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文书处理
【5章】
第四节 公文管理
公文管理，亦称收发文管理。
即通过具有管理性质的若干环节对收发文流程运行进行沟通协调和监督控制的活动，包括登记、公文信息加工、传阅、催办等工作。
一、登记、公文信息加工
（一）登记
即由文书工作机构统一对公文的完整数据进行登录，是贯穿整个公文处理流程始终的关键环节。
严格登记制度，一方面有利于管理者掌握公文运转办理的原始情况，为查阅、催办、交接、统计公文提供线索和凭证；另一方面，有利于明确办文责任。
1．工作内容
（1）设置登记体系。
（2）设置登记格式和项目。
总原则是科学
实用
严密
简化
2．做法与要求
（1）确定登记范围。
以数量最大的收文登记为例，收文登记范围可与本单位归档文件范围结合考虑，即凡属正式来往公文、内部文件、会议文件等均应逐件登记，并将登记重点放在具有归档价值的公文上。
特别注意对“账外文件”的登记。
不需要登记的收文，亦可参考本单位文书材料的不需归档范围。
对于未经文书工作机构登记的收发文，各部门应不予办理，不能对外发出。
（2）选择登记形式。
簿册式登记。可按收发文时间依序登记，便于查找、交接和统计公文，利于保存和掌握收发文的办理期限和去向，成本较低，普遍采用。但公文数量多时操作欠灵活，不便于查找和登录。
卡片式登记或联单式登记。排列灵活，分类登记。但存在卡单零散、保管麻烦等不足。
电脑登录。简便易行，便于公文信息的存储、检索和利用，满足了计算机管理公文信息的一次输入、多次输出，信息共享的需求。
（二）公文信息加工
即文书工作机构（人员）在收文办理之前，对其进行筛选分类、加工编辑，控制呈批数量，提取有效信息，方便负责人阅读与审批的环节。
通过主动地、有针对性的加工工作，提高公文信息流含金量；
文书工作机构将单一的公文管理向信息管理、知识管理转变，除公文外,非公文信息如情报、资料、新闻报道、科技成果等也成为文书工作机构关注对象，需要对其进行科学整合，为机关单位提供优质高效的信息服务。
主要工作内容与要求：
第一，筛选分类
即对收文按照业务性质、重要程度、紧急程度进行选择分类。
文件材料分类别处理：
——需送负责人批办的公文。
——承办部门明确、需要办理的业务性公文。
——本单位行政事务管理方面形成使用的具有规定性、执行性公文。
——不需办理的一般阅件。
——临时性、事务性文件材料。如催报统计报表的通知、请柬、一般便函等。
——与本单位主管业务无关的文件材料。
第二，加工编辑
即在筛选分类基础上进一步对篇幅过长、眉目不清的收文办件进行删繁就简的技术性处理，以利于提高审批公文的效率。
主要做法： ——划出公文“文眼”。
——撰写公文提要。
——汇编公文摘报、摘要。
——编写综合信息。
二、传阅
即由办公室及专（兼）职文书人员将公文在多部门或多位负责人之间传递，使之得到迅速有效的阅知办理的环节。
在公文数量较少又不便复印的情况下，传阅环节使公文作用得到最大限度的发挥。
1．工作内容
传阅分办件和阅件进行。
（1）办件的传阅亦称传批，
即按照负责人的分工，根据公文内容、送请分管负责人和主要负责人批示（批办），要求阅文者批阅指示性意见；它是负责人之间交换意见，商定事项、实施职责的一种工作方法。
（2）阅件的传阅，
仅要求阅文人了解、知悉公文内容；它是负责人之间交流信息、了解情况、沟通意见及共同决策的一种工作方法。
2．做法与要求
（1）以文书人员为中心点组织传阅。避免“横传”。
（2）合理安排不同公文的传阅顺序。应该依据阅文者的实际责任及其需要，以及公文重要程度、紧急程度、秘密等级等合理规划。
一般阅件：主要负责人→主管负责人及其他副职→其他需要阅知的业务部门负责人或有关人员；
一般办件：即需要主办的业务部门负责人或有关人员→主管负责人→主要负责人；
紧急公文、专递公文和急需分管负责人直接阅处的办件：主管负责人→经办人员→其他机构或人员，按先办后传、急用者先阅、跳跃式传阅等方法处理；
电子公文：
（3）有效采用多种传阅方式。
循序传阅。适用于需要贯彻落实、答复承办的例行公文，按固定顺序进行传阅。此为最常用、最基本的传阅方式。
同时传阅。适用于内容重要、时限性强、保密要求不高、阅文范围较广的公文，包括采用设立阅文室定时集中阅文；公布栏公布需周知公文；应用传真机、本单位局域网络等同步传阅；利用会议集中传达；复印若干副本同时投入传阅等。此方式成本低、效率高，运用较为普遍。
