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第二节 文书整理与归档工作
文书的整理归档属于文书部门的职责范畴，它是文书工作的最后一个环节。实行文书部门整理归档，是我国文书工作和档案工作的一项基本制度，它使文书工作和档案工作在职责上有了科学的分工。
一、文书整理归档概述
文书部门对办理完毕的文件，将其中有查考、利用、保存价值的，按照它们在形成过程中的联系和一定规律，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒或编立案卷，定期移交给机关、单位档案室集中保管的过程，就是文书的整理归档。
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第二节 文书整理与归档工作
1.文书整理归档的原则
对于文书的整理归档，主要应遵循以下几条基本原则:
(1)必须是具有一定查考利用价值的文书才可整理归档为保证档案质量，降低保管成本，就不能“有文必档”，对于那些没有查考利用价值的文书可不必整理归档。
(2)必须依法进行文书的整理归档《中华人民共和国档案法》为我国的文书工作和档案工作制定了统一的归档制度，各级各类机关、单位必须认真执行。任何个人，无论是办公室工作人员，还是机关、单位的负责人，都不得私自保存或销毁应当归档的文件。
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第二节 文书整理与归档工作
(3)必须是办理完毕的文书才可整理归档所谓“办理完毕”，是指文书处理程序上已经办理完毕，而不是指文书内容所涉及的事情已全部办理完毕。
2.文书整理归档的作用
具体来说，文书整理归档的作用主要有如下三个方面:
(1)文书整理归档保持了文件之间的历史联系，便于查考利用每份文件既是独立的，而它们相互之间又有密切联系，如围绕一项工程的建设、一个案件的处理或召开一次会议，所形成的一系列文件，是密切联系的。
总之，只有很好地保持了文件之间的历史联系，才能便于反映工作活动的历史面貌，便于查考和利用。
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第二节 文书整理与归档工作
(2)文书整理归档保证了文件的完整与安全，使其便于保管在机关档案室和国家档案馆里，编目、鉴定、统计、提供阅览等工作，都是以文书的“件”为基本单位来进行的。因此，将文件整理归档，可以避免文件破损和散失，便于保管和保存。
(3)文书整理归档奠定了档案工作的基础整理后的文件移交给机关档案室后，文件便从发挥现行效用转入备作查考，也就是说从现行文件运转过程，进入档案管理的阶段。所以，文书整理归档工作是档案工作的基础，文书整理的质量，直接影响和决定档案室与档案馆档案的质量。
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第二节 文书整理与归档工作
二、文书整理的基本要求
文书整理的基本要求具体体现在以下几个方面:
(1)实事求是地收集、鉴定和整理文书材料。
(2)齐全、完整、系统地收集和管理文书材料。
(3)反映机关文书之间内在的历史的联系，主要表现为:
●第一，要反映出文书之间在政策上的联系;
●第二，文书整理要反映机关之间、机关部门之间的联系;
●第三，要反映机关工作活动各个阶段、各个环节之间的联系。
(4)既要便于文书处理部门的暂存和利用，又便于档案室的保管。
上述四项要求，对文书处理部门的文书整理工作来说是互相联系、缺一不可的。
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三、文书整理归档的组织
文书整理归档的组织主要包括以下几个环节:
1.选择整理环节
所谓“整理环节”，就是选择整理的地点，亦即确定本机关的文书整理工作到底放在哪一级机构来进行。
(1)整理工作的形式 文书整理工作有集中整理和分散整理两种，主要是:
●集中整理即集中在机关办公室整理，承办人把文件办理完毕后都退回到办公室，由办公室的专职或兼职文书人员统一进行整理;
●分散整理即机关办公室与各组织机构分担整理工作。
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第二节 文书整理与归档工作
(2)整理环节的选择 一般说来，整理环节的选择应与文书工作的组织形式相适应把整理地点放在最能掌握文件的形成和处理情况的地方。具体情况如下:
●中型或大型机关一般有两层以上机构，可以根据驻地、业务分工、文件数量、文书工作组织等情况，采取分工或部分集中、部分分工的办法;
●有特殊业务的机构，如财会、人事、信访、保卫部门等，一般都由自己单独进行文书整理。
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2.明确整理人
文件的整理主要由如下人员负责:
●文书处理部门的工作人员。由文书处理部门的工作人员来整理，是指由这些机构内担任文件的内收发、运转、催办等工作的人员来负责整理。因这些人熟悉文件的来龙去脉，熟悉文件之间的联系;如另设整理人，就无法体现和发挥文书部门整理的优点;
