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第八章
专项公关活动的筹办
目 录
1。新闻发布会
2。公益活动与赞助活动
3。开放参观与展览活动
4。签约与庆典活动
一、签约活动
签约活动又称签字仪式，是政府、部门、企业之间通过谈判，就某一领域缔结关系协议、条约时举行的仪式。
签字仪式是双方正式合作开始的象征，有时甚至是历史转折的一个里程碑，因此大多遵循比较严格的程序及礼节规范。
　（一）准备工作
1.参加签字仪式的人员确定
签字人
助签人
出席签字仪式的人员
人数、级别需注意
　　2.签字文本和物品的准备
主方会同有关各方，共同负责合同的定稿、校对、印刷、装订、盖火漆印工作。
为在合同上正式签字的有关各方均提供一份待签的合同文本，必要时还可再向各方提供一份副本。
签署涉外商务合同时，应同时使用有关各方法定的官方语言，或是使用国际上通行的英文、法文，亦可同时并用有关各方法定的官方语言与英文或法文。
待签的合同文本以精美的白纸印制而成，按大八开的规格装订成册，并以高档质料作为其封面。
签字的物品主要是签字用的文具（签字笔、吸墨器等）、国旗、酒及酒具等。
　3.签字场地的布置和人员位置安排
根据参加仪式人员规格、人数多少及协议中的内容重要程度确定场地。一般在客人所住的宾馆或东道主组织的会客厅、洽谈室。
签字场地布置：通常在签字厅内设置长方桌作为签字桌。台呢色彩的选择要考虑对对方的习惯与忌讳。桌后放两把椅子，座前桌上摆放各方保存的文本，文本前方分别放置签字用的用具，中间摆放一个旗架和双方旗帜，客右主左。如签署多边行协议，各方国旗则应依一定的礼宾顺序插在各方签字者的身后。
面对正门主左右客作为双方签字人的座位。双方助签人员分立于各方签字的外侧。其他参加签字仪式的人员分主方、客方按身份顺序站立于后排，客方人员按身份由高到低从中向右边排，主方人员按身份高低由中向左边排。当一行站不完时，可以按照以上顺序及前高后低的惯例排成多行。
（二）签字仪式的程序
参加签约仪式的双方代表、特约嘉宾及助签人员
按时步入签字仪式现场，站立或坐在各自的位置；
入场
签字人正式签署合同文本
交换文本
饮酒庆贺
结束活动
参加签约仪式的双方代表、特约嘉宾及助签人员
按时步入签字仪式现场，站立或坐在各自的位置；
入场
交换文本
饮酒庆贺
结束活动
签字人正式签署合同文本
签约仪式开始后，助签人员翻开文本，指明具体的签字处，
由签字人签上自己的姓名，并由助签人员将己方签了字的
文本递交给对方助签人员，交换对方的文本再签字。
通常的作法是先签署己方保存的合同文本，名列首位，
再由助签人交换，签署他方保存的合同文本。
签字人正式签署合同文本
入场
签字人正式签署合同文本
交换文本
饮酒庆贺
结束活动
签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同文本。
各方签字人热烈握手，互致祝贺，并可相互交换
各自方才使用过的签字笔，以示纪念。
全场人员应鼓掌，表示祝贺。
交换文本
入场
签字人正式签署合同文本
交换文本
饮酒庆贺
结束活动
饮酒庆贺
协议文本交换后，服务人员用托盘端上香槟酒，双方签约
人员举杯同庆，以增添合作愉快的气氛。
入场
签字人正式签署合同文本
交换文本
饮酒庆贺
结束活动
结束
活动
在一般情况下，商务合同在正式签署后，应提交有关
方面进行公证，才正式生效。签约仪式结束后，双方可
共同接受媒体采访。退场时，可安排客方人员先走，
主方送客后自己再离开。
二、庆典
庆典是社会组织举行的各种庆祝礼仪式的统称
（一）庆典的分类
内容分类
本单位成立周年庆典
本单位荣获某项荣誉的庆典
本单位取得重大业绩的庆典
本单位取得显著发展的庆典
形式分类
开幕式
节日庆典
（二）庆典的筹办
1.准备工作
拟出邀请宾客的名单，呈领导审定后，印制成精美的请柬，提前三天左右寄送给宾客；
拟定开幕式的程序表，如有必要，印制出来，程序表中应选定致贺词宾客的人选，并提前通知他们作好准备；
为组织领导拟好开幕词、答谢词；
布置场地，设置主席台或第一排站立的主客方姓名牌，铺设红色地毯，准备音响、照明设备、花篮。
2. 开幕活动
签到，签到薄以红色封面、装饰美观的宣纸簿为宜，请宾客用毛笔签名；
由接待人员引导至备有茶水、饮料的接待室休息；
由专人接待记者，大规模活动最好设立新闻中心；
开幕式开始前约5分钟，引导主、宾进入场地，按事先确定的位置入座或站立；
开幕式开始，由主方最高领导和重要来宾一起剪彩；
主方、客方先后致辞，言简意明，热情庄重；
主方领导回答记者、来宾提出的问题。
3. 余兴节目
典礼完毕，宜载歌载舞，燃放礼花礼炮；
引导来宾参观，可设宴招待来宾；
可利用留言簿、召开小型座谈会等形式，征求来宾对新推出事物的意见。
本章思考题
1．什么是公益活动？什么是赞助活动？
2．秘书在组织开展新闻发布会前应做好哪些准备工作？
3．策划赞助活动应注意哪些问题？
4．签约活动的一般程序是什么？
5．请你为所在学校准备一份校庆典礼活动
的策划方案。

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