专送传阅。适用于急件，绝密件，负责人专门交代的要件，可派专人按传阅顺序直接送阅。此方式高效、保密，但占用专送人员时间太多，且采用过频，会干扰领导正常工作。
（4）优化传阅流程。
文书工作机构应合理设计、尽量缩短传阅流程，有效控制传阅范围；
设置便捷的传阅登记，履行完备的交接手续。
文书人员应按照规定关注和妥善处理负责人在传阅公文上的签批意见，并将处理情况反馈相关负责人。
阅文者应配合组织传阅工作，对于传阅公文不滞留、不横传，认真做好传阅签注。
三、核发、公文公布
（一）核发
即公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发，包括按照有关规定和要求，拣配和分装待发公文，进行登记和装封，以正式对外发出的一系列环节。
1．工作内容
（1）拣配和分装。由内收发人员从文印部门接收待发公文，对其文字、格式和印刷质量进行最后检查，清点份数以后按照签发意见、注发要求以及本单位发文惯例拣配公文。
（2）登记。即对发文逐份确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（3）装封。发文登记完毕后即可将装入封套；同时填写发送地址和收文机关、回执单（部分公文需要）；检查核对；封口。发给同一机关的公文较多时可以合并装封（包、袋），但密件、急件应与平件分装，并在封套上加盖有关标记或加保密封条。
（4）发出（传递）。 即以各种方式、多种渠道将公文传递给受文者的环节。一般由单位的外收发负责此项工作，主要工作步骤包括：交接公文封件、清点数量、检查装封质量；内外收发人员履行交接手续，发文登记；发出。
2．做法与要求
普通邮寄。。
邮政机要通信。
机要交通。
城市机要文件交换站。
专人传递。
电信传输。当前随着现代化通讯设备和办公技术的发展，网络传输成为公文主要的发出（传递）渠道。
（二）公文公布
是公文正式成文后对外发出的方式之一，即通过各种公开途径和方式，将公文公之于众，使其被周知或普遍遵行的环节。主要适用于部分特定公文，如政策性、规范性文件等。
1．公文公布的意义
其一，有利于实施依法治国方略。
其二，有利于国家机关转变办文观念和工作作风，提高办事效率。
其三，适应了深化改革和对外开放，建设社会主义市场经济体制的需求。
2.工作内容
目前我国公文公布主要采取以下形式：
（1）公报公布。
（2）报刊公布。
（3）网上公布。
（4）广播电视公布。
（5）定点公布。通过国家档案馆、公共图书馆、政府机关政务大厅以及主要办公地点等设立的已公开文件利用中心、公共查阅室、资料索取点、政府信息公告栏、电子屏幕等场所、设施提供国家机关已主动公开的现行文件的利用服务。
（6）其他。包括：公开印发张贴,汇编下发，社会组织内部公示，新闻发布会，定点设立宣传点、咨询点，热线电话查询等。
3．做法与要求
第一，公文公布要区分不同类型。
（1）从制发机主体看，以各级政府及其各部门（即行政机关）制发的公文居多。
（2）从公布公文的性质看，以规范类公文，方针政策性、领导指导性公文居多。
（3）从具体操作看，分为直接公布与间接公布。
（4）从公布范围看，可分为国内外公布、国内公布、系统（行业）或机关、组织内部公布。
（5）从公布形式看，分为主动公布（公开）和依申请公布（公开）。[2]
[1] 《国务院关于加强市县政府依法行政的决定》（国发〔2008〕17号 ）四、建立健全规范性文件监督管理制度（十三）。
[2] 《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院第492号），自2008年5月1日起施行。
第二，公文公布既要维护人民群众的权益，又要提高机关单位的工作效率。
第三，包括公文在内的政府信息公开要依法推行。
2008年5月1日起施行的《中华人民共和国政府信息公开条例》[1]是我国第一个与公文公布（公开）有直接关系的行政法规，它标志着包括公文在内的政府信息的公布（公开）终于有法可依，必须依法行事。
[1]《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院第492号令）2008年5月1日起施行。
四、催办 督查（督办）
（一）催办
即根据承办时限和内容要求对部分公文的承办进行督促检查，以防积压的环节，在公文办理流程中具有监督、反馈功能。
如当前一些政府部门推行的“限时办文制度”.
