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文书处理
【5章】
第三节 收文办理
收文办理即机关单位对来自外部或内部的公文进行接收、办理的活动，是使收文通过办理产生实际效用的重要过程。
包括收文的接收、承办、传阅、催办等工作。
一、签收、初审、分办
（一）签收
即机关单位的文书工作机构、专（兼）职文书人员或指定的专门人员按照规定手续，通过专门渠道收取外单位发来公文的环节。
1．工作内容
大中型机关单位文书工作机构通常分设内收发和外收发。
外收发即机关单位专门的对外收发机构，主要负责对收文封件的签收检查，履行第一次收文登记手续；
内收发即机关单位中心机构或其下设的文书工作机构的专（兼）职文书人员和各业务机构的专（兼）职文书人员。签收侧重于启封并检查封内公文，履行第二次收文登记手续。
2．做法与要求
（1）外收发签收。
（2）启封。亦称拆封，即由内收发按照规定统一拆阅收文。
凡标明送本单位、本单位负责人、本单位办公室（中心机构）或本部门收启的公文，由本单位或部门的文书人员启封；
送本单位或部门负责人的“亲启件”（多为负责人之间的通信），交负责人本人或其委托的秘书启封（经授权可以拆封的除外），内中如有急需办理公文，应交文书人员按流程办理；
密件，交机要室或机要人员启封。
（3）收文登记。
收文登记方法主要有：
按收文时间顺序登记；
按发文机关登记；
按公文类型登记，如阅件与办件、急件与平件、密件与非密件、公文与各种简报、刊物、资料等分户登记，一目了然。
（二）初审
亦称收文审核，即由文书工作机构对收文进行审查核实的环节。这是公文办理流程中具有监督功能的环节
1．工作内容
初审主要针对下级机关上报的办件，审核重点包括：
（1）是否属于本单位职权范围内应处理的公文；
（2）内容是否符合法律法规及其他有关规定，是否与其职权范围相符合；
（3）是否符合行文规则；
（4）文种、格式、内容表达等是否规范；
（5）涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签。
2.做法与要求
（1）经初审符合办理要求的办件即进入下一步处理流程。
（2）对不符合规定的公文，经本单位办公厅（室）负责人批准后，应当及时退回来文单位并说明理由。
案例 如某行政机关设计的《退文通知单》
（三）分办
分办亦称分发，即文书工作机构（人员）对收文筛选分类后，根据规定和常规，将收文分送各有关机构或人员阅知办理的环节。
1．工作内容
首先，要确定分办依据。即依据公文性质、重要程度、涉密程度、紧急程度、内容所涉及的职责范围，各职能部门或负责人的职责分工及其他人员分工，有关办文办事的流程、规定或惯例进行分办。
在实际工作中各单位应将分办依据尽量明晰化，做到真正有规可循。实践证明，一个单位分办依据的模糊和多变，会使其难以掌握，缺乏可操作性。
其次，要遵循分办原则。即优先处理主要的、重要的、紧急的、需要直接办理的收文。
一是将收文分类，即分出主件与次件、急件与平件、阅件与办件、密件与非密件，将电报、急件、挂号信或专递公文等置于其他收文前面处理。
二是将处理者分类，即按“三主原则”，将待办收文优先分给本单位的主要负责人、主管负责人或主管部门阅处，使公文主次分明、缓急有序，尽快得到实质性处理。
三主 原则”
2.做法与要求
首先，按照分办依据和原则，定出本单位各类收文的分办规则，实现分办流程化。
分办规则：
（1）“亲启件”（此处主要指上级机关负责人与本单位负责人的来往信函文件）径送负责人本人；
（2）综合性公文径送综合办公部门；
（3）责任分工明确的业务性公文径送各业务机构，回复性公文径送原承办机构或主办人员；
（4）已注明具体阅知对象和要求的阅件，直接组织传阅；
（5）不能或不便直接确定分送对象的、重要的、非常规性的以及综合性强、内容涉及多部门的业务公文，应直接呈上司或综合办公部门负责人批办或拟办，再据此分送。
分办流程：
（1）对于符合既定分办要求的公文，应先请主管负责人阅示，然后按照职能分工或负责人的批示转请有关部门或处室研究处理。
（2）属本单位或本部门职能范围内已有明确规定的或经领导授权的一般事务性事项的公文，可直接转请有关机构研究办理。
