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文书处理【6章】
第六章 文件整理归档
学习本章需要全面掌握整理归档的主要过程和操作要领。
其中包括掌握文件分类方法及其确定，学会为不同机关单位制定文件分类方案；
在具体操作中，要求了解案卷级整理方法，重点掌握文件级整理流程的具体操作和技术要求，并能够熟练运用。
第一节 归档工作的准备
归档整理必须在文件分类基础上进行。
归档工作的准备工作主要指文件实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
包括确定文件分类方法、制定文件分类方案等具体内容。
一、归档工作的制度、原则与要求
（一）建立健全归档制度
通过归档，文件转化为档案保存。由于机关单位内部机构的档案收集主要通过其办毕公文的整理归档进行，二者实为一体，所以归档成为文书处理终结和档案管理启动的重要环节。
各机关单位建立文档系统，首先面临的就是要建立健全归档制度，将文件归档作为工作重点。同时，也要做好其他类型文件的收集整理工作。
归档制度的具体内容见本教材下编第八章第二节一、（一）归档制度与归档工作
（二）归档工作的原则与要求
归档工作的原则是遵循文件材料的自然形成规律，保持归档文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
文件整理归档时要求：
1．确定由文件形成、承办部门（人员）整理归档的制度。
2. 注意整理归档工作中的合理分工。
3．准确划分归档范围。
（1）将文件置于机关单位工作整体中考察。从本机关单位的职权范围、社会地位和作用等角度确定其归档范围及保存价值。
（2）加强内部文件和“账外”文件的收集。
（3）区分文件与资料常用资料。
二、确定文件分类方法
（一）年度分类法
是运用最广泛的分类法。即根据文件形成年度将同一年度的文件分为一类，不同年度的文件分为不同的类别。
决定这一分类质量的关键，在于正确地判定文件的日期并归入相应年度：
1．有多个时间特征的文件，应以文件签发或会议通过日期（即成文日期）为准，据此判定文件年度。
跨年度文件处理方法：
对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及规范类公文等形成时间和内容针对时间涉及不同年度的文件，统一规定为按文件成文日期判定文件所属年度。
如：1995年形成的《1996——2000年工作规划》
——应归入1995年；
1997年形成的《1996年××机关工作总结》
——应归入1997年；
2004年8月28日由第十届全国人大会常委会第十一次会议通过，2004年８月28日中华人民共和国主席令（第十八号）公布，自2005年4月1日起施行的《中华人民共和国电子签名法》的定稿、存本
——应归入2004年。
2．跨年度形成的文件，如会议文件、案件材料等往往统一在办结年度归档，分类时归入办结年度。如某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。
3．几份文件作为一件时, “件”的日期应以装订时排在最前面的文件的日期为准。如：来文与复文为一件时，按规定复文排在前面，应以复文的日期为准。
4．文件没有标注日期时，如内部文件，需要分析该文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标志，通过对照等手段考证和推断其准确或近似日期，并据此按年度合理归类。
5．有专门年度的文件，按专门年度分类。如兵役年度、粮食年度、教学年度等。
6．会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。
（二）机构（问题）分类法
是机关单位常见的一种分类法。在检索手段现代化情况下，一般2——3层次分类即可。按照《归档文件整理规则》[1]（以下简称《规则》）规定，制定文件分类方案时不能同一层次分类同时采用机构分类法和问题分类法，而应该根据机关归档文件实际择其一种。
[1]国家档案局：《归档文件整理规则》（行业标准DA/T 22-2000）2000年12月6日发布，2001年1月1日起施行。
1．机构分类法
即根据形成和承办文件的机构分类。