1．工作内容
根据催办对象，分为
对内催办
对外催办
2．做法与要求
（1）划分催办范围，突出重点。
催办范围：主要限于有承办时限（公文本身要求或负责人批示确定）的公文。包括：
请示性公文；
上级或本单位领导交办的或需要办复的公文；
同级或不相隶属机关要求答复或办理的公文；
需要办理落实的会议决议类公文；
重要事故、事件、人物等处理专案中的文件材料等。
涉及重大问题、疑难问题、特殊紧急问题的要件、难件和急件需要重点催办。
（2）选择催办方式，有效使用。
电话催办。
文字催办。
登门催办 。
会议催办。
（3）遵循操作流程，认真负责。
首先，分门别类催办。做到
一般公文定时催,
紧急公文跟踪催，
重要公文重点催。
一般应比承办时限提前一两天催询；遇到特殊情况应该及时汇报。
其次，做好催办登记。
最后，由催办人员（文书人员或承办人）对办理完毕的公文予以注办。
（4）注意工作方法和建立制度，加强领导。
建立催办报告制度。
对需要催办的公文逐件登记，跟踪记录催办情况，及时反馈催办结果；定期进行统计分析、上报有关领导；通过发简报、内部公布等形式监督催办实施情况。
建立文书处理和领导批示件办理情况通报制度。内容包括；一是退文的单位及数量；二是凡主送上级机关公文在收到纸质公文时仍没有收到电子公文的单位及数量；三是公文多头报送的单位及数量；四是内部明传电报接收及处理不及时,影响工作的情况；五是领导批示件办理反馈情况等。
加强组织与领导。各单位领导对于重大或特急公文应该亲自催办 。
（二）督查（督办）
公文的管理中的督查亦称督办，即督促核查重要公文的实际执行情况，督促并协助承办单位全面贯彻落实公文内容要求和精神，解决有关问题的活动。
其主要作用在于督促公文的办理，使其产生实际效用，解决实际问题。
1．工作内容
严格意义上说，督查已经不属于狭义的文书处理。此处仅针对督查与文书处理有关的部分进行阐述。
督查与催办具有共性。二者都具有监督控制性质，工作内容一般也分为对内对外两种。
督查与催办存在较大区别。
催办是以具体公文的运转为对象，对其承办过程进行监督控制，侧重检查是否按“时”办理完毕；督查则是侧重以公文涉及的“事件”为对象，对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况进行专项督促检查，不仅要监控公文承办过程，更要负责追踪、反馈公文的最后效果。
催办属于狭义的文书处理，是文书处理流程的环节之一和文书工作机构的职责范围；而督查涉及的职责范围和工作面更广，做好督查工作常常属于秘书工作机构，即办公厅（室）的工作职责之一。
2．做法与要求
第一，在建立公文限时办结制度基础上建立督查（督办）和反馈机制。
第二，确定重点督查（督办）范围
上级明确指示或上级负责人批示；
需紧急向上级报告工作或反映情况的公文；
需紧急向下级发出指示或作出决定的公文；
本单位决定的重要事项需要办理和落实的公文；
下级报送的紧急请示和有办理时限要求的公文；
其他单位会签或征求意见需要答复以及商洽工作需要办理的公文。
处理紧急、重大、突发事件的公文。
第三， 遵循公文督查（督办）流程
（1）立项。
（2）交办。
（3）核查。
（4）协调。
（5）结办。
（6）销办。
（7）反馈。
第四，公文督查（督办）方式和要求
包括电话督查、发函督查和约谈督查。
要求：
（1）围绕中心，突出重点。督办要紧紧围绕本单位的重大问题和中心工作进行。
（2）讲求时效，注重实效。对确定的督办事项要明确承办部门，提出时限要求，承办部门要认真研究、及时办理，按时反馈结果，确保督办的质量和效果。
（3）领导重视，分工负责。各部门主要负责人要亲自抓督办，设专门的督查机构和人员负责具体，充分授权，强化督查机构和督查工作的权威。
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