（3）属参阅、知照性质的公文，由文书工作机构分送处理。
（4）公文内容涉及几个部门，阅件可将有关部门列表附于文上，送各部门传阅；办件或由持有公文原件的主办部门将主要问题转告其他有关部门处理；或复印若干副本分发各有关部门同时处理。
（5）对一些内容重要、紧急、篇幅较长或表意不够清晰明了的公文进行加工编辑后再分办。
其次，制定必要的分办工作制度。
分办交接登记制度
限时分办制度。
二、拟办、批办
拟办、批办均属收文的承办环节，即对收文进行阅处、分析研究，从中获取信息、了解有关情况或做出决策、解决问题的过程。
关系到公文效用的实现以及实现的程度，是整个收文办理中最重要的部分之一，对于整个文书处理流程的质量和效率具有决定性影响。
（一）拟办
即由综合办公部门、业务部门负责人，秘书及有关承办人员对部分收文的办理提出请示性、建议性处理意见，供负责人决策审批时参考选择的环节。
1．工作内容
主要是针对不同情况分别拟写出拟办意见：
2．做法与要求
拟办意见又称“办文预案”，如切实可行，可为负责人节省时间和精力。
第一，要划定拟办范围。并非所有收文都需要拟办，拟办范围：
（1）要求本单位或本部门贯彻执行、协商办理或审批的公文；
（2）负责人明确指示代其提供决策方案（初步处置意见）的公文；
（3）公文内容所涉及问题的最终处置权按照有关规定和惯例属于上级负责人掌握，而自己对于这类问题较熟悉并具有一定发言权的公文等。
第二，要认真研读需拟办的公文。
（1）弄清拟办公文主旨、问题性质。即所提问题是否需要办理，何时完成，有何要求；内容涉及何人、何部门的主管业务，办理时限、涉密程度等等。
（2）必要时应查阅相关资料，开展调研，掌握有关法律、法规、政策依据和事实依据。
（3）拟办重要公文尽可能提供有关参考资料，如背景材料、原始材料等供领导参阅；对于篇幅较长的收文在拟办同时要进行一些加工处理。
第三，拟办意见要文字准确、观点鲜明、简明扼要、具有可操作性。工整清晰地填在《收文处理单》的“拟办意见”栏目中，并注明拟办人姓名和日期。
撰写拟办意见的具体要求如下
归纳来文要点。
提供来文背景。
提出处理意见。
提出阅批范围。
第四，改进拟办形式。
急件急转，要件专门呈阅；
承办部门（人员）对于例行公文或自己有把握处理的业务性公文，必要时可按要求直接拟好复文或转发通知的代拟稿，同拟办意见一起送负责人审定。
书面难以提出具体拟办意见或限于篇幅难以表述清楚的，可当面向上司汇报陈述拟办设想。
第五，对拟办人员有较高要求。包括：
有正确的指导思想和参谋意识，站在负责人的角度思考问题，从全局出发，拟出符合实际的解决问题的方案或意见；
有较高的政策水平，提出的预案必须符合党和国家的方针政策、法律法规；
要熟悉有关业务；
要具备较强文字表达能力。
（二）批办
即由机关初审负责人针对需要办理的公文，给有关承办部门（人员）批示具体意见，体现对于办文集中领导指导的环节。除直接处理的公文外，批办一般是通过对拟办意见的审阅、认可和修正而完成。
1．工作内容
应针对不同情况分别拟写出批办意见：
（1）对阅件，批示“请××阅”、“请××、××阅”、“请××阅研”。如必要，可以注明送阅理由或提出意见、建议、要求。（此类阅件通常不需回复意见）
（2）对有时限要求的办件，通常批示“请××于×年×月×日前研复”、“请××于×年×月×日前办结（查复）”。
（3）对需要他人共同做出批示的办件，在自己做出批示后，可写“请××核批”。
2．做法与要求
首先，划定批办范围。并非所有收文都需要批办。
批办范围主要包括
（1）无既定办理方案的业务性公文；
（2）非固定性来源的重要公文；
（3）本单位无处理业务对口机构的公文；
（4）依职权确需负责人决策处置的公文。如
上级机关的决定、指示性政策性通知，针对本单位的批复、批示、通报等；
平级或不相隶属机关重要的协调性公文；
下级机关的请示、报告等。
不属于批办范围的包括：已有既定执行方案的常规性、例行性公文等。
第二，体现出统一负责、合理分工。
统一负责，即全局性、政策性强的公文务须由机关主要负责人亲自批办。
合理分工，即实行分层负责制，不得越权批办，明确规定机关主要负责人和各层次、各部门负责人批办的职责与范围，授权副职与办公部门负责人承担其分管范围内业务性公文与行政事务性公文的批办。
