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文书处理
【5章】
第五节 办毕公文处置
办毕公文，亦称办结文件，专指完成了文书处理流程，业经发出或承办完毕的公文。
公文“办理完毕”的界定标准，主要是否完成了文书处理流程全过程。具体包括两方面：
一是发文（对内、对外发文）的流程运转完毕；
二是收文（各种渠道的收文）的流程运转完毕。
办毕公文处置包括的工作环节：
整理归档
清退
销毁
暂存等
一、整理归档
（一）含义
是文书处理机构将办理完毕、具有查考和保存价值的文件材料，遵循其形成规律，按照其形成过程中的联系组成有序的文件信息系统的工作活动。
采用案卷级和文件级整理方法，目前主要采用后者。
归档，是指各机关单位将其管理活动中形成的、处理完毕的、具有一定保存价值的文件材料，由文书处理机构或承办部门按照整理的原则和方法进行有序化整理，定期向本单位档案部门移交，并由档案部门集中统一保管的活动。
1．办理完毕的公文才能归档。
界定公文是否“办理完毕”的标准具体运用如下：
其一，对于单向公文，即不必办复的公文，在发文机关印制发出后，或收文机关收到分送有关负责人阅知后无批示的，或有关部门传阅办理后无其他意见的即为办理完毕。
其二，对于复向公文，即问复性质的公文，只有当发文机关发出或收文机关得到答复、收到复文（或结论结案性公文）之后，即为办理完毕。
其三，对于各类交办公文，或已直接答复来文单位，或已按要求转交有关业务主管部门和单位办理，即为办理完毕。
其四，对于一些需要长期贯彻执行的公文，如规范类文件、长期规划等，作为发文已在本单位定稿并印发行文，作为收文在收文单位已经过有关负责人阅知或阅办，完成了其特定阶段的处理流程也算办理完毕。
2.具有查考保存价值的公文才值得归档。
各机关单位形成和使用的公文具有专门的选择标准，并由此确定归档范围和公文的保管期限，不应该“有文必档”。
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》[1]规定归档标准为文件材料是否具有眼前或长远的查考利用价值；
不具备查考利用价值的不必归档。
[1] 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第八号令）2006年12月18日发布并实施。
3．应该按文件形成规律和有机联系整理归档。
以案卷级整理的归档文件（立卷），应是有关某一问题或某项工作活动的系统的有一定联系的文件组合体，能反映该组织中某个（类）问题的处理情况；整个组织的案卷，能系统、完整地反映一个机关单位工作活动的全貌。
以文件级整理的归档文件，在其整理原则、质量要求以及整理方法上也突出了遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系的要求。
符合以上三点才是完整意义上的整理归档。
（二）整理归档的必要性
首先，是文书处理流程的最后环节，是手工操作条件下的文书工作与档案工作的交接点。文书工作善始善终，也给后继的档案管理一个坚实基础和良好开端。
其次，是日后查考利用文件材料的需要。
再次，是我国各机关单位在现有办公条件下整理和保存纸质文件的一种好方法。对于整理归档非但不能轻视和荒疏，对其规范要求和操作在当今现代办公环境和条件下还需不断改革和创新。
二、清退
（一）含义
办毕公文的清退，指根据有关规定和要求，将部分办毕公文经过清理，定期或不定期地退还原发文机关或由其指定的专门部门的处置方法。
清退意义
一是为了防止公文丢失，确保涉密公文的安全；
二是防止信息不必要和不正常的扩散，避免给工作造成被动和不良影响。
（二）清退范围与操作
1．清退范围
上级机关下发的绝密公文（下级机关报送的绝密公文一般不予退还，由上级机关清理销毁和暂存备查）；
在公文起草、审批过程中形成的，仅供在一定时间、范围和级别的单位内使用并要求予以退还的未定稿、讨论稿、送审稿和征求意见稿；
未经本人审阅的负责人的内部讲话稿；
有重大错情的公文稿本；
上级机关或本单位制发的供内部传阅参考并要求予以退还的公文资料，如重要情况通报、有关统计资料、重要简报和信息等；
规定回收的会议文件；
其他由发文机关明文规定限期清退的公文。
2．清退方式
绝密文件，上级要求清退的绝密文件，由下级单位的机要部门负责办理。
存在重大错情的文件，一经发现即由主管单位收回。
