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第二节 新型载体档案的管理
二、磁性载体档案的管理
1.磁性载体档案概述
磁性载体档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的以磁性材料(如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带)为信息载体的文件。
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第二节 新型载体档案的管理
根据不同的记录方式，磁性载体档案可分成模拟记录和数字记录两种类型，具体是指:
●模拟记录是磁记录技术直接将原始信息转换成磁信号记录在磁载体上的记录;
●数字记录则需要先将原始信息转换成计算机编码，再将数字信号记录在磁载体上。
磁性载体档案主要有以下种类：
(1)录像带 录像带就是用于电视摄影，传递和存储音像信息的磁介质信息技术存储载体。
录像带的规格有很多种。目前，市场上较为普遍使用的有小3/4、大1/2和16 mm等规格的录像带。
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第二节 新型载体档案的管理
(2)录音带 录音带就是用于录制音响，传递和存储声音信息的磁介质信息技术存储载体。
录音带有早期的钢丝带、唱片、塑胶带等很多种，规格、形状不一。
(3)软磁盘 软磁盘就是可以脱机传递和存储的计算机磁介质信息技术存储载体。
软磁盘按尺寸划分为8英寸、5. 25英寸、3. 5英寸等;按记录密度划分有单密度、倍密度、四密度和高密度软磁盘;按存储容量划分有从81kB到1. 44 MB多种。
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第二节 新型载体档案的管理
(4)硬磁盘 硬磁盘是指与计算机驱动器装在一起的磁介质信息技术存储载体，是计算机的主要外部存储设备。
硬磁盘按尺寸可分为14英寸、8英寸、5. 25英寸、3. 5英寸等。
(5)计算机磁带 计算机磁带是指用于计算机数字存储技术载体的磁介质盘带。
计算机磁带按磁带宽度划分有1英寸、1/2英寸、1/4英寸等规格，目前广泛使用的是1/2英寸的磁带。
2.磁性载体档案的积累
磁性载体档案的积累过程主要如下:
●磁性载体文件由形成部门负责收集积累，并确保文件的完整性、准确性;
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●档案部门负责监督、检查、指导;
●磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件同时收集并进行登记;
●磁性载体文件形成部门对已形成的磁性载体文件应同纸质文件一样及时整理，同一盘(带)中存放多份文件的应建立耐性载体文件目录清单，见表9-2所示。
此外，应注意积累和登记磁性载体文件的更改单、版本更新通知等材料。
3.磁性载体档案的归档
磁性载体文件的归档工作应执行国家和单位的有关规定，遵循集中统一、确保安全、便于利用的原则，由各单位的档案部门归口管理。归档的要求主要有:
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表9-2
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第二节 新型载体档案的管理
(1)产生磁性载体档案较多的广播电台、电视台等单位，应建立健全归档制度，明确由节目制作者负责对各种素材带和节目资料带进行整理、编辑与鉴定，确保内容真实可靠，具有保存利用价值。
(2)其他单位也应将重要的磁性载体文件纳入本单位的归档范围，将本单位工作活动中形成的，有保存价值的录音、录像资料，及时移交单位综合档案室统一保管，防止录制者未经审查与批准就把反映立档单位基本活动面貌的磁带擅自消磁，造成不可弥补的损失。
(3)同一项目、同一类别的磁性载体文件应存储在同种磁性载体上，应将磁性载体文件目录清单与磁性载体文件一并归档。
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(4)归档的磁性载体文件必须是可读文件。归档时必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。
(5)归档的录音(像)带、软磁盘的性能质量应分别符合GB7309-87、GB941 6.1-88、GB/T14306-93的有关规定。
(6)归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明，具体体现在:
●磁带(软磁盘)需简要说明带(盘)中存储文件的内容，运行的软、硬件环境，版本号，文件的完整性和准确性等;
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●录像带需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间，同时还应归档一套可供借阅的备份录像带;
●录音带需简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。
(7)保存磁性载体档案的档案部门应配置视听设备，以便查检拟接收磁性载体文件的质量。
4.磁性载体档案的分类、编目和编号
磁性载体档案在分类、编目和编号中要注意:
