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文书处理
【3章】
第三章 公文的类别与文种
学习本章需要重点掌握通用公文和专用公文的区别、电子公文的要素与主要种类、规范类公文的概念与种类、上行文平行文下行文的划分、各种公文稿本的形成、作用和价值。
同时需要了解正确选择公文文种的意义，熟练掌握通用公文文种的选用依据、党政机关主要通用公文文种的概念和适用范围，学会正确使用文种。
第一节 公文类别
一、按形成和作用领域分类
分为通用公文和专用公文。
1．法定通用公文
亦称为法定正式公文，即根据有关规定在各类机关及社会组织共同形成、使用的正式公文，具有法定性、规范性和通用性特点。
如《党政机关公文处理工作条例》规定的15种法定正式公文文种作为公文文种的主体部分，其规范使用对于其他机关单位有重要导向作用，这些机关单位也可以参照使用。
2．内部通用公文
俗称内部文件或内部公文，即在机关单位内部通用的公文，具特点。
内 部
性
复 杂
性
灵 活性
（二）专用公文
亦称专门文书，是业务系统、专门部门在专门业务工作范围内使用的公文，使用范围具有极强的专门性和限制性。
如外交文书（国书、照会）、外事文件（外事函件、外事专用批文）、纪检监察文书、财务文书（发票、账簿、报表）、保险文书、税收文书、计划文书、司法文书、行政处罚文书（处罚决定书）、人事工作文书（人员登记表）等等。
机关单位专用业务文书
机关单位在履行自身专门职能或业务工作中内部使用的公文有的也归入本类。
电信部门的电信公文
盐业公司的盐务公文
某研究院的科研管理公文等。
另如某省财政厅规定“ 除正式公文外，我厅在行政过程中出具的检查结论、整改意见、处理决定、移送处理意见书、承诺书等特殊公文继续保留”，显然这类特殊公文也属于该机关的专用文书。
二、按物质载体分类
纸质公文：
感光介质公文：以感光胶片、像纸等感光材料为物质载体的公文。习惯称为照片文件、缩微胶片文件、显微照片文件等。
磁介质公文：以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料为物质载体的公文。 习惯称为录音文件、录像文件和磁盘文件以及光盘文件等。
电子公文（Electronic Records）：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的公文。
三、按内容性质分类
领导指导类公文：
报请类公文：
知照类公文：
契约类公文
会议类公文
重点介绍规范类公文的分类。
第一，规范类公文的相关概念
规范类公文——即“为人们的行为提供标准、指明方向的，以书面形式或成文形式所必须的，以一定社会主体的强制力保证实行的，一定行为规范的结合体。” 简言之，即由各类社会组织在其职权范围内制定的公开发布并反复适用，用以规范行为、具有普遍约束力的公文。依据制定主体的立法权限、职责权限以及法定效力的不同等级，规范类公文可划分为法律法规类文件和一般规范类公文，并呈现不同的效力等级。
法律法规类文件——即通常所称的“法”，是我国目前具有法律法规效力文件的总称。由宪法、法律、行政法规、地方性法规、自治条例和单行条例、规章等层次组成。
一般规范类公文——是法律法规类文件之外的所有规范类公文的总称。
行政规范性文件——俗称“红头文件”，概念有广义和狭义之分。
广义行政规范性文件，指所有国家行政机关依法制定的具有普遍约束力的决定、制度、规定、办法等行政文件，包括行政法规和规章在内。
狭义行政规范性文件，指除行政法规、规章外，国家行政机关为执行法律、法规和规章，对社会实施管理，规范公民、法人和其他组织行为，依法定权限和法定程序公开发布的具有普遍约束力、可反复适用的决定、命令等行政文件。
本教材使用狭义概念。
第二，规范类公文的类别
1．明确规范性文件的效力等级、制发主体，便于按不同技术特点制定。
宪法——基本法律—— 一般法律——行政法规（条例、规定和办法）—— 地方性法规（省级人大及其常委会制定发布）—— 规章（含国务院部门、地方政府规章，使用规定和办法、细则）——行政措施（ 行政规范性文件、其他公文文种）——其他规章制度
规范性文件的效力等级
基本法律
一般法律
行政
法规
规
章
国务院部门规章
地方政府规章
地方性法规
行政措施
其他规章制度
宪
法
民族自治条例、单行条例
行政规范性文件
其他公文
四、按涉密程度分类
（一）具体将公文分为绝密、机密、秘密、限制和公开五个等级，并采取相应保密措施。
绝密公文：
机密公文：
秘密公文：
限制性公文：指内容不涉及国家秘密，但在一定时间内限制其交流和使用范围的公文。
公开公文：指内容不涉及任何秘密，可直接在国内外公开发行和交换的公文。
按照国家质量监督检验检疫总局2003年7月25日颁发的国家标准《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）划分。
（二）首先需要区分涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密的公文
国家秘密：是关系国家的安全利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
