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文书处理【6章】
第二节 归档文件整理方法之一
——案卷级整理（立卷）
一、案卷级整理（立卷）的含义
又称组卷，是将若干具有共同点和密切联系的单份文件组合成为具有有机联系的文件集合体——案卷.
案卷是文书档案保管与检索的基本单位。
此法在我国各机关单位曾经沿用多年。
二、立卷原理与方法
立卷原理：立卷是先分类，后组合的过程，即组合案卷应在事先划分好的类别之中进行。
在分类方案的最低一级类目（终端类）中，将文件本身结构中概括出来的作者、内容、时间、地区、通讯者、文种等方面具有的共同特征作为立卷依据。
据其将互有联系的若干文件“同其所同，异其所异”，进行科学有效的组合、编目，形成案卷，体现出一组组文件在内容和形式方面特有的联系及形成规律，满足查找利用的需求。
常用的几种立卷方法：
（一）按六个特征立卷法
即结合运用文件常见的六个特征，将具有共同特征和联系密切的文件组合成卷，将具有不同特征的文件区分开分别组卷。同卷文件共同特征越多，联系就越紧密，专指性就越强，文件查准率、查全率也就越高。
按作者特征组卷——即将同一作者制发的文件组合成案卷。本机关发文，直接领导机关、某个（类）下级机关的来文，都可采用这一方法组卷。如《××市人民政府关于交通、企业转制、税制改革等问题的决定、通知、通报、函》
按问题特征组卷——最主要的、常用的立卷方法，即将反映同一事件、案件、人物、问题、业务活动和同一性质工作形成的文件集中在一起组合成卷。如《国务院、国家发展改革委、财政部关于开展增产节约活动的决定、通知》
按时间特征组卷——即按照文件形成或针对时间（同一年度、同一时期）的顺序将文件组合成卷。如《××局2007年上半年局长办公会议纪要》
按名称特征组卷——将名称相同或性质、作用相同、相近的文件集中组卷。还可将名称相近、保存价值相近的文件组合成卷。如《各省公司上报的2000年通信企业财务决算表》
按地区特征组卷——将文件内容涉及的同一地区或作者所在同一地区的文件组合成卷。多用于上级对下属机关的来文、调查统计材料和某些专门文件的立卷。如《川东各市县关于××工作的总结、汇报材料、统计表》
按通讯者特征组卷——将本机关与某一机关之间就特定问题进行工作联系而形成的来往文书集中立卷。一般与名称特征的统称“往来文书”同时使用。如《××大学与双流县政府及其有关部门关于××大学江安校区建设问题的来往文书》
以上六种方法可以单独使用，更多情况是两种或两种以上的方法结合使用。
常见的有：
作者——问题——名称：如《××省教育厅关于省属大专院校学生思想工作经验交流会议文件材料》
年度——问题——名称：如《××大学各单位、各部门2007年中层干部年度考核情况汇总表》
地区——问题： 如《××库区关于××问题的调查报告、汇报》
（二）按文件类型立卷法
即将本单位文件划分为若干类型，再根据各类文件特点采用相对稳定的不同方法组合成卷。
例如会议文件，按会议名称结合届次组卷；
专题性文件按责任者结合问题组卷；
统计报表及名册按格式、名称或地区组卷；
简报和期刊按名称结合期号组卷；
综合性文件、计划总结按责任者结合名称或问题组卷等等。
（三）分类组合立卷法
根据事先拟定的分类方案，将文件分为若干大类，再按照每类文件特点在大类下分设属类、小类，直至将每类文件分到适宜的数量，组合成卷。
（四）立小卷
一事一件，以“件”为单位分类、排列，加盖档号章，装入卷盒。
（五）各类专门文书的立卷方法
应按照国家档案局与有关专业主管机关共同制定的规定办理。
三、立卷流程与具体操作
案卷级归档整理各项技术要求参见中华人民共和国国家标准GB/T9705-2008《文书档案案卷格式》。（见图6-1）
图6-1 案卷级归档整理（立卷）流程图
确定立卷组织形式
组织工作
调
整
定
卷
整理编目
编页号（件号）
填写卷内目录（备考表）
拟写案卷题名
案卷装订
排列案卷
编制案卷号
编制案卷目录
案卷排列编目
归档工作
办理移交手续
核查移交案卷
编制移交目录
确定归档范围
编制立卷方案
平
时
归
卷
填写案卷封面
卷内文件排列
案卷级归档整理各项技术要求参见中华人民共和国国家标准GB/T9705-2008《文书档案案卷格式》。
（一）排列卷内文件
即对卷内文件作系统化排列。
常用方法有(1)按时间顺序排列;
(2)按文件的重要程序排列。
将密不可分的文件排列在一起。即批复、批示在前，请示、报告在后；主件在前，附件在后；印件（存本）在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；结案性文件在前，依据性文件在后；其余文件依次按时间顺序排列。
专门文件的排列按有关规定办理。
（二）编页号（件号）
即为排列好的卷内文件编号定位。
逐页在文件正面的右上角、背面的左上角编写页号（按件装订的编件号）。
用于揭示卷内文件内容与成分，为查阅、统计归档文件提供方便。
该目录置于卷首，由顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注组成。（见表6-1）
顺序号
文 号
责任者
题 名
日期
页号
备注
(三)填写卷内目录
（四）填写备考表
用于在立卷过程中记录本卷有关情况以备日后查考。
（五）拟写案卷题名
是对卷内文件内容和成分的揭示和概括，一般不超过50字。要求结构完整：
(地区) 责任者(通讯者)—（时间）—（地区）问题—名称（文种）
其中责任者一般要求将卷内文件作者都标出，或例举主要的、通用的简称；问题要求概括准确简要，名称要求标出主要的或具有代表性的，也可使用 “来往文书”、“（会议）文件（材料）”、“案卷”等专门术语。
案卷题名
如：
中组部、××省委组织部、××市委组织部关于培养、提拔干部工作的意见、通知
××局关于人事任免、职称评定、处分、表彰的决定、报告、通知、通报
公安部、省公安厅、市县公安局关于社会治安、户籍管理的规定、办法、通告、通知
××市工会关于建立“职工之家”活动的通知、办法、简报
××省教育厅与××××基地关于建立××函授分院、招生办法以及安排教学计划的来往文书
××大学第三届教职工代表大会会议文件
××县交通局2004年“2.12”事故处理案卷
（六）装订案卷
（七）填写案卷封面
包括:□全宗名称——立档单位名称
□类目名称——分类方案中一级类别名称
□卷内文件起止时间
□保管期限
□卷内件/页数
□归类号（分类方案的编号，即文件处理号）
□档号（全宗号、目录号、案卷号）等。
（八）编写案卷目录
参见本教材下编档案管理第九章第一节六、其他档案检索工具的编制。
本章结束

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