(1)磁性载体档案作为一种专门档案，应作为立档单位的一种档案门类单独分类、编目、存放。
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(2)磁性载体档案应按种类、年度和专题进行分类，以盒、带、盘等自然单位为档案基本保管单位(相当于卷)，自然单位内的信息按信息单元分别排列。
(3)磁性载体档案的目录号应与其他门类档案的目录号混编，具体体现在:
●盒、盘、带号(一个自然单位一个号)就是案卷号，应按磁性载体档案的分类排列的顺序编号;
●一个自然单位内所存储的信息按信息单元排列顺序编顺序号(相当于件号)。
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(4)归档的磁性载体档案必须贴上标签，主要表现在:
●录像带盒上需标注带编号、档号、片名、放映时间、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语别、密级等标识;
●录音带盒上需标注带编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期、密级、讲话时间等;
●磁带(软磁盘)套、盒上需标注带(盘)编号、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。
(5)磁性载体档案 应按分类的顺序分别编制案卷目录，见表9-3所示。
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表9-3
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5.磁性载体档案的鉴定
档案馆(室)在接收磁性载体档案时，必须对其保存价值进行鉴定，主要体现在:
●对某些没有保存价值或技术上有明显缺点的档案，可以提出处理意见;
●一旦被接收入馆或入室便不能轻易消磁;
●对确需消磁的，必须先征求业务部门的意见，取得同意后再送领导审批，并在登记目录中注梢;
●磁性载体档案保管一段时间后要进行复查。
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6.磁性载体档案的保管
磁性载体档案的保管，要注意以下几个方面:
(1)科学保养与维护 要科学的保养和维护磁性载体档案，就要做到:
●应定期保养及维护磁性载体档案，并应建立磁性载体档案检测、保养卡，见表9-4所示。
●要经常进行倒带。温度为18℃±110 ℃、相对湿度为40%±1 5%的环境中储存的磁带建议倒带间隔为3～5年。倒带速度要慢，倒带卷绕张力要恒定;
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表9-4
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第二节 新型载体档案的管理
●要经常进行检查及修复。包括磁带(软磁盘)外观检查、计算机磁带漏码/误差检查及受损磁带(软磁盘)修复。例如，磁带经受高温后，首先应在室温环境下稳定几天，然后在磁带机上慢速运转，并转录到另一盘磁带上，将两者同时保存;
●要经常进行清洁。要保证磁带机、软盘驱动器、清洗机的清洁，除要清洗磁带外，当发现运行磁带(软磁盘)有碎片脱落时，应立即对全系统进行清洗。
(2)保持清洁 保持磁性载体档案的清洁，主要应做到:
●不要用手触摸磁带(软磁盘)，应戴非棉制手套操作;
●不要使磁带(软磁盘)接触不清洁表面，如地面、桌面等;
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●装具应洁净无尘;
●库房中禁止使用打印机;
●库房地面不应打蜡、铺地毯。
(3)合理控制温湿度 磁带受潮易变形，温度过高易变脆，并使磁带的磁粉脱落和带基老化。为此，应严格控制库房温度，主要应注意:
●温、湿度变化范围:应在温度15℃~ 27℃、相对湿度40%~60%范围内选定一组值,一旦选定，在24小时内温度变化不超过± 3%、相对湿度变化不得超过±5%。
●最佳环境温度是18℃、相对湿度是40%。
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7.磁性载体档案的储存
磁性载体档案的储存主要包括储存前的准备和储存过程中两个方面。
(1)储存前的准备 磁性载体档案储存前主要应做如下准备:
●磁性载体档案的管理应重视磁性载体的选择，禁止使用劣质软磁盘、磁带、录像带、录音带作载体;
●应使用有背涂层的磁带，不应损坏、污染，磁带上不允许有皱褶，并且应卷绕平整、松紧适度;
●录像带、录音带各项指标应符合GB/T14306-93 , GB7309-87 , GB 11956-89的要求;
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第二节 新型载体档案的管理
●筛选劣质磁带的试验，检出黏合剂质量特别差的磁带;
●长期储存的磁性载体档案的信息要用经过调整、清洁的设备录制;
●储存前，检查磁带缠绕是否规整、边缘有无损坏;
●应将磁带在干燥的环境中(相对湿度小于40%)快封到塑料袋中和(或)密封容器中，以防黏合剂、润滑剂挥发。
(2)储存过程中的要求 磁性载体档案在储存中主要有如下要求:
●保存磁性载体档案的库房温、湿度变化范围应在温度15℃-27℃ 、相对湿度40%-60%范围内选定一组数值，一旦选定，在24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%;