由于机关单位的文件原本由其各内部机构分工处理和整理，构成归档文件自然按机构分类，简化了分类体系的设计，还顺理成章地保持了文件在来源方面固有的联系，便于按照一定的专题查找和利用档案。此法易于掌握，并被广泛采用。
分类时，一个机构设一类，机构名即类名。各类之间按照机关组织机构序列表规定或工作习惯排列，如：“综合性机构——业务部门——辅助性机构……”。
对于跨机构形成处理文件，其分类采用以下处理原则:归入文件处理或承办(或主办)部门的类别，即发文以谁的名义发就归入谁的类；收文是哪个部门承办(主办)就归入哪个类。
2.问题分类法
即按照文件内容所反映的问题特征分类。参照本单位内部机构的职能性质设置类别，机关单位的中心任务和主要活动亦可单独设类。
如党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为——党群类；业务部门形成的归档文件——业务类；行政后勤部门形成的归档文件——行政类等等。
此法较好地保持了同一内容文件之间的联系，突出反映了机关单位职能活动的主要面貌。
按“问题”分类的难点是对“问题”的把握难免见仁见智，故一般不宜轻易打乱组织机构而采取问题分类法，在第一层次采用问题分类法的往往是一些内设机构简单、不大稳定、分工不明确且文件数量较少的机关单位。
（三）保管期限分类法
即按照文件的不同保存价值，将其划分成不同种类。
采用此法能将不同价值的归档文件从实体上区分开来，便于有针对性地采取整理、保护措施，并为后续的档案工作提供便利。
此法目前被《规则》确定为必选项。目前机关文书档案的保管期限为永久、定期两种。其中定期一般分为30年、10年。[2] 按保管期限分类一般不作为文件分类的第一层次分类标准，通常是在同一个年度、同一机构（问题）之下再按保管期限分属类。
[1] 《国家档案局关于文书档案保管期限的规定》1983年4月25日发布并实施。现已停止执行。
[2] 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第八号令）2006年12月18日发布并实施。见第六条规定。
（四）复式分类法
年度、保管期限、机构（问题）三种分类方法，可以组合成为多种复式分类法。
其顺序不限定，按《规则》规定，年度、保管期限是分类时的必选项，机构（问题）作为选择项。
大机关各内设机构、部门分工整理归档，机构（问题）可为分类选项。
年度——机构（问题）——保管期限
(适用于现行文件的整理归档, 特别是推行部门整理归档的机关单位)
2009年: 办公室（综合类）永久、定期（30年 10年）
人事处（人事类）永久、定期（30年 10年）
业务处（业务类）永久、定期（30年 10年）
……
2010年：办公室（综合类）永久、定期（30年 10年）
人事处（人事类）永久、定期（30年 10年）
业务处（业务类）永久、定期（30年 10年）
……
2．保管期限—年度—机构（问题）分类法
适用于内部机构虽有变化但不复杂的现行机关文件的整理归档，《规则》推荐采用。某省档案局在施行《规则》的几点意见中甚至统一规定该省各机关、组织采用此分类法：
保管期限——年度——机构（问题）
保管期限——年度（适用于小机关、基层单位）
如该省交通厅规定：厅机关采用“保管期限——年度——机构（问题）”分类法，厅直属单位亦然；但该厅所属内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成文件数量少的机关则采用“保管期限——年度”分类法。
三、制定文件分类方案
文件分类方案，是根据机关单位工作的主要职能活动以及一些辅助性活动的情况，预先编制的整个组织文件整理归档的条目体系，如归卷类目、文件分类表等。
既可作为平时管理利用文件的检索工具，又为归档乃至后续的档案管理奠定基础。
一般情况下，整理归档应该依据预先编制的文件分类方案进行，使之程序化、规范化。因此，编制文件分类方案是机关单位建立文档系统的重要基础工作。
其编制可以分机关部门、一个系统、一个行业、一个机关单位分别进行。
编制文件分类方案的步骤：
（一）调查研究——制定文件分类方案的基础
首先应该了解归档文件整理单位（立卷点）及其文件情况，包括
组织机构设置、业务性质、人员配备、工作分工、驻地情况；
年形成文件的数量和质量（主要文种、主要文件类型）；
文件工作组织形式和文件形成及运转处理情况；
立卷形式、立卷点选择和立卷分工要求；