对于重要公文的处理可会议讨论或征询专家意见，听取公众意见，但法定责任者应该勇于负责。
第三，批办意见应明确表达领导意图，切实可行。
第四，建立健全各项批办制度。
（1）批办意见办理和反馈制度。
（2）一次性批办制度。
（3）圈阅批办制度。
三、承办、注办
属于收文的办理环节。
（一）承办
即通过对公文的阅读传达、贯彻执行与办理（回复），具体办理和解决其内容所针对的事务和问题的环节。
公文办理流程的中心环节和核心部分
涉及单位负责人、综合办公部门（文书工作机构）、各职能部门和业务机构
1．工作内容
从办理形式和分工看，承办分为：
（1）办公室或业务机构（人员）承办。
不需回复的办件和阅件，承办方式：
发文（批转、转发）贯彻、
开会传达、
当面协商、
电话联系、
实地调研、
现场办公、
督促检查等。
对于需回复的办件直接进入发文处理流程，
一是采用发文回复，即涉及重要决策、人事任免、案件处理等，一律用书面形式批转或批复、函复，以便有据可查；
二是原件批回，即属于征求意见或一般工作请示可在原件版头上批注处理意见或领导机关审批意见，复印后盖章发出，原件由领导机关归档；
三是电话答复，作好电话记录。
（2）负责人承办。
凡由负责人批示不再办理的公文，由文书工作机构（人员）注明办结情况，作为办毕公文处置。
（3）转办。需要转办的公文要及时转交有关单位、部门承办。转办方式通常分为 ：
原件转办。
面告或通知转办。必要时应允许摘抄、记录。
如某省政府办公厅规定，省长、副省长、资政、助理、秘书长、副秘书长在纳入省政府办公厅公文管理系统的收文上作出需有关市（州）、部门办理或阅知的批示，承办处（室）、中心）应以办文通知方式将领导批示或批示精神通知关市（州）、部门。
电话转办。适用于密级不高的一般公文和内部事项，可以利用电话、传真转告承办单位，通话双方作好记录备查。
退回不办。即对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的公文，应当及时退回交办的领导人或机构并说明理由，不可无故滞留。
2．做法与要求
首先，需要确定承办范围：
（1）上级针对本单位的指示，有的需要向下传达贯彻，有的在本单位执行；
（2）上级领导交代布置的工作、事项或需要办复的公文；
（3）来自下级单位的请示、重要报告、建议和意见；
（4）平行单位及不相隶属单位要求回复办理的函电、合同；
（5）人大代表的建议、议案和政协委员的提案。
其次，承办过程中需要注意以下问题：
（1）认真遵循承办规则。
（2）合理安排承办次序。坚持先主后次、先急后缓、急文急办，特事特办。
（3）及时反馈和通报承办结果。
承办单位以发文、电话等方式直接答复报文单位的，应抄送或告之交办单位的文书工作机构。在文书处理程序中也称为“收文办理”中的“答复”环节。
（二）
注 办
即由承办人在办理完毕的公文上或收文处理单的“办理结果”栏目中简要注明办理经过和结果以备忘待查的环节。
虽然简单但却很重要，既有利于交代办文责任和结果，又标志着收文办理流程的结束。
注办后收文即归入办毕公文，为日后查考公文承办的过程、方式、结果及责任者提供依据。
1．注办工作内容
注办内容包括公文的办理经过、办理结果，以及办理过程中一些特殊情况的说明。如
（1）发文承办的，注明其是否办复，复文号及复文日期；
（2）传阅承办的，注明主要阅件人姓名和日期；
（3）会议承办的，注明会议名称、时间地点、与会范围、会议主题、决议与结果；
（4）使用电话或当面解决的，注明时间、地点、有关人员与主要内容，并标明承办部门或承办人姓名；
（5）通过现场办公解决的，应注明时间、地点、参加者、解决问题的方法、措施与结果，等等。
2．做法与要求
通常由承办人随手完成，填写在《收文处理单》或《接收电话记录单》 “办理结果”的相应栏目中，同时填写《文件办理情况登记表》。要求表述清楚，字迹工整。
注办实质是承办环节的“善终”。除自身承办的公文外，文书工作机构或文书人员一般不具体负责注办，主要负责督促其他承办部门（人员）做好这项工作。
本章结束

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