政党的秘密事项中，符合国家秘密诸要素的，属于国家秘密。
商业秘密：指不为公众所知悉的，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。
工作秘密：是在公务活动中产生的，不属于国家秘密、商业秘密，又不宜于对外公开的秘密事项。
作为国家机关公务人员，企事业单位及其他社会组织的成员，在公务活动中行文，应该严格保守国家秘密、商业秘密和工作秘密。
公务活动中涉及的个人信息（个人隐私）、决策前的内部讨论研究且尚未形成决议的信息、刑事司法信息以及有关法律禁止公开的其他信息亦不属于公开范畴，在文书处理阶段也具有一定保密价值。
五、按行文方向分类
上行文：指下级机关单位向所属的上级机关单位报送的公文。
平行文：指具有同级或不相隶属工作关系的机关单位之间往来的公文。
下行文：上级机关单位向下级机关单位下发的公文。
此外，还有公布性公文如公告、通告等不适合按行文方向分类，被称为泛行文或通行文。
反映了机关单位之间不同的工作关系和行文关系，其产生的效用及其价值亦不相同，在拟制和办理中应加以区别，选择适当文种和格式、使用规范用语。
六、按办理时限分类
特急件：内容至关重要且特别紧急，必须在最短的时间内以最快的速度优先传递、处理的公文。
加急件：内容重要且紧急，要求打破工作常规迅速传递、处理或在规定的时限内办理完毕的文书。
平件：无保密和时限方面的特殊要求，按工作常规传递、处理的公文。
电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
特急、加急公文有具体办理时限规定。应将紧急程度的标记标注于文面和封套之上，按期办理；没有特别时限要求的公文也应抓紧时间办理，确保时效。
七、按授受角度分类
分为发文（内部发文、对外发文）和收文。
发文：指本机关单位制发的公文，发往其他机关单位或本机关内部机构。
收文：指本机关单位收到的其他机关单位制发的公文。
收发文各自有不同的处理程序；可以相互转化，收文可以通过批转、转发性通知转为发文。内部公文通过随文形式，以通知下发、函件送达、报告上报，可以转为对外发文。
八、按处理方式分类
分为阅知件（阅件）、阅办件（办件）。
阅办件（办件）：需要办理或答复的公文。
阅知件（阅件）：不需要办理或答复的公文。
当前机关单位收文的分流处理，办公自动化系统的设计、纸质公文的精简都需要按此分类标准处置公文。
九、按公文稿本分类
一份公文在拟制、办理和使用过程中，会形成不同文稿与文本。从性质和作用方面划分，各种稿本在形式、作用和价值上存在一定差异，处理、使用中需要明确其区别和联系，确保在公文的整个生命周期中正确发挥各自功效。目前公文主要稿本包括：
（一）草稿
公文原始文稿，供机关单位内部对公文稿讨论、修改、审批、征求意见，按用途和性质称之为讨论稿、报批稿、征求意见稿、代拟稿，如《上市公司重大资产重组管理办法（征求意见稿）》等。
非正式、无执行效用，除少数用于征求意见之外，一般不向外发出，亦不需归档。
某些特别重要的公文经反复修改而产生多次草稿，或带有负责人重要批示的草稿可归档保存。
重要公文、法规性公文草稿拟就后需要提交法定机关或会议通过称为“草案”。
（二）定稿
又称原稿、底稿，是经负责人审阅签发或经会议通过的公文最后完成稿，是缮印正本的依据。
草稿履行了法定的生效程序成为定稿，已经具有公文的法定或特定效用，也具有重要的参考价值和凭证价值。不经同意不得作修改更动。
归档公文的定稿应予保存。
多数定稿由草稿直接转化而成，所以定稿格式除特有的签发或会议通过标记外，其余均同于草稿。
（三）正本
根据定稿缮印的、具有法定或特定效用的公文正式文本。
除内部公文或非正式公文外，正本一般是具有规范格式和生效标志的主送件，具有法定或特定效力，其证据价值得到法律的认可和保护。
还有以下三种特殊形式：
试行本：《广州市事业单位公开招聘人员试行办法》、《公务员考核规定（试行）》。
暂行本：《企业国有资产监督管理暂行条例》、《跨校副(辅)修专业学士学位学籍管理办法（暂行）》。
修订本：《中华人民共和国中外合资经营企业所得税法（修订本）》。
（四）副本
指再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复份或复制本，代替正本和定稿供制作、抄送、传阅、参考和存档之用。包括三种形式：
存本：内容同于定稿，外形同于正本，并与发文定稿一同生成、归档备查的公文文本。
复制本：为工作需要或其他目的以正本为蓝本派生出来的公文副本。这类副本毋需归档保存，特定情况下可代替正本，如翻印件、原件批回的复印公文等，经过认证效用等同于正本。
复本：指根据定稿与正本同时制作的公文副本，包括抄送件、主送的多份公文、留发文机关供催办备查的公文（存本除外），以及代替定稿供打字排版用的公文样本等。只要定稿或正本在，这类副本一般不能作为勘误或执行的标准稿本。
（五）不同文字的稿本
指同一份公文根据需要而生成、采用两种或两种以上语言文字的文稿和文本。
当涉外公文中使用中文与外文，或国内民族自治地区公文使用汉文与民族文字时，会形成公文不同文字的文本。一般来说，同一公文不同文字的同样稿本具有同等效用。必要时，需作特殊规定。
本章
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