●承办人员。有些部门由于工作的特殊性，也可以采用先由承办人员初步整理的办法。承办人员把自己处理、保存的文件交给整理人时，先把文件初步整理，将有联系的文件放在一起，并把文件的来龙去脉向整理人交代清楚。
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第二节 文书整理与归档工作
3.确定整理分工
整理分工主要包括机关之间的整理分工和机关内的整理分工。
(1)机关之间的整理分工 机关之间的整理分工，是从建立一级档案材料基地的角度出发，从档案馆接收档案范围之内的一级机关的文件情况考虑，主要是针对归档后需要永久保存的文件而言。具体分工情况是:
●领导同志兼任其他职务批办的兼职机关的文件和讲话，由兼职机关整理;
●检查组、调查组、工作组形成的文件，由派出机关办公室整理;
●个机关联合组成的，由主办机关整理;
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第二节 文书整理与归档工作
●上级党、政领导机关下发的文件，分别由本级党政领导机关整理;
●上级业务主管机关下发的文件，由本级的对口承办机关整理;
●本级各机关的文件，谁制发谁整理;
●联名发出或经两个以上机关会办的文件，主办和会办机关都要整理，定稿放主办机关，其他机关保存一份印刷本;
●本级党、政机关批转某机关的文件，批转机关和批转文件直接针对的，需要贯彻执行的受文机关都需整理;
●会议文件，谁召开的谁整理;
●联名召开或以领导机关名义召开的，由实际主办机关整理;
●下级文件，哪个机关承办的，由哪个机关整理。
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第二节 文书整理与归档工作
(2)机关内的整理分工 机关内各部门之间的整理分工，尤应注意办公部门与业务部门之间的分工，因综合办事的办公部门在阅办文件过程中往往同业务部门交错，牵连很大。
收文阶段的具体分工如下:
●上级机关的来文，综合、全面、政策性的，由机关办公室整理，具体业务性的，由对口业务部门整理;
●下级或其他机关的来文，哪个部门办理由哪个部门整理;
●机关办公室收到文件后按业务分工或根据领导指示转送业务部门阅处，并由其代拟复文后连同收文送回办公室，再由机关领导人签发;
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第二节 文书整理与归档工作
●以机关名义答复来文机关的，一般由机关办公室整理;
●外出开会带回来的文件，全面性的由机关办公室整理，业务性的由业务部门整理。
发文阶段的具体整理分工如下:
●机关办公部门和业务部门各自起草发出的文件各自整理;
●业务部门起草，由机关领导人签发，以机关名义发出的文件，由机关办公室整理;
●党委或党组起草或讨论决定发出的文件，由党的办公室整理;若讨论决定后以行政机关名义发出，则由机关行政办公室整理。
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第二节 文书整理与归档工作
四、文书整理归档的步骤
一般来说，文书整理的方法和步骤主要包括编制分类方案类目、初步整理、系统整理和归档几个环节，下面分别介绍:
1.编制分类方案类目
分类方案类目是指事先根据本机关工作的规律，在分析研究本机关工作性质、职权范围、内部机构及分工情况的基础上，预测下一年度可能形成的文书，按照文书整理的原则拟定的归档文书的类别和条目。
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第二节 文书整理与归档工作
按照改革后的文书整理要求，对每年的文书编制类别一般有三种方法，具体是:
(1)按保管期限分类 保管期限分为短期、长期、永久共种。短期保管的期限为1至15年，长期保管的期限为16～50年，永久保管即需永久保存。
(2)按问题分类 按问题分类即按工作性质及内容分类，如技术类、宣传类、政法类、财经类等。
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第二节 文书整理与归档工作
这种分类方法的特点是:其一，这种分类不受机构的限制，但要注意各类别之间应划分清楚，不能互相包含，类名也应该清晰明确，不能概念模糊。其二，这种分类方法比较灵活，如果机关的职能、任务没有明显变化，可以长期使用;如果某年临时增加某项工作任务，可以另外增加有关类别。
这种分类方法一般适合于较小型的机关、职能较少或内部组织机构不大稳定的机关以及各部门的文件交叉过多或机关本身是综合性较强的办事机构。
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第二节 文书整理与归档工作
(3)按组织机构分类 按组织机构分类即按机关内部各部门名称分类。例如，某公司的内部机构有:党委办公室、经理室、人力资源部、财务处、技术处、科研处、计划处等，可直接采用这些内部机构的名称作为类名。
这种分类是按照客观标准分类，较容易掌握，也方便归档，还可以使人们通过这种分类看出某单位的内部机构设置和机构的职能、任务等。
较大型的机关或内部组织机构相对稳定的机关一般可采用此类分类方法。