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第二节 新型载体档案的管理
●保存磁性载体档案的库房的最佳环境温度是18℃、相对湿度是40% ;
●库房内的设备要避免水淹，磁带(软磁盘)架最低一层搁板应高于地面30 mm以上;
●库房宜保持为正压，减少灰尘对环境的污染;库房中应无腐蚀性气体，并保证通风良好;
●库房及装具应使用耐火材料，库房内及附近不得有易燃物品，库房内严禁出现明火;
●不要用手触摸磁带(软磁盘)，应戴非棉制手套操作;
●磁性载体档案与磁场源(永久磁铁、电动机、变压器等)之间的距离不少于76 mm,可使用软磁物质(软铁、铁淦氧、镍铁合金等)构成容器、箱柜，对磁场进行屏蔽。
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8.磁性载体档案的利用
(1)磁性载体档案利用的方式 磁性载体档案提供利用的方式主要有:
●复制。即通过制作录音、录像子带或刻录光盘为利用者提供磁性载体档案资料。这种方式方便、易行，既能最大限度满足利用者需求，又可保护磁性载体档案原件，是档案部门提供利用磁性载体档案的主要方式;
●制作音像制品。即利用磁性载体档案编样、制作录音资料汇编，影视作品，公开出版发行。这种利用方式能充分发掘磁性载体档案的内在价值和社会效用，展示磁性载体档案的魅力，增进人们对档案和档案工作的理解与认识;
●开设视听阅览室。即设立专门的视听室或在固定的展室内开辟视听区，为利用者播放录音、录像等磁性载体档案。
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(2)磁性载体档案利用中的保护措施 在积极开发利用磁性载体档案的同时，必须采取科学的保护措施，主要有:
●各级档案部门建立磁性载体档案的借阅制度，严格执行审批、借阅手续;
●归档磁性载体档案中应有一份备份作为保存件，不得外借;
●借阅和归还磁性载体档案时，应按规定进行质量检查、验收；
●在提供利用前，先将计算机磁带在使用环境中平衡3天以上，录音带、录像带平衡24小时以上，并在读带前将磁带按正常速度全程进带、倒带各两次;
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第二节 新型载体档案的管理
●提供利用时，要提醒用户注意对磁性载体档案数据的保护，严格遵守操作规程，避开强磁场，避免机械故障或人员误操作损坏磁带、软磁盘及文件。
三、光学性载体(光盘)的管理
用光学原理与技术记录信息数据的载体，就是光学性载体，目前主要是指光盘，下面主要介绍光盘的一些情况。
1.光盘的原理
光盘的原理主要是:把激光束聚焦成小于1μm的微小光点，能量高度集中，使存储载体上被照射点产生物理、化学变化，从而进行物理标记，用这种方法来进行数据记录。
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第二节 新型载体档案的管理
比如，凹坑记录，其物理标记就是金属薄膜上被溶蚀的小孔，用微小的光点在载体上扫描，根据反射光的变化读出记录的数据。
2.光盘的特点
光盘主要具有以下特点:
●非接触形式的写入和读取信息。光盘是以激光进行写入和读取信息的，而不是采用硬磁盘浮动式磁头机构和软磁盘及磁带的接触式读取机构。所以，在阅读过程中不会损坏光盘，光盘的使用寿命相对较长;
●存取速度快。采用随机存取方式，存取速度快;
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第二节 新型载体档案的管理
●数据传输率高。因记录密度大，就为高数据传输率提供了条件。现在有的光盘每一通道数据速率为50 MB/s，以上，通过改进光学系统还可以提高数据传输率;
●记录密度高、存储容量大。激光经聚焦之后光束截面可以很小，因此，采用激光写入的每位信息占据的面积很小，从而达到很高的记录密度。光存储不仅有很高的位密度，由于光伺服技术的发展，也实现了很高的道密度，所以，具有很大的存储容量;
●存储费用低。因容量大，以单位存储容量角度看，存储成本低。
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第二节 新型载体档案的管理
3.光盘的种类
目前，光盘主要有以下三种，具体是:
●一次写、多次读光盘。这种光盘允许用户自己记录一次但不可消去或修改;
●可擦写光盘。这种光盘不仅能用激光记录信息，而且还可以擦除所记录的信息并重新写入新的信息;
●只读式光盘。它是一种只能读取而不能作信息追加记录的光盘，也就是用户只能读取由制造光盘厂家刻录好的光盘信息，而不能再向光盘刻录任何信息。
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第二节 新型载体档案的管理
4.光盘的维护
光盘在使用过程中，由于金属层的氧化以及光盘的高速旋转，都会对光盘的性能产生一定的影响，因此，应对光盘加以维护，主要体现在:
●保待适宜的温度，光盘保存与使用的环境条件应同计算机房环境类似，环境温度以20℃,湿度以45%为好;
●变形后的光盘信息不能再现，在保管和使用中应加以注意；
●在目前技术条件下，光盘还不能长期保存信息。为了保证光盘上信息输出的可靠性，须在10-20年内对其进行转录。
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第三节 计算机文档管理