归档文件与不归档文件的范围（含本单位特殊要求）；
归档文件针对年该单位的主要工作任务、重要工作、重大活动、重要会议（需要查阅工作计划和总结）；
归档整理的具体要求（含本单位特殊要求）。
（二）制定文件分类方案之一 ——编制归卷类目
归卷类目亦称立卷类目，是机关单位在当年文件尚未形成之前预先编制的本年度归档文件分类整理的计划。
其结构一般由类别、条款顺序号和条款组成。编制工作分为三步：
确定类别
拟定条款
排列编目
【案例6-1】 机关归卷类目
××市××局2011年归卷类目
一、综合类（党政办公室）
1．局党委会议记录
2．局务会议记录
3．专业性会议文件
4．年度工作计划和总结
……
20．……
二、组织人事工作类（组织人事处）
26．某局关于干部任免的批复、决定等
……
40．……
……
三、宣传工作类（宣传处）
46．某局关于宣传工作的意见、通知
……
55．……
四、企业财务工作类（企业财务处）
57．××总局编制的××××年邮政企业财务计划和通信企业分省财务收支计划指标
58．××总局下达的××××年邮政企业财务计划
59．××××年邮政基本建设财务会计来往文书
……（略）。
【案例6-2】 ××大学归卷类目
××大学××学院归卷类目
文书处理号 类名-条款
（条款号）
1 综合类（含党务、行政、工会工作）
1-1 上级党组织、学校党委及各部门发文
1-2 学院党委、各系党支部关于党务工作的决定、总结、统计表及 表彰名单
1-3 院务委员会办公会纪要
1-4 学院教授委员会工作文件
1-5 学院及院内各部门年度及阶段计划、总结、通知
1-6 校内各类简报、通讯和信息
1-7 学院工会工作文件
1-8 学院重大会议、活动文件
……
2 人事工作类
2-15 国家各部委、省市各机关关于人事工作方面的发文
2-16 学校及学校部门关于行政、人事工作的发文
2-17 学院关于人事任免、工作考核、职称评定、岗位职责和聘任等方面的通知、审批表、登记表
……
3 科研与学科建设工作类（科研部）……（以下为各类类名，略去条款）
4 学生工作类（学生工作办公室）
5 基建设备工作类（基建办公室）
6 外事工作类（外联部）
7 财务工作类（财务部）
8 教学工作类（教务部）
9 学院董事会工作类（董事会办公室）
……（略）。
（三）制定文件分类方案之二——编制文件分类表
文件分类表也是预先编制的本年度归档文件分类整理的计划，分为文字叙述式和框图表格式。
文件分类表的作用、编制方法与要求基本同于归卷类目.
只是其类目体系最低一级类目（终端类）的名称是揭示文件内容的规范词（词组）而非条款（题名）。
【案例6-3】文字叙述式文件分类表
××市人大常委会机关文件分类表
一、序言
包括：类目体系的分类与编排原则、基本结构介绍、编号和使用方法以及其他需引起注意的问题。
二、主表（类目体系）
1． 办公室
1．1 会议
1．1．1 党代表大会（议程、会议记录等）
1．1．2 党委会议
……
1．2 信访
1．2．1 建议信
1．2．3 检举信
2．人事处
2．1 ××××
2．1．1 ××××
（以下略）。
【案例6-4】 【框图表格式分类方案案例】
某某有限责任公司文件分类方案（局部）
2 经营
管理类
0 党群工作类
1 行政管理类
3 生产
技术管理类
01 党务工作 02 工会工作 03 共青团工作 04
协会工作
11 行政事务 12 治安保卫 13 法纪监察 14 劳动人事管理 15
职工教育
21 经营决策计划统计 22 财务管理 23 物质管理 24 企业形象广告管理 25产品销售
综合性工作
组织工作
纪检工作
统战工作
干部管理
员工招聘录用
调配工作
劳动定额定员
劳动分配
劳动工资
劳动保护
产品销售
市场分析
用户调查
售后服务
31
生产调度
32
质量管理
（四）编制分类方案时应当注意的问题
1. 确定类别要以本机关单位职能活动为基础。
2. 掌握类目延展限度，详略得当。
3. 条款拟制力求反映出文件的立卷特征。
4. 注意分类方案的调整与修订。
5. 一定时间保持一个机关单位分类方案的相对稳定性。
按照编制好文件分类方案，文件整理人员随时或定时对文件进行收集、分类存放、平时归卷。
到年终或次年初，通过整理编目，最终完成文件的整理归档。
本章结束

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