本单位发文的传阅件、征求意见稿和送审稿，由承办单位的承办人员或文书人员直接清退；外单位发文的征求意见稿和其他需要清退的文件材料，由本单位的文书工作机构统一清退。
需清退的会议文件，一般由会议秘书部门或会务组发出清退文目录，在会议结束之前督促持件人退回。
人员离退休、调动、任满离职，机构撤销合并、办公地点搬迁等特殊情况下的公文，应按照有关规定，在文书工作机构（人员）的督促和协助下主动清理，或清退、或移交、或销毁。
3。清退流程
与手续
填写一式二份的《文件清退清单》,逐件核对、清点、退还,
同时在收文登记簿上注明清退日期和编号，
由收文方开具清退凭证，
清退方保留备日后查考。
三、销毁
（一）含义
办毕公文的销毁，指对办理完毕，业经清理鉴定确认不具备归档和存查价值或留存条件的文件材料，经过文书工作机构负责人批准所实施的毁灭性处置方法。
销毁可以防止公文失密，避免过时或无用信息的干扰，减少文书处理的工作量，提高工作效率。
（二）销毁范围与操作
1．销毁公文的条件与范围
销毁条件：办理完毕、业经清理鉴定确认不具备归档和存查价值或留存条件的文件材料。
销毁范围：
（1）临时性、事务性公文与机构内部一般抄送件；
（2）外单位抄送本单位参考的公文；
（3）外出参加会议带回的无留存价值的公文；
（4）一般公文的草稿、校样、与其他已经使用过的征求意见稿、会议讨论稿等；
（5）本单位重份公文，复印、翻印的一般文件材料副本；
（6）无保留价值的信封；
（7）一般的来信来访记录；
（8）因情况特殊，不销毁即会失密或泄密造成严重损失的各种文件材料和会议文件副本；
（9）失去保留价值的统计表、登记簿册、简报等；
（10）其他失去留存价值的材料。
机关单位对于本单位销毁公文的范围应有具体规定。
2.销毁方式
根据待销公文数量及工作条件区别采用。
规模较小的机构可将待销公文使用碎纸机自行销毁；
规模较大的机关单位按规定将待销公文送造纸厂制作纸浆或采取其他方式集中销毁。
3．销毁流程与手续。
（1）分类销毁。
销毁一般文件由文书工作机构（人员）定期或不定期组织鉴定，编制销毁清册，并经办公厅（室）负责人审查批准，可以销毁；
销毁秘密公文（含密码电报）或重要公文，应根据有关规定经过鉴别，逐件登记，由文书工作机构负责人或保密部门审核、批准后由文档部门或保密部门集中统一销毁；
销毁电子公文及有关材料，可经有关负责人和部门审查批准后定期清洗计算机硬盘和软盘、光盘等存储介质。
（2）执行监销制度。
（3）未经审查批准，任何部门和个人均不得私自销毁公文。
四、暂存
（一）含义
办毕公文的暂存，指对既不应归档整理、清退，又暂不宜销毁，需要再留存一定时期以方便查阅参考的公文采取的处置方法。
（二）暂存范围
上级机关普发的与本机关主管业务或主要职能无直接针对性的领导指导性公文；
短期内需要频繁查阅的归档文件的重份文本与复印本；
不相隶属机关发来的具有短期参考价值的公文简报等；
下级机关反映一般情况的报表及其备案性文件；
其他仅在较短时期（如5年以内）具有参考利用价值的文件材料；
一时难以准确判断是否留存或销毁的文件材料。
（三）暂存公文的管理
简单编目。可按照归档整理的原则与方法进行初步整理，如可按发文字号、来源、主题等分类组卷（可不装订）或置于卷宗夹内妥善存放，简单编目即可。
保管。应由文书工作机构或专门业务机构统一负责，集中保管，防止泄密和丢失。
清理与鉴定。分为定期或不定期进行，对于一段时期后不再需要查考的公文剔除销毁；对涉密公文按规定作好保密、降密或解密工作；对经过一定时期检验，认为确有保存价值的公文经过归档整理予以保存。
(四)暂存公文的利用
在暂存阶段，可以通过借阅、汇编等方式充分利用暂存公文的现行效用或查考利用价值。
1.借阅
2.汇编
即将有价值的暂存公文汇编成册，提供利用。可按既定序列、发文字号、主题（会议、专题）或其他查考线索汇编成册，通过内部印发、提供借阅等方式，满足利用需求。
具体做法：
（1）制定汇编公文的收录标准，并按照标准操作。
标准一，是公开的（涉密公文汇编除外）公文。
标准二，采用原件。
标准三，符合汇编目的，应从其制发机关的级别和权限、公文内容和性质、公文稿本、公文制发时间和施行生效时间等方面选择鉴定。
（2）汇编要求。
第一．排列须有序。
第二，慎改原内容。
第三，涉密要谨慎。
第四，收录修订本。
第五，准确标时间。
第六，按需附材料。
本章结束

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