随着计算机技术的飞速发展，计算机技术在档案工作中的应用范围越来越广泛，几乎覆盖了档案工作的全过程和大部分工作环节。
一、计算机自动立卷
计算机以机读档案目录中每份文件的有关存录项为依据，将具有某方面共同点和联系密切的文件综合在一起组成案卷，并自动对同一卷的卷内文件进行排列和编号，打印出卷内文件目录和备考表，同时以统一的式样打印出案卷封面，这项工作称为计算机自动立卷。
计算机立卷，大大提高了立卷速度，案卷内目录和案卷封面格式统一，也节省了大量人力。
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第三节 计算机文档管理
二、档案的自动检索
自动检索是通过查找机读档案目录，利用档号、题名、责任者、日期、分类号、主题词等检索标志，迅速、准确地查找出满足利用者要求的档案资料。
自动检索具有以下特点:
●自动检索和手工检索相比，具有检索速度快、检全率和检准率容易得到保证、线索形式灵活多样、能最大限度地满足利用者要求的优点;
●同时，由于计算机自动检索要求档案数据必须规范，对档案管理基础工作提出了更高的要求。
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第三节 计算机文档管理
三、档案的自动编目
自动编目是计算机将收集到的档案著录信息制成档案机读目录数据库，按照不同的要求，编制出各种不同的档案检索工具，如全宗目录、分类目录、案卷目录、专题目录、作者目录等各种目录和索引。
计算机编目速度快、项目全，深度和广度都比手工编目有所提高。计算机编制的检索工具可以按卡片式或书本式等多种形式打印输出，并且可以多次重复输出，字体与格式都可以由用户自己选择，机编的目录更加规范化和标准化。
自动编目的主要作用是在对档案机读目录处理的基础上实现定期或定任务自动编辑、公布档案目录，是档案部门依法管理和为用户批量查找档案的重要手段。
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第三节 计算机文档管理
四、档案自动标引
档案自动标引是指计算机通过对档案题名或全文信息进行字词切分、对内容特征进行分析，提取及给出正式主题词或分类号的过程。
自动标引可以部分代替档案的手工著录标引工作，提高工作效率，加快档案目录数据库的建设。但是，计算机标引的质量还存在不足，标引的准确率还有待提高。
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第三节 计算机文档管理
五、档案的自动借阅管理
自动借阅管理是对利用工作中涉及的利用登记、审批手续、检索、调卷、归档、利用情况统计等进行自动管理，并根据需要通过计算机审查借阅者的借阅资格，打印借阅清单，提供档案借出和归还的信息，可以完善借阅管理制度，提高工作效率。
计算机管理档案借阅工作主要有以下几个方面:
1.借阅登记
档案的借阅一般有两种情况:一种情况是借阅者对原件进行复制获得想要得到的档案材料，这种情况比较简单，只需通过复印提供复印件即可;另一种情况则是需要将档案原件借出，这种情况则比较复杂，要通过计算机进行登记，登记其借出日期，所借卷号、页数、借出理由等信息。
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第三节 计算机文档管理
2.归还登记
归还登记包括对归还档案案卷内文件的核查及注销登记，具体是指:
●卷内文件的核查主要是对档案材料的完整性进行检查，包括文件的内容是否完整准确，载体材料是否有破损等;
●当确认归还的档案材料确实完好无损时，可以通过计算机登记归还日期。
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第三节 计算机文档管理
3.用户资格验证
在档案提供利用之前，应按照一定规定对用户的借阅资格进行审查，以确定其是否有资格进行查阅，这项工作往往同计算机检索相结合，从用户的身份及其所需查阅的档案内容两方面综合考虑其查阅资格。
对于已办理借阅证的用户，则表现为对其借阅证的检查，确定是否有违章标志或限制其借阅的标志等。
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第三节 计算机文档管理
六、档案资料的自动控制
档案的自动管理主要包括三个方面的内容，具体是指:
●对库存档案的管理，即对现存档案、调阅借出的档案、已归还的档案的情况进行管理，从而全面掌握库存档案的情况;
●计算机可以实现对档案保管环境的温度、湿度、防火、防盗等进行自动监测和管理;
●档案排架的自动管理，即对架位利用情况的自动管理，结合档案登记数据库的信息，给出库房架位分配图，掌握架位的利用情况及该架档案是否要超过保管期限等信息，提高其利用率。
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第三节 计算机文档管理
七、档案的自动统计
自动统计是通过计算机对一些项目进行统计，如对馆藏数量进行统计、对档案利用情况进行统计等，迅速、准确地得到有关馆藏变化情况、档案利用情况的统计材料及各种报表材料。
对各种统计和报表材料的分析，可以帮助管理人员了解目前档案工作状况，了解档案的利用率和利用构成，预测某些档案未来的需求规律，总结档案工作的好坏和利害得失，同时对鉴定档案价值也有一定的参考作用。
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