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第二节 文书整理与归档工作
2.初步整理
初步整理即指平时归整，也就是文书处理部门在平时就要有计划地把本机关一年中逐步形成的应归档的文书逐步整理起来。
平时归整的实质就是在平时有计划地做好文书整理的基础工作，包括有计划地收集文件，并分门别类进行管理，既便于平时的查阅利用，又为最后的整理归档奠定了基础。
(1)初步整理的过程具体过程为:文书工作人员应根据文书分类方案把已经处理完毕的文书材料，以“件”为单位进行装订，并按有关类目随时归整，装入“案盒”，到年终或第二年初再严格按归档的要求进行调整。
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第二节 文书整理与归档工作
(2)初步整理的注意事项
1)及时收集已经处理完毕的文书材料。在收集文书材料的过程中，要做到以下几点:
●积极主动地催促承办人员清退办理完毕的文件;
●及时归整已经处理完毕的文件;
●对外发文时，同时将定稿和一至二份存本归整;
●收文时结合催办工作，及时清退归整;
●及时登记和收集本机关内部使用的文件、会议文件、有关人员外出带回的文件；
●建立简便易行的交接手续，对承办人清退和借还文件进行登记。
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第二节 文书整理与归档工作
2)定期检查。在平时归整工作中，还应建立定期检查的制度。通过检查，可及时纠正文件归错类别的现象。
3.系统整理
一年的工作结束后，文书人员还应在平时归整的基础上，对文件进行系统整理和编制目录，为的是便于移交和以后对档案文件的管理和利用。具体有以下步骤:
(1)确定案盒内文件 确定案盒内文件是指在平时归整的基础上，认真检查每个案盒内积累的文件，按照文书整理归档的原则和要求进行调整，并进行案盒内文件的排列、编号，最后确定案盒内的归档文书。
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第二节 文书整理与归档工作
首先，进行检查调整。确定案盒内的归档文书前，要对盒内文件进行检查调整，主要内容包括:
●检查是否以“件”为单往，例如定稿和正本是否组装在一起，请示和该文批复是否作为一件归类;
●检查归类是否合理，是否将相同事由的文件集中排列;
●检查归类的文件是否齐全，别除不需归档的和没有保存价值的文件以及重份文件;
●检查该案盒内的文件保管期限是否一致;检查盒内文件的数量是否合适等。
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第二节 文书整理与归档工作
其次，对案盒内文件进行排列。主要是指在专门的盛放文件的盒子内按一定顺序叠放以“件”为单位的文件，不作装订，以代替过去的“案卷”。具体有如下三种方式:
●按事由结合重要程度排列。首先将相同事由文件排列在一起，然后根据重要程度，把重要的文件排列在前，其他的文件依次排列在后;
●按事由结合时间排列。首先将相同事由的文件排列在一起，然后结合时间按“件”进行排列，即时间早的排在前，时间晚的排在后;
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第二节 文书整理与归档工作
●成套性文件集中排列。先将会议文件依次排列在一起，各种统一报表集中一起，然后结合时间或重要程度进行排列。不可将成套文件同其他文件混排在一起，但某份文件内表格除外。
(2)进行案盒内文件的编号 文件编号以归档章的形式在每件文件首页上端注明(参见图4-1)。归档章的位置可在首页右上角，也可在首页上端空白处，但在整个案盒文件中，其位置应一致。
归档章设置的必备项目有:全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号。选择项目有:机构(问题)。必备项目编号必须填写，设置的选择项目根据情况填写。
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图4-1
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第二节 文书整理与归档工作
归档章各项目的具体填写方法如下:
●全宗号。填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的代号;
●年度。填写文件的形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2009”;
●保管期限。标注“永久，，、“长期”、“短期”，也可标注其简称“永，，、“长”、“短”；
●室编件号。填写文件在同一保管期限内的排列顺序号。一般是:单位同一年度里、同一机构(问题)、同一保管期限下从“1”开始逐件编流水号。永久保管文件较少的单位，永久和长期保管的档案可以从“1”开始混编成一个流水号，应按进馆要求编写。
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第二节 文书整理与归档工作
