collect Call(对方付费电话)思考题:1。接打电话有哪些要领?2。结束通话时用哪些礼貌语?3。如何为上司电话挡驾?4。国际长途电话有哪几种?5。同学间试用英语接打电话。 展开更多...... 收起↑ 资源预览