(3)填写案盒内的项目 首先，填写案盒内文件目录表。案盒内文件目录的内容一般包括七项:件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数和备注(见表4-1)。
各项具体情况如下:
●件号。即每件编一个号，填写室编件号;来文与复文作为一件，只对复文进行编号;
●责任者。填文件的署名者或发文机关，责任者名称过长，可写规范的简称;
●文号。填写制发机关的发文字号;
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表4-1
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第二节 文书整理与归档工作
●文件题名。填写文件标题，对于原无标题的文件应根据内容补拟后填写，自拟标题外加方括号，以区别于其他文件标题的区别;
●文件日期。即文件制发日期，日期用8位阿拉伯数字来标注年月日，如20090709,此号的含义即为2009年7月9日;
●页数。填写每一件文件的总页数，文件中有图文的为一页，空白页不计数;
●备注。填写文件的变化和要说明的情况及问题。
其次，填写备考表。案盒的备考表放在案盒文件最后，说明盒内文件的状况，如该盒内文件缺损、移出、补充、销毁以及其他需要说明的问题等。
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第二节 文书整理与归档工作
同时，填写登记日期及归档文件整理完毕的日期、整理人、检查人。
最后，填写案盒封面、盒脊。调整后的文件按档案室编件号顺序装入档案盒，并需要填写档案盒封面、盒脊。具体要求如下:
●档案盒的外形尺寸为310 mm × 220 mm，盒脊厚度可视情况制作，厚度一般为20 mm，30 mm， 40 mm;
●档案盒采用的材料必须经久、耐用，一般应采用无酸纸制作;
●档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号(档案馆给立档单位编制的代号)、年度、保管期限、起止件号、盒号等。
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第二节 文书整理与归档工作
(4)归档工作 文书经过整理后，形成了系统的案盒，这时应向机关档案室进行移交，即归档，以便由档案室集中保管。国家档案局发布的《机关档案室工作业务规范》具体规定了文书的归档制度，主要包括归档时间、归档范围以及案盒质量要求，具体如下:
1)归档时间。文书部门或相关的业务部门，一般应在第二年的上半年向档案室移交全部案盒档案。
2)归档范围。归档范围即文书整理的范围，具体要求为:
●凡属整理归档范围的文件，一律归档;
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第二节 文书整理与归档工作
●不属于文书整理归档范围的文件，不需归档;
●不归档的文件可按制度梢毁。
3)归档质量要求。关于归档质量的要求，主要应做到以下四点:
●应按照文件之间的有机联系和保存价值，科学地整理归档;
●应归档的文件材料要收集齐全、完整;
●归档的案盒应符合文书整理归档的各项质量要求;
●编制移交目录，至少一式两份;交接双方经过清点案盒，履行签字手续。
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第二节 文书整理与归档工作
五、文书整理归档的改革
1，文书整理归档改革的内容
文书整理工作，过去长期以来主要是指文书的立卷工作。所谓整理，就是把处理完毕的具有一定查考利用价值的文书材料组合成案卷，并进行装订，作为档案保管的基本单位。2002年12月6日，国家档案局发布了《档案文件整理规则》(以下简称《规则》)，正式拉开了文书整理归档工作改革的序幕。《规则》正式提出:
●文书整理工作以“件”取代“卷”，即对文书实行文件级管理;
●并以“案盒”取代“案卷”，以“案盒”作为保管单位;
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第二节 文书整理与归档工作
●以“年度、机构(问题)、保管期限”的文书整理分类方式取代过去“六个特征”的分类方式，取消硬卷皮和软卷皮;
●用“归档文件目录”代替“卷内文件目录”，取消“目录号”增设“保管期限”;
●取消案卷目录，增设归档文件目录，作为移交清册。
这些新规定成为我国文书整理工作改革的一项重大举措。
2.文书整理归档改革的意义
文书整理以“件”取代“卷”，以“案盒”取代“案卷”，以“案盒”作为保管单位，似乎只是形式间题，实质上具有重要的意义。
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第二节 文书整理与归档工作
(1)以“件”取代“卷”，主要优点有:
●使文书整理分类的标准更客观;
●使文书整理工作更符合其基本原则;
●使文书整理工作更简便易行和更具确定性;
●使文书整理手段更有利于现代化。
(2)以“案盒”取代“案卷”,主要优点有:
●简化了装订手续;
●统一了文书部门和档案部门的工作;
●便于文书档案的